Warum ECM? Unternehmen versinken in unstrukturierten Daten. Enterprise Content Management. Katerina Mpalaska. <Insert Picture Here>

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1 <Insert Picture Here> Enterprise Content Management Katerina Mpalaska Senior Sales Consultant Server Technologies Customer Center Süd Middleware Warum ECM? Unternehmen versinken in unstrukturierten Daten. 1

2 20% Strukturierte Inhalte ORACLE ECM wird entwickelt um diesem Problem Rechnung zu tragen 80% Alles andere Wo finden Sie die Informationen in Ihrer Organisation Gartner Group 80% aller Informationen sind unstrukturiert 42% aller Transaktionen sind papierbasiert 79% aller Firmen haben mehr als 2 Informationsquellen 40% des IT Budgets wird für Integrationen ausgegeben 25% aller Firmen haben mehr als 15 Informationsquellen 30% der Arbeitszeit wird dafür verwendet die relevante Informationen zu suchen 2

3 Herausforderungen in Unternehmen Richtige Inhalte, zur richtigen Zeit, für die richtigen Personen Jeder kann einfach Inhalte erstellen Diese Inhalte werden irgendwo abgelegt Das Wiederauffinden bereitet Probleme Inhalte sind veraltet Was soll, wie lange aufbewahrt werden? Wo ergeben sich rechtliche Konsequenzen? Herausforderungen in Unternehmen Teure, zeitaufwändige manuelle Prozesse Kosten für Druck und Versand Wer bekommt was? Wer gibt Inhalte frei Manuelle Konvertierung, um Inhalte ins Web zu stellen 3

4 Herausforderungen in großen Unternehmen Verwaltung sehr vieler Web Sites Zahl der Web Sites wächst ständig Der Webmaster ist das Nadelöhr Anlage und Pflege von Sites ist Ineffektiv Inkonsistent Teuer Herausforderungen sind Einheitliches Branding gegenüber den Interessen der lokalen Fachabteilungen Wer steht rechtlich gerade für die Aussagen die getroffen werden? Herausforderungen in großen Unternehmen Risiko Management Compliance & Risiko Management Digitale Inhalte werden zunehmend in Gerichtsverfahren verwertet In den USA führt ein Unternehmen mit etwa 1 Mrd US$ Umsatz immer juristische Auseinandersetzungen Das Wiederherstellen einer einzigen kann mehr als 1 Mio. kosten Wann kann ich/wann muss ich welche Dokumente löschen und wo überall? 4

5 Oracle Enterprise Content Management 10 5

6 Dokumentenmanagement Rollen und Rechte Versionierung Volltextsuche Nutzungsberichte Workflow Metadaten/Kategorisierung Konvertierung Dokumentenmanagement Zugriffsmöglichkeiten Web-Interface + Integration in Explorer, Office & Outlook Document Capturing Versionskontrolle Gesicherter Zugang Nutzungsanalyse & Nachverfolgung Volltext-Suche Konvertierung von ca. 400 Dokumentformaten 6

7 Dokumentenmanagement Document Capture / Scanning Web-Interface + Integration in Explorer, Office & Outlook Document Capturing Versionskontrolle Gesicherter Zugang Nutzungsanalyse & Nachverfolgung Volltext-Suche Konvertierung von ca. 400 Dokumentformaten Dokumentenmanagement Versionierung Web-Interface + Integration in Explorer, Office & Outlook Document Capturing Versionskontrolle Gesicherter Zugang Nutzungsanalyse & Nachverfolgung Volltext-Suche Konvertierung von ca. 400 Dokumentformaten 7

8 Dokumentenmanagement Sicherheitskonzept Web-Interface + Integration in Explorer, Office & Outlook Document Capturing Versionskontrolle Gesicherter Zugang Nutzungsanalyse & Nachverfolgung Volltext-Suche Konvertierung von ca. 400 Dokumentformaten Dokumentenmanagement Nutzungsanalyse Web-Interface + Integration in Explorer, Office & Outlook Document Capturing Versionskontrolle Gesicherter Zugang Nutzungsanalyse & Nachverfolgung Volltext-Suche Konvertierung von ca. 400 Dokumentformaten 8

