Pressekonferenzen optimal planen und durchführen Zeitplan und Ablauf

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1 Seite 1 Die folgenden Hinweise für Planung, Vorbereitung und Durchführung von Pressekonferenzen sind aus den langjährigen Erfahrungen der Kommunikationsberatung Wehner, Wunsiedel, entstanden. Beachten Sie die angeführten Punkte und Sie werden eine gute Presse bekommen. Als oberster Grundsatz gilt: jede Pressekonferenz, jedes Pressegespräch braucht einen konkreten Anlass! Geben Sie eine Hilfe zur Einordnung. Etwa: Wobei hilft das neue Produkt/die Dienstleistung? Welche Probleme werden damit gelöst? Auch heiße" Themen dürfen Sie nicht ausnehmen. Definieren Sie ein klares Ziel für Ihre Veranstaltung. Danach richtet sich auch die Gruppe der Journalisten, die Sie einladen wollen. Das Pressegespräch ist der Bruder der Pressekonferenz und findet in einem relativ lockeren Rahmen statt. Den Ort der Pressekonferenz sollten Sie unter dem Gesichtspunkt der Zweckmäßigkeit und der räumlichen Lage auswählen. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen entsprechenden Raum? Oder bietet sich ein Hotel/Restaurant evtl. besonders verkehrsgünstig gelegen an? Sie können aber auch, wenn es der Anlass erlaubt, einen besonders originellen Ort für Ihre Veranstaltung aussuchen. Planen Sie genügend Zeit für die Vorbereitung, aber auch die Nachbereitung der Veranstaltung ein. Die Pressekonferenz sollte nicht länger als eine Stunde dauern; zwei Referate á 10 Minuten sind vollkommen ausreichend. Geben Sie den Journalisten anschließend genügend Zeit für Fragen und Diskussionen.

2 Seite 2 Den Zeitpunkt bestimmen Sie nach internen Gesichtspunkten; vermeiden Sie jedoch Überschneidungen mit anderen wichtigen Presseterminen. Erkundigen Sie sich deshalb bei den für Sie wichtigsten Redaktionen nach dem richtigen Zeitpunkt. Am besten laden Sie zu einem Termin am späten Vormittag ein; besonders geeignet sind Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag. Zeiten: zwischen und Uhr, niemals am Samstag. Denken Sie an die Bedürfnisse der Regionalpresse und auch der überregionalen Presse (Übernachtungen/Kostenübernahme). Laden Sie drei bis vier Wochen vor der Veranstaltung schriftlich ein. Bei wichtigen Fachmagazinen sollten Sie sechs bis acht Wochen Vorlaufzeit einplanen. Die Einladung umfasst: Anlass, Programm,Ort, Zeit, Anfahrtskizze, Parkhinweise, Antwortkarte ( Post/Fax/ ). Wenn Sie die Journalisten nach der Pressekonferenz zum Essen einladen wollen, erwähnen Sie dies bereits in Ihrer Einladung. Außerdem fragen Sie nach der Fahrtkostenerstattung/Reisespesen. Das ist besonders wichtig für (freie) Journalisten, deren Reisekosten nicht von Redaktionen erstattet werden. Nach der Pressekonferenz versenden Sie Pressemappen an jene Journalisten, die nicht erschienen sind. Sammeln Sie alle Veröffentlichungen über die Veranstaltung. Professionelle Dienstleister stehen dazu gegen Honorar zur Verfügung (z.b. Argus, Landau usw.). Nehmen Sie nach der Konferenz Kontakt zu Journalisten auf, die Ihnen persönlich bekannt sind. Lassen Sie sich deren Eindrücke schildern.

3 Seite 3 Führen Sie eine Manöverkritik durch für die optimierte Durchführung Ihrer nächsten Pressekonferenz. Verfassen Sie einen internen Bericht auch für Ihre Hauszeitung/Hauszeitschrift.

4 Pressekonferenzen Checkliste Seite 4 Terminklärung Anlass, Ort, Datum, Zeit, Dauer festlegen Themen, Teilnehmer, Referenten, Redezeiten bestimmen Teilnehmerzahl abschätzen Räumlichkeit bestimmen Wichtige Redaktionen vorab informieren Bewirtung festlegen Technische Hilfsmittel bestimmen Parkplätze festlegen Dekoration klären Tischordnung bestimmen, Namensschilder herstellen, Sitzplan erstellen Kleine Gastgeschenke aussuchen und bestellen Einladungsliste schreiben Pressemappen vorbereiten Alle Fakten, Daten usw. intern klären Antworten auf mögliche kritische Fragen intern vorab klären; Sprachregelungen" festlegen Einladungen versenden Telefonische Nachfassaktion bei Journalisten, die sich nicht auf die Einladung gemeldet haben Mitarbeiter intern auf die Pressekonferenz einstimmen; Verhaltensregeln klären Klären, wer wen betreut Vor der Pressekonferenz noch einmal durchchecken: technische Funktionsfähigkeit aller Geräte, Bewirtung, Pressematerial mit Kugelschreiber auf allen Plätzen, Block, Gastgeschenk (kann auch im Anschluss an die Pressekonferenz ausgeteilt werden), Teilnehmerliste intern (mit

5 Pressekonferenzen Checkliste Seite 5 kompletten Namen und Funktionen), Sitzplan, Namensschilder interner Teilnehmer, Liste zugesagter Teilnehmer Bei der Pressekonferenz: Eröffnung durch Pressesprecher, Begrüßung durch Firmeninhaber/Geschäftsleitungs-Mitglied, Teilnehmerliste Journalisten ergänzen, Vorträge/Referate, Diskussion (geleitet durch Pressesprecher), Beendigung durch Pressesprecher, zum Abschluss evtl. Einladung zum Essen/Imbiss