Spesen und Fahrzeugreglement P&A, gültig ab

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1 Spesen und Fahrzeugreglement P&A, gültig ab Inhaltsverzeichnis Dieses Reglement bedient sich der männlichen Schreibweise, gilt jedoch auch für alle Mitarbeiterinnen. INHALTSVERZEICHNIS TEIL 1: SPESENREGLEMENT ALLGEMEINES GELTUNGSBEREICH DEFINITION DES SPESENBEGRIFFS GRUNDSATZ DER SPESENRÜCKERSTATTUNG FAHRTKOSTEN FÜR GESCHÄFTSFAHRTEN BEGRIFF DER GESCHÄFTSREISE VERGÜTUNG VON FAHRTKOSTEN BAHNREISEN / HALBTAXABONNEMENT TRAM- UND BUSFAHRTEN FLUGZEUG TAXI PRIVATWAGEN MIETWAGEN VERPFLEGUNGSKOSTEN AUSWÄRTIGE VERPFLEGUNG ÜBERNACHTUNGSKOSTEN HOTEL PRIVATE ÜBERNACHTUNG ÜBRIGE KOSTEN REPRÄSENTATIONSKOSTEN AUS- UND WEITERBILDUNG MOBILTELEFON KREDITKARTEN ADMINISTRATIVE BESTIMMUNGEN SPESENABRECHNUNG UND VISUM ADMINISTRATIVE ABWICKLUNG SPESENVORSCHÜSSE ABRECHENBARE AUFWENDUNGEN ÜBERNACHTUNGSKOSTEN IM IN- UND AUSLAND ENTSCHÄDIGUNGEN IM AUSLAND UND BEI TRAININGSAUFENTHALTEN IM AUSLAND MEETINGS MESSEN UND AUSSTELLUNGEN KUNDENREISEN AUF KOSTEN DES UNTERNEHMENS GESCHENKE AN KUNDEN BEWIRTUNG VON MITARBEITERN...9 Seite 1

2 8.8 WETTBEWERBE BESUCHER VON ANDEREN XEROX GESELLSCHAFTEN KLEINMATERIAL FÜR SERVICE-TECHNIKER SONSTIGE AUSLAGEN TELEFONE LAPTOP ANSCHLUSS TEIL 2: MOTORFAHRZEUGE GRUNDLAGE FIRMENFAHRZEUGE BEREITSTELLUNG VON FIRMENFAHRZEUGEN AUSSTATTUNG VON FIRMENFAHRZEUGEN VERSICHERUNG DES FIRMENFAHRZEUGES ALLGEMEINE PFLICHTEN FAHRTENKONTROLLE BENZINBEZUG / WASCH-SERVICE ÜBERLASSUNG AN DRITTE PRIVATFAHRTEN MIT FIRMENFAHRZEUGEN DIEBSTAHL UNFÄLLE UND SCHADENEREIGNISSE NICHTBENÜTZUNG WÄHREND LÄNGERER ZEIT ENTZUG DES FIRMENFAHRZEUGES / ORDNUNGSWIDRIGKEITEN ENTZUG DES FÜHRERAUSWEISES RÜCKGABE DES FIRMENFAHRZEUGES PRIVATFAHRZEUG - AUTOPAUSCHALE ABRECHNUNG DER PAUSCHALE ARBEITSWEG FAHRTENKONTROLLE ENTZUG DES FÜHRERAUSWEISES TEIL 3: ZUSATZREGLEMENT FÜR AUSSENDIENSTMITARBEITER ALLGEMEINES GRUNDSATZ DEFINITION AUSSENDIENSTMITARBEITER DEFINITION MITARBEITER MIT AUTOPAUSCHALE PAUSCHALSPESEN PAUSCHALSPESEN KLEINAUSGABEN AUSWÄRTIGE INDIVIDUELLE VERPFLEGUNG HÖHE DER PAUSCHALSPESEN FAHRTKOSTEN PRIVATWAGEN VERKAUFSLEITER, LEITER CONSULTING, REGIONALE SERVIELEITER GENERALABONNEMENT GESCHÄFTSWAGEN NUTZUNG ZU GESCHÄFTS- UND PRIVATZWECKEN...18 Seite 2

3 17 GÜLTIGKEIT INKRAFTTRETEN GENEHMIGUNG ANHANG MIT FORMULARREFERENZEN ZU DOCUSHARE FORMULARE...19 Seite 3

4 1 TEIL 1: SPESENREGLEMENT 2 ALLGEMEINES 2.1 Geltungsbereich Dieses Spesenreglement gilt für sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (nachfolgend Mitarbeiter) der Xerox AG, welche mit dieser in einem Arbeitsverhältnis stehen. 2.2 Definition des Spesenbegriffs Als Spesen im Sinne dieses Reglements gelten die Auslagen, die einem Mitarbeiter im Interesse des Arbeitgebers angefallen sind. Sämtliche Mitarbeiter sind verpflichtet, ihre Spesen im Rahmen dieses Reglements möglichst tief zu halten. Aufwendungen, die für die Arbeitsausführung nicht notwendig waren, werden von der Firma nicht übernommen, sondern sind von den Mitarbeitern selbst zu tragen. Im Wesentlichen werden den Mitarbeitern folgende geschäftlich bedingte Auslagen ersetzt: Fahrtkosten Verpflegungskosten Übernachtungskosten Übrige Kosten (nachfolgend 3) (nachfolgend 4) (nachfolgend 5) (nachfolgend 6) 2.3 Grundsatz der Spesenrückerstattung Grundsätzlich gilt, dass sämtliche Spesen effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet werden. Fallpauschalen werden nur in den nachfolgend angeführten Ausnahmefällen gewährt. 3 FAHRTKOSTEN FÜR GESCHÄFTSFAHRTEN 3.1 Begriff der Geschäftsreise 3.2 Vergütung von Fahrtkosten Als Geschäftsreise gilt jeder kurzfristige, auswärtige Aufenthalt des Mitarbeiters zur Erfüllung eines dienstlichen Auftrages unter Beibehaltung seines regulären Arbeitsortes. Beginnt oder endet die Geschäftsreise direkt am Wohnort, so werden die Fahrtkosten zwischen Reiseziel und Arbeitsort vergütet. Grundsätzlich sind die öffentlichen Verkehrsmittel zu benützen. 3.3 Bahnreisen / Halbtaxabonnement Für Geschäftsreisen im In- und Ausland sind sämtliche Mitarbeiter berechtigt, im Zug die 1. Klasse zu benützen. Für Fahrten zu Trainings in Paris werden TGV-Billete vergütet. Xerox kann den Mitarbeitern ein persönliches Halbtaxabonnement zur Seite 4

5 Verfügung stellen. In der Folge werden dem Mitarbeiter nur 50% des entsprechenden Volltarifs für ein 1. Klasse Ticket vergütet. Es können nur Einjahres-Halbtax-Abo. mit den Spesen abgerechnet werden. Der Spesenabrechnung ist eine Kopie des Halbtax-Abo. beizulegen. 3.4 Tram- und Busfahrten Für Geschäftsreisen werden den Mitarbeitern die entstandenen Kosten für Tram- bzw. Busfahrten vergütet. 3.5 Flugzeug Grundsätzlich sind die Flugkosten so tief wie möglich zu halten. Xerox vergütet daher in der Regel die Flugkosten der Economy-Class. Meilengutschriften, Bonuspunkte und Prämien etc., die den Mitarbeitern anlässlich von Geschäftsreisen von der Luftverkehrsgesellschaft gutgeschrieben werden, sind in erster Linie wieder für geschäftliche Zwecke zu verwenden. Flugreisen sind vom Group Resources Direktor zu genehmigen. Die Tickets werden vom Empfang in Kloten beschafft. Sie sind so früh wie möglich zu beantragen, damit Sondertarife genutzt werden können. 3.6 Taxi 3.7 Privatwagen Bei Notwendigkeit vergütet Xerox die Taxispesen im angemessenen Rahmen. Ansonsten ist jedoch von den öffentlichen Verkehrsmitteln, von den Transportmitteln der Luftverkehrsgesellschaften und Hotels Gebrauch zu machen. Quittungen sind der Spesenabrechnung beizule- gen. Privatwagen dürfen für Geschäftsreisen benutzt werden, wenn durch die Benutzung eine wesentliche Zeit- und/oder Kostenersparnis resultiert bzw. die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. Xerox vergütet die Spesen für das Privatauto in Form einer Kilometerentschädigung von CHF Mit der Kilometerentschädigung sind alle Kosten abgegolten, die durch die Benützung des eigenen Autos erwachsen. Die Benützung des Privatautos für geschäftliche Zwecke er- auf eigenes folgt Risiko. eine Kaskoversicherung für diese Geschäftsfahr- Xerox hat zusätzlich ten abgeschlossen. 3.8 Mietwagen Für längere Strecken und im Ausland sind Mietwagen der Mittelklasse (Klasse C) erlaubt. Es muss ein ausreichender Versicherungsschutz gewährleistet sein; die Kontrolle obliegt dem Mitarbeiter. 4 VERPFLEGUNGSKOSTEN 4.1 Auswärtige Verpflegung Muss ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise antreten oder ist er aus anderen Gründen gezwungen, sich ausserhalb seines sonstigen Arbeitsortes zu verpflegen, kann er gegen Beleg die Kosten bis zum folgendem ma- Betrag geltend ximalen machen: Frühstück: CHF max. (bei Abreise vor Uhr bzw. bei vo- Seite 5

6 rangehender Übernachtung, sofern das Frühstück in den Hotelkosten nicht inbegriffen ist) Mittagessen: CHF max. Abendessen: (bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach Uhr, oder angeordneter Überzeit oder Meetings bis mind Uhr) CHF max. 5 ÜBERNACHTUNGSKOSTEN 5.1 Hotel Wenn die Mitarbeiter aus geschäftlichen Gründen Übernachtungen ausserhalb ihres Wohnsitzes vorzunehmen haben, ist in der Regel ein Mit- zu telklasse-hotel wählen. Entschädigt werden die effektiven, gemäss Originalbeleg nachgewiesenen Hotelkosten einschliesslich Frühstück, wobei allfällige Privatauslangen (z.b. Privattelefone, Minibar, etc.) von der Hotelrechnung in Ab- zu bringen zug sind. 5.2 Private Üb ernachtung Bei privater Übernachtung bei Freunden etc. kann eine Pauschale von CHF für ein Geschenk an den Gastgeber vergütet werden. 6 ÜBRIGE KOSTEN 6.1 Repräsentations- kosten Im Rahmen der Kundenbetreuung bzw. der Kontaktpflege mit der Firma nahestehender Drittpersonen kann es im Interesse der Firma liegen, dass diese Drittpersonen von Mitarbeitern eingeladen werden. Solche Ausgaben bedürfen der Bewilligung durch den Vorgesetzten. Diese ist, wenn immer möglich, vorgängig einzuholen. Es sind die Regelungen der Business Ethics Policy zu beachten. Zulässig sind pro Kunde und Jahr max. 2 Bewirtungen mit höchstens 4 Personen, davon höchstens 2 Mitarbeiter unseres Unternehmens. Die pro Anlass und Person getätigten Ausgaben dürfen CHF pro Person nicht überschreiten. Grundsätzlich gilt, dass bei solchen Einladungen Zurückhaltung zu üben ist. Die anfallenden Kosten müssen stets durch das Geschäftsinteresse gedeckt sein. Bei der Wahl der Lokalitäten ist auf die geschäftliche Bedeutung des Kunden bzw. Ge- schäftspartners sowie die ortsüblichen Sitten Rücksicht zu nehmen. Vergütet werden die effektiven Kosten, wobei folgende Angaben zu vermerken sind: Name und Titel aller anwesenden Personen, deren Firma und deren Geschäftsbeziehung zur Xerox (einschliesslich Firmen- angestellte) Name und Ort des Lokals Seite 6

7 Datum der Einladung Geschäftszweck der Einladung 6.2 Aus- und Weiterbildung 6.3 Mobiltelefon Die Kostenbeteilung ist in der Aus- & Weiterbildungspolicy geregelt. Diese finden Sie im Docushare unter Administration & General Info / Personnel & Administration / Training / Deutsch / Aus- & Weiterbildung. Xerox stellt dem Mitarbeiter auf Antrag eine SIM-Karte mit entsprechender Nummer zur Verfügung. Die Nummer bleibt im Eigentum der Xerox und muss bei Austritt wieder zurückgegeben werden. Das Mobil- kauft sich der Mitarbeiter selber. An den Anschaffungskosten beteiligt sich Xerox mit einer monatlichen Pauschale von CHF telefon Die Benützung des Mobiltelefons mit der Geschäftsnummer ist hauptsächlich für den geschäftlichen Gebrauch bestimmt. Private Telefongespräche sind auf ein absolutes Minimum zu beschränken und dürfen monatlich nicht mehr als CHF betragen. Übersteigt die private Nutzung des Mobiltelefons diese Limite, sind die Mehrkosten vom Mitarbeiter zu tragen. Der Mitarbeiter muss auf Verlangen jederzeit die detaillierte Telefonrechnung, die alle angerufenen Telefonnummern auflistet, vorlegen können. 6.4 Kreditkarten Der Mitarbeiter kann eine persönlich auf seinen Namen lautende Cor- porate Kreditkarte beantragen. Für diese Kreditkarten muss der Mitarbeiter keine Jahresgebühr bezahlen. In der Regel sind die Spesen mit dieser Karte zu bezahlen. Private Kosten sind vom Mitarbeiter selbst zu tragen. 7 ADMINISTRATIVE BESTIMMUNGEN 7.1 Spesenabrechnung und Visum Für die Spesenabrechnung ist das bene Formular zu benützen. von der Firmenleitung vorgeschrie- Die Spesenabrechnungen sind einmal monatlich zu erstellen und zusammen mit den entsprechenden Spesenbelegen dem zuständigen Vorgesetzten zum Visum vorzulegen. Belege, die der Spesenabrechnung beigelegt werden müssen, sind Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Fahrspesenbelege etc. Belege über CHF (oder Gegenwert) haben auf Xerox inkl. Adresse zu lauten. MwSt.-Nummer und Ansatz, sowie Beschreibung und Zeitpunkt der Leistung müssen darauf ersichtlich sein. Auslandspesen werden vom Mitarbeiter zum Tageskurs der Fremdwährung umgerechnet. Kursdifferenzen können auf der Spesenabrechnung abgerechnet werden. Alle Spesenabrechnungen sind in CHF abzurechnen. Seite 7

8 7.2 Administrative Abwicklung Alle Auslandreisen müssen mittels Dienstreiseantrag beantragt und auf diesem vom Group Resources Direktor genehmigt werden. Der geneh- migte Dienstreiseantrag ist der Spesenabrechnung beizulegen. Spesenabrechnungen sind in Schweizer Franken und innert max. 8 Wochen mittels Spesenabrechnungsformular (dieses ist als Excel-File im Intranet Swiss Online unter XCH-Forms verfügbar) unter Beifügung aller relevanten Original-Belege dem Vorgesetzten zu geben, der sie vor der Weiterleitung an die Finanzbuchhaltung auf sachliche und rech- nerische Richtigkeit prüft und durch Unterschrift bestätigt. Die Finanzbuchhaltung prüft alle eingehenden Spesenabrechnungen. Unkorrekte oder zu spät (nicht innert 8 Wochen) eingereichte Abrechnungen können zurückgewiesen werden. Die Auszahlung erfolgt zusammen mit dem Salär zum nächstmöglichen Termin. Spesenabrechnungen, die nach dem 6. Arbeitstag bei der Buchhaltung eintreffen, werden erst im Folgemonat vergütet. Vergütungsansprüche gegenüber anderen Xerox Companies sind unter Beifügung der entsprechenden Belege separat abzurechnen und mit Recharge zu kennzeichnen. Die zu belastenden internationalen Kostenstellen sind immer auf dem Spesenabrechnungsformular zu vermerken. Die Weiterbelastung wird von der Finanzbuchhaltung vorgenommen. 7.3 Spesenvorschüsse Spesenvorschüsse werden grundsätzlich nicht gewährt. Aufgrund besonderer Situationen, die den normalen Spesenumfang wesentlich ü- bersteigen, kann der zuständige Bereichsmanager befristete Vorschüsse bei der Personalabteilung beantragen. Die gewährten Spesenvor- sind mit der nächsten Spesenabrechnung zu schüsse verrechnen. 8.1 nach Mög- Übernachtungskosten im In- und Ausland 8 ABRECHENBARE AUFWENDUNGEN Es sind Hotels der Mittelklasse zu buchen. Entschädigt werden die effektiven, gemäss Originalbeleg nachgewiesenen Hotelkosten einschliesslich Frühstück von maximal CHF wobei allfällige Privatauslangen (z.b. Privattelefone, Minibar, etc.) von der Hotelrechnung in Abzug zu bringen sind. Sofern die im Zusammenhang mit Trainings anfallenden Verpflegungskosten nicht vom Trainingsveranstalter übernommen oder pauschal abgegolten werden, können sie gemäss den in 4.1 Auswärtige Ver- pflegung aufgeführten Verpflegungskosten abrechnet werden. Die Spesenpauschale wird nicht gekürzt. Mit diesen Kosten und den Ansätzen für Verpflegung sind alle Zusatzkosten wie Wäschereinigung etc. abgegolten. 8.2 Entschädigungen im Ausland und bei Trainingsaufenthalten im Ausland Für Fahrkosten vom Hotel zum Arbeitsort und zurück sind lichkeit die öffentlichen Verkehrsmittel zu verwenden. Bei einer Auslandsaufenthaltsdauer von mindestens 4 Wochen werden Seite 8

9 die Kosten für die Heimreise an einem Wochenende übernommen. Das Zimmer ist während der Abwesenheit freizugeben, damit nicht zusätzlidie Heimreise nicht höher als CHF kann der che Kosten entstehen. Sind die Kosten für Mitarbeiter jedes Wochenende heimreisen, vorausgesetzt es entstehen keine Hotelkosten. Dieses Flugticket (mit Beleg) ist auf der Spesenabrechnung abzurech- Für Trainingsaufwendungen ist das separate Trainings-Spesen- nen. Abrechnungsformular zu verwenden. 8.3 Meetings 8.4 Messen und Ausstellungen 8.5 Kundenreisen auf Kosten des Unternehmens 8.6 Geschenke an Kunden 8.7 Bewirtung von Mitarbeitern Meetings sind grundsätzlich in unternehmenseigenen Räumen durchzuführen. Externe Meetings sind nur zulässig, wenn dies aus geographischen Gründen wirtschaftlicher ist. Alle Abrechnungen sind durch die budgetverantwortliche Meetingleitung vorzunehmen. Rechnungen von Lieferanten werden nur akzeptiert, wenn das zuständige GL-Mitglied dem vorgängig zugestimmt hat. Verlangen Hotelbetreiber während Messen und Ausstellungen höhere Preise als üblich, kann der Mitarbeiter die effektiven Auslagen geltend machen. Ansonsten kommen die normalen Spesenansätze gemäss Reglement zur Anwendung. Kundenreisen auf Kosten unseres Unternehmens sind vorgängig durch den Generaldirektor zu bewilligen. Die Regelungen der Business Ethics Policy sind zu beachten. Die Rückvergütung von Auslagen im Zusammenhang mit Kundenreisen ist vom Generaldirektor zu genehmigen. Geschenke an Kunden sind lediglich im Rahmen der durch die Werbeabteilung bereitgestellten Artikel und in der pro Kunde definierten Menge zulässig. Sie werden von dieser abgerechnet und den entsprechen- Kostenstellen belastet. Es sind die Regelungen der Business E- den thics Policy zu beachten. Bewirtungen von Mitarbeitern (Mitarbeitermotivation) sind nur im Rahmen der (pro Person und Jahr) vorgegebenen Budgets für Abteilungsanlässe und Dienstjubiläen zulässig. Sie dürfen nur durch den betreffenden Vorgesetzen/Kostenstellenleiter abgerechnet werden. Alle Teilnehmer sind auf dem Spesenformular separat aufzuführen. 8.8 Wettbewerbe Reisen und Veranstaltungen aufgrund von Wettbewerben werden gänz- vom Unternehmen organisiert und bezahlt. Von den Teilnehmern lich können keine zusätzlichen Abrechnungen vorgenommen werden. 8.9 Besucher von anderen Xerox Gesellschaften 8.10 Kleinmaterial für Service- Techniker Besucher aus anderen Xerox-Gesellschaften bezahlen normalerweise die Kosten ihres Aufenthaltes selbst und rechnen diese im Rahmen ihrer eigenen Spesenregelung ab. Bewirtungen aus besonderem An- bedürfen der Genehmigung von dazu autorisierten Kostenstellen- lass leitern im Rahmen vorhandener Budgets. Service-Techniker können selbst beschaffte Kleinteile für dringende Reparaturen gegen Beleg abrechnen. Der Höchstbetrag pro Rechnung ist auf CHF begrenzt. Kleinausgaben bis CHF pro Rech- können nicht abrechnet werden; diese sind mit der Spesenpau- nung schale abgegolten (gemäss 14.2 Kleinausgaben ). Seite 9

10 8.11 Sonstige Auslagen Parkgebühren können gegen Beleg abgerechnet werden, wenn sie nicht bereits in einer entsprechenden Pauschale enthalten sind. Wenn keine Belege erhältlich sind (z. B. bei Parkuhren), ist dies auf der Spe- zu senabrechnung vermerken. Gebühren für geschäftliche Telefongespräche können unter Angabe von Grund und Dauer der Gespräche abgerechnet werden, wenn sie nicht bereits in einer entsprechenden Pauschale enthalten sind und die Benutzung eines Geschäfts-Telefons nicht möglich war. Porti und Versandgebühren sind nur in begründeten Fällen gegen Beleg als Spesen abrechenbar Telefone 8.13 Laptop An- schluss Festnetz: Xerox übernimmt die Gebühren für sämtliche Geschäfts- Telefonate. Privatgespräche sind mit der Vorwahl 99 einzuleiten und werden der Person, auf deren Namen das Telefon eingerichtet ist, auf der Salärabrechnung belastet, sofern die monatlichen Gebühren den Betrag von CHF übersteigen. Mobiltelefone: Siehe 6.3 Mobiltelefon. Bei der Verwendung von Laptop-Modems ausserhalb des internen Xerox-Netzwerks sind für bestimmte Anwendungen zur Synchronisierung der Daten regelmässige, kurzzeitige Verbindungen über das öffentliche Telefonnetz erforderlich. Die hierfür anfallenden Kosten werden von Xerox nicht übernommen (Ausnahme: Service-Techniker). Seite 10

11 9 TEIL 2: MOTORFAHRZEUGE 9.1 Grundlage Ein Motorfahrzeug im Sinne dieses Reglements dient zur Unterstützung der Erfüllung arbeitsvertraglicher Verpflichtungen gegenüber dem Unternehmen. Das Fahrzeug kann vom Unternehmen oder von den Mitarbeiter für diesen Zweck zur Verfügung gestellt sein. 10 FIRMENFAHRZEUGE 10.1 Bereitstellung von Firmenfahrzeugen Anrecht auf ein Firmenfahrzeug haben nur Mitarbeiter, welche geschäftsbedingt Material, Ersatzteile etc. transportieren müssen (i.d.r. Service-Techniker). Firmenfahrzeuge betreffende Transaktionen, wie Beschaffung, Zuteilung, Änderung, Rücknahme etc. sind ausschliesslich durch die Abteilung Interne Dienste vorzunehmen. Es besteht kein Anspruch auf die Zuteilung eines Fahrzeuges mit einem bestimmten Kontrollschild, die Abteilung Interne Dienste kann jedoch entsprechende Wünsche nach Möglichkeit berücksichtigen. Es besteht ebenfalls kein Anspruch auf ein fabrikneues Fahrzeug. Firmenfahrzeuge werden den Benützern in verkehrssicherem und gepflegtem Zustand übergeben Ausstattung von Firmenfahrzeugen Firmenfahrzeuge werden in Standardausführung und -farben geliefert. Übliche Sonderausstattungen können bei der Abteilung Interne Dienste beantragt werden. Alle Einbauten müssen jedoch so demontierbar sein, dass bei Bedarf der ursprüngliche Zustand des Fahrzeuges wiederhergestellt werden kann. Alle Kosten im Zusammenhang mit Beschaffung, Einbau, Betrieb, Wartung und Unterhalt des Zubehörs sowie allfälliger Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes gehen zu Lasten des Fahrzeugbenützers. Ausgenommen hiervon sind Sonderausstattungen, die vom Unternehmen aufgrund besonderer Notwendigkeit und Vereinbarung zur Verfügung gestellt wurden. Für bestimmte Firmenfahrzeuge ist ein einheitliches Design bezüglich Farben und Beschriftungen (z.b. Firmenlogo) vorgeschrieben. Veränderungen am Design dieser Fahrzeuge sind nicht zulässig Versicherung des Firmenfahrzeuges 10.4 Allgemeine Pflichten Die Versicherung des Firmenfahrzeuges umfasst die Haftpflichtversicherung gegenüber Dritten in unbeschränkter Höhe. Es besteht keine Kaskoversicherung. Der Benützer hat das Firmenfahrzeug stets sachgemäss zu behandeln und die Fahrweise den verkehrsmässigen Begebenheiten so anzupassen, dass andere Verkehrsteilnehmer nicht gefährdet und die Umwelt geschont werden. Der Benützer ist für die Verkehrssicherheit des Fahrzeuges verantwortlich (Reifendruck, Öl, Wasser, Frostschutz, Reinigung, Sommer- / Winterreifen, Schneeketten etc.) und hat dafür zu sorgen, dass alle Inspek- Seite 11

12 tionen einschliesslich Abgaskontrollen in den vorgeschriebenen Intervallen rechtzeitig bei den vorgegebenen Service-Stationen durchgeführt werden. Der Benützer hat in eigener Verantwortung für die Unterbringung des überlassenen Firmenfahrzeuges am eigenen Wohnort zu sorgen. Das Unternehmen vergütet keine Kosten für private Garagen oder Parkplätze. Ebenso sind Nachtparkgebühren auf öffentlichem Grund ausgeschlossen Fahrtenkontrolle Der Benützer ist verpflichtet, das zum Firmenfahrzeug gehörende Fahrtenbuch ordnungsgemäss zu führen und auf Verlangen vorzuweisen. Eine Kopie des Fahrtenbuches ist mit der Spesenabrechung monatlich einzureichen Benzinbezug / Wasch-Service 10.7 Überlassung an Dritte 10.8 Privatfahrten mit Firmenfahrzeugen Benzin, Öl und Waschservice für Firmenfahrzeuge können an den vorgegebenen Tankstellen mit der zur Verfügung gestellten Benzin- Kreditkarte bezogen werden. Wenn der Bezug ausnahmsweise bei einer anderen Tankstelle gegen Barzahlung erfolgen musste, können die Auslagen gegen entsprechenden Beleg als Spesen abgerechnet werden. Das Firmenfahrzeug darf nur von der Person gelenkt werden, der es zugeteilt ist. Eine Überlassung an Dritte ist nicht zulässig, ausser der Vorgesetzte oder die Abteilung Interne Dienste hat dies ausdrücklich angeordnet. Verantwortlich für alle Schäden, die ein unberechtigter Dritter mit dem Firmenfahrzeug verursacht, ist die Person, der es zugeteilt wurde. Firmenfahrzeuge dürfen vom Benützer (aber nicht von Dritten) auch für Privatfahrten benutzt werden. Nicht zulässig sind missbräuchliche Verwendungen des Firmenfahrzeuges (z.b. als Lehrfahrzeug, für untaugliche Transporte, risikoreiche Veranstaltungen wie Rennen, Rallyes etc.). Die Benützung des Firmenfahrzeuges für Urlaubsfahrten ins Ausland muss vorgängig durch den Vorgesetzten genehmigt werden. Auf Kosten des Benützers muss eine Ferien-Kaskoversicherung abgeschlossen werden. Für Kurzausflüge ins Ausland unter 200 km (ausserhalb der Ferien, z.b. am Wochenende) ist keine zusätzliche Versicherung erforderlich. Wird der Geschäftswagen privat benützt, bezahlt der Mitarbeiter für diese Fahrten CHF 0.35 pro gefahrenen Kilometer Diebstahl Der Benützer hat in zumutbarem Rahmen für die Sicherheit des Firmenfahrzeuges und dessen Inhalt gegen Diebstahl und Beschädigung besorgt zu sein. Dies betrifft besonders das Abschliessen des Fahrzeuges während Abwesenheit und der von aussen nicht einsehbaren Unterbringung von Gegenständen im Fahrzeug. Das Unternehmen übernimmt keine Haftung für Diebstahl oder Beschädigung von persönlichen Sachen des Benützers. Das Unternehmen behält sich vor, bei grober Fahrlässigkeit Schadenersatz für abhanden gekommenes Firmeneigentum zu verlangen Unfälle und Schadenereignisse Unfälle und Schadenereignisse, von welchen das Firmenfahrzeug in irgendeiner Weise betroffen wurde, sind mittels Schadenanzeigeformular (Europäisches Unfallprotokoll) innert längstens 2 Arbeitstagen an die Abteilung Interne Dienste zu melden, unabhängig davon, ob den Benützer ein Verschulden trifft oder nicht. Dies gilt auch für Park- und Ba- Seite 12