9 Dokumentenmanagement Indizierung & Suche Web-Interface + Integration in Explorer, Office & Outlook Document Capturing Versionskontrolle Gesicherter Zugang Nutzungsanalyse & Nachverfolgung Volltext-Suche Konvertierung von ca. 400 Dokumentformaten Dokumentenmanagement Indizierung & Suche Indizierung von Metainformationen Inhalten Volltextsuche Suchmöglichkeiten Schnellsuche Metainformationen & Inhalte Metainformationen Granular in einem oder mehreren Metadaten Feldern Klassisch (ausgewählte Felder) Erweitert (Alle Felder) 9

10 Dokumentenmanagement Konvertierung Web-Interface + Integration in Explorer, Office & Outlook Document Capturing Versionskontrolle Gesicherter Zugang Nutzungsanalyse & Nachverfolgung Volltext-Suche Konvertierung von ca. 400 Dokumentenformaten Dokumentenmanagement Konvertierung Erstellung und Pflege im nativen Dokument Oracle UCM versteht ca. 400 Formate Dokumente werden automatisch in sauberes HTML, XML und PDF übersetzt Das look and feel, die Farbgebung bleibt unter allen Umständen erhalten 10

11 Dokumenten Management Content Folios Ziel: Neue Möglichkeiten Inhalte zu gruppieren und zu kombinieren Portfolio mehrerer Inhalte Auch bekannt als Virtuelle Dokumente oder Compound Documents. Oracles Content Folios liefern Rendering Möglichkeiten Bieten Unterstützung vieler unterschiedlicher Inhalte MS Office Dateien PDF Bilder etc. Dokumentenmanagement Erweiterte Funktionen Autom. Entfernen Plan-basierte Archivierung Wasserzeichen in PDF Duplikatvermeidung Verschlüsselung von Dokumenten 11

12 Kollaborationsmanagement Verwaltung von Projektbezogenen Inhalten Folios virtuelle Dokumente Änderungsbenachrichtigung Diskussionen Automatisierte Abläufe Automatisierte Arbeitsabläufe Criteria based werden ausgelöst durch eines oder mehrere Kriterien, die erfüllt sein müssen Basic Werden manuell ausgelöst Subworkflows können aus beiden Gruppen aufgerufen werden, um die Arbeitsabläufe modular gestalten zu können. Erleichtern wiederverwendbarkeit von Teilschritten Workflow 12

13 Oracle Enterprise Content Management 25 WCM Webauftritte & Portale Einmal erstellte Online Ressourcen (Layouts, Inhalte, Business Logik) können immer wieder verwendet werden für Internetauftritte Personalisierte/Abteilungs-Intranets Partner Extranets Service Portale 13

14 Web Content Management! "# $%&!"''" Web Content Management Web Team Site Managers Contributors Consumers Anzahl Anwender Trennung der unterschiedlichen Benutzerrollen Verschiedene Tools für die einzelnen Rollen Contribution Regions Autom. Eingabeprüfung Native Dokumente Wiederverwendbare Fragmente JSP / ASP / Javascript / Idoc 14

15 Web Content Management ()&()*& BRANDING NAVIGATION APPLICATION CONTENT Web Content Management (+*,% 15

16 Web Content Management (+*,% Versionsunterschiede auf einen Blick Ergänzungen in Grün Streichungen in Rot 16

17 Oracle Enterprise Content Management 33 Digital Asset Management Erstellung verschiedener Medienvarianten Bild- und Video-Dateiformate Storyboards / Untertitel Content Conversion Server 17

18 Digital Asset Management,+' +&!-","++.!" /,+" 01!#& 2k, JPEG, 256 Farben 51 5k, GIF, Schwarz/Weiss 41" 15k, JPEG, 256 Farben 15Mb, TIFF, 16.1m Farben 21+"3 7Mb, JPEG, 16.1m Farben 35 Digital Asset Management #"6,+" 36 18

19 Oracle Enterprise Content Management 37 Was passiert, wenn sensible Unterlagen Ihre Organisation verlassen? 19

20 Der Nutzen der Oracle Information Rights Management Lösung Kontrolle der Informationen gleich wo sie verwendet oder gespeichert werden Notebook/PCs und portable Speichermedien inner- und außerhalb des Unternehmens Datenquellen (ECM-Systeme), Dateifreigaben, etc. s (Microsoft, GroupWise, Lotus Notes) Schutz der Dokumente vor unauthorisiertem Zugriff und Weiterverbreitung Überwachung der Verwendung von geheimen Dokumenten Unterbindung der Verwendung veralteter Inhalte Kontrolle des Zeitrahmens in welchem auf Inhalte zugegriffen werden kann Zugriff entziehen wo und wann immer es nötig ist 20

