Fachhochschule Braunschweig/Wolfenbüttel Fachbereich Versorgungstechnik

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1 Fachhochschule Braunschweig/Wolfenbüttel Fachbereich Versorgungstechnik Master Outsourcing in der Instandhaltung Potentiale Chancen Risiken Christoph Loy Matrikel Nr.: Erstprüfer: Professor Dr.-Ing. Wolff Zweitprüfer: Dr.-Ing. Sieg

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort... Fehler! Textmarke nicht definiert. 1. Einleitung... Fehler! Textmarke nicht definiert. 2. Geschichte... Fehler! Textmarke nicht definiert. 3. Rechtliche Aspekte des Outsourcing... Fehler! Textmarke nicht definiert. 3.1 Arbeitsrechtliche Aspekte... Fehler! Textmarke nicht definiert a BGB... Fehler! Textmarke nicht definiert Umwandlungsgesetz... Fehler! Textmarke nicht definiert Arbeitsrechtliche Checkliste... Fehler! Textmarke nicht definiert. 4. Datenerfassung Datenbasisdaten... Fehler! Textmarke nicht definiert. 4.1 Auswahl... Fehler! Textmarke nicht definiert. 4.2 Definition... Fehler! Textmarke nicht definiert. 4.3 Beschaffung... Fehler! Textmarke nicht definiert. 4.4 Benchmarks... Fehler! Textmarke nicht definiert. 5. Ist-Situation... Fehler! Textmarke nicht definiert. 5.1 Leistungsbereiche... Fehler! Textmarke nicht definiert. 5.2 Tarifstruktur... Fehler! Textmarke nicht definiert. 5.3 Personalstruktur... Fehler! Textmarke nicht definiert. 5.4 Personalauslastung... Fehler! Textmarke nicht definiert. 5.5 Beispiel Ist-Situation... Fehler! Textmarke nicht definiert. 6. Outsourcing - Mögliche Umsetzungsmodelle... Fehler! Textmarke nicht definiert. 6.1 Ausgliederungstiefe... Fehler! Textmarke nicht definiert. 6.2 Organisationsformen... Fehler! Textmarke nicht definiert Einzelvergabe der Instandhaltungsleistungen... Fehler! Textmarke nicht definiert Vergabe der Instandhaltung an Fremdfirmengruppen... Fehler! Textmarke nicht definiert Übernahme der Instandhaltung von einem Generalunternehmer... Fehler! Textmarke nicht definiert. 7. Wertanalyse... Fehler! Textmarke nicht definiert. 7.1 Allgemein... Fehler! Textmarke nicht definiert. 7.2 Module... Fehler! Textmarke nicht definiert. 7.3 Wertanalysematrix... Fehler! Textmarke nicht definiert. 7.4 Durchführung... Fehler! Textmarke nicht definiert. 7.5 Ergebnis... Fehler! Textmarke nicht definiert. 7.6 Wertanalysematrix... Fehler! Textmarke nicht definiert.

3 8. Risikoanalyse... Fehler! Textmarke nicht definiert. 8.1 Einzelrisiken... Fehler! Textmarke nicht definiert. 8.2 Risikomanagement... Fehler! Textmarke nicht definiert. 8.3 Beispiel: Outsourcing... Fehler! Textmarke nicht definiert. 9. Chancenpotential... Fehler! Textmarke nicht definiert. 10. Verträge in der Instandhaltung... Fehler! Textmarke nicht definiert Werkvertrag... Fehler! Textmarke nicht definiert Dienstvertrag... Fehler! Textmarke nicht definiert Scheinwerkvertrag... Fehler! Textmarke nicht definiert Rechtliche Einordnung von Instandhaltungsmaßnahmen... Fehler! Textmarke nicht definiert Vertragsgestaltung in der Instandhaltung... Fehler! Textmarke nicht definiert Präambel... Fehler! Textmarke nicht definiert Definitionen... Fehler! Textmarke nicht definiert Technische Regelungen... Fehler! Textmarke nicht definiert Kommerzielle, organisatorische Regelungen... Fehler! Textmarke nicht definiert Juristische Regelungen... Fehler! Textmarke nicht definiert. 11. Controlling... Fehler! Textmarke nicht definiert Controlling einer partnerschaftlichen Outsourcing-Beziehung... Fehler! Textmarke nicht definiert Ergebniskontrolle... Fehler! Textmarke nicht definiert Prozesskontrolle... Fehler! Textmarke nicht definiert. 12. Zusammenfassung... Fehler! Textmarke nicht definiert. 13. Anhang... Fehler! Textmarke nicht definiert. 14. Literaturverzeichnis... Fehler! Textmarke nicht definiert. 15. Abbildungsverzeichnis... Fehler! Textmarke nicht definiert.

4 Zusammenfassung Viele Unternehmen in der Bundesrepublik Deutschland suchen aufgrund eines zunehmend härteren Wettbewerbs nach Möglichkeiten, ihre Kosten - insbesondere die Personalkosten - zu senken. Ein hierbei häufig angewandtes Kostenreduzierungsmodell ist das Outsourcing. Der Begriff stammt aus dem amerikanischen Wirtschaftsleben und setzt sich aus den Worