Schritt für Schritt zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung

Transkript

1 Mieten / Vorauszahlungen verbuchen Damit das Programm die geleisteten Vorauszahlungen der Mieter korrekt verrechnet, müssen diese als Einnahmen gebucht werden. Bei der Buchung dieser Zahlungen hilft Ihnen ein Assistent. Sie starten ihn, indem Sie in der Navigation Daten erfassen Einnahmen/Ausgaben wählen und dann in der Übersicht auf dem mittleren Teil des Bildschirms unter Assistenten fällige Mieten und Vorauszahlungen verbuchen anklicken. Auf der ersten Seite erhalten Sie allgemeine Informationen zum Assistenten und können angeben, für welches Gebäude Sie die Einnahmen verbuchen wollen. Anschließend wählen Sie das entsprechende Bankkonto aus. Zusätzlich können Sie den Zeitraum festlegen, in dem die Mieten / Vorauszahlungen fällig geworden sind.

2 WISO Hausverwalter 2011 Nach einem Klick auf Weiter werden Ihnen auf der nächsten Seite alle Zahlungen angezeigt, die für das ausgewählte Gebäude im angegeben Zeitraum angefallen sind. Wählen Sie durch Anklicken der Ankreuzfelder die tatsächlich eingegangenen Zahlungen aus. die Sie vornehmen wollen. Bestätigen Sie die Auswahl mit Weiter. Die letzte Seite des Assistenten dient der Übersicht. Kontrollieren Sie ob alle Zahlungen korrekt ausgewählt sind. Mit der Zurück-Taste können Sie auf die vorige Seite wechseln und Korrekturen vornehmen. Falls alles richtig ist, schließen Sie den Assistenten mit OK. Erst nach Abschluss des Assistenten werden die Buchungen in die Einnahmen/Ausgaben übernommen. Sie erhalten dann einen entsprechenden Hinweis. Starten Sie den Assistenten erneut, wenn Sie die Einnahmen eines anderen Gebäudes buchen wollen. Sie finden die vom Assistent angelegten Buchungen in der Eingabemaske Einnahmen/Ausgaben. Die Alternative vorab: Sollstellung und offene Posten Sie die Mieten und Vorauszahlungen vom WISO Hausverwalter auch zur Zahlung vormerken lassen. Dazu müssen Sie zunächst die Zahlungen ins Soll stellen. Rufen Sie dazu den Sollstellungs-Assistenten über Daten erfassen Einnahmen/Ausgaben und dann in der Übersicht auf dem mittleren Teil des Bildschirms unter Assistenten Sollstellungen erzeugen auf. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske. Geben Sie dort zunächst den gewünschten Zeitraum an. In der Regel ist dies der nächste Monat (z.b. Mai 2010 Mai 2010). Als Sollstellungsdatum wird automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen und Sie können dieses auch getrost verwenden. Wählen Sie anschließend die Gebäude aus, für die Sollstellungen erzeugt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf OK. Das Programm benötigt nun einige Zeit zum Rechnen. Bitte warten Sie ab, bis der Bestätigungsdialog erscheint. Hier müssen Sie in der Regel nichts verändern. Sie schließen den Dialog mit einem Klick auf OK. Erst danach werden die Sollstellungen gespeichert und Sie erhalten eine entsprechende Bestätigung. Klicken Sie abschließend auf OK.

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4 WISO Hausverwalter 2011 Die Sollstellungen wurden in die so genannten offenen- Posten übernommen und werden auf der Übersichtsseite angezeigt. Außerdem finden Sie die Buchungen im Menü Einnahmen / Ausgaben Offene Posten. Die offenen Posten sind wie der Name schon sagt jedoch noch nicht endgültig verbucht. Um die offenen Posten auszugleichen müssen die Einnahmen bei Eingang der Zahlung gegengebucht werden. Damit Sie dies nicht von Hand machen müssen bietet WISO Hausverwalter einen Assistenten. Diesen rufen Sie über Daten erfassen Einnahmen/Ausgaben und in der Übersicht auf dem mittleren Teil des Bildschirms unter Assistenten Offene Posten verbuchen auf. Wählen Sie das Gebäude aus, für welches Zahlungen erfasst werden sollen. Wenn Sie die offenen Posten mehrere Gebäude ausgleichen möchten, müssen Sie den Vorgang für jedes Gebäude wiederholen. Als nächstes geben Sie das zugehörige Bankkonto an. Beim Buchungsdatum können Sie den vorgegebenen Wert beibehalten sofern er der tatsächlichen Zahlung entspricht. Zusätzlich können Sie den Zeitraum einschränken, aus dem die offenen Posten angezeigt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Die nächste Seite gibt Ihnen eine Übersicht über alle offenen Posten, die zu Ihrer Auswahl passen. Wählen Sie die Einträge aus, für die Zahlungen eingegangen sind. Klicken Sie auf Weiter und auf der nächsten Seite auf OK. Die Zahlungen wurden nun unter Einnahmen und Ausgaben verbucht und die offenen Posten ausgeglichen. Wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls für weitere Gebäude.

