C AUFTRAGSERFASSUNG. Auftragsbeispiel. Schritt 1: Menüauswahl. Öffnen Sie über die Taskleiste das bereits gestartete Programm cargo support [dispo].
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- Karlheinz Schneider
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1 C AUFTRAGSERFASSUNG Öffnen Sie über die Taskleiste das bereits gestartete Programm cargo support [dispo]. Auftragsbeispiel Die Firma Weber Transporte erhält von der Firma Lindner in Villingen-Schwenningen den Auftrag, dort 15 Paletten Baustoffe mit einem Gesamtgewicht von 11 Tonnen abzuholen. Die Abholung soll morgen zwischen 9:00 Uhr und 10:00 Uhr erfolgen. Die Ladung soll am gleichen Tag bis spätestens 17:00 Uhr bei der Firma Hertel Logistics in Karlsruhe entladen werden. Als Preis sind pauschal 320,00 Euro vereinbart. Damit der Kunde die Rechnung zuordnen kann, soll auf der Rechnung eine Referenznummer gedruckt werden. Frachtzahler Fa. Lindner in Villingen-Schwenningen Referenznummer TP Ladung 15 Europaletten Baustoffe Gesamtgewicht kg Beladestelle Lindner Baustoffcenter in Villingen-Schwenningen Beladedatum Morgen zwischen 9:00 Uhr und 10:00 Uhr Entladestelle Hertel Logistics in Karlsruhe Entladedatum Morgen bis spätestens 17:00 Uhr Pauschalpreis 320,00 Schritt 1: Menüauswahl Wählen Sie das Menü Auftrag > Auftragsbearbeitung aus. In der geöffneten Auftragsliste werden Ihnen alle bereits erfassten Aufträge tabellarisch angezeigt. Zur besseren Übersicht haben wir alle Ansichten (z. B. Spaltenanzahl, Spaltenreihenfolge und Spaltenbezeichnungen) für diesen Schnellstart bereits voreingestellt und uns bei der Auswahl der angezeigten Spalten auf die für unser Beispiel wichtigen Informationen beschränkt. Die Ansicht für diese Kurzanleitung haben wir unter dem Namen Schnellstart 1 für Sie gespeichert. Der Navigator 2 zeigt das Menü und den ausgewählten Datensatz an. Mit dem Datumsfilter 3 können Sie Filterkriterien auswählen, z. B. Gestern, Nächste Woche oder Letztes Quartal. In der vorliegenden Einstellung werden Alle Aufträge angezeigt
2 Schritt 2: Neuen Auftrag anlegen Erfassen Sie den oben genannten Beispielauftrag indem Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Neu klicken 4 oder die Funktionstaste F2 drücken. Es öffnet sich eine leere Auftragsmaske. Die Auftragsmaske besteht aus zwei Fensterhälften. In der oberen Hälfte 5 erfassen Sie die allgemeinen Auftragsdaten und in der unteren 6 alle Be- und Entladestellen sowie deren Detailinformationen Mit der Funktionstaste F8 oder mit der Maus können Sie zwischen den beiden Fensterhälften hin- und herwechseln. Die jeweils aktive Fensterhälfte ist mit einer hellblauen Umrandung gekennzeichnet 7. 6 Schritt 3: Erfassung allgemeiner Auftragsdaten Sie befinden sich im ersten Feld mit der Bezeichnung Niederlassung. Springen Sie nun mit Enter in das Auswahlfeld Kundenname 8 und tippen Sie Lin über die Tastatur ein. In der automatisch geöffneten Auswahlliste sind jetzt nur noch die Kunden zu sehen, deren Namen mit Lin beginnen. Wählen Sie die Firma Lindner aus unserem Beispielauftrag mit einem Mausklick oder mit der Pfeiltaste auf Ihrer Tastatur und Enter aus. Die Adressdaten sind bereits im Menü Stammdaten > Adressen erfasst. Dadurch füllen sich die Adressfelder wie Straße und Postleitzahl automatisch und werden hellblau hinterlegt. Springen Sie nun mit der Taste Enter bis zum Feld Referenz 1, hier tragen Sie die Referenznummer TP aus dem Beispielauftrag ein 9. Um die Daten der oberen Fensterhälfte zu speichern, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Speichern oder Funktionstaste F4. Das System vergibt nun automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer. 8 9 Tipp: Natürlich können Sie den Frachtzahler (Auftraggeber) auch über die Felder Kundennummer oder Kundenmatchcode auswählen. 11
3 Schritt 4: Erfassung der Be- und Entladestellen Wechseln Sie mit der Funktionstaste F8 in die untere Fensterhälfte der Auftragsmaske; diese ist jetzt mit einem blauen Rahmen umrandet und ist somit aktiv. 10 Erfassen Sie nun die Lieferanschriften und Details der Ladung, indem Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Neu klicken 10 oder die Funktionstaste F2 drücken. Dadurch erzeugen Sie eine neue Zeile, in der Sie alle vorhandenen Daten zur Beladestelle 11 eintragen. 