SelectLine Warenwirtschaftsanbindung an cobra

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1 SelectLine Warenwirtschaftsanbindung an cobra Warenwirtschaft Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und lassen Sie die Software für sich arbeiten.

2 Inhaltsverzeichnis SelectLine Warenwirtschaftsanbindung an cobra Einführung Installation Funktionen der SelectLine Toolbar Adresse anzeigen Adresse in SelectLine aktualisieren Recherchierte Adressen übergeben Besonderheiten zur Adress-Übergabe Belege in SelectLine anlegen Adressen-Recherche Selbstdefinierte Auswertungen konfigurieren Informationen Der Karteireiter Belege Auswertung Belege Auswertung Statistiken Auswertung Tabellenstatistik Auswertung Benutzerdefiniert Hinweise Seite 1 von 14

3 1 Einführung Seit mehreren Versionen gibt es bereits die Voraussetzung, Daten zwischen der SelectLine Warenwirtschaft und den CRM-Systemen von cobra in beide Richtungen auszutauschen. Seit der Version cobra 2009 verfügt das CRM-Programm nun über eine frei programmierbare Schnittstelle zur Anbindung von ERP-Systemen. Unter Ausnutzung dieser neuen Möglichkeiten wurde seitens SelectLine eine Datenaustausch- Schnittstelle geschaffen, die folgenden Funktionalitäten abgebildet: Auswahl und Anbindung eines Mandanten aus der SelectLine Warenwirtschaft Import der Kunden/Lieferanten/Interessenten aus diesem Mandanten vielfältige Auswertungen von Belegen zu Kunden/Recherche in cobra Öffnen von Belegdaten von cobra in der SelectLine Warenwirtschaft Export von Haupt- und Nebenadressen aus cobra zum SelectLine Warenwirtschaftsmandanten Erzeugen von neuen Belegen zur aktuellen Adresse aus cobra heraus im SelectLine Warenwirtschaftsmandanten Die neue Schnittstelle wird von der SelectLine Software GmbH als Zusatztool mit eigenem Installationsprogramm zur Verfügung gestellt. Sie ist nicht im Auslieferungsumfang der SelectLine Warenwirtschaft enthalten und muss zusätzlich installiert werden. Eine Lizenzierung ist nicht notwendig. Achtung: Es gibt die Schnittstelle in mehreren Versionsständen. Version für cobra 2013 SelectLine Version 12 Diese Schnittstelle (selectline_cobra2013_erp_provider_12.0.0) funktioniert nur ab der SelectLine Warenwirtschaft Version 12.0 Ausprägung Gold oder höher ab cobra Adress PLUS 2013, cobra CRM PLUS 2013 und cobra CRM PRO 2013 oder höher Version für cobra 2013 SelectLine Version 13 Diese Schnittstelle (selectline_cobra2013_erp_provider_13.0.0) funktioniert nur ab der SelectLine Warenwirtschaft Version 13.0 Ausprägung Gold oder höher ab cobra Adress PLUS 2013, cobra CRM PLUS 2013 und cobra CRM PRO 2013 oder höher Version für cobra 2015 SelectLine Version 14 Diese Schnittstelle (selectline_cobra2015_erp_provider_14.0.0) funktioniert nur ab der SelectLine Warenwirtschaft Version 14.0 Ausprägung Gold oder höher ab cobra Adress PLUS 2015, cobra CRM PLUS 2015 und cobra CRM PRO 2015 oder höher Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuelle Schnittstelle für cobra 2015, in den älteren cobra Versionen können sich einzelne Programmpunkte von den hier angegebenen Szenarien unterscheiden! Seite 2 von 14

4 2 Installation Die Installation erfolgt in die Verzeichnisstruktur von cobra. Hierzu müssen entsprechende Rechte vorliegen. Nach Angabe bzw. Auswahl des cobra Installationsverzeichnisses erfolgt die Installation von System-Dateien für die Funktionalitäten und von XML- Dateien für die Konfiguration. Nach der Installation kann nur diese neue Schnittstelle zur Verbindung mit der SelectLine Warenwirtschaft genutzt werden! Hinweis: Das Setup des ERP-Providers sollte per Kontextmenü "Als Administrator ausführen" gestartet werden! Die Konfiguration und Anbindung der SelectLine Warenwirtschaft erfolgt nur im CRM-Programm von cobra. Rufen Sie dazu im Hauptmenü unter Datei die Funktion Warenwirtschaft einrichten auf. Es öffnet sich eine Auflistung der zur Verfügung stehenden sogenannten ERP-Anbieter oder Provider. Wählen Sie den Abschnitt SelectLine. Der Link Weitere Informationen verweist auf eine Internetseite von mit einer Kurzbeschreibung zur Schnittstelle. Ist der Provider richtig installiert, so wird Ihnen über den Schalter als ERP-System SelectLine angeboten. Andernfalls wird Ihnen als Vorbelegung Keine ERP- Anbindung angeboten. Seite 3 von 14

5 Die cobra Warenwirtschaft Anbindung stellt einen allgemeinen Verbindungsweg über eine Exportdatei in Form einer SQL-Datenbank dar. Die ERP-Firma bildet den Mandanten der SelectLine Warenwirtschaft ab. Achtung: Sind mehrere SelectLine Warenwirtschaften installiert, wird die als aktueller COM-Server registrierte Installation verwendet. Mit der Schaltfläche öffnet sich die Mandantenauswahl der SelectLine Warenwirtschaft in den Vordergrund. Wählen Sie den Mandanten und kehren Sie in die Konfigurationsmaske zurück. Im Feld ERP-Firma wird nun der Name des gewählten Mandanten angezeigt. Das Kundennummer-Feld spielt eine sehr wichtige Rolle in der Verbindung zwischen der SelectLine Warenwirtschaft und cobra. Hinweis: Wir empfehlen nicht, die Vorgabe Kundennummer zu ändern. Der Schalter führt nun zum zweiten Schritt der Konfiguration: der Feldauswahl. Im linken Menü wird die Feldauswahl geöffnet und kann nun bearbeitet werden. Mit dem Schalter kann eine Grundeinstellung der zu übertragenden Felder getroffen werden. Nur die den ERP-Feldname zugeordneten cobra-feldname werden bei der Datenübertragung beachtet. Als ERP-Feldname werden die Standard- Felder der KUNDE- bzw. INTERESSENT- und LIE- FERANT-Tabelle (View) angezeigt. Dazu gehören u.a. die Felder der CRM_ADRESSEN-Tabelle (für die Kontaktadressen) sowie, falls vorhanden, die selbstdefinierten Extrafelder dieser Tabellen. Es können alle Felder der cobra- Datenbank zugeordnet werden. Jedes Feld kann jedoch nur einmal verbunden werden. Somit ist immer eine 1:1 Verbindung gewährleistet. Die Spalten ERP-Feldname, Überschreiben und Identitätsfeld können auf- bzw. absteigend sortiert werden. Auch ist eine Filterung möglich. Die Funktionen dazu verbergen sich in der Kopfzeile. Seite 4 von 14

6 Das Überschreiben ist standardmäßig deaktiviert. Das bedeutet, dass diese Felder in bereits vorhandenen Adressen in cobra nicht überschrieben werden, wenn diese Adressen von der SelectLine Warenwirtschaft aus aktualisiert werden. Das Identitätsfeld dient dem Vermeiden von Dubletten. Beim Adressabgleich werden diese Felder überprüft, ob identische Feldinhalte bereits in anderen Adressen existieren, so dass keine Dubletten entstehen. Hinweis: In der vorherigen Schnittstelle konnte global eingestellt werden, ob die SelectLine Warenwirtschaft oder cobra das sogenannte führende System ist. Diese Einstellung ist in dieser Form nicht mehr vorhanden. Mit der Deaktivierung aller Überschreiben - Felder kann cobra als das führende System eingestellt werden. Die Datenübergabe aus der SelectLine Warenwirtschaft überschreibt dann keine bestehenden Adressen. Ebenso werden zwei Spezialfunktionen nicht mehr angeboten: Option SelectLine Kontaktadressen sollen bei der Datenübernahme in cobra als Nebenadresse angelegt werden Kontaktadressen werden immer als Nebenadresse angelegt. Option bei der Übergabe einer cobra Adresse mit Firma und Nachnahme an SelectLine, soll in SelectLine ein Kunde, Interessent oder Lieferant mit einer Kontaktadresse angelegt werden. In cobra wird diese Adresse dann in eine Haupt- und eine Nebenadresse aufgeteilt. Das Splitten in cobra muss manuell erfolgen, andernfalls wird auch nur die eine Hauptadresse an SelectLine übergeben. Nach der Feldzuweisung kann zur Adressenübernahme gewechselt werden. Vorrangig dient diese Funktion zum erstmaligen Übernehmen von Adressen aus dem gewählten SelectLine Warenwirtschaftsmandanten in die aktuelle cobra Datenbank. Bereits existierende Adressen in cobra werden aktualisiert. Adressen neuer als Adressen aktualisieren Es kann zwischen allen, keinen und nur älteren Adressen gewählt werden Stichwort für neue Adressen Alle neu in cobra angelegten Adressen erhalten diesen Text als Stichwort Vorgabe ist: ERP-Import. + aktuelles Datum Stichwort für aktualisierte Adressen Alle in cobra aktualisierten Adressen erhalten diesen Text als Stichwort Es werden nur Adressen ab diesem Datum beachtet. Geben Sie ein gültiges Datum ein. Seite 5 von 14

7 Adressarten Kunde /Interessent/Lieferant. Als Standard sind alle drei Arten aktiv. Mit dem Schalter starten Sie den Import der Adressen. E werden ein prozentualer Fortschrittsbalken während des Importes und eine Erfolgsmeldung zum Abschluss des Importes mit der Anzahl der übertragenen Adressen eingeblendet. Hinweis: Für eine erfolgreiche Adressübernahme muss in den Datenbankeinstellungen die Hierarchie verwenden - Option aktiviert sein. Es kommt vereinzelt zu kryptischen Fehlermeldungen wie doppelter Schlüssel in PK_Keywords. Dabei handelt es sich um eine Adresse aus SelectLine, die im Feld Name/Firma einen identischen Inhalt hat. SelectLine kann das Verarbeiten, da der Hauptschlüssel immer auf Nummer und nicht auf Name/Firma liegt. In cobra AdressPlus liegt der Hauptschlüssel aber gerade auf Firma. Lösung: in SL den Datensatz suchen und im Feld Name/Firma umbenennen. 3 Funktionen der SelectLine Toolbar 3.1 Adresse anzeigen Es wird die SelectLine-Maske des Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenstamms im Bearbeitungsmodus mit der aktuellen (Haupt)-Adresse geöffnet. Es können die aktuelle Adresse wie auch die Kontaktadressen bearbeitet werden. Die Änderungen werden nicht in den cobra-datensatz zurückgeschrieben. Ist die Adresse noch nicht in die SelectLine Warenwirtschaft übergeben worden, kommt eine Hinweismaske mit dem entsprechenden Hinweis und der Frage, ob die Adresse jetzt übergeben werden soll. Das weitere Vorgehen mit der Abfrage der Adressart siehe Adresse in SelectLine aktualisieren. Seite 6 von 14