13 gatellschäden. Bei Verschulden des Benützers ist die Schadensmeldung vom Vorgesetzten mit zu unterzeichnen. Das Unternehmen kann die Instandsetzungskosten ganz oder teilweise zurückfordern. Wurden bei einem Unfall Personen verletzt, das Firmenfahrzeug schwer beschädigt oder sind andere gravierende Unfallfolgen zu verzeichnen (z.b. Gefährdung von Gewässern, Bahnanlagen etc.), ist sofort die Polizei zu rufen und anschliessend die Abteilung Interne Dienste zu verständigen, damit diese erforderlichenfalls Entscheidungen treffen und Massnahmen anordnen kann Nichtbenützung während längerer Zeit Entzug des Firmenfahrzeuges / Ordnungswidrigkeiten Der Benützer ist verpflichtet, eine längere Nichtbenützung des Firmenfahrzeuges (z.b. aufgrund von Krankheit, Ferien, Militärdienst oder anderen Abwesenheitsgründen) an die Abteilung Interne Dienste zu melden. Das Unternehmen kann das Firmenfahrzeug bei Bedarf anderweitig zuteilen. Das Firmenfahrzeug kann dem Benützer vom Unternehmen entzogen werden, wenn dieser sich im Zusammenhang mit der Benützung des Fahrzeuges grob fahrlässig verhält (z.b. in angetrunkenem Zustand fährt), die Sorgfaltspflicht verletzt oder das Fahrzeug zweckentfremdet. Polizeiliche Bussen oder andere Gebühren aufgrund von begangenen Ordnungswidrigkeiten oder strafbaren Handlungen gehen vollumfänglich zu Lasten des Benützers Entzug des Führerausweises Rückgabe des Firmenfahrzeuges Bei Entzug des Führerausweises hat der Benützer dies unverzüglich dem Vorgesetzten mitzuteilen. Das Firmenfahrzeug ist in diesem Falle sofort zurückzugeben. Sofern die Verwendung eines Motorfahrzeuges für die arbeitsvertraglich vereinbarte Leistungserbringung unerlässlich ist, kann der Entzug des Führerausweises für das Unternehmen ein Kündigungsgrund sein. Bei Rückgabe des Firmenfahrzeuges muss dieses innen und aussen sauber sein. Neben dem Fahrzeug sind alle bei Übernahme des Fahrzeuges erhaltenen Fahrzeugpapiere, die Benzinkreditkarte, das Fahrzeugzubehör (z.b. Betriebsanleitung, Pannendreieck, Werkzeug, Wagenheber etc.) zurückzugeben. Nicht vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Sonderausstattungen sind vom Benützer zu entfernen und der ursprüngliche Fahrzeugzustand ist wieder herzustellen. Es ist ein Ü- bergabeprotokoll zu erstellen, in welchem alle allfälligen Mängel aufgeführt sind. Das Protokoll ist vom Benützer und dessen Vorgesetzten zu unterzeichnen und an die Abteilung Interne Dienste abzugeben. Wechselt der Benützer des Firmenfahrzeuges an eine Stelle, für welche kein Firmenfahrzeug vorgesehen ist, ist das Fahrzeug zurückzugeben. Besteht der Wunsch nach einer privaten Übernahme des Fahrzeuges, kann dies bei der Abteilung Interne Dienste angefragt werden. Grundsätzlich ist für die Bemessung des Preises die Leasinggesellschaft zuständig. 11 PRIVATFAHRZEUG - AUTOPAUSCHALE Seite 13

