Sitzungsmanagement. für SharePoint. Release Die Neuerungen

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1 Sitzungsmanagement für SharePoint Release Die Neuerungen

2 Inhalt Begrüßen Sie Ihre Mitglieder... 3 Einladung... 3 Erweiterte Exchange Integration... 3 Ergänzung einer Raumplanung... 3 Sitzungseinladungen und Präsenzinformationen... 3 Aufgaben... 4 Planen von Sitzungen... 4 Sitzungsvorlagen... 4 Zeitbegrenzung... 4 Themenvorschläge... 5 Nachbereitung... 5 Genehmigung des Protokolls... 5 Einspruchsrecht... 5 Beschlussmanagement... 6 Weitere Features... 6 Benutzerdefinierte Metadaten... 6 Anpassen der -Vorlagen... 6 Mobile Endgeräte... 7 Kompatibilität mit SharePoint Technologie und Partnerschaft... 7 CONGUIDE GmbH Release 2.0 Die Neuerungen Seite 2 von 7

3 Begrüßen Sie Ihre Mitglieder Einladung Begrüßen Sie die neu hinzugefügten Mitglieder Ihres Gremiums mit einer Willkommens- und informieren Sie diese über deren Rollen und Rechte innerhalb des Gremiums. Zudem beinhaltet die einen Link zur Startseite des Gremiums. Die Vorlage für diese kann für jedes weitere Gremium individuell angepasst werden. Erweiterte Exchange Integration Ergänzung einer Raumplanung Der Planungsprozess einer Sitzung wird um einen Raumplanungsassistenten ergänzt. Organisatoren eines Gremiums können nun während der Planung einer Sitzung auf die Exchange Raumplanung zurückgreifen. Hier werden alle verfügbaren Räume sowie deren Belegungs- bzw. Verfügbarkeitssinformationen angezeigt. Der Organisator kann direkt im Belegungsplan den Raum für eine bestimmte Zeitspanne oder auch für wiederkehrende Sitzungen reservieren. Diese Funktion benötigt eine Microsoft Exchange 2007 Installation oder höher und erfordert keinerlei Benutzereinweisung. Sitzungseinladungen und Präsenzinformationen Sitzungseinladungen erhalten die Mitglieder als Outlook-Termineinladung, auf die direkt in Outlook geantwortet werden kann. Der Termin wird auf diese Weise mit dem Outlook des Benutzers synchronisiert, somit kann der Benutzer in seinem gewohnten Umfeld agieren und muss keine zusätzlichen Anweisungen erlernen. Die Benutzer können dennoch weiterhin Ihre Präsenzinformationen im Sitzungsmanagement-Tool bearbeiten. Auch auf diese Weise erfolgt die Synchronisation mit Outlook. CONGUIDE GmbH Release 2.0 Die Neuerungen Seite 3 von 7

4 Aufgaben Aufgaben können nun zu jeder Sitzung und zu jedem Tagesordnungspunkt erstellt und den verantwortlichen Personen zugewiesen werden. Auch die Aufgaben werden mit Outlook synchronisiert, sodass eine Bearbeitung im Sitzungsmanagement und in Outlook möglich ist. Die Aufgaben sind nur sichtbar für die jeweiligen zugeordneten Personen. E- Mail-Benachrichtigungen über Änderungen halten den Organisator stets auf dem Laufenden. Planen von Sitzungen Sitzungsvorlagen Organisatoren können pro Gremium mehrere Vorlagen für Sitzungen erstellen, in denen sie die Sitzungseinstellungen (Bezeichnung, Uhrzeit, Ort) sowie Tagesordnungspunkte festlegen können. Dies erleichtert die Planung erheblich für zukünftige Sitzungen. Zudem können Sitzungen als wiederkehrend mit einem bestimmtem Intervall festgelegt werden. Die Vorlagen zu den folgenden Sitzungen werden auf diese Weise automatisch erstellt. Somit haben Sie umfangreiche Möglichkeiten wiederkehrende Sitzungen zu planen. Zeitbegrenzung Die Zeitbegrenzung dient zur besseren Planung der Tagesordnungspunkte und somit auch zur verbesserten Planung der gesamten Sitzung. Die Zeitbegrenzung summiert die Dauer der einzelnen Tagesordnungspunkte, wodurch Sie immer den Überblick über den Ihnen zur Verfügung stehenden Zeitrahmen behalten. CONGUIDE GmbH Release 2.0 Die Neuerungen Seite 4 von 7

