Prüfprotokoll Generator (OOF)

Transkript

1 Prüfprotokoll Generator (OOF) V TecSoft Seite 1 von 1

2 Inhaltsverzeichnis: 1 Vorwort Copyright Einleitung Leistungsmerkmale Systemvoraussetzung Lieferumfang Installation Applikation Dateien und OpenOffice-Vorlagen Konfigurationsdatei <pbgen.ini> VB6-Runtime Datenbank Funktionalität Automatische Generierung eines Prüfberichts Übersicht Access2000 Datenbank Stammdaten Prüfungen Stammdaten Einzelprüfungen Physikalisches Datenbankmodell Daten-Export (Excel) Liste Einzelprüfungen Liste Prüfungen Audit Trail Einschränkung(en)...13 TecSoft, Freiburg Seite 2 von 2

3 1 Vorwort TecSoft Technische Softwareentwicklung Freiburg Web: Download: Copyright Die Applikation Prüfprotokoll Generator bzw. die vorliegende Dokumentation (in elektronischer und in gedruckter Form) ist aufgrund des Urheberrechtsgesetzes zumindest innerhalb des Geltungsbereiches der Bundesrepublik Deutschland geschützt und darf nicht ohne Einwilligung des Rechteinhabers kopiert, verändert, verbreitet oder in einer sonstigen Form beschränkt werden. Verstöße werden wegen eines Verstoßes gegen das Urheberschutzgesetz verfolgt. 2 Einleitung Bei der Applikation Prüfprotokoll Generator handelt es sich um eine Access2000/VB6 (Desktop-)Datenbank Applikation für die automatische Generierung von (OpenOffice-) Prüfprotokollen. Die Applikation enthält eine einfache Zugangskontrolle (Benutzer/Administrator). TecSoft, Freiburg Seite 3 von 3

4 3 Leistungsmerkmale Single-User (Desktop-)Datenbankapplikation (Access). Applikation kann pro PC! nur 1x gestartet werden. Stammdatenverwaltung: Verwaltung von Einzelprüfungen, Prüfungen. Minimale Zugangskontrolle zur Applikation (Benutzer/ Administrator mit Passwort). Benutzer: kann Protokolle generieren, DB-Export ausführen (lesender DB-Zugriff) Admin: kann Stammdatenänderungen durchführen (schreibender DB-Zugriff) Automatische Generierung eines Prüfberichts (OpenOffice-Dokument) nach Auswahl o einer Prüfung, bzw. o einer/mehrere Einzelprüfung(en) aus den Stammdaten. Audit Trail (Änderungsverfolgung von Stammdaten). Daten-Export (Excel): Einzelprüfungen, Prüfungen, Audit Trail. 4 Systemvoraussetzung 1. Betriebssystem: Windows 2000, XP, Vista oder W7. 2. OpenOffice: V3.0.x, 3.1.x, 3.2.x, 3.3.x (für Generierung). 3. Access 2000 (nur runtime, im Setup enthalten!). 4. VB6 (SP6) Runtime (im Setup enthalten). 5. Bildschirmauflösung mit mind. 1024x768 Pixel (XGA). 5 Lieferumfang Applikation Pruefprotokoll-Generator OOF (Setup). Handbuch. TecSoft, Freiburg Seite 4 von 4

5 6 Installation 6.1 Applikation Die Applikation PbGenerator.exe muss nicht speziell konfiguriert werden. Folgende Dateien/ Verzeichnisse sind für die korrekte Funktionalität erforderlich! und müssen sich alle im selben (Applikations-) Verzeichnis befinden Dateien und OpenOffice-Vorlagen Dateien/Verzeichnisse Beschreibung Kommentar/Version PbGenerator.exe VB6-Applikation. Mit Zgangskontrolle (Benutzer/Admin). PbGen.ini Konfigurationsdatei zur Applikation. pb_gen.mdb Access2000 Datenbank. Mit Access Passwortschutz. Liste_Einzelpruefungen.xls Liste_Pruefungen.xls Excel Vorlage für Export aller Einzelprüfungen. Excel Vorlage für Export aller Prüfungen. (Unter-)Verzeichnis..\Muster\ Einzelpruefplaene\ Verzeichnis mit den (OpenOffice-) Vorlagen der Einzelprüfpläne! PRUEFBERICHTdot.odt Initial-Prüfbericht (Logo + Formateinstellungen) ErsteSeite1.odt Vorlage Erste Seite1 ErsteSeite2. odt Vorlage Erste Seite2 LetzteSeite1. odt Vorlage Letzte Seite1 LetzteSeite2. odt Vorlage Letzte Seite2 Verzeichnis. odt Vorlage mit Inhaltsverzeichnis. Wird nach Generierung automatisch im erzeugten OpenOffice -Dokument aktualisiert. TecSoft, Freiburg Seite 5 von 5

6 6.1.2 Konfigurationsdatei <pbgen.ini> Die Applikation kann über eine sog. ini- Datei konfiguriert werden. Die Datei enthält Sektionen und Einträge und wird bei Start der Applikation eingelesen. Fehlende Sektionen und Einträge werden mit (Default-) werten angelegt. Sektion Eintrag Datentyp Kommentar/ (Default-)wert [Erste_Seiten] [Erste_SeiteX] Anzahl INT Anzahl vorhandener Vorlagen für die <Erste Seite>. Die einzelnen Vorlagen werden in den Sektionen [Erste_SeiteX] näher spezifiziert und können dann in der Hauptmaske über eine Combobox ausgewählt werden. Default = 2 X = 1..N (Anzahl) Name STR (Auswahl-)name der Vorlage. Default = Erste Seite (1) Dateiname STR (OpenOffice-)Dateiname der Vorlage. Die OpenOffice Datei muss sich in dem Unterverzeichnis..\Muster\.. befinden. [Letzte_Seiten] [Letzte_SeiteX] Default = ErsteSeite1.odt X = 1..N (Anzahl) Anzahl INT Anzahl vorhandener Vorlagen für die <Letzte Seite>. Die einzelnen Vorlagen werden in den Sektionen [Erste_SeiteX] näher spezifiziert und können dann in der Hauptmaske über eine Combobox ausgewählt werden. Default = 3 X = 1..N (Anzahl) Name STR (Auswahl-)name der Vorlage. Default = Letzte Seite (1) Dateiname STR (OpenOffice -)Dateiname der Vorlage. Die OpenOffice Datei muss sich in dem Unterverzeichnis..\Muster\.. befinden. Default = LetzteSeite1.odt TecSoft, Freiburg Seite 6 von 6

7 6.1.3 VB6-Runtime Bei der vorliegenden Applikation handelt es sich um eine VB6 Applikation. Hierfür wird die VB6-Runtime von Microsoft benötigt. Diese wird automatisch durch das Setup (mit-)installiert. 6.2 Datenbank Bei der Datenbank handelt es sich um eine Access2000 Datenbank (*.mdb Datei). Die (Desktop-) Datenbank ist mit einem einfachen Datenbankpasswort geschützt. (Eingeschränkter) Multi-User Betrieb: File-basierter Datei-Zugriff auf die Datenbankdatei von mehreren (Client-) PC s aus ist möglich. Es sollte jedoch nur von einem PC aus (zur gleichen Zeit) schreibend auf die Datenbank(-datei) zugegriffen werden (Stammdatenänderungen/ Administrator). TecSoft, Freiburg Seite 7 von 7

8 7 Funktionalität 7.1 Automatische Generierung eines Prüfberichts Für die Generierung eines OpenOffice-Dokuments (*.odt) kann a.) eine Prüfung (bestehend aus mehreren Einzelprüfungen) bzw. b.) kann/können ein(e)/mehrere Einzelprüfung(en) (mit der gewählten Reihenfolge) ausgewählt werden. Danach kann mit dem Button <Erzeuge Prüfprotokoll> die Generierung eines OpenOffice - Dokuments gestartet werden. Vor der eigentlichen Generierung erfolgt eine Prüfung, ob alle benötigten (Word-)Vorlagen (Referenzen aus den Stammdaten) in dem \Muster\ Unter-Verzeichnis vorliegen Übersicht In das (Initial-) OpenOffice -Dokument <Pruefberichtdot.odt> werden dynamisch die einzelnen OpenOffice -Dokumente, dessen Referenzen in den Stammdaten hinterlegt sind, automatisch zu einem Gesamt OpenOffice -Dokument zusammengefügt. Folgende Grafik verdeutlicht allgemein die Generierung TecSoft, Freiburg Seite 8 von 8

9 7.2 Access2000 Datenbank Die OpenOffice -Vorlagen (Einzelprüfungen), sowie die konfigurierten Prüfungen (Zusammenfassung von Einzeldokumenten) sind in einer Access2000-Datenbank hinterlegt. In der Datenbank werden hierbei nur die Referenzen gespeichert, nicht die OpenOffice Dokumente selbst. Stammdatenänderungen kann nur der Benutzer Administrator vornehmen. Diese werden im Audit Trail (in der Datenbank) mitprotokolliert Stammdaten Prüfungen In dieser Maske erfolgt die Zuordnung von Einzelprüfungen zu einer Prüfung mit Wahlmöglichkeit der Reihenfolge im (Ziel-) Dokument. Sortierung: Die Datensätze der Tabelle sind aufsteigend nach <Bezeichnung> sortiert. TecSoft, Freiburg Seite 9 von 9

10 7.2.2 Stammdaten Einzelprüfungen In dieser Maske werden die < Einzelprüfungen > konfiguriert. Sortierung(en): Die Datensätze der oberen Tabelle sind aufsteigend nach <Norm/Prüfplan> sortiert. Die Datensätze der unteren Tabelle sind aufsteigend nach <Pos> sortiert. TecSoft, Freiburg Seite 10 von 10

11 7.2.3 Physikalisches Datenbankmodell TecSoft, Freiburg Seite 11 von 11

12 7.3 Daten-Export (Excel) Stammdaten können über das Hauptmenü ( Export ) in vorhandene Excel-Vorlagen exportiert werden. Folgende Export-Möglichkeiten stehen zur Verfügung Liste Einzelprüfungen Beschreibung: Die Daten werden in die vorhandene Excel-Dateivorlage Liste_Einzelpruefungen.xls exportiert, welche sich im Applikationsverzeichnis befinden muss. Sortierung: Die Datensätze werden nach <Norm/Prüfplan> sortiert ausgegeben. Zusätzlich wird das aktuelle Datum des Exports in die Zelle B1 geschrieben Liste Prüfungen Beschreibung: Die Daten werden in die vorhandene Excel-Dateivorlage Liste_Pruefungen.xls exportiert, welche sich im Applikationsverzeichnis befinden muss Audit Trail Beschreibung: Audit Trail Einträge werden in die Datei <AuditTrail.csv> im Applikationsverzeichnis exportiert und können nach dem Export direkt mit Excel geöffnet werden. Es werden Stammdatenänderungen der Stammdaten <Prüfungen>, bzw. <Einzelprüfungen> exportiert. Daten: <Nr>, <Zeitstempel>, <Maske>, <Kontext>, <Feld>, <Alt>, <Neu>, <Benutzer>, <PC> TecSoft, Freiburg Seite 12 von 12

13 8 Einschränkung(en) Eine Prüfung kann max. 20 Einzelprüfpläne enthalten. TecSoft, Freiburg Seite 13 von 13