Microsoft Office Excel 2007 auf einen Blick Frye

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1 Microsoft Office Excel 2007 auf einen Blick von Curtis D Frye. Auflage Microsoft Office Excel 2007 auf einen Blick Frye schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Tabellenkalkulation Microsoft 2008 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Microsoft Office Excel 2007 auf einen Blick Frye

2 2 Mit Diagrammen Daten visuali sieren In diesem Kapitel: Ein Diagramm schnell erstellen Das Aussehen des Diagramms ändern Legenden und Titel formatieren Die Zeichnungsfläche eines Diagramms ändern Diagrammdaten anpassen Verschiedene Diagrammtypen Ein Diagramm um eine Trendlinie erweitern Excel bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Ihre numerischen Daten darzustellen. Sie können die Farbe oder Schriftart von Daten ändern, die Sie hervorheben wollen, die Beschriftungen fett formatieren, um sie von den eigentlichen Daten deutlicher zu unterscheiden, und Grafiken in die Tabellenblätter einfügen. Sie können Gesamt- und Teilergebnisse verwenden, um Daten zusammenzufassen, was das Vergleichen von Daten verschiedener Kategorien vereinfacht. Das Problem beim Arbeiten mit Zahlen ist, dass diese es erschweren, mehrere Werte gleichzeitig wahrzunehmen. Wenn Sie jahrelang in einer Firma für Verpackungsmaterial gearbeitet haben, dann wissen Sie, dass die Monate November und Dezember die umsatzstärksten sind und dass im Februar/März die geringsten Stückzahlen verkauft werden. Um solche Fakten Kollegen oder potenziellen Investoren zu präsentieren, die sich mit diesem Geschäft nicht gut auskennen, stellen Sie Ihre Daten am besten in Diagrammen dar, die Muster und Beziehungen auf einen Blick erfassbar machen. 95 e_2_95-22.indd :59:3 Uhr

3 Daten grafisch darstellen Wenn Sie in ein Microsoft Excel-Tabellenblatt Daten eingeben, erstellen Sie Datensätze über wichtige Ereignisse, seien dies nun Produktverkäufe, die Umsätze eines bestimmten Tages oder Produktpreisentwicklungen. Die Werte in den Zellen sind jedoch nicht gut geeignet, um den allgemeinen Trend der Daten zu veranschaulichen. Viel besser lassen sich Trends, die in großen Datenmengen enthalten sind, anhand von Diagrammen kommunizieren. Sehen Sie sich exemplarisch die nebenstehende Datentabelle an, die die Reisekosten eines Vertriebsmitarbeiters enthält. Eigentlich sprechen die Daten für sich selbst. Die Gesamtausgaben der einzelnen Kategorien sind aufgeführt und lassen sich vergleichen. Dabei muss jedoch jede Zahl wahrgenommen, erinnert und mit den anderen Werten verglichen werden. Viel einfacher ist so ein Vergleich, wenn Sie die Ergebnisse in einem Diagramm wie dem unten abgebildeten Säulendiagramm visualisieren. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Diagrammtyp Sie am besten verwenden, können Sie während der Diagrammerstellung mit den verschiedenen Typen experimentieren. Die nebenstehende Tabelle beschreibt, wofür welcher Diagrammtyp geeignet ist. Standard-Excel-Diagrammtypen und deren Einsatzbereiche Diagrammtyp Säule Balken Linie Kreis Punkt (X,Y) Bereich Ring Netz Oberfläche Blase Kurs Zylinder Kegel Pyramide Einsatzbereich vergleicht Daten im vertikalen Format vergleicht Daten im horizontalen Format stellt Datentendenzen in regelmäßigen Intervallen dar stellt die Größe von Elementen in Relation zur Gesamtsumme dar vergleicht Datenpaare im Punktformat vergleicht den Trend von Werten entweder anhand der Zeit oder der Kategorie vergleicht mehrere Datenreihen im Prozentformat stellt Veränderungen in Werten relativ zu einem Zentralpunkt dar stellt Tendenzen in Werten über zwei Dimensionen dar vergleicht drei Wertegruppen zeigt ein Diagramm an, um Aktienkurse zu vergleichen entspricht Säule bzw. Balken, jedoch wird ein Zylinder verwendet entspricht Säule bzw. Balken, jedoch wird ein Kegel verwendet entspricht Säule bzw. Balken, jedoch wird eine Pyramide verwendet 96 Daten grafisch darstellen e_2_95-22.indd :59:20 Uhr

4 Mit Diagrammen Daten visualisieren Diagramme schnell erstellen Um in Excel ein Diagramm zu erstellen, markieren Sie die Zellen, die Sie für das Diagramm verwenden möchten, wechseln zur Registerkarte Einfügen und verwenden die Steuerelemente im Diagrammkatalog, um den Diagrammtyp auszuwählen, der zu den Daten und der gewünschten Aussage am besten passt. Die Zellen, deren Daten im Diagramm dargestellt werden sollen, sind Teil einer oder mehrerer Datenreihen. Eine Datenreihe ist eine Sammlung zusammengehöriger Daten wie die Umsätze eines bestimmen Produkts oder die Tagesverkäufe eines Monats. Ein Balkendiagramm kann z.b. nur eine Datenreihe enthalten, während ein Liniendiagramm, das die Monatsumsätze mehrerer Jahre zeigt, mehrere Datenreihen haben könnte. Das Erstellen anspruchsvoller Diagramme ist in Excel 2007 viel einfacher als in den Vorgängerversionen. Mit der Multi funktionsleiste können Sie Diagramme nicht nur schneller entwerfen, sondern auch deren Layout und Design mühelos anpassen. Ein Diagramm einfügen Klicken Sie in der Datenliste, die Sie als Diagramm darstellen wollen, auf eine Zelle. Einfügen. 3 Klicken Sie auf den Typ des Diagramms, das Sie erstellen wollen Klicken Sie auf den gewünschten Diagrammuntertyp. Tipp Mit der Taste F erstellen Sie ein Diagramm, das auf dem Standarddiagrammtyp (wenn Sie nichts anderes eingestellt haben, ist das ein Balkendiagramm) basiert und auf einem eigenen Tabellenblatt angezeigt wird. Es besitzt das Standardlayout und die Standardformatierung. Diagramme schnell erstellen 97 e_2_95-22.indd :59:22 Uhr

5 Das Layout des Diagramms ändern 3 2 Klicken Sie auf das Diagramm, das Sie ändern wollen. Entwurf. 3 Wählen Sie in der Gruppe Diagrammlayouts das gewünschte Layout. Die Formatierung des Diagramms ändern Klicken Sie auf das Diagramm, das Sie ändern wollen. Entwurf. 3 Wählen Sie im Katalog Diagrammformatvorlagen die gewünschte Formatvorlage aus Diagramme schnell erstellen e_2_95-22.indd :59:24 Uhr

6 Das Aussehen des Diagramms ändern Nach dem Erstellen eines Diagramms können Sie das Aussehen all seiner Elemente ändern und sogar den Diagrammtyp anpassen. Wenn Sie z.b. Monatsumsätze als Säulendiagramm dargestellt haben und später die Daten als Linie anzeigen lassen wollen, die von Monat zu Monat steigt oder fällt, Den Diagrammtyp ändern Mit Diagrammen Daten visualisieren ändern Sie den Diagrammtyp entsprechend. Auch Farbe, Schriftart und andere Eigenschaften der Diagrammelemente lassen sich anpassen. Wenn Sie möchten, dass der Diagrammtitel die offizielle Schriftart Ihres Unternehmens verwendet, können Sie den Titel einfach formatieren. Die Formatierung eines Diagrammelements ändern 2 Klicken Sie auf das betreffende Diagramm. Wechseln Sie zur Registerkarte Entwurf. Klicken Sie auf das Diagrammelement, das Sie ändern wollen. 3 Klicken Sie auf Diagrammtyp ändern. Format. 4 Klicken Sie auf den gewünschten Diagrammtyp. 3 Verwenden Sie die Steuerelemente der Gruppe Formenarten, um das Diagrammelement zu formatieren. 5 Klicken Sie auf den gewünschten Diagrammuntertyp und dann auf OK Das Aussehen des Diagramms ändern 99 e_2_95-22.indd :59:27 Uhr

7 Diagrammlegenden und -titel formatieren Ein wichtiger Aspekt beim Erstellen eines informativen, einfach zu lesenden Diagramms ist das Beschreiben der Diagramminhalte. Sie können hierfür Legenden, Titel, Datenbeschriftungen und Kommentare verwenden. Eine Legende ist eine Liste der Kategorien des Diagramms und der jeweiligen Farben. In einem Diagramm, das die Umsätze mehrerer Jahre vergleicht, könnte das erste Jahr in Gelb, das zweite in Blau und das dritte Diagrammlegende ein- und ausblenden Klicken Sie auf das betreffende Diagramm. Layout. 3 Klicken Sie auf Legende. 4 Klicken Sie auf die gewünschte Legendenoption. in Rot dargestellt sein. Die Legende verdeutlicht diese Zusammenhänge, damit das Diagramm korrekt interpretiert werden kann. Titel, Datenbeschriftungen und Kommentare beschreiben bestimmte Elemente des Diagramms oder enthalten, wie im Fall der Kommentare, allgemeine Informationen über die Daten, die im Diagramm dargestellt werden Diagrammlegenden und -titel formatieren e_2_95-22.indd :59:30 Uhr

8 Titel hinzufügen Klicken Sie auf das betreffende Diagramm. Layout. 3 Klicken Sie auf Diagrammtitel. 4 Klicken Sie auf die gewünschte Titeloption. 5 Klicken Sie auf den Titel und geben Sie den neuen Diagrammtitel ein. Mit Diagrammen Daten visualisieren Datenbeschriftungen einund ausblenden Klicken Sie auf das betreffende Diagramm. Layout. 3 Klicken Sie auf Datenbeschriftungen. 4 Klicken Sie auf die gewünschte Datenbeschriftungsoption Diagrammlegenden und -titel formatieren 20 e_2_95-22.indd :59:32 Uhr

9 Die Zeichnungsfläche eines Diagramms ändern Wenn Sie Legenden, Datenbeschriftungen oder Kommentare in ein Diagramm einfügen, dann ändern Sie lediglich dessen Peripherie. Dies hat keine Auswirkungen darauf, wie die Daten selbst angezeigt werden. Sie können auch die Darstellung der Daten auf der Zeichnungsfläche des Diagramms ändern, indem Sie Gitternetzlinien hinzufügen oder die Skalierung ändern. Gitternetzlinien helfen dem Betrachter, im Diagramm die Unterschiede zwischen den Werten besser zu erkennen, und zwar auch noch vom anderen Ende des Konferenztisches aus. Durch Anpassen der Skalierung des Diagramms können Sie die Unterschiede zwischen den Diagrammwerten mehr oder weniger betonen. Gitternetzlinien ein- und ausblenden Klicken Sie auf das Diagramm. Layout. 3 Klicken Sie auf Gitternetzlinien. 4 Klicken Sie auf die Gitternetzlinien, die Sie verändern wollen. 5 Klicken Sie auf die gewünschte Option für die Gitternetzlinien Die Zeichnungsfläche eines Diagramms ändern e_2_95-22.indd :59:34 Uhr

10 Die Skalierung der Größenachse anpassen Mit Diagrammen Daten visualisieren Klicken Sie auf das Diagramm. Layout. 3 Klicken Sie auf Achsen. 4 Klicken Sie auf Vertikale Primärachse. 5 Klicken Sie auf Weitere Optionen für vertikale Primärachse. 6 Klicken Sie auf Achsenoptionen. 7 Klicken Sie bei Minimum auf die Option Fest und geben Sie dann den Wert ein, mit dem die vertikale Achse beginnen soll. 8 Klicken Sie bei Maximum auf die Option Fest und geben Sie dann den Wert ein, mit dem die vertikale Achse enden soll. 9 Klicken Sie bei Hauptintervall auf die Option Fest und geben Sie dann einen Wert für das Hauptintervall ein, um festzulegen, wie das Hauptintervall an der Größenachse angezeigt werden soll. 0 Klicken Sie bei Hilfsintervall auf die Option Fest und geben Sie dann einen Wert für das Hilfsintervall ein, um festzulegen, wie das Hilfsintervall an der Größenachse angezeigt werden soll. Klicken Sie auf Schließen Die Zeichnungsfläche eines Diagramms ändern 203 e_2_95-22.indd :59:36 Uhr

