myfactory.geräteverwaltung

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1 Dokumentation: Geräteverwaltung Seite 1 von 8 EDV-Service Olaf Börner myfactory.geräteverwaltung Inhaltsverzeichnis Zweck des Zusatzmoduls... 1 Integration in die myfactory.businessworld... 1 Stammdatendialog... 2 Reiter Grundlagen... 3 Reiter Gerätedaten... 4 Reiter Bestandteile... 5 Reiter Aufgaben... 6 Reiter Kontakte... 6 Reiter Verträge... 6 Reiter Verkauf / Einkauf... 7 Reiter Support... 7 Geräte im Marketing... 8 Konfiguration des Zusatzmoduls... 8 Installation des Zusatzmoduls... 8 Zweck des Zusatzmoduls Das Zusatzmodul myfactory.geräteverwaltung gestattet die Verwaltung von Geräten und Inventar in einem Stammdatendialog. Zu jedem Gerät stehen umfangreiche Informationen und Funktionen zur Verfügung. Die einzelnen Geräte können über Kennzeichen, Gruppen und Status klassifiziert und gruppiert werden. Es können aus der Geräteverwaltung heraus Verkaufs- und Einkaufsbelege erzeugt, Geräte nachträglich hinzugefügt oder automatisch aus seriennummerngeführten Artikeln angelegt werden. In den nachfolgenden Kapiteln werden die einzelnen Programmpunkte näher erläutert. Integration in die myfactory.businessworld Das Zusatzmodul integriert sich als Stammdatendialog im Bereich Stammdaten des Anwendungsmenüs. Als weitere Stammdatenentität wurden die Gerätegruppen hinzugefügt. Diese sind im Bereich Stammdaten > Gruppen zu finden.

2 Dokumentation: Geräteverwaltung Seite 2 von 8 Abbildung 1: Menüintegration Stammdatendialog Abbildung 2: Stammdatendialog Geräteübersicht Der Stammdatendialog entspricht dem Standard innerhalb der myfactory.businessworld. Über den Filter-Baum können verschiedene Vorauswahlen getroffen werden: - Favoriten: Alle Geräte mit dem Kennzeichen Favorit - Geräte mit Vertrag: Alle Geräte zu denen ein Vertrag existiert - Geräte mit überfälliger Wartung: Alle Geräte, deren nächste Wartung unter dem aktuellen Datum liegen

3 Dokumentation: Geräteverwaltung Seite 3 von 8 - Gerätegruppe: Hierarchische Darstellung des Gerätegruppenbaumes und der dazugehörigen Geräte - Gerätestatus: Alle Geräte mit frei zu definierendem Gerätestatus - Besitzer: Alle Gerätebesitzer mit ihren dazugehörigen Geräten - Artikel: Alle Artikel, denen Geräte zugeordnet wurden - Artikelgruppe: Alle Artikelgruppen werden mit den zugeordneten Geräten angezeigt - Hersteller: Alle Hersteller und ihren zugeordneten Geräten - Wartungsintervall: Alle Geräte der bestimmten Wartungsintervalle Der Dialog verfügt über sämtliche Standardfunktionalitäten von myfactory, wie z.b.: - Aktive / Inaktive Geräte - Verschiedene Ansichten - Volltextsuche, Direktsuche & Kennzeichensuche - Dokumente zu jedem Gerät - Frei definierbare Kennzeichen zu jedem Gerät - Einstellbare Spalten und Registerseiten - Datensatzhistorie - Änderungshistorie - Anlage (Datum / User), Änderung (Datum / User) - Masken über Dialogdesigner einstellbar Nach Installation des Zusatzmodules befindet sich im Kundenstamm ein weiterer Reiter Geräte. Dieser zeigt eine Übersicht über alle Geräte des jeweiligen Kunden. Des Weiteren findet sich ein neuer Reiter im Artikelstamm. Dieser zeigt alle Geräte des aktuellen Artikels an. Weiterhin ein Reiter im Kontaktmanager. Hier werden alle Geräte zur ausgewählten Adresse angezeigt. Reiter Grundlagen Abbildung 3: Reiter Grundlagen Auf dem Reiter Grundlagen werden allgemeine Daten zu dem Gerät ein gepflegt. Jedes Gerät besitzt eine fortlaufende Gerätenummer, die über die Konfiguration der myfactory.businessworld den eigenen Wünschen entsprechend angepasst werden kann. Pflichtfelder für jedes Gerät sind: - Gerätename - Gerätegruppe - Artikel (von welchem Artikel ist das Gerät) - Gerätegruppe - Gerätestatus Zusätzliche Informationen wie Seriennummer, Inventarnummer oder Memotext sind optional.

