Anleitung für die Mail-Umstellung

Transkript

1 Anleitung für die Mail-Umstellung Version/Datum: August-2013 Autor/Autoren: Green.ch Autorenteam Seite 1/9

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Einleitung Allgemeine Informationen zur Migration Kontakt zu green.ch Die Migration Wichtige Vorbereitungen Ihre neuen Zugangsdaten Ablauf der -Umstellung seitens green.ch Die Umstellung Kundenseitige anpassung bei POP/IMAP -Konten Einstellungen -Kontos Das neue Webmail Die neue Administrations-Konsole Konfigurationsanleitungen Anpassung von Outlook 2010 für POP/IMAP Kontos FAQ (Häufig gestellte Fragen) Gehen während der Umstellung s verloren? Wie lange wird mein Konto nicht erreichbar sein? Weshalb gibt es einen Unterbruch? Was ist eine Domain? Was ist eine TLD (Top Level Domain)? Fact Sheet Mail-Client Einstellungen Restriktionen... 9 Seite 2/9

3 1 Einleitung Die green.ch AG, als führender schweizer Anbieter von Web- und Mailhosting-Lösungen, ist bestrebt mit innovativen Lösungen und fortschrittlichen Angeboten ihre Produkte ständig auf dem neusten Stand zu halten. In diesem Zusammenhang hat die green.ch AG die Serverlandschaft in den letzten Monaten auf georedundante Cluster, verteilt über 3 Rechencentren, verschoben und die Netzwerk-Infrastruktur aktualisiert. Aus diesem Grund wird Ihr Konto am im ersichtlichen Datum auf den neuen Exchange Server Migriert. Wir sind bemüht, die Migration für unsere Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. Dieses Dokument liefert alle notwendigen Informationen und Anleitungen für die Migration Zudem liefert es Auskunft über den Ablauf der Umstellung und zu den einzelnen Arbeitsschritten. Sollten Sie die Migration nicht selbst durchführen können, konsultieren Sie bitte Ihren IT-Verantwortlichen. 2 Allgemeine Informationen zur Migration 2.1 Kontakt zu green.ch Sollten Sie Fragen zur Migration haben, können Sie sich gerne an unseren Support wenden. Unser Kundendienst steht Ihnen von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:30 Uhr telefonisch unter zur Verfügung. Alternativ können Sie uns mittels Ticketanfrage über contact.green.ch erreichen. 3 Die Migration 3.1 Wichtige Vorbereitungen green.ch ist sich bewusst, dass die -Korrespondenz heutzutage eines der wichtigsten Kommunikations-Mittel darstellt. Aus diesem Grund werden diese Migrationen mit äusserster Vorsicht geplant und durchgeführt. Trotzdem empfehlen wir Ihnen dringend, Sicherheitskopien ihrer -Konten anzufertigen. 3.2 Ihre neuen Zugangsdaten Die Zugangsdaten zu Ihrer Adresse bleiben bestehen und wurden im hinterlegt. Die Angaben zum Server werden in dieser Anleitung aufgeführt. 3.3 Ablauf der -Umstellung seitens green.ch Bitte entnehmen Sie den Zeitpunkt der Umstellung aus dem erhaltenen Die Umstellung Für diese Umstellung ist ein Zeitfenster von ca. 1 bis 2 Stunden notwendig. Sie werden ab dem im erwähnten Datum einen entsprechenden Unterbruch des Maildienstes erfahren. Seite 3/9

4 3.4 Kundenseitige anpassung bei POP/IMAP -Konten Wenn Sie Ihre s via POP oder IMAP auf Ihr -Programm laden, sollen Sie am Tag der Umstellung Ihr - Programm (z.b. Outlook, Thunderbird, Mac Mail etc.) kontrollieren ob die Einstellungen wie in unserem Beispiel auch in Ihrem Programm bestehen. Unter Umständen ist keine Änderung notwendig Einstellungen -Kontos Benutzername: Passwort: Ihre -Adresse Ihr persönliches Passwort (wurde im zugestellt) Posteingangsserver (POP): ALT: pop.ihredomain.ch NEU: pop.ihredomain.ch Port: 110 oder Posteingangsserver (IMAP): ALT: imap.ihredomain.ch NEU: imap.ihredomain.ch Port: 143 Postausgangsserver (SMTP): ALT: smtp.ihredomain.ch NEU: smtp.ihredomain.ch Port: Das neue Webmail Auch wenn Sie Ihr -Programm am Tag der Umstellung noch nicht neu konfiguriert haben, werden Ihnen die s nach der Umstellung bereits auf das neue Webmail zugestellt. Sie können das Webmail wie folgt erreichen: Link zum Webmail: Benutzername: Passwort: Ihre -Adresse Ihr persönliches Passwort Die neue Administrations-Konsole Neu können Sie bequem persönliche Einstellungen in Ihrem -Konto vornehmen. Sie können unter anderem folgende Einstellungen vornehmen: s an eine -Adresse weiterleiten Das Passwort anpassen Usw. Hierzu steht Ihnen die Administrationskonsole unter my.green.ch zu Verfügung. Sie können die Administrationskonsole wie folgt erreichen: Link: Benutzername: Passwort: Ihre -Adresse Ihr persönliches Passwort Seite 4/9

5 4 Konfigurationsanleitungen 4.1 Anpassung von Outlook 2010 für POP/IMAP Kontos 1. Klicken Sie in Outlook auf Datei und wählen Sie unter Konteneinstellungen im Drop-Down Menu Kontoeinstellungen aus. 2. Wählen Sie das betroffene -Konto aus und klicken Sie auf Ändern. Seite 5/9

6 3. Geben Sie in den Feldern a. Posteingangsserver b. Postausgangsserver c. Benutzername d. Passwort die Daten gemäss Fact Sheet (Siehe Kapitel 6) ein. Ihren neuen Benutzernamen und das neue Passwort haben Sie im erhalten. Klicken Sie anschliessend auf Weitere Einstellungen. 4. Wählen Sie den Reiter Postausgangsserver an und kontrollieren Sie, dass der Hacken bei Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung gesetzt ist. Markieren Sie zusätzlich die Option Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden. Seite 6/9

7 5. Wechseln Sie in den Reiter Erweitert und kontrollieren Sie die Serveranschlussnummern. Bei Posteingangsserver (POP3) verwenden Sie Port 110. Sollten Sie Ihr Konto mit IMAP konfiguriert haben, verwenden Sie bitte Port 143. Beim Postausgangsserver (SMTP) verwenden Sie bitte Port 587. Klicken Sie auf OK um das Fenster zu verlassen. 6. Da während der Umstellung beim testen der Kontoeinstellungen ein Fehler auftritt, entfernen Sie den Hacken bei Konteneinstellungen durch klicken auf Schaltfläche Weiter testen. Klicken Sie nun auf Weiter und im folgenden Fenster auf Fertigstellen. Die Umstellung der Konten kann ca. 2 Stunden in Anspruch nehmen. Der Unterbruch ist notwendig, damit Ihre s auf das neue System kopiert werden können. Seite 7/9

8 5 FAQ (Häufig gestellte Fragen) Gehen während der Umstellung s verloren? Die Umstellung wird durch green.ch mit aller Sorgfalt geplant. Es gehen keine s verloren. Es ist jedoch trotzdem ratsam, eine Kopie der s auf dem Computer zu erstellen. Während des Umzuges wird das -Konto für einen gewissen Zeitraum gesperrt. Dies hat zur Folge, dass s, welche zu diesem Zeitpunkt an das -Konto gesendet werden mit einer Fehlermeldung an den Absender zurückgesendet werden. Moderne -Server versuchen die s eine gewisse Zeit erneut zuzustellen. Daher wird sich die Anzahl s, welche nicht zustellbar sein werden, in Grenzen halten Wie lange wird mein Konto nicht erreichbar sein? Der Umzug eines Kontos ist leider nicht ohne Unterbruch möglich. In der Regel dauert der Unterbruch ca. 2 Stunden. Bei sehr umfangreichen Konten kann der Unterbruch jedoch auch mehr Zeit in Anspruch nehmen Weshalb gibt es einen Unterbruch? Während des Unterbruchs werden Ihre s vom alten auf den neuen Server kopiert. Während dieser Zeit dürfen die -Konten nicht aktiv sein da sonst s oder Kalendereinträge etc. verloren gehen können Was ist eine Domain? Die Domain ist der Name, welcher eindeutig auf Ihr -Konto oder ihre Internet-Seite verweist. Bei der -Adresse steht die Domain immer hinter Was ist eine TLD (Top Level Domain)? Die TLD stellt den hintersten Teil der gesamten Domain dar (zum Beispiel.ch oder.com). Seite 8/9

9 6 Fact Sheet 6.1 Mail-Client Einstellungen Benutzername Posteingangsserver (POP3) Posteingangsserver (IMAP) Postausgangsserver (SMTP) Authentifizierung Posteingang und Postausgang Webmail Benutzername: Ihre -Adresse Passwort: Ihr persönliches Passwort pop.ihredomain.ch (Port 110) imap. IhreDomain.ch (Port 143) smtp. IhreDomain.ch (Port 587) Ihre -Adresse Zwingend mit Benutzernamen und persönlichem Passwort oder Restriktionen Maximale Empfängerzahl Maximale Attachementgrösse Versandlimit in einem gewissen Zeitraum 50 Empfänger pro Mail 25 MB pro Mail 250 Mails pro Stunde und Domain Gut zu Wissen! Green.ch ist Mitglied der Initiative StopSpam. Details finden Sie unter Daher ist unauthentifizierter Versand von s auf den green.ch Systemen nicht gestattet. Es muss zwingend mit dem korrekten Benutzernamen und Passwort authentifiziert werden. Aliase werden nicht mehr angeboten. Dafür können Sie nun bis zu 5 -Adressen erfassen. Es kann nur noch mit Adressen authentifiziert werden, für welche ein Abonnement bei green.ch besteht. Zum Beispiel wird der Versand mit einer gmx.ch-adresse über den Postausgangsserver smtp.ihredomain.xy nicht mehr möglich sein. Empfang mit TLS ist über POP (Port 110) und IMAP (Port 143) nicht möglich. Seite 9/9