11 Die Skalierung der Kategorienachse (x-achse) anpassen Klicken Sie auf das Diagramm. Layout. 3 Klicken Sie auf Achsen. 4 Klicken Sie auf Horizontale Primärachse. 5 Klicken Sie auf Weitere Optionen für horizontale Primärachse. 6 Klicken Sie, falls erforderlich, auf Achsenoptionen. 7 Legen Sie fest, in welchem Intervall die Teilstriche angezeigt werden sollen. 8 Klicken Sie auf die Option Intervalleinheit angeben. 9 Geben Sie ein, wie oft die Beschriftungen angezeigt werden sollen. 0 Schalten Sie weitere Optionen ein oder aus. Klicken Sie auf Schließen Die Zeichnungsfläche eines Diagramms ändern e_2_95-22.indd :59:38 Uhr

12 Diagrammdaten anpassen Wenn Sie ein Diagramm erstellen, besteht immer die Möglichkeit, dass sich die Daten, auf denen es basiert, ändern. Gleichgültig ob es sich bei diesen Änderungen um Umsatzschwankungen handelt, um Lagerbestandserhöhungen aufgrund von Warenrücksendungen oder um korrigierte Gewinnerwartungen: Mit Diagrammen Daten visualisieren Sie können das Diagramm anpassen, indem Sie eine neue Datenquelle angeben. Die Daten können in einer beliebigen Arbeitsmappe auf Ihrem lokalen Computer oder in Ihrem Netzwerk enthalten sein. Sie müssen lediglich die Zellen angeben, in denen sich die Daten befinden. Excel erledigt dann den Rest. Die Datenquelle des Diagramms ändern Klicken Sie auf das Diagramm. Entwurf. 3 Klicken Sie auf Daten auswählen. 4 Klicken Sie in das Feld Diagrammdatenbereich. 5 Wählen Sie die Zellen aus, die als Datenquelle dienen sollen. 6 Klicken Sie auf OK Diagrammdaten anpassen 205 e_2_95-22.indd :59:4 Uhr

13 Datenreihe hinzufügen 3 2 Klicken Sie auf das Diagramm. Entwurf. 3 Klicken Sie auf Daten auswählen. 4 Klicken Sie auf Hinzufügen. 5 Geben Sie den Namen ein, den Sie der neuen Datenreihe zuweisen wollen. 6 Klicken Sie in das Feld Reihenwerte. 7 Klicken Sie auf die Zellen, die Sie hinzufügen wollen. 8 Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Datenreihe bearbeiten zu schließen. 9 Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Datenquelle auswählen zu schließen Tipp Sie können auch die Adresse der Zelle eingeben, in der sich der Reihenname befindet, den Sie im Diagramm verwenden wollen Diagrammdaten anpassen e_2_95-22.indd :59:42 Uhr

14 Eine Datenreihe löschen Klicken Sie auf das Diagramm. Entwurf. 3 Klicken Sie auf Daten auswählen. 4 Markieren Sie den Namen der Datenreihe, die Sie entfernen wollen. 5 Klicken Sie auf Entfernen. 6 Klicken Sie auf OK. Mit Diagrammen Daten visualisieren Diagrammdaten anpassen 207 e_2_95-22.indd :59:45 Uhr

15 Mit häufig verwendeten Diagrammtypen arbeiten Einer der Diagrammtypen, den Sie vermutlich häufiger einsetzen werden, ist das Kreisdiagramm, in dem die einzelnen Werte einer Datenreihe proportional zur Summe der Elemente angezeigt werden. Dieser Typ wird auch Tortendiagramm genannt. Jedes Segment (Tortenstück) stellt eine Datenkategorie dar, z.b. einen Monat oder eine bestimmte Produktkategorie. Um das Diagramm zu optimieren, können Sie einzelne Segmente herausziehen oder (bei einem dreidimensionalen Diagramm) den Betrachtungswinkel ändern. Ein Segment aus einem Kreisdiagramm herausziehen 2 Klicken Sie auf die Zeichnungsfläche des Kreisdiagramms, das Sie ändern wollen. 2 Klicken Sie auf das Segment, das Sie herausziehen wollen, und ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. 208 Mit häufig verwendeten Diagrammtypen arbeiten e_2_95-22.indd :59:47 Uhr