14 11.1 Abrechnung der Pauschale Die Pauschale wird einmal jährlich mit den effektiv gefahrenen Kilometern verglichen und rückwirkend angepasst. Sind die tatsächlich gefahrenen Kilometer höher als die ausbezahlte Pauschale wird die Differenz nachvergütet. Sind weniger Kilometer gefahren worden, so werden die zuviel bezahlten Pauschalanteile bei der Gehaltsabrechnung abgezogen. Die Bemessungsperiode wird vom 1. Juli bis 30. Juni festgelegt. Die Korrekturen werden jeweils mit dem August-Gehalt bereinigt. Mitarbeiter, welche die Firma verlassen, haben 1 Monat vor dem Austrittsdatum eine Fahrtenkontrolle abzugeben. Der Bemessungszeitraum wird dann vom 1. Juli bis 1 Monat vor dem Austrittsdatum festgelegt. Erhöhen sich die monatlich gefahren Kilometer um mehr als 100 km pro Monat, so werden Sie rückwirkend der nachfolgend höheren Kategorie zugeteilt. Vermindern sich die monatlich gefahren Kilometer um mehr als 300 km pro Monat, so werden diese rückwirkend der nachfolgend tieferen Kategorie zugeteilt. Beispiele für die Abrechnung vom 1. Juli 200X bis 30. Juni 200Y: Annahme: Erhaltene Autopauschale CHF 1'107. pro Monat für 1'800 km. Effektiv gefahrene Neue Pauschale ab Neue Pauschale ab Nachvergütung Km pro Monat 1.7. in CHF 1.7. in Km. Lohnabzug ' Vergütung 12 x ' keine ' keine Abzug 12 x Die Nachzahlung oder der Lohnabzug für die Nachvergütung erfolgt im August Arbeitsweg Die Hin- und Rückfahrt zwischen Wohnort und Arbeitsort kann den Technikern als Geschäftsfahrt angerechnet werden. Für die Verkaufsmitarbeiter gilt die Strecke Wohnort Kunde ebenfalls als Geschäftsfahrt. Für alle übrigen Mitarbeiter gilt die Fahrt vom Wohnort zum Arbeitsort als Privatfahrt und darf nicht auf der Fahrtenkontrolle aufgeführt werden. Es besteht kein Anspruch auf eine Honorierung dieser Privatfahrten Fahrtenkontrolle Mitarbeitende, die eine monatliche Auto-Pauschale erhalten, sind verpflichtet, für Geschäftsfahrten ein Fahrtenbuch zu führen. Das Fahrtenbuch ist quartalsweise der Personalabteilung abzugeben. Das Nichteinhalten dieser Anweisung hat die Streichung der Pauschale zur Folge Entzug des Führerausweises Bei Entzug des Führerausweises ist dies unverzüglich dem Vorgesetzten und der Personalabteilung mitzuteilen. Während der Dauer des Seite 14

15 Führerausweisentzuges (länger als 1 Monat) wird keine Spesenpauschale ausbezahlt. Der Mitarbeiter kann während dieser Zeit die Benützung der öffentlichen Verkehrsmittel 1. Klasse verrechnen. Sofern die Verwendung eines Motorfahrzeuges für die arbeitsvertraglich vereinbarte Leistungserbringung unerlässlich ist, kann der Entzug des Führerausweises für das Unternehmen ein Kündigungsgrund sein. 12 TEIL 3: ZUSATZREGLEMENT FÜR AUSSEN- DIENSTMITARBEITER 13 ALLGEMEINES 13.1 Grundsatz Das allgemeine Spesenreglement gilt auch für Aussendienstmitarbeiter, soweit dieses Zusatzreglement nicht davon abweicht Definition Aussendienstmitarbeiter 13.3 Definition Mitarbeiter mit Autopauschale Die Aussendienstmitarbeiter sind wie folgt definiert: Service Techniker (100% Aussendiensttätigkeit) Verkaufsleiter, Leiter Consulting, Regionale Serviceleiter (80% Aussendiensttätigkeit) Aussendienstmitarbeiter (Verkauf, XISS, Consultant, PR and Communications) (80% Aussendiensttätigkeit) Hat eine Person zur Erfüllung ihrer arbeitsvertraglichen Verpflichtungen regelmässig ein privates Motorfahrzeug zur Verfügung zu stellen, vergütet ihr das Unternehmen einen monatlichen Pauschalbetrag. 14 PAUSCHALSPESEN 14.1 Pauschalspesen Den Aussendienstmitarbeitern erwachsen im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit vermehrt Auslagen für Repräsentation sowie Akquisition und Pflege von Kundenbeziehungen. Die Belege für diese Repräsentations- und übrigen Bagatellspesen sind teilweise nicht oder nur unter schwierigen Bedingungen zu beschaffen Kleinausgaben Mit dieser Pauschalentschädigung sind sämtliche Kleinausgaben bis zur Höhe von CHF pro Ereignis abgegolten, wobei jede Ausgabe als einzelnes Ereignis gilt. Verschiedene zeitlich gestaffelte Ausgaben können somit auch dann nicht zusammengezählt werden, wenn sie im Rahmen eines einzigen Geschäftsauftrages (z.b. einer Reise) erfolgen (Kumulationsverbot). Empfänger von Pauschalspesen können diese Kleinausgaben (Bagatellspesen) bis CHF nicht mehr effektiv geltend machen. Seite 15

16 14.3 Auswärtige indivi- duelle Verpflegung Der Aussendienstmitarbeiter hat keinen Anspruch auf Entschädigung des auswärtigen individuellen Mittagessens gemäss allgemeinem Spesenreglement. Diese Regelung gilt auch bei Trainings und Auslandreisen. Ist eine Heimkehr des Aussendienstmitarbeiters erst nach Uhr möglich, hat er Anspruch auf Entschädigung der individuellen Ver- des Abendessens gemäss allgemeinem Spesenregpflegungskosten lement. Den Mitarbeitern wird auf dem Lohnausweis Mahlzeiten durch die Firma vergünstigt werden. bescheinigt, dass die 14.4 Höhe der Pauschalspesen Die Höhe der Pauschalspesen pro Monat beträgt für: Service Techniker (100% Aussendiensttätigkeit) CHF pro Monat Verkaufsleiter, Leiter Consulting, CHF pro Monat Regionale Service- leiter (80% Aussendiensttätigkeit) Aussendienstmitarbeiter CHF pro Monat (Verkauf, XISS, Consultant, PR and Communications) (80% Aussendiensttätigkeit) Der ausbezahlte Pauschalbetrag wird im Lohnausweis ausgewiesen. 15 FAHRTKOSTEN 15.1 Privatwagen Den Aussendienstmitarbeitern, welche ihren Privatwagen für Geschäftsfahrten benützen, vergütet Xerox die Spesen für das Privatauto in Form einer Pauschalentschädigung. Diese beträgt: Geschäfts-Km Km pro Monat CHF pro Km Monatliche pro Jahr Pauschale CHF ab Seite 16

