Moderation, Präsentation, Rhetorik VL 3: Präsentation: Vorbereitung und Medieneinsatz & Präsentieren im Unternehmen

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1 Moderation, Präsentation, Rhetorik VL 3: Präsentation: Vorbereitung und Medieneinsatz & Präsentieren im Unternehmen

2 Überblick zu den MPR Vorlesungen Vorlesungsthema VL1 : VL2 : VL3 : VL4 : VL5 : Grundbegriffe in MPR: Kommunikation, Zuhören und Feedback Rhetorik: Allgemein und angewandt & Rhetorik im Unternehmen Präsentation: Vorbereitung und Medieneinsatz & Präsentieren im Unternehmen Moderation I: Aufgaben, Medien, Regeln & Moderieren im Unternehmen Moderation II: Umgang mit schwierigen Teilnehmern

3 Agenda 1. Präsentationen im Organisationskontext 2. Aufbau und Struktur von Präsentationen 3. Vorbereitung einer Präsentation 4. Präsentationsmedien 3

4 1. Präsentationen im Organisationskontext Präsentation = Mit Hilfe von Medien gestalteter Vortrag zur Ver- und Übermittlung von fachlichen und überfachlichen Inhalten Dient der Vermittlung von Wissen Überzeugung und Motivation von Vorgesetzten Mitarbeitern, Kollegen oder Kunden von den präsentierten Inhalten Orientierung in und zur Unterstützung von Entscheidungen 4

5 1. Präsentationen im Organisationskontext Interne Präsentation Externe Präsentation zu Entscheidungszwecken vor dem Vorstand zu Informations- und Schulungszwecken zur Unterhaltung zu Messen, Konferenzen zu Marketing- und Vertriebszwecken Unternehmenspräsentationen gegenüber Dritten zu Informations- und Imagezwecken 5

6 2. Aufbau und Struktur von Präsentationen Aufbau und Struktur Abhängig von Erfahrung und Interesse der Zuhörer mit dem präsentierten Inhalten Organisationskultur Sonstigen Rahmenbedingungen wie Raum, Zeit, Teilnehmer 6

7 2. Aufbau und Struktur von Präsentationen Wiederholung: Programmatische Struktur (v.a. intern) Analytische Struktur (v.a. intern) Tatsachen, Ursachen nennen, Schlussfolgerungen Proleptische Struktur (v.a. extern) Gemeinsamkeiten, Problematik schildern, Gegenargumente entkräften, eigene Argumente vorbringen Hegelsche Struktur Statement Struktur (v.a. intern) Persönliche Meinung, Begründung, Veranschaulichung, Schlussfolgerung 7

8 3. Vorbereitung einer Präsentation Vorbereitung einer Präsentation Vorbereitung auf Thema, Ziel und Zielgruppe Inhaltliche Vorbereitung Persönliche Vorbereitung Vorbereitung des Ablaufs und Organisatorisches 8

9 3. Vorbereitung einer Präsentation 1. Zielgruppe Wer sind meine Zuhörer? Welche Fachkenntnisse besitzen sie? Was erwarten die Zuhörer von mir? 2. Zeit Wie viel Zeit steht mir zur Verfügung? 3. Ziel Was will ich erreichen? 9

10 3. Vorbereitung einer Präsentation 4. Inhalt Welche Informationen will ich vermitteln? Worauf muss ich mich beschränken? Woran kann ich anknüpfen? Wie kann ich meine Informationen veranschaulichen? 5. Bedingungen Wie sind die räumlichen Bedingungen inkl. Technik? Wie ist der zeitliche und thematische Rahmen? 10

11 Sinn und Zweck des Einsatzes von Medien Sie soll wichtige Punkte visualisieren und so mithelfen, dass das Gesagte lange erinnert wird. Erinnerungsleistung abhängig von der Art der Aufnahme Größerer Effekt durch Sehen und Hören. 11

12 Tafel & Whiteboard Vorteile Nachteile Gefahr: Unübersichtlichkeit Entwickelnde Darstellung möglich Offen für spontane Ideen Geringer Vorbereitungsaufwand Beschränkte Visualisierungsmöglichkeiten, Platz Problem der Ergebnisspeicherung 12

