Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, hilft Ihnen die Hotline des Service Desks ( oder weiter.

Transkript

1 Wegleitung lziwi3 An der Universität St.Gallen wird lziwi3 (Leistungs- und Zeitwirtschaft) zur Erfassung von Zeit, Leistung, Abwesenheit und Spesen genutzt. Die Mitarbeitenden erfassen über einen internetbasierten Zugriff ihre Zeit- und Leistungsdaten die Daten werden anschliessend in SAP übernommen. Der Zugriff Sie befinden sich innerhalb des Netzes der Universität (an einem HSG-Arbeitsplatz oder mit VPN): Melden Sie sich über das lziwi-symbol an. Dieses befindet sich auf dem Desktop sowie unter Start HSG. Ortsunabhängig können Sie sich auch über das Internet unter einloggen. Die Anmeldung funktioniert mit Ihrem HSG-Login (für tägliches Anmelden an Ihrem HSG- PC/Notebook verwendet; Beispiel Benutzername für Petra Muster: pmuster). Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, hilft Ihnen die Hotline des Service Desks ( oder weiter. Welche Daten erfassen Sie über lziwi? Fragen Sie Ihre/n Personalbeauftragte/n (PB), welche Daten Sie wie erfassen müssen. Hier die Grundregeln: Eingabe Mitarbeitende im Stundenlohn Mitarbeitende im Monatslohn Stunden Immer (lohnrelevant) Verwaltung: IT: alle Stunden; übrige Verwaltung: nur für Projekte geleistete Stunden. Institute: Nur Leistungen, die für andere Kostenstellen oder Projekte erbracht werden.

2 Spesen Spesen und Auslagen werden in Lziwi erfasst und über die Lohnabrechnung ausbezahlt Weiterbildungsauslagen bis maximal CHF Reisekosten und Hotelauslagen für Weiterbildungen sind unter «Rückverg. Aus-/Weiterb.» zu erfassen. Abwesenheiten Verwaltung: Die Erfassung erfolgt in der Lotus Notes-Zeiterfassung. Institute: Werden die Abwesenheiten in keinem anderen System erfasst, müssen diese zwingend in Lziwi erfasst werden. Stunden 1. Wählen Sie rechts unter «Anstellung» das entsprechende Arbeitsverhältnis (sofern mehrere vorhanden). 2. Wählen Sie unter «Projektstunden» über Ihre Kostenstellen und Projekte, für die Sie Stunden erfassen möchten (einmalig): Kostenstelle und/oder Projekt auswählen und mit bestätigen, Auswahl speichern. 3. Geben Sie unter «Stichtag» das gewünschte Datum ein oder wählen Sie dieses über den Kalender.

3 4. Klicken Sie auf bei dem Datum und Projekt bzw. der Kostenstelle, für welche/s Sie Ihre Stunden erfassen möchten. Daraufhin erscheint ein neues Fenster, in welchem Sie Ihre Stunden eingeben können: 5. Klicken Sie danach auf «speichern». Abwesenheiten Werden in Ihrer Einheit Abwesenheiten in einem anderen System erfasst, entfällt die Erfassung in Lziwi. Ansonsten ist sie zwingend. Wählen Sie die Registerkarte «Abwesenheiten». Über lziwi erfassen Sie Abwesenheiten wie Aus- und Weiterbildung, Ferien, Krankheit, Militär/Zivilschutz, Unfall und unbezahlten Urlaub. Die Absprache mit Ihrer/Ihrem PB vor der Erfassung von Unfall und unbezahltem Urlaub ist zwingend. Mutterschaftsurlaub erfasst immer die/der PB.

4 Gehen Sie vor wie beim Eintragen von Arbeitsstunden, indem Sie in das entsprechende Feld mit klicken. Wählen Sie im neuen Fenster dann die «Art» der Abwesenheit aus und geben Sie die Stunden in Dezimalform ein. Vergütungen Unter der Registerkarte «Vergütungen» können Sie Spesen, Auslagen etc. erfassen. 1. Wählen Sie unter «Stichtag» den betreffenden Tag aus. 2. Wählen Sie im Bereich rechts unter «Art» die Art der Ausgaben aus. 3. Geben Sie den Betrag ein. 4. Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü «Kostenstelle» oder «Projekt» die betreffende Kostenstelle oder das Projekt aus. 5. Klicken Sie auf speichern. Reports Bis zum 5. jedes Monats drucken Sie im Menü unter der Registerkarte «Berichte» Ihre Rapporte aus. 1. Wählen Sie zunächst den gewünschten Rapport. 2. Legen Sie dann unter «Zeitraum» den gewünschten Zeitraum des Ausdrucks fest. 3. Wählen Sie die entsprechende Anstellung unter «Anstellung». 4. Wählen Sie den Status «freigegeben» aus. 5. Klicken Sie dann auf «Bericht generieren».

5 Sie kontrollieren und korrigieren gegebenenfalls die erfassten Daten, fügen Belege wie Quittungen, Arztzeugnisse etc. bei, unterschreiben die Berichte und lassen diese von Ihrer/Ihrem Vorgesetzten gegenzeichnen. Danach übergeben Sie die Belege Ihrer/Ihrem Personalbeauftragten zur Genehmigung im System. Abmelden Beenden Sie lziwi mit «Abmelden». Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie ordnungsgemäss abgemeldet sind. Fragen? Bei Fragen rund um lziwi steht Ihnen Ihr/e PB zur Verfügung. Haben Sie das Passwort vergessen oder ein anderes technisches Problem, wenden Sie sich bitte an den Service Desk der IT ( oder