Intelligente - und Content-Archivierung von Symantec. Mario Hoffmann Senior PreSales Consultant

Transkript

1 Intelligente - und Content-Archivierung von Symantec Mario Hoffmann Senior PreSales Consultant

2 Agenda 1 Symantec heute 2 Risiken und Kosten 3 Risikominimierung und Kostensenkung 4 Weitere Informationen

3 Symantec heute 3

4 Strategische Prioritäten und Enterprise-Lösungen STRATEGISCHE PRIORITÄTEN: Enterprise Security & Management Rechenzentrumsautomatisierung LÖSUNGEN: Speicherverwaltung Sicherheitsmanagement Endgeräteverwaltung IT- Richtlinieneinhaltung Disaster Recovery Endgerätesicherheit IT-Servicemgmt Discovery- u. Datenaufbewahrungsmgmt Archivierung Hochverfügbarkeit Messaging- Sicherheit Virtualisierungsmgmt Endgerätevirtualisierung Verhindern von Datenverlusten Datensicherung Web- Sicherheit Green IT

5 Risiken und Kosten 5

6 Risiken Informationen sind unstrukturiert und in verschiedenen Systemen abgelegt. Die Suche nach wichtigen Informationen ist komplex und langwierig. Es ist nicht sicher, dass ALLE relevanten Informationen vorhanden sind. Klagen und Audits erfordern schnelles Offenlegen von Informationen.

7 Die -Falle Rechtspflichten und Haftungsfragen bei der Nutzung und Aufbewahrung betriebskritischer Dokumente Quelle: e s b Rechtsanwälte ( 7

8 IT-Abhängigkeit Erkenntnis: Information und ihre Verfügbarkeit als essentielle Unternehmens-Ressource ist Träger geschäftsrelevanter Informationen und mithin Gegenstand notwendiger Dokumentation o Gesetzliche Vorgaben KonTraG: Schutzstufenkonzept inkl. Kontrollsystem zur Risikofrüherkennung, Notfallvorsorge, vgl. 91 ff. AktG, 289 HBG 147 AO ivm GOBS & GdPdU:Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Unverfälschbarkeit (EURO)SOX-Compliance: verschärfte Anforderungen u.a. an Daten- Verfügbarkeit HGB, 257: Transparenz, Revisions- und Datensicherheit TKG und BDSG, 9 nebst Anlage: Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität Federal Rules of Civil Procedure (FRCP): Herausgabe relevanter Daten in Ermittlungsphase eines Gerichtsverfahrens Quelle: e s b Rechtsanwälte (

9 IT-Abhängigkeit o Wirtschaftliches Bedürfnis Basel II: Bewertungsnachteile bei mangelndem IT-Riskmanagement Betriebliches Wissensmanagement anwaltliche Beweisverwertung vertragliche Sorgfaltspflichten (Klienten, Mitarbeiter, Vertragspartner) nach Datensicherheit bzw. umfassender formuliert IT-Sicherheit für alle betriebswichtigen Datenkategorien, von der Wiege bis zum Grab Generierung über Archivierung bis zum Löschen Quelle: e s b Rechtsanwälte (

10 KonTraG, Basel II, Sarbanes Oxley etc. Aus dieser Erkenntnis heraus besteht die Verpflichtung zu einem effektiven RMS Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG): RMS mit Verschuldensvermutung im Schadensfall und persönlicher Haftung des Managements IKS/RMS als zentraler Bestandteil aller neuen nationalen und internationalen Compliance-Gesetze BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme) RMS/IKS-Anforderungen insbes. auch bei Sarbanes Oxley, EuroSox, Basel/Solvency II RMS (inkl. Überwachung/Kontrolle/Aktualisierung/Dokumentation) auch als zentraler Bestandteil der allgemeinen kaufmännischen Sorgfaltspflichten Information Lifecycle Management (ILM) wiederum als zentraler Bestandteil jedes RMS Quelle: e s b Rechtsanwälte (

11 Umsetzung: Umsetzung eines RMS ist Chefsache! Delegation an CIO nicht ausreichend. IT-Governance gehört heute zum Kernbereich der unternehmerischen Leitungsaufgaben IT Risk Management als Kardinalspflicht Outsourcing entbindet grds. nicht von Verantwortlichkeit: Schaffung eines autonomen internen Kontrollsystems (IKS) Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen, u. a. Schutz vorhandener Informationen Bereitstellung vollständiger, genauer und aussagefähiger sowie zeitnaher Aufzeichnungen Effizienzsteigerung durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen Quelle: e s b Rechtsanwälte (