17 Die Pauschale wird monatlich mit dem Salär ausbezahlt und auch bei Trainings (ausser NIT), interimistischem Einsatz in anderen Bereichen und Ferien gewährt Verkaufsleiter, Leiter Consulting, regionale Servieleiter Die oben aufgeführten Kilometerkosten basieren auf den Ermittlungen des TCS und werden periodisch überprüft. Die Pauschale bemisst sich nach der zu erwartenden jährlichen Gesamtfahrleistung. Die Fahrleistung wird jährlich anhand des Fahrtenbuches überprüft und die Pauschale entsprechend angepasst. Sofern der Mitarbeiter pro Jahr weniger als 8'400 km geschäftlich mit dem Privatauto unterwegs ist, vergütet Xerox die Spesen gemäss allgemeinem Spesenreglement. Bei Funktionswechsel erfolgt eine sofortige Anpassung der Pauschale. Mit der Pauschalentschädigung sind alle Kosten abgegolten, die durch die Benützung des eigenen Autos erwachsen (Inkl Kaskoversicherung). Die Benützung des Privatautos für geschäftliche Zwecke erfolgt auf eigenes Risiko. Wird das Fahrzeug während mehr als 11 Arbeitstagen nicht eingesetzt (z.b. aufgrund von Unfall, Krankheit oder anderen Ab- wesenheitsgründen), kann das Unternehmen eine entsprechende pro rata Kürzung der Pauschale vornehmen. Verkaufsleiter, Leiter Consulting und regionale Serviceleiter erhalten ungeachtet der gefahrenen Kilometer eine monatliche Funktionspau- (Autopauschale) von CHF 1' Sind die effektiv gefahrenen schale Kilometer höher als die Funktionspauschale so werden die Mehrkilometer gemäss obiger Tabelle nachvergütet. Sind die effektiv gefahrenen Kilometer niedriger als die Funktionspauschale so ist die Differenz zwischen der Funktionspauschale (CHF 1'650.--) und den abgerechneten Kilometern gemäss Fahrtenkontrolle Lohnbestandteil und demzufolge sozialleistungsleistungs- und steuerpflichtig. Die Fahrleistung wird jährlich anhand des Fahrtenbuches überprüft und die Pauschale gemäss obiger Tabelle jeweils rückwirkend den effektiv gefahrenen Kilometern angepasst für die Aufteilung in steuerpflichtige und steuerfreie Pauschalanteile. Die Bemessungsperiode ist vom 1. Juli bis 30. Juni festgelegt. Die Korrekturen werden jeweils in der August Salärabrechnung festgehalten. Erhöhen sich die monatlich gefahren Kilometer um mehr als 100 km pro Monat, so werden diese rückwirkend der nachfolgend höheren Kategorie zugeteilt. Vermindern sich die monatlich gefahren Kilometer um mehr als 300 km pro Monat, so werden diese rückwirkend der nachfolgend tieferen Kategorie zugeteilt Generalabonnement Auf Antrag des Mitarbeiters kann anstelle einer Autopauschale ein Generalabonnement 1. Klasse vergütet werden. Seite 17

18 Auf dem Lohnausweis wird diesen Mitarbeitern bescheinigt, dass der Arbeitsweg durch die Firma übernommen wird. 16 GESCHÄFTSWAGEN 16.1 Nutzung zu Geschäfts- und Privatzwecken Da das Geschäftsauto mit dem Firmenlogo beschriftet ist und mit Arbeitsmaterial ausgestattet wurde, steht es nur bedingt zum privaten Gebrauch zur Verfügung. Wird der Geschäftswagen dennoch privat benützt, bezahlt der Mitarbeiter für diese Fahrten CHF 0.35 pro gefahrenen Kilometer. Aufgrund dieser Vereinbarung werden in den persönlichen Steuerein- dieser Mitarbeiter grundsätzlich keine Aufrechnungen schätzungen mehr für den Privatgebrauch des Geschäftswagens vorgenommen; ein Arbeitswegabzug entfällt. 17 GÜLTIGKEIT 17.1 Inkrafttreten Dieses Spesenreglement tritt rückwirkend auf den 1. Januar 2004 in Kraft Genehmigung Dieses Reglement wurde am 10. September 2004 genehmigt von Christophe Touton General Manager André Hänggi Manager Group Resources Seite 18

19 18 ANHANG MIT FORMULARREFERENZEN ZU DOCUSHARE 18.1 Formulare Alle Formulare finden Sie im Docushare unter: Administration & General Info. Forms Dienstreiseantrag Fahrtenbuch für Privat PW Fahrtenkontrolle Geschäfts PW Antrag für eine Autopauschale Spesenabrechnungsformular inkl. Training Personal & Administration Formulare Deutsch Antrag für Aus- & Weiterbildung Die Aus und Weiterbildungspolicy finden Sie unter: Administration & General Info. Personal & Administration Training Deutsch Aus- & Weiterbildungspoliy Seite 19