5 Die Komfortvariante Online-Banking Neben der manuellen Erfassung und der Verbuchung mit Hilfe von Assistenten bietet Ihnen der WISO Hausverwalter die Möglichkeit Umsätze aus dem Online-Banking von WISO Mein Geld zu übernehmen oder mittels integriertem Online-Banking direkt abzuholen. Hierzu müssen zunächst Online-Banking fähige Konten unter Meine Hausverwaltung Bankverbindungen eingerichtet worden sein.

6 WISO Hausverwalter 2011 Existieren Online-Konten, erscheint auf der Seite Daten erfassen Einnahmen / Ausgaben einer der Punkte Onlinekonten Umsätze abrufen und verarbeiten oder WISO Mein Geld Umsätze abrufen und verarbeiten. Wählen Sie diesen Punkt um die Umsätze aus WISO Mein Geld zu übernehmen. Nach der Auswahl der Bankkonten, die abgerufen werden sollen, werden die Umsätze abgeholt und es öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie die Umsätze verbuchen können. Das Programm versucht anhand der offenen Posten, den Verträgen und Hausgeldumlagen sowie bereits bestehenden Buchungen die Zahlungen bereits zuzuordnen. Sie können den Vorschlag des Programms übernehmen, wenn dieser mit Ihren Vorstellungen übereinstimmt. Andernfalls können Sie mit Hilfe der Links unterhalb der Informationen zum Bankumsatz selbst einer der Varianten zuordnen. Sie können den Umsatz auch verwerfen, in dem Sie das Kreuz bei Diesen Umsatz nicht übernehmen setzen oder die Buchungsangaben selbst auswählen. Mit Zurück und Weiter können Sie die Umsätze durchgehen. Haben Sie alle Umsätze überprüft / zugeordnet können Sie die Maske mit Schließen verlassen und die Buchungen werden dann erzeugt. Zahlungsträger automatisch erstellen Möchten Sie zu dem offenen Posten einen Zahlungsträger erzeugen, öffnen Sie zunächst die Eingabemaske offene Posten über Daten erfassen Einnahmen/Ausgaben offene Posten. Wählen Sie dann einen offenen Posten in der Liste aus und klicken auf den Link Lastschrift erzeugen (bei Forderungen) oder Überweisung erstellen (bei Verbindlichkeiten).

7 Im anschließenden Dialog können Sie nun im Feld Eigenes Konto Ihr Konto auswählen und im Feld Fremdes Konto das Konto des Geschäftspartners. Beachten Sie, dass die Überweisung bzw. die Lastschrift nur im System zwischengespeichert und noch nicht ausgeführt wurde. Zur endgül- tigen Ausführung der Überweisung klicken Sie in der Navigation auf Daten erfassen Einnahmen/Ausgaben und wählen auf der Übersichtsseite den Punkt Lastschriften / Überweisungen ausführen und beachten die Hinweise im anschließenden Exportassistenten. Rücklagen - Besser mit Hilfe erfassen! Die Rücklagen im Rahmen der Hausverwaltung (z. B. für Instandhaltung) sind schwierig selbst zu erfassen, da für etliche Vorgänge mehrere Buchungen benötigt werden um zu einer korrekten Rücklagenabrechnung zu gelangen. Daher empfiehlt es sich die Rücklagen mit Hilfe des Assistenten zu erfassen. Zum Start des Rücklagenassistenten wählen Sie Daten erfassen Einnahmen/Ausgaben und dann in der Übersicht auf dem mittleren Teil des Bildschirms unter Assistenten Assistent zur Erfassung der Rücklagen. Mit Hilfe des Rücklagenassistenten können Sie alle Bewegungen erfassen, die im Rahmen der Verwaltung notwendig sind. Sie können zwischen der Erfassung des Anfangsbestands, Zuführungen und Entnahmen, der Erfassung der Zinsen und Steuern sowie Kontoführungsgebühren und Umbuchungen wählen. Der Assistent erfragt anschließend die notwendigen Konten und zeigt Ihnen das Ergebnis in der Übersicht noch einmal an. Klicken Sie auf OK um die Daten zu speichern. Sie können die Daten jederzeit unter dem Punkt Einnahmen/Ausgaben Einnahmen/Ausgaben ansehen und verändern.