12 Haftung des Managements Sondergesetzlich: Privatvermögenshaftung nach KonTraG Die Einführung eines Risikomanagements gehört jetzt zur Pflicht des Vorstands. Im Schadensfall kann eine Verletzung dieser Organisationspflicht gemäß 93 Abs. 2 AktG zu einer deutlich verschärften Haftungssituation führen. Für den Fall, dass kein ausreichendes Überwachungssystem etabliert wurde, kann der Vorstand haftbar gemacht werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass durch die in 93 Abs. 2 AktG kodifizierte Beweislastumkehr die Vorstände nachweisen müssen, dass sie ihren Pflichten in einem ausreichenden Maße nachgekommen sind. Inhaltliche Anforderungen an das RMS: Der Gesetzgeber gibt in 91 Abs. 2 AktG lediglich die Vorgabe, dass ein RMS eingeführt werden muss, er gibt jedoch nicht konkrete Vorgaben, wie das RMS ausgestaltet werden muss. Daher muss sich der Vorstand bei der praktischen Umsetzung an betriebswirtschaftlich gebotenen Gesichtspunkten orientieren, und zwar mit der in 93 Abs. 1 S. 1 AktG gebotenen Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsführers. Das RMS muss demnach gewährleisten, dass die das Unternehmen möglichen drohenden Risiken vollständig erfasst, beherrscht und gesteuert werden. Dies heißt konkret, dass das RMS Maßnahmen festlegen muss, die eine effiziente Identifikation, Analyse und Bewertung der Risiken ermöglichen ( Risikostrategie ).Ferner muss sichergestellt werden, dass die so erfassten Risiken angemessen gesteuert werden. LG Berlin 2002: Fehlen eines Risikofrüherkennungssystems berechtigt zur außerordentlichen Kündigung des Vorstands Quelle: e s b Rechtsanwälte (

13 Andererseits Computer Partner : Alarmierend: Ein Drittel der Unternehmen weiß nichts von der elektronischen Archivierungspflicht Die elektronische Archivierung steckt in Deutschland noch in den Kinderschuhen: Nur ein Viertel der von Dr. Haffa Expert Call befragten Entscheider gibt an, dass in ihrem Unternehmen ordnungsgemäß archiviert wird. Über ein Drittel wusste bislang gar nicht, dass eine solche Verpflichtung überhaupt besteht. o Datensicherung und Wiederverfügbarmachung heutzutage Selbstverständlichkeit (Bundesgerichtshof) o Unterbliebenen Dokumentation eines Risikofrüherkennungssystems ist ein wesentlicher Gesetzesverstoß & führt zur Anfechtbarkeit des Beschlusses über die Entlastung des Vorstandes (LG München, Urt. V Az.: 5 HKO 15964/06) o Mangelhaftes Risikomanagement führt zur außerordentliche Kündigung eines Vorstandsmitgliedes (LG Berlin Urt. v Az.: 2 O 358/01) Quelle: e s b Rechtsanwälte (

14 Wie passt das zusammen? Unternehmen beziehen Archivierungspflichten nicht auf Mailkommunikation Unternehmen vereinfachen Compliance auf den Bereich Revision und Steuerprüfung (GOBS/GDPdU) Vertraulich, fälschungssicher, via Index verfügbar 6jährige Aufbewahrung der Geschäftspost nach Handelsrecht 10 Jahre bei Steuerrelevanz Überschaubare Sanktionen: Bußgelder (aber: 2009 von 25T auf 250T!); Strafschätzung Unternehmen übersehen dabei aber: Information und ihre Verfügbarkeit als essentielle Ressource (Know-how, Beweisführung)... und wesentlich gefährlichere Haftungsquelle! Quelle: e s b Rechtsanwälte (

15 Kosten Die Menge der Informationen wächst exponentiell. Anforderungen an die Systeme wachsen. Kosten für Verwalten und Sichern der Information wachsen exponentiell. Manuelle Offenlegung erfordert hohen Personalaufwand.