11 Sobald Sie in der letzten Spalte das Gewicht der Ladung eingetragen haben, speichern Sie mit dem erneuten Drücken der Taste Enter die Daten der Beladestelle automatisch. Natürlich können Sie die Daten der Beladestelle auch mit F4 speichern und mit F2 eine neue Zeile für die Entladestelle öffnen. Füllen Sie nun die einzelnen Spalten der Beladestelle mit Hilfe dieser Übersicht: Wegpunkt B Beladedatum Morgen zwischen 9:00 Uhr und 10:00 Uhr Beladestelle Lindner Baustoffcenter in Villingen-Schwenningen Menge 15 Palettentyp Europaletten Ladungsinhalt Baustoffe kg / fp kg (frachtpflichtiges Gewicht) Fahren Sie fort mit der Erfassung der Entladestelle. Um Zeit bei der Erfassung der Entladestelle zu sparen, werden die Informationen zur Entladestelle wie z. B. Menge und Ladungsinhalt bereits vorgeschlagen. Füllen Sie nun die einzelnen Spalten der Entladestelle mit Hilfe dieser Übersicht: Wegpunkt E Entladedatum Morgen von 16:00 Uhr bis spätestens 17:00 Uhr Entladestelle Hertel Logistics in Karlsruhe Tipp: Sparen Sie Zeit indem Sie anstelle mit der Maus mit der Taste Enter von einer Spalte in die nächste wechseln und den jeweiligen Eintrag vornehmen. Achtung: Sie haben nun alle Daten zur Entladestelle erfasst und befinden sich gerade in der letzten Spalte kg / fp. Speichern Sie nun die Daten mit F4, da Sie sonst mit der Taste Enter eine weitere neue Erfasssungszeile anlegen würden. 13 Schon passiert? Kein Problem! Lassen Sie einfach die neu erstellte Zeile markiert 12 und klicken nun die Schaltfläche Verwerfen in der Werkzeugleiste 13. Bei dem oben genannten Beispiel handelt es sich um einen Laden-Liefern-Auftrag. Selbstverständlich können Sie mit cargo support [dispo] auch beliebig viele Be- und Entladestellen erfassen
4 Schritt 5: Standardfahrt erzeugen Nachdem Sie alle Streckenpunkte in der unteren Fensterhälfte erfasst und gespeichert haben, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Standardfahrt erzeugen 14 oder die Funktionstaste F10 und bestätigen mit OK 15 die Meldung im Dialogfeld. 14 Die erzeugte Standardfahrt steht nun automatisch im Dispoplan zur Disposition zur Verfügung. 15 Tipp: Darüber hinaus haben Sie mit cargo support [dispo] die Möglichkeit, Aufträge zu splitten d. h. mehrere Fahrten für einen Kundenauftrag zu erfassen. Dies kann im Falle einer Aufteilung in Vorholung und Hauptlauf notwendig sein oder wenn Sie den Kundenauftrag auf mehrere Fahrzeuge aufteilen möchten. Schritt 6: Erfassung allgemeiner Rechnungsdetails Ein Auftrag kann eine ganze Reihe von Informationen enthalten. Daher haben wir zur besseren Übersicht bestimmte Informationen auf einzelne Reiter unterteilt. 16 Wechseln Sie bitte in den Reiter Auftrag-Abrechnung indem Sie den Reiter mit der Maus anklicken 16. Der Inhaltsbereich ist in zwei Fensterhälften geteilt. Die obere Hälfte enthält allgemeine Informationen, in der unteren Fensterhälfte werden die einzelnen Abrechnungspositionen erfasst. Sie befinden sich in der oberen Fensterhälfte im ersten Abrechnungsblock des Auftrages. Die Adresse des Rechnungsempfängers wird automatisch anhand des ausgewählten Frachtzahlers aus dem Reiter Auftrag-Inhalt übernommen. Zur Information: Die Abrechnungsblöcke werden durchnummeriert und mit einem Punkt von der Auftragsnummer getrennt, z. B.: Auftrag: Abrechnungsblöcke-Auftrag: , usw. Damit wir für diesen Auftrag später eine Rechnung erstellen können, ist das Feld Abrechnen standardmäßig mit einem Häkchen markiert. Im Auswahlfeld Abrechnungsvorlage 17 wird der Eintrag Pauschalfracht Inland angezeigt. Die Abrechnungsvorlage dient als Mustervorgabe der einzelnen Rechnungspositionen. 17 Damit entfällt bei wiederkehrenden Abrechnungspositionen die Neuerfassung. Dies spart Zeit und minimiert Fehler. 13
5 Springen Sie nun mit Enter in das Auswahlfeld Abrechnungsart. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen zwei Abrechnungsarten zu wählen: 1. Ausgangsrechnung: Sie erstellen Ihrem Auftraggeber eine Rechnung Eingangsgutschrift: Sie erhalten von Ihrem Auftraggeber eine Gutschrift. In unserem Beispiel möchten wir dem Frachtzahler Lindner Baustoffcenter eine Ausgangsrechnung erstellen und ändern den hinterlegten Eintrag nicht 18. Schritt 7: Erfassung des Frachtpreises Wechseln Sie mit der Funktionstaste F8 in die untere Fensterhälfte der Abrechnungsmaske, diese ist jetzt mit einem blauen Rahmen umrandet und somit aktiv. In der Spalte Artikel wird bereits der gewünschte Artikel (Pauschalfracht) angezeigt. In der Spalte Konto ist bereits das Buchungskonto mit dem Mehrwertsteuersatz von 19 % angelegt. Tragen Sie in die Spalte Netto-Einzelpreis den vereinbarten Preis von 320,00 aus unserem Beispiel ein. 19 Durch Speichern der Daten mit der Funktionstaste F4 errechnet sich der Netto-Gesamtpreis automatisch
6 Schritt 8: Auftragsbestätigung drucken Um zum Abschluss der Erfassung der Firma Lindner eine Auftragsbestätigung zu erstellen, wechseln Sie bitte in den Reiter Auftrag-Inhalt zurück. 20 Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Drucken 20 oder die Funktionstaste F6 und wählen das Formular der Auftragsbestätigung mit einem Mausklick aus. Wechseln Sie nun zurück in den Reiter Auftragsliste. Hier wird Ihr neu erfasster Auftrag am Ende der Liste sofort angezeigt Tipp: Am Ende dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie in cargo support [dispo] die Ansichten der Listen und Detailreiter nach Ihren individuellen Wünschen und Anforderungen einfach selbst einstellen können. 15
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