8 3.2 Adresse in SelectLine aktualisieren Die aktuelle Adresse wird in der SelectLine-Warenwirtschaft immer aktualisiert. Das bedeutet: Es werden alle Abgleich-Felder mit den cobra-daten immer überschrieben, unabhängig davon, ob die Daten in der SelectLine Adresse neueren oder älteren Datums sind! Falls die Adresse in der SelectLine Warenwirtschaft noch nicht existiert, wird abgefragt, ob und als welche Adressart diese Adresse in der SelectLine Warenwirtschaft angelegt werden soll. In der Abfragemaske werden die zu übergebenden Feldinhalte angezeigt. Ebenso wird die Adressart (Kunde, Lieferant oder Interessent) abgefragt. 3.3 Recherchierte Adressen übergeben Diese Funktion kann für das erstmalige Übergeben wie auch das Aktualisieren von recherchierten (einer oder mehrerer) Adressen verwendet werden. Am Anfang steht die Mitteilung, wie viele recherchierte Adressen jetzt übergeben werden. Im Anschluss teilt sich der weitere Ablauf auf. Haben die recherchierten Adressen noch keine Verknüpfung (Kundennummer) zur SelectLine Warenwirtschaft, folgt die Abfrage zur Adressart (Bild siehe Funktion Adresse aktualisieren ). Entweder wird nur einmal abgefragt, wenn die Option Diese Adressart für alle weiteren Adressen verwenden aktiviert wurde, oder für jede recherchierte (Haupt-) Adresse erneut. Nebenadressen bekommen grundsätzlich die Adressart der Hauptadresse zugewiesen. Für die Übertragung wird ein Fortschrittsbalken eingeblendet (mit der Möglichkeit des Abbruchs). Sollen die recherchierten Adressen lediglich in der SelectLine Warenwirtschaft aktualisiert werden, so bekommt man nur die Adressübernahme - und die Übertragung beendet -Maske. Die recherchierten Adressen werden in der SelectLine Warenwirtschaft aktualisiert, wenn die Datensätze in SelectLine gleichen oder älteren Datums sind. Es werden alle Abgleich-Felder mit den cobra-daten überschrieben. Seite 7 von 14

9 3.4 Besonderheiten zur Adress-Übergabe Soll eine Hauptadresse mit mehreren Nebenadressen mit nur einer Aktion in der SelectLine Warenwirtschaft neu angelegt werden, müssen alle Datensätze recherchiert werden und die Funktion Recherchierte Adressen übergeben benutzt werden. Gleiches gilt auch für das Aktualisieren. Wird die Funktion Adresse anzeigen oder Adresse in SelectLine aktualisieren verwendet, so wird nur der aktuelle Datensatz in der SelectLine Warenwirtschaft neu angelegt bzw. aktualisiert. Handelt es sich bei dem aktuellen Datensatz um eine Nebenadresse, so wird auch die zugehörige Hauptadresse in der SelectLine Warenwirtschaft neu angelegt. 3.5 Belege in SelectLine anlegen Für die aktuelle Hauptadresse wird in der SelectLine Warenwirtschaft ein neuer Beleg angelegt. Der Belegtyp wird abgefragt. Die zur Auswahl angebotenen Belegtypen richten sich nach der Adressart. Hinweis: Es werden alle laut Belegdefinition in der SelectLine Warenwirtschaft nicht versteckten Belegtypen ermittelt. Per Rechteverwaltung gesperrte Belegtypen werden in der Ansicht nicht ausgeblendet. Hier folgt nach der Auswahl eine entsprechende Meldung der SelectLine Warenwirtschaft. Der neue Beleg wird in einem neuen Fenster geöffnet und mit der Kunden-, Lieferanten- oder Interessentennummer vorbelegt sowie den daraus resultierenden Belegadressdaten. Der Beleg kann nun weiter bearbeitet werden. Bis zur Beendigung der Bearbeitung ist dieses Fenster im Vordergrund. Damit ist die cobra-anwendung für ein weiteres paralleles Arbeiten gesperrt 3.6 Adressen-Recherche Zu verschiedenen Kriterien können in der SelectLine Warenwirtschaft Abfragen ausgeführt werden. Ein Kriterium ist immer der Zeitraum. Als weitere Kriterien sind Beleg, Artikel oder Artikelgruppen wählbar. Bei Bedarf kann über den Reiter SQL-Abfrage auch eine individuelle Abfrage definiert werden. Hierbei ist auch ein Beispiel implementiert worden. Im Ergebnis werden in cobra Adressen als Recherche markiert, die der entsprechenden Abfrage- Kriterien entsprechen. Seite 8 von 14

10 3.7 Selbstdefinierte Auswertungen konfigurieren Zusätzlich zu den bereits standardmäßig mitgelieferten Auswertung (siehe Abschnitt unten Der neue Karteireiter Belege ) wie Belege, Statistiken und Tabellenstatistiken im Karteireiter Belege können Auswertungen selbst definiert werden. Es können neue Auswertungen definiert, bestehende (benutzerdefinierte) Auswertungen weiter bearbeitet oder auch gelöscht werden Die Auswertung 9900 wird als Demo- Beispiel mitgeliefert. Die Nummer dient der der Sortierung und Unterscheidung. Name bildet eine Bezeichnung ab. Titel und Überschrift werden für die Anzeige im Auswertungsmenü verwendet. Die Überschrift kann mit vorgegebenen Variablen ergänzt werden, so z.b. der Aktuelle Adresse. Dann werden neben dem Text der Überschrift auch die Daten der aktuellen Adresse mit eingeblendet. Für die SQL-Anweisung stehen reservierte Bezeichner, sowie eine Tabellenauswahl und die zugehörige Feld-Auswahl des SelectLine Warenwirtschafts-Mandanten zur Verfügung. Die reservierten Bezeichner werden dargestellt und liefern Werte der aktuellen Adresse oder der Auswertung (Zeitraum). Die verschiedenen <Einfügen> -Schalter platzieren den gewählten Bezeichner / Tabellennamen / Feldnamen an der aktuellen Cursorposition. Seite 9 von 14

11 Der Schalter Test versucht die SQL-Anweisung auszuführen und liefert im Falle eines Fehlers (Syntax o.ä.) eine Rückmeldung. Auch weist zusätzlich ein rotes Ausrufezeichen im rechten Bereich auf einen Fehler hin. Wird der Test nicht ausgeführt, so wird spätestens beim Schließen der Auswertungsdefinition auf einen bestehenden Fehler hingewiesen. Für die Darstellung im Auswertungsmenü kann zusätzlich ein Bild eingefügt werden. Es werden die Formate JPG, ICO und PNG unterstützt. Das Bild wird kopiert und bekommt den Namen der benutzerdefinierten Auswertung 3.8 Informationen Mit Hilfe dieses Schalters ist es Ihnen möglich, den Installationspfad und die Version des ERP-Providers zu ermitteln. Weiterhin werden die internen Versionen von weiteren verwendeten Modulen mit eingeblendet. 4 Der Karteireiter Belege Bei der Konfiguration der Warenwirtschaftsanbindung wird im Allgemeinen einmal ein zusätzlicher Karteireiter angelegt. Der Standardname ist mit Belege vorbelegt, kann aber beliebig abgeändert werden. Unter diesem neuen Reiter findet man dann die Auswertungen; standardmäßig mitgelieferte wie auch benutzerdefinierte. Seite 10 von 14

12 Im Bild sind die Auswertungen auf die Hauptbereiche zusammengeklappt worden. Es wird nach Belege Statistiken Tabellenstatistiken Benutzerdefiniert unterteilt. Der Aufbau des Darstellungsbereiches ist weitgehend identisch. Am Beispiel der Belege soll die Funktionalität erläutert werden. Für die Auswertungen gibt es grundsätzlich die Auswahl des Betrachtungszeitraumes. Dieser kann als Alle, Jahr, Quartal, Monat oder Datum erfolgen. Dementsprechend sind die weiteren Parameter wählbar. 4.1 Auswertung Belege Auch sind Möglichkeiten zum Aktualisieren, Drucken, Übergeben an Excel gegeben. Bei der Darstellung in Tabellenform können die Spalten sortiert und gruppiert werden. Weiterhin können die Spalten verschoben oder ausgeblendet werden. Die entsprechende Funktionalität ist über ein Kontextmenü abrufbar. Es werden für die aktuelle (Haupt-)Adresse alle Belege und die zugehörigen Belegpositionen aufgelistet, eingegrenzt entsprechend dem gewählten Zeitraum. Neben allen Belegen (unabhängig vom Belegtyp) kann auch ein einzelner Belegtyp gewählt werden. Als Belegtypen werden alle standardmäßig in der SelectLine Warenwirtschaft vorhandene Belegtypen angezeigt. Für benutzerdefinierte Belegtypen sind keine Auswahlmöglichkeiten vorhanden (können aber nachträglich angepasst werden). Durch ein lokales Kontextmenü oder durch ein Doppelklick auf eine Belegzeile kann der aktuelle Beleg in den Editiermodus geöffnet werden. Seite 11 von 14

13 4.2 Auswertung Statistiken Hierbei werden die ermittelten Daten als Grafik dargestellt. Berücksichtigung finden die jeweiligen Umsatzbelegtypen im SelectLine-Mandanten; auch benutzerdefinierte Umsatzbelegtypen (außer bei den Angebotsauswertungen). Die Wahl des Zeitraumes hat nur noch einen begrenzten Einfluss. Die Art des gewählten Zeitraumes muss mit der Art der Auswertung übereinstimmen (z.b. Zeitraum = Quartal und Auswertung = Quartalsauswertung). Zur Auswahl stehen: Jahresauswertung Quartalsauswertung Monatsauswertung Angebotjahresauswertung Die Umsätze werden pro Jahr aufsummiert Die Umsätze werden je Quartal aufsummiert Die Umsätze werden monatsweise aufsummiert Die Belegsummen der Angebote Kunde bzw. Angebote Interessent werden pro Jahr aufsummiert Angebotquartalsauswertung Die Belegsummen der Angebote Kunde bzw. Angebote Interessent werden pro Quartal aufsummiert Angebotmonatsauswertung Jahresroherlös Produktumsatz Top 10 Die Belegsummen der Angebote Kunde bzw. Angebote Interessent werden monatsweise aufsummiert Die Erlössummen werden pro Jahr aufsummiert Die zehn umsatzstärksten Artikel im Betrachtungszeitraum werden absteigend sortiert angezeigt 4.3 Auswertung Tabellenstatistik Die ermittelten Werte werden in Tabellenform wiedergegeben. Es werden vorrangig die Statistik-Dateien der SelectLine- Warenwirtschaft ausgewertet. Damit ergibt sich vereinzelt als kleinster Auswertungszeitraum der Monat. Als Adresse gelten die recherchierten Adressen. Seite 12 von 14

14 Zur Auswahl stehen jeweils für die aktuelle Adresse/die recherchierten Adressen: Statistikbelege Artikelmengenumsatz- Statistik Belege-Recherche Artikelmengenumsatz- Recherche aktuelle Adresse (Kunden oder Lieferanten oder Interessenten) alle Belege ohne Eingrenzung des Belegtyps Artikelnummer und Menge über den betrachteten Zeitraum aufsummiert aus Verkaufs-Umsatzbelegen der aktuellen Kunden-Adresse (keine Ergebnismenge bei Lieferanten oder Kunden) alle recherchierten Adresstypen (Kunden, Lieferanten und Interessenten) alle Belege und Belegpositionen Artikelnummer und Menge über den betrachteten Zeitraum aufsummiert aus Verkaufs-Umsatzbelegen der recherchierten Kunden-Adresse Umsatz-Statistik Rohgewinn (Kunde) Rohgewinn (Artikel) monatsweise Umsätze der recherchierten Kundenadressen über den betrachteten Zeitraum monatsweise Roherlöse aus Umsatzbelegen der recherchierten Kundenadressen über den betrachteten Zeitraum Artikelnummer und Rohgewinn über den betrachteten Zeitraum aufsummiert aus Verkaufs-Umsatzbelegen der recherchierten Kunden-Adressen 4.4 Auswertung Benutzerdefiniert Es werden die selbstdefinierten Auswertungen angezeigt. Als Beispiel wird die Auswertung Lieferantenartikel mitgeliefert. (In welchem Artikelstamm steht der aktuelle Lieferant als Standard-Lieferant?) Die Definition einer eigenen Auswertung ist über den Menüschalter Auswertungen konfigurieren (aus der SelectLine Toolbar) möglich. "Selbstdefinierte Seite 13 von 14

15 5 Hinweise Die Auswertungen sind in Anlehnung an die bisherige Schnittstelle definiert worden. Man hat die Möglichkeit, diese Standard-Auswertungen um weitere Felder zu erweitern. Die Belegauswertungen konnten nur für die Standard-Belegtypen vorbereitet und ausgeliefert werden. Sollen dagegen auch in der SelectLine Warenwirtschaft selbst definierte Belegtypen als Auswertung angezeigt werden, so ist dies durch das Erstellen einer speziellen Definitionsdatei möglich. Zu detaillierten Anpassungsfragen wenden Sie sich an Ihren SelectLine- bzw. cobra Fachhändler. Seite 14 von 14