21 Was ist ECM? 41 IRM & UCM Integration 21

22 Oracle Enterprise Content Management 43 Records und Retention Management '(!,"3'7$&!% '+""3'7$&!% 8"'&""3'7$&!%.&%7$&!% &"/+%6+&% 44 22

23 Oracle Universal Records Management Übersicht Zentrale Oberfläche: Unabhängig vom Ort Unabhängig vom Quellsystem Erstellung und Verwaltung: Alle Aufgaben des Records- und Retention Management über dieselbe Oberfläche Gleich ob Record physisch oder elektronisch Gleich ob Record oder Dokument Flexibel: Retention Trigger basieren auf Datum, Events, Usage, Revision Retention Actions: Löschen, verschieben, benachrichtigen, erstellen Verwaltet physische und elektronische Records Erweiterbar mit beliebigen Systemen Oracle Enterprise Content Management Active Content Transactional Content Historical Content BPM Document Capture Imaging & Process Management (I/PM) Universal Content Management (UCM) Universal Online Archive (UOA) Document Management Digital Asset Management Web Content Management Document Archive Archive Oracle Federated Content Management Services Universal Records Management (URM) Information Rights Management (IRM) Secure Enterprise Search (SES) 23

24 Enterprise Search Herausforderungen für eine unternehmensweite Suche Übergreifend Viele Adapter out of the box Verbund mit anderen Suchmaschinen (Metasuche) Relevanz Verwendet erprobte Oracle Text Algorithmen Methoden zur Ermittlung der Relevanz (z.b., Google typische Link Analyse) Anpassbar an ihr Unternehmen Sicher Anwender sehen nur die Inhalte für die sie Authorisiert sind Mehrere Sicherheitsebenen; index gesichert in Oracle DB Leicht zu verwenden, administrieren und installieren Vereinfachter Informationszugang Durch gemeinsame und übergreifende Suche Heute Vision Suche in jeder Anwendung In einzelnen Quellen/Inhalte (strukturiert oder unstrukturiert) Unterschiedliche Oberflächen Übergreifende Suche Über strukturierte & unstrukturierte Quellen/Inhalte Einheitliche Oberfläche 24

25 Vereinfachter Informationszugang Durch gemeinsame und übergreifende Suche Oracle Secure Enterprise Search Datenbanken Federation ECM/BI/Applications JDBC HR AP/Finance ORACLE Collaboration Suite IBM Lotus Notes MS Exchange Dateisysteme UNIX Portale CRM ERP ECM Informationslebenszyklus &' -#' $ )!! "# $% %$ (' * ) $ +,,, "#$ %$ ) 25

26 Imaging Information Rights Management Document Management Collaboration & Workflow Records & Retention Management Digital Asset Management Web Content Management Document Management Enterprise 2.0 Enterprise Search Web Content Management Archive 26

27 Creative Connected Context Choices Collaborators *Die Generation Sie arbeitetc ist geboren bereits für Sie Content Control Conversation Co-Creators Collect Consumer 2.0 Communicate Community Channel Cool *Social Media, Alex Wong, Web 2.0 Entwicklung Web 1.0 Verbundene Informationen Informationen bereitgestellt als verlinkte Web Seiten Veränderte die Art und Weise auf Informationen zuzugreifen Web 1.5 Verbundene Anwendungen Service Orientierte Architektur Verändert wie Anwendungen designt und verwendet werden Web 2.0 Verbundene Anwender Benutzer verteilen Informationen über Web-basierte (soziale) Plattformen im Internet Verändert wie wir Informationen verteilen und Zusammenarbeiten 27

28 Oracle Enterprise 2.0 Integration von Web 2.0 Technologien & Möglichkeiten mit Unternehmens Informations Systemen & Anwendungen Auf Unternehmensweiten Plattformen um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu Verändern Content Kollaboration Anwendungen Enterprise 2.0 Web Oracle Enterprise 2.0 Sicher Integriert mit Identity and Access Management Sichere Suche über alle Systeme Basierend auf offenen Standards Skalierbar Content De-duplication, Kompression, Verschlüsselung Skalierbar, Hochverfügbar, Disaster Recovery Integriert Oracle SOA Suite bindet E2.0 in Unternehmensprozesse ein WebCenter bindet E2.0 in Unternehmensanwendungen ein Verfolge, Steuere & Sage voraus: E2.0 mit Oracle BI 28