16 Mit Diagrammen Daten visualisieren Explodiertes 3-D-Kreisdiagramm erstellen Klicken Sie in der Datenliste, für die Sie ein Kreisdiagramm erstellen wollen, auf eine Zelle. Einfügen. 3 Klicken Sie auf Kreis. 4 Wählen Sie in der Kategorie 3D- Kreis die zweite Option (Explodierter 3D-Kreis). Mit häufig verwendeten Diagrammtypen arbeiten 209 e_2_95-22.indd :59:49 Uhr

17 3-D-Diagramme formatieren Klicken Sie auf das Diagrammelement, das Sie formatieren wollen. Format. 3 Klicken Sie auf Formeffekte. 4 Klicken Sie auf Schatten. 5 Klicken Sie auf die gewünschte Option Tipp Nicht alle 3-D-Optionen stehen bei allen Diagrammtypen zur Verfügung. 20 Mit häufig verwendeten Diagrammtypen arbeiten e_2_95-22.indd :59:5 Uhr

18 Seltener verwendete Diagrammtypen einsetzen Um Ihre Daten zu visualisieren, verwenden Sie vermutlich meistens Säulen-, Balken- oder Liniendiagramme. Diese Diagrammtypen werden deshalb am häufigsten eingesetzt, weil sie einem optisch vertraut sind und die Beziehungen zwischen Mit Diagrammen Daten visualisieren den Elementen einer Datenreihe anschaulich darstellen. Sie können jedoch auch andere Diagrammtypen benutzen, wenn diese zu Ihren Daten passen. Ein Beispiel ist das Kursdiagramm, mit dem sich Aktienkurse grafisch darstellen lassen. Ein Kursdiagramm erstellen Markieren Sie die Kursdaten, für die Sie ein Diagramm erstellen wollen. Achten Sie darauf, dass die Daten so wie in der Abbildung gezeigt formatiert sind. Einfügen. 3 Klicken Sie auf Andere Diagramme. 4 Klicken Sie in der Kategorie Kurs auf den gewünschten Diagramm typ Tipp Es stehen verschiedene Kursdiagrammuntertypen zur Verfügung, die jeweils unterschiedliche Datenspalten benötigen. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen der Diagrammuntertypen bewe gen, zeigt Excel Informationen über diesen Untertyp und die erforderlichen Daten an. Seltener verwendete Diagrammtypen einsetzen 2 e_2_95-22.indd :59:53 Uhr

19 Eine Trendlinie in ein Diagramm einfügen Sie können die Daten Ihrer Arbeitsmappe verwenden, um Zurückliegendes zu analysieren. Sie können Excel aber auch anweisen, eine Prognose über die zukünftige Entwicklung abzugeben, falls sich der in den Daten enthaltene Trend fortsetzt. Wenn Sie z.b. ein Diagramm erstellt haben, das die Eine Datenreihe um eine Trend linie ergänzen Klicken Sie auf das Diagramm, in das Sie eine Trendlinie einfügen wollen. 2 Klicken Sie auf die Datenreihe, für die Sie eine Trendlinie einfügen wollen. 3 Wechseln Sie zur Registerkarte Layout. 4 Klicken Sie auf Analyse und dann auf Trendlinie. 5 Klicken Sie auf Lineare Prognosetrendlinie. Umsätze Ihrer Firma aus den letzten fünf Jahren zeigt, können Sie Excel die Daten analysieren und eine Trendlinie in das Diagramm einfügen lassen, die angibt, wie sich der Umsatz entwickelt, sollte sich der Trend im Folgejahr fortsetzen Tipp Wollen Sie mehr Kontrolle über die Trendlinie haben, z.b. ein anderes mathematisches Verfahren für die Trendberechnung verwenden (obwohl die standardmäßig verwendete lineare Option in den meisten Fällen gut geeignet ist), oder möchten Sie die Anzahl der Punkte einstellen, um die die Linie erweitert werden soll, klicken Sie auf Trendlinie und dann auf Weitere Trendlinienoptionen, damit das entsprechende Dialogfeld angezeigt wird. Achtung Sie sollten nur dann, wenn Sie mit bestimmten wissenschaftlichen Daten arbeiten und wissen, dass Ihre Trendlinie einen Trend-/Regressionstyp benötigt, eine andere als die lineare Trendlinie verwenden. Andernfalls erhalten Sie nicht korrekte Ergebnisse. 22 Eine Trendlinie in ein Diagramm einfügen e_2_95-22.indd :59:55 Uhr