16 Risikominimierung und Kostensenkung 16

17 Risikominimierung Informationen aus verschiedenen Systemen werden zentral abgelegt. Volltextindizierung über die zentrale Ablage vereinfacht die Suche. Richtlinien sichern das Ablegen ALLER relevanten Informationen. Offenlegung für Audits und Klagen ist einfach, schnell und sicher.

18 Kostensenkung Jede Information ist nur einmal vorhanden und wird komprimiert. Ablage auf zentralem System ermöglicht Konsolidierung und Senkung von Kosten. Verwaltung und Sichern der Informationen wird vereinfacht. Weniger Personal- und Zeitaufwand für Offenlegung.

19 Weitere Informationen 19

20 Enterprise Vault History 1980 s 1990 s ALL-IN-1 - Team is still together Design of Enterprise Vault For Exchange - Microsoft collaboration Released to market as Enterprise Vault V1.0 founded - Management Buy Out (entire Enterprise Vault team) Development, QA, Support, Pre & Post Sales - Reading Microsoft Gold Partner Status Achieved on Product Acquisition by VERITAS September Symantec & VERITAS merger completed July Original Digital development team still working together

21 Abgrenzung zum DMS / CRM DB/FS FS DB Scan Office SQL SAP DB/FS CRM ECM MOSS Mail Outlook EV

22 Storage Management und Compliance Mail 1 User Mailbox Journal Mailbox Client (OST/NSF) Compliance (E-Discovery) Journal Archiving Task (Kontinuierlich) Unterstützt Envelope Journaling Audit möglich EV Storage Management Mailbox Archiving Task (regelbasierend) Zum Beispiel: Älter als 4 Wochen User Archiv Journal Archiv 5 Reviewer

23 Funktionen von Enterprise Vault Transparenter Zugriff Suche Discovery / Supervision Enterprise Vault SharePoint Server File Server Server Sicher Effizient Aufbewahren/Löschen Zukunftssicher Index Kategorisieren Klassifizieren Günstiger Schneller höhere Verfügbarkeit

24 Nahtlose Outlook Integration Icon für archivierte s Funktionen (Löschen, Weiterleiten, Antworten, etc.) Toolbar Buttons und Menüoptionen zum Archivieren, Wiederherstellen und Suchen Support für OWA

25 Finden: Suche Integriert in Outlook/Notes und Anhänge Selbstständiger Recall Security = Mailbox Suche auch aus dem Webbrowser möglich

26 Screenshot - File System Placeholders Archived items can be replaced by Placeholders In most cases show the offline icon for the associated application Shows original file size (although actual size is less than 4KB)

27 Enterprise Vault Archivierungsplatform Servers STORE MANAGE DISCOVER File Servers Migration Retention Search/Review Legal IM Servers Compression Expiree Export SharePoint De-duplication Preservation Supervise Info Sec. Legacy Databases Transparency Audit Analysis HR Desktops Archive End Users ECM CLASSIFICATION

28 Reduzierte Speicherkosten und verbesserte Performance Server Share Point Enterprise Vault Storage NTFS, NetApp, EMC, IBM, Storage TEK, etc. File Server Optimized Single Instance Storage Global SIS und Vault Store Sharing Einmaliges Schreiben auf Disk Speichermodell Archivübergreifend Attachment-level Sharing Sharing zwischen Exchange, SharePoint, FSA etc. Support für block-level de-dup und/oder compression SIS mit WORM Storage

29 Ability to execute Was sagen die Analysten Challengers Leaders Market Share Others; 22,4% Symantec; 37,4% Messaging Architects; 2,7% CA; 2,9% Quest; 3,1% Niche Players Completeness of vision Visionaries CommVault; 3,4% Mimosa; 3,9% IBM; 6,5% Autonomy; 8,9% EMC; 9,0% Gartner Magic Quadrant for Active ArchivingMay 20, 2008 Gartner DataQuest 2008

30 Weitere Resourcen 30

31 Welche Fragen haben Sie? Mario Hoffmann 2007 Symantec Corporation. All rights reserved. THIS DOCUMENT IS PROVIDED FOR INFORMATIONAL PURPOSES ONLY AND IS NOT INTENDED AS ADVERTISING. ALL WARRANTIES RELATING TO THE INFORMATION IN THIS DOCUMENT, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, ARE DISCLAIMED TO THE MAXIMUM EXTENT ALLOWED BY LAW. THE INFORMATION IN THIS DOCUMENT IS SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. 31