29 Oracle Our ECM References 4,500+ Customers Aerospace / Transportation Manufacturing Consumer / Media Health Care / Pharma Banking / Finance Government / Education High Tech / Telecom OEM Kundenbeispiel: UK Directgov Über Direct Gov Eines von Tony Blairs 31 egovernment Initiativen. Directgov führt alle Online Services Großbritanniens zusammen Herausforderungen Ein einheitliches Portal für alle Regierungsstellen Lösung Betrieben durch Central Office of Information, Directgov liefert Informationen über alle Angelegenheiten der britischen Regierungsbehörden über Reisesicherheit, Pensionsansprüche bis zu Gesundheitsservice Einzelne Dienstellen sind in der Lage mit wenigen Mausklicks neue Sites anzulegen und zu befüllen ohne dabei das einheitliche Design zu verletzen 29

30 Kundenbeispiel: Clariant Über Clariant Clariant ist ein weltweit führendes Unternehmen der Spezialitätenchemie mit ca. 5,2 Milliarden Umsatz und Mitarbeitern weltweit. Herausforderungen Komplexität vieler, kleinerer Content-basierter Anwendungen Dodument Lifecycle Management für weltweit agierendes Unternehmen Spezielle Compliance Anforderungen in der Chemischen Industrie Oracle ECM Lösungen Standardisierung und Harmonisierung auf der Basis einer einheitlichen Enterprise Content Management Plattform von Oracle (Stellent) Starke Reduzierung der Komplexität durch Konsolidierung vieler DMS Anwendungen auf eine zentrale Infrastruktur Vorteile Einheitliche ECM Plattform Kosteneinsparungen durch schnelle Bereitstellung von Content Anwendungen auf zentraler Infrastruktur Erfüllen vieler Compliance Anforderungen (EN45000, IUCLID, REACH, etc.) Kundenbeispiel: Vodafone Über Vodafone Die Vodafone-Gruppe zählt zu den weltweit größten Mobilfunk-Unternehmen mit 191 Millionen Kunden, 30 Milliarden Umsatz und ca Mitarbeitern Herausforderungen Einheitliche Plattform für alle Web Content Anwendungen weltweit Integration von unstrukturierten Inhalten in Call und Support Center Oracle ECM Lösungen Globales Intranet KnowHow-Datenbank für Netzwerk Operations Vodafone OneBill Vorteile Einheitliche Informationsverteilung auf viele verschiedene Kanäle im jeweils geeigneten Format, intern und extern 30

31 Kundenbeispiel: Rolex Über Rolex Rolex ist eines der bekanntesten Unternehmen weltweit für handgefertigte Luxusuhren. Rolex ist ein privat geführtes Unternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz. Herausforderungen Dokumentationsaufwand im Qualitätsmanagement Asset und Brand Management im Marketing Verwalten von geschäftskritischen Dokumenten (Verfahrensanweisungen, Patente, Berichte, Informationen über Mitbewerber, etc.) Oracle ECM Lösungen Einführung eines Dokumentenmanagement für das Qualitätsmanagement in der Uhrenfertigung im Jahr 2001 Schnelle und erfolgreiche Implementierung eines Digital Asset Management Systems für über Marketing Assets (Broschüren, Bilder, Videos, etc.) im Jahr 2006 Zur Zeit Einführung einer einheitlichen, standardisierten Plattform für alle weiteren Enterprise Content Management Anwendungen Vorteile Harmonisierung und Standardisierung von ECM Anwendungen Oracle Applications 31

32 Oracle Datenbank Performance T.C.O. Einfache Datenreplikation & Synchronisation für Disaster Recovery Reduzierung des Speicherplatzes durch Kompression & Duplikatvermeidung Erhöhte Sicherheit der Inhalte Empfohlen für Imaging Dokumenten Management Oracle Document Capture und Oracle I/PM End-to-end Geschäftsprozess Automatisierung 1 Oracle Document Capture 3 SUPPORT FINANCE HR Oracle BPEL Process Manager 2 Oracle I/PM 4 E-Business Suite, PSFT, JD Edwards, i-flex, Siebel, SAP, Retek, Billing, etc. 32

33 Reibungslose Verwendung Scannen Indizierung Commit I/PM or UCM Voucher Entry - Oracle 33