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1 Erste Schritte in Outlook 2013* O-IFS / Team IT *gilt z.t. auch für Outlook 2010 Medizinische Universität Graz

2 1 Erste Schritte in Outlook 2013 Vorbereitung zum Einrichten des -Kontos...2 Einrichten eines -Kontos...3 Outlook Web App...6 Navigation in Outlook...7 Navigationsbereich anpassen...7 Karteireiter DATEI...9 Automatische Antworten [Abwesenheit einrichten (Out of Office)] Regel-Definition / Regeln und Benachrichtigungen verwalten Drucken Office-Konto START Hinzufügen einer -Signatur zu Nachrichten Kalenderansicht einrichten Vertretungszugriffe / Stellvertretung einrichten Ordnerfreigaben einrichten über Shared Folder / Öffentliche Ordner Weiterleitung einrichten (erst ab möglich) Optional Caching-Modus ein-/ausschalten AutoArchivierung de-/aktivieren Optional Weitere Informationen... 28

3 2 Erste Schritte in Outlook 2013

4 3 Erste Schritte in Outlook 2013

5 4 Erste Schritte in Outlook 2013

6 5 Erste Schritte in Outlook 2013 Gehen Sie erneut in die Profil-Einstellung über:

7 6 Erste Schritte in Outlook 2013 Melden Sie sich mit folgenden BenutzerInnendaten an: Benutzername: Kennwort: MedUni-Mailadresse (z.b. oder MEDonline-Benutzername (o_username) MEDonline-Passwort

8 7 Erste Schritte in Outlook 2013

9 8 Erste Schritte in Outlook 2013

10 9 Erste Schritte in Outlook 2013

11 10 Erste Schritte in Outlook 2013

12 11 Erste Schritte in Outlook 2013

13 12 Erste Schritte in Outlook 2013

14 13 Erste Schritte in Outlook 2013

15 14 Erste Schritte in Outlook 2013

16 15 Erste Schritte in Outlook 2013

17 16 Erste Schritte in Outlook 2013

18 17 Erste Schritte in Outlook 2013

19 18 Erste Schritte in Outlook 2013 Gehen Sie in Ihren Outlook-Client auf DATEI und Kontoinformationen, um Ihren Vertretungszugriff einzustellen. Wählen Sie Kontoeinstellungen und Zugriffsrechte für Stellvertretung aus: Klicken Sie in der Stellvertretungen-Maske auf Hinzufügen:

20 19 Erste Schritte in Outlook 2013 Geben Sie nun den/die gewünschten UserIn(nnen) ein und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK: Nun müssen Sie noch die Art der Berechtigungen einstellen. Sie haben für folgende Bereiche: Kalender Aufgaben Posteingang Kontakte Notizen Folgende Berechtigungskonzepte zur Auswahl: Keine Prüfer (Elemente lesen) Autor (Elemente lesen und erstellen) Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen und ändern) Sie können der Stellvertretung abschließend, bei Bedarf, auch eine Zusammenfassung der erteilten Berechtigungen übermitteln.

21 20 Erste Schritte in Outlook 2013 Ein Öffentlicher Ordner kann folgende Elemente beinhalten: Aufgaben und bereitgestellte Elemente InfoPath-Formular Journal Kalender Kontakt Notiz 1. Um einen Öffentlichen Ordner anzulegen, gehen Sie im Menüband auf ORDNER und dort auf Neuer Ordner. 2. Geben Sie den Namen des neuen Ordners ein und wählen Sie den gewünschten Inhalt aus in Ordner enthält Elemente des Typs: 3. Platzieren Sie nach der Auswahl des Ordnertyps den Ordner in der gewünschten hierarchischen Ebene des Öffentlichen Ordners und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 4. Der Ordner wurde nun erstellt und befindet sich in der linken Ansicht des Programmes:

22 21 Erste Schritte in Outlook 2013 Um einen Ordner einem/einer UserIn freizugeben gehen Sie wie folgt vor: a) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den erstellen Ordner und wählen Sie Eigenschaften aus. b) Wählen Sie den Karteireiter Berechtigungen aus und klicken Sie auf Hinzufügen

23 22 Erste Schritte in Outlook 2013 c) Wählen Sie die gewünschte UserInnen aus (mit Strg+Auswahl können Sie mehrere UserInnen auswählen) und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. d) Sobald Sie Ihre UserInnen ausgewählt haben, können Sie diesen unterschiedliche Berechtigungsstufen zuordnen und bestätigen diese Auswahl erneut mit OK.