5 Themenvorschläge Die Mitglieder eines Gremiums haben die Möglichkeit, Themenvorschläge für Sitzungen zu erstellen. Der Organisator des Gremiums wird über neu verfasste Themenvorschläge benachrichtigt und kann die Vorschläge im Situngsmanagement-Tool verwalten. Der Organisator kann die Themenvorschläge genehmigen und direkt einer Sitzung als Tagesordnungspunkt hinzufügen oder diese an den Verfasser zur Überarbeitung zurücksenden. Dadurch werden die Mitglieder noch aktiver in die Gremienarbeit eingebunden. Nachbereitung Genehmigung des Protokolls Pro Gremium und Sitzung kann nun ein Protokollführer bestimmt werden. Nach abschließender Bearbeitung des Protokolls inklusive der Beschlüsse sendet der Protokollführer das Protokoll zur Genehmigung an den Sitzungsorganisator. Erst nachdem das Sitzungsprotokoll vom Organisator genehmigt wurde, wird es an alle Gremienmitglieder versendet. Einspruchsrecht Die Gremienmitglieder haben die Möglichkeit, innerhalb einer bestimmten Frist, die individuell festgelegt werden kann, bei dem Organisator Einwände gegen das Protokoll zu erheben. Diese Einwände werden als Zusatz zum Protokoll dokumentiert. Der Organisator entscheidet, wie mit dem jeweiligen Einwand zu verfahren ist, d.h. ob beispielsweise weiterer Abstimmungsbedarf mit den übrigne Mitgliedern besteht und ob das Protokoll ggf. zu ändern ist. CONGUIDE GmbH Release 2.0 Die Neuerungen Seite 5 von 7

6 Beschlussmanagement Das Sitzungsmanagement wird um ein Beschlussmanagement erweitert. Bei der Erstellung des Protokolls ist es möglich, die von dem Gremium gefassten Beschlüsse und das jeweilige Abstimmungsergebnis zu dokumentieren. Weiter ist die Möglichkeit gegeben, dass der Organisator einzelnen Gremiumsmitgliedern Aufgaben zuweist, die sich aus der Behandlung der Tagesordnungspunkte oder der gefassten Beschlüsse ergeben. Für die Ausführung der Beschlüsse und für das Bearbeiten der Aufgaben gibt es einen separaten Bereich innerhalb des Sitzungsmanagements, auf den zunächst nur der Organisator Zugriff hat. Der Organisator kann bestimmen, welche weiteren Personen ebenfalls Zugriff erhalten sollen. Im Rahmen des Beschlussmanagements ist es möglich, Aufgaben und Bearbeitungsschritte nachzuverfolgen und zu kommentieren. Das Beschlussmanagement bietet somit einen immer aktuellen Überblick über den Projektstand. Weitere Features Benutzerdefinierte Metadaten Der Organisator eines Gremiums kann benutzerdefinierte Metadaten pro Gremium und Sitzung hinzufügen. Diese Metadatan können auch in die -Vorlagen oder in die Vorlage für Agenda und Protokoll einbezogen werden. Anpassen der -Vorlagen Der Organisator hat erweiterte Möglichkeiten, die -Vorlagen (z.b. zum Versenden der Agenda oder des Protokolls) anzupassen. Zur Gestaltung der Vorlagen steht ihm ein Rich Text Editor mit den bekannten Formatierungstools zur Verfügung. CONGUIDE GmbH Release 2.0 Die Neuerungen Seite 6 von 7

7 Mobile Endgeräte Das Sitzungsmanagement ist nutzbar auf allen verfügbaren mobile Plattformen (IOS, Android und Windows Phone). Durch den Einsatz neuster Technologien werden die Ansichten an die jeweiligen Endgeräten angepasst. Dadurch sind auch mobile Mitarbeiter produktiv und haben immer Zugriff auf alle relevanten Informationen per Webbrowser. Kompatibilität mit SharePoint 2013 Das Sitzungsmanagement Release 2.0 ist kompatibel mit SharePoint 2010 sowie SharePoint Es wurde Wert darauf gelegt eine nathlose Integration zu schaffen und somit auch ein einzigartiges Benutzererlebnis. Dadurch ist gewährleistet, dass die integrierten SharePoint Funktionen dem Benutzer weiterhin zur Verfügung stehen. Technologie und Partnerschaft Alle entwickelten Komponenten entsprechen dem aktuellen Stand der Technik und werden stets weiterentwickelt. Lange und intensive Testzyklen gewährleisten eine hohen Qualitätsstandard. Die Software wurde im eigenen Hause geplant, entwickelt und wird aktiv gelebt. Alle Leistungen zu dem Sitzungsmanegement erhalten Sie aus einer Hand. Setzen Sie auf eine zukunftssichere Software von einem starken Microsoft Partner. CONGUIDE GmbH Release 2.0 Die Neuerungen Seite 7 von 7

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