13 OHP Vorteile Nachteile Vorbereitung der Unterlagen möglich Mit Leerfolien auch entwickelnde Darstellung Problem der negativen Folienkultur Form vor Inhalt Begrenzung durch Raumgröße 13

14 Flipchart Vorteile Nachteile Gut als ergänzendes Instrument, Zugleich nutzbar für Gruppenarbeit Problem der begrenzten Nutzungsfläche, abhängig von Möglichkeiten zur Aufhängung der Blätter 14

15 Moderationskoffer und -wand Vorteile Nachteile vielfältige Visualisierungsmöglichkeiten, umhängen und neu zuordnen Wirkungsvolle Präsentation setzt Erfahrung mit dem Medium voraus (bei Vortragenden & Zuhörern) Materialaufwand, Transport 15

16 PowerPoint Vorteile Nachteile Einbindung verschiedener Medien (Video, Grafik, Text, Ton, Bild) entwickelnde Darstellung und kurzfristige Änderung möglich Stark auf one-way Präsentation begrenzt Festgelegte Abfolge der Folien Technikabhängigkeit, Kompatibilität zwischen Rechner und Software 16

17 Präsentieren mit PowerPoint Schrift- und Hintergrund Angenehme Farben auswählen, sowohl für den Hintergrund, wie auch für die Schrift Bizarre Kombinationen vermeiden Schlecht lesbar und unangenehm Generell gilt: helle Schrift auf dunklem Hintergrund oder dunkle Schrift auf hellem Hintergrund sind gut lesbar 17

18 Seitenlayout Stichwörter verwenden lenken weniger ab Zeit lassen zum Lesen (Faustformel: 1 min pro Folie) Maximal 3 Schriftgrößen pro Folie GROSSBUCHSTABEN SIND SCHWERER LESBAR Zu groß Gut lesbar Zu klein 18

19 Gestaltungselemente Vorteile wie Visualisierungsmöglichkeiten nutzen Grafiken und Piktogramme unterstützend verwenden, nicht als Selbstzweck normal mit Effekten Mit Animationen können Dynamik und Leben in eine Präsentation bringen, aber auch schnell lächerlich wirken! 19

20 PowerPoint Lineare Darstellungsstruktur, zahlreiche Vorlagen und Animationsmöglichkeiten für alle Anlässe Weit verbreitete Anwendung, nahezu auf jedem PC anwendbar auch ohne Internetverbindung Einfacher zu strukturieren und übersichtlicher feste Reihenfolge Prezi Mehr Handlungsspielraum und Kreativität bei der Vortragsgestaltung individuelle Reihenfolge 20

21 PowerPoint Einmalige Kosten bei Kauf von Office-Paket Für größere, klassisch-seriöse Präsentationen besser geeignet Relativ einfach in der Anwendung Prezi Wenn Wert auf flexible Darstellung gelegt wird und kürzere Themen kreativ präsentiert werden sollen geeignet Grundsätzlich gilt: individuell entscheiden, welches Programm besser für das jeweilige Thema, die Zielgruppe und das Präsentationsziel geeignet ist UND sicherstellen, dass die Präsentation den Inhalt stützt und nicht überlagert 21

22 Abschließend allgemeine Tipps zur Mediennutzung Zu schnelles wechseln von Folien erschwert Lesen und Notizen machen Kompletter Sprechtext auf Folie macht den Redner unnötig, das Publikum kann i.d.r. selbst lesen und erwartet mehr als reine Textwiedergabe 22

23 Abschließend allgemeine Tipps zur Mediennutzung Redner und Medium müssen gut sichtbar sein, Linkshänder stehen am besten rechts neben der Präsentationsfläche und Rechtshänder links daneben Risiko Technikausfall/-probleme: PPP auch als PDF und Druckversion 23

24 Literatur Forschungsinstitut für Öffentliche Verwaltung (Hrsg.) (o.j.): Präsentationstechniken - Ergebnisse der Forschungsprojekte Regieren und Verwalten im Informationszeitalter und Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung, Online: ArneFranzPraesTechniken.ppt (letzter Abruf ). Seifert (2006): Visualisieren, Präsentieren, Moderieren. Offenbach: GABAL Verlag. 24

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