24 23 Erste Schritte in Outlook 2013 Richten Sie Ihre Weiterleitung am Besten über Ihren Webzugang ein. Gehen Sie dazu auf: https://webmail.medunigraz.at/ ACHTUNG: Bitte bedenken Sie, dass die Weiterleitung erst nach der Migration eingerichtet werden kann, da erst dann die neuen Zugänge zur Verfügung stehen! Die Anmeldedaten finden Sie hier >>> Outlook-Web App Sie befinden sich nun in der Webansicht Ihres Mailpostfaches. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und dann auf Optionen, um die Weiterleitung einzurichten. Wählen Sie nun im Optionen-Bereich den Menüpunkt organisieren aus:

25 24 Erste Schritte in Outlook 2013 Im Feld der Posteingangsregeln befindet sich ein +-Symbol. Wählen Sie dieses aus und klicken Sie auf Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen Im Fenster Neue Posteingangsregel werden Sie nun aufgefordert die Regel zu definieren. 1. Benennen Sie die Regel Weiterleitung (hier kann bei Bedarf auch ein anderer Name für die Regel eingestellt werden) 2. Wählen Sie bei Wenn die Nachricht eintrifft und Folgendes zutrifft: > [Auf alle Nachrichten anwenden] aus. 3. Wählen Sie unter Gehen Sie wie folgt vor: > Nachrichten umleiten an Nach der Einstellung im Punkt 3. öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Mail-Adresse, an die die Weiterleitung gesandt werden soll, eingegeben werden kann. Die Weiterleitung ist nun aktiviert und Ihre Mails werden somit an das gewünschte Postfach weitergeleitet.

26 25 Erste Schritte in Outlook 2013 Sollten Sie nur ausgewählte Mails weiterleiten wollen, so können Sie an dieser Stelle auch unter Weitere Optionen auch noch detaillierte Einstellungen für Ihre Weiterleitung vornehmen. ACHTUNG: Der Caching-Modus ist standardmäßig eingeschalten! Sollten Sie jedoch mit Freigaben bei Kalendern, Adressbüchern oder Ordnern arbeiten, so wird empfohlen diesen Modus zu deaktivieren. Gehen Sie auf DATEI > Kontoinformationen> Kontoeinstellungen und wechseln Sie in die Registerkarte Datendateien:

27 26 Erste Schritte in Outlook 2013 Wählen Sie Ihr Konto aus und gehen Sie auf Einstellungen. Wechseln Sie in den Einstellungen zum Karteireiter Erweitert. Deaktivieren Sie die Auswahl Exchange-Cache- Modus verwenden und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Übernehmen und OK. Die AutoArchivierung sollte standardmäßig deaktiviert sein. Bitte überprüfen Sie, ob diese Einstellungen ausgeschalten sind. Gehen Sie dazu auf DATEI > Optionen > Erweitert und wählen die Einstellungen für AutoArchivierung aus.

28 27 Erste Schritte in Outlook 2013 Diese Maske sollte wie abgebildet eingestellt sein und wirkt sich auf die AutoArchivierungs- Einstellungen der gesamten Ordner aus.

29 28 Erste Schritte in Outlook 2013 Sollten Sie für einzelnen Ordner andere Optionen wünschen wählen Sie in der Seitennavigation den Ordner aus und klicken Sie auf Einstellungen für AutoArchivierung im Menüband oder auf die rechte Maustaste und dann auf Eigenschaften: o o o o

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