4 Dokumentation: Geräteverwaltung Seite 4 von 8 Reiter Gerätedaten Abbildung 4: Reiter Gerätedaten Auf diesem Reiter können weiterführende Informationen wie momentaner Eigentümer, Standort und Installationsdaten hinterlegt werden. Bei automatisch angelegten Geräten aus seriennummerngeführten Artikeln wird der Punkt Verkaufsbeleg durch den generierenden Beleg automatisch vorbelegt. Gewährleistung von Geräten Zu jedem Gerät kann individuell eine Gewährleistungsdauer und ein Gewährleistungsende hinterlegt werden. Diese Gewährleistungsdaten können bei den Artikelgruppen und Artikeln als Standardwerte hinterlegt werden. Diese Felder sind jeweils auf den Reitern Grundlagen zu finden: Abbildung 5: Informationsfeld, Gewährleistungsdauer in Tagen Bei der automatischen Anlage von Geräten wird das Feld Gewährleistung bis direkt mit dem Enddatum beschrieben. Hierbei wird das Buchungsdatum des Beleges, z.b. Lieferschein, um die Anzahl der Gewährleistungstage addiert. Zunächst werden die Gewährleistungstage dem zugeordneten Artikel gesucht, sollten diese nicht gepflegt sein, werden die Tage der Artikelgruppe verwendet. Die Gewährleistungsinformationen sind in den Geräteansichten sichtbar und lassen sich z.b. zur dynamischen Zielgruppendefinition verwenden. Wartung von Geräten Für die Wartungsinformation und -koordination kann über folgende Zusatzinformationen abgebildet werden: Abbildung 6: Wartungsinformationen Als Wartungsintervalle stehen täglich, wöchentlich, monatlich, quartal, halbjährlich, jährlich zur Verfügung. Das Feld nächste Wartung kann über spezielle Artikel automatisch gefüllt werden. Dazu steht im Artikelstamm ein weiteres Feld zur Verfügung: Abbildung 7: Einstellungen im Artikelstamm zur automatischen Findung von Wartungsterminen

5 Dokumentation: Geräteverwaltung Seite 5 von 8 Reiter Bestandteile Abbildung 8: Reiter Bestandteile Dieser Reiter ist dafür vorgesehen den Inhalt des Gerätes wiederzugeben. Die eigentliche Verwendung ist dabei dem Benutzer selbst überlassen. So kann dieser dafür verwendet werden den aktuellen Zustand (Ausbaustufe) des Gerätes, unterschiedliche Versionen des Gerätes oder einfach nur Artikelzuordnungen zu diesem Gerät vorzunehmen. Über das Eingabefeld Neue Version wird die Bezeichnung der Version bestimmt und durch einen Klick auf die Schaltfläche angelegt. Sollten bereits Versionen zu diesem Gerät existieren, so werden diese inaktiv gesetzt und die neue Version als aktiv markiert. Es kann eine Version auch in eine andere Version übernommen werden. Hierzu wird die zu kopierende Version ausgewählt und eine neue Version benannt und angelegt. In der nun folgenden Meldung kann die Übernahme bestätigt oder abgelehnt werden: Abbildung 9: Version kopieren Somit besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Version zu übernehmen oder mit einer neuen, leeren Version zu beginnen. Zu jedem einzelnen Bestandteil kann eine Menge, eine eigene Bezeichnung und ein Memotext hinterlegt werden. Über das Auswahlfeld in der Spalte Druck werden Bestandteile zur Ausgabe auf Belegen markiert. Wird dieses Gerät in einem Verkaufs- oder Einkaufsbeleg eingefügt, werden alle markierten Bestandteile mit eingefügt. Über die Schaltfläche kann ein Bestandteil aus der Version entfernt werden. Über die Schaltfläche wird die aktuell ausgewählte Version zur aktiven Version. Alle inaktiven Versionen werden in der Auswahlliste grau dargestellt, ebenso deren Bestandteile. Inaktive Versionen können nicht bearbeitet werden. Über können Bestandteile aus anderen s. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur freigegebene Stücklisten sowie aktive Geräteversionen verwendet werden.

6 Dokumentation: Geräteverwaltung Seite 6 von 8 Reiter Aufgaben Abbildung 10: Reiter Aufgaben Auf dem Reiter Aufgaben werden alle Aufgaben zu diesem Gerät angezeigt. Alle weiteren im System enthaltenen Aufgaben werden nicht angezeigt. Somit erhält der Benutzer einen schnellen Überblick z.b. zur Koordination von Aufgaben bei Gerätewartungen. Zur Aufgabenverwaltung steht der gesamte myfactory Standard zur Verfügung, also inkl. Serien, Delegierung etc. Reiter Kontakte Abbildung 11: Reiter Kontakte Bei aktivierter CRM-Lizenz bietet der Reiter Kontakte den Gesprächs-/Aktionsverlauf mit dem auf dem Reiter Gerätedaten hinterlegten Eigentümer. Es können über die Schaltfläche neue Kontakte zu diesem Gerät angelegt werden. Diese bekommen automatisch den Bezug auf dieses Gerät. Somit kann aus anderen Programmpunkten heraus über die Schaltfläche direkt zu diesem Gerät gewechselt werden. Standardfunktionalitäten wie Standardanschreiben oder Termine sind selbstverständlich ebenso möglich. Reiter Verträge Auf dem Reiter Verträge werden alle Verträge des aktuellen Gerätebesitzers angezeigt. Ist zusätzlich die myfactory.gerätevermietung installiert, werden alle Mietverträge mit diesem Gerät angezeigt.

7 Dokumentation: Geräteverwaltung Seite 7 von 8 Reiter Verkauf / Einkauf Abbildung 12: Reiter Verkauf Über die beiden Reiter Verkauf und Einkauf können einfach und schnell Belege für dieses Gerät erstellt werden. Der gewählte Beleg enthält bereits den hinterlegten Eigentümer als Belegempfänger und es werden automatisch ein Gruppentitel und eine Zwischensumme für dieses Gerät im Beleg angelegt. Auf diese Weise erhalten alle Artikel die in dieser Gruppe eingefügt werden einen direkten Bezug zu diesem Gerät. Damit ist z.b. sehr effektiv die Abrechnung von Reparaturleistungen möglich. In der oben dargestellten Liste werden alle Referenzen eines Gerätes auf Verkaufsbelege dargestellt und signalisieren somit den Lebenslauf des Gerätes. Innerhalb der Belegerfassungen können Geräte nachträglich über das Positionskontextmenü über den Punkt in den Beleg eingefügt werden. Reiter Support Abbildung 13: Reiter Support Auf dem Reiter Support sind alle Supportfälle des jeweiligen Gerätebesitzers aufgelistet. Über das Auswahlfeld Nur Supportfälle für dieses Gerät anzeigen lässt sich die Ansicht auf die Supportfälle für das aktuell gewählte Gerät beschränken. Über die Schaltfläche wird ein Supportfall für dieses Gerät angelegt. Dieser Direktverweis ist in der Liste als Gerätenummer gekennzeichnet. Supportfälle mit Direktverweisen auf Geräte lassen sich nur über die Geräteverwaltung anlegen. Als weitere Kennzeichnung wird die Gerätebeschreibung in den Supportfalltext übernommen und kann beliebig bearbeitet werden. Automatisch werden als Bearbeiter der aktuelle Benutzer, als Referenzadresse der Gerätestandort und als Artikel der Geräteartikel eingetragen.

8 Dokumentation: Geräteverwaltung Seite 8 von 8 Geräte im Marketing Im Bereich Marketing steht eine eigene dynamische Zielgruppendefinition Geräte zur Verfügung. Hier können Geräte nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden: - Gewährleistung von bis - Seriennummer von bis - Gerätegruppe - Artikel - Artikelgruppe - Hersteller - Gerätestatus Konfiguration des Zusatzmoduls Im Hauptmenü unter Stammdaten > Grundlagen > Geräteverwaltung befindet sich die Konfiguration zu dieser Zusatzlösung. An dieser Stelle können alle relevanten Anwendungseinstellungen vorgenommen werden. Zur Langtextkonfiguration können alle Feldnamen des Datenbank-Views vwdevices verwendet werden. Beispiel einer Konfiguration: Gerätenummer: $DeviceNumber$ Geräteseriennummer: $DeviceSerialNumber$ Nächste Wartung: $NextService$ Status: $DeviceStatus$ Wird ein Gerät in einen Beleg eingefügt, werden die Platzhalter gegen die Gerätewerte ausgetauscht. Weitere Beispiel-Platzhalter: $CustomerMatchCode$ (Besitzer) $AddressMatchCode$ (Standort) $InstallOrderNumber$ (Installationsauftrag) $AcceptOrderNumber$ (Abnahmebeleg) $WarrentyDate$ (Gewährleistung bis) $WarrentyDateSupplier$ (Gewährleistung gegenüber Lieferant) $WarrentyDuration$ (Gewährleistung in Tagen) $MemoText$ (Beschreibung) $SalesOrderBookingDate$ (verkauft am) $PurchaseOrderBookingDate$ (eingekauft am) $NextService$ (nächste Wartung am) $LastService$ (letzte Wartung) $ServiceIntervall$ (Wartungsintervall) Installation des Zusatzmoduls Das Zusatzmodul wird in Form eines Installationspakets ausgeliefert, dass mit der myfactory.administrator- Anwendung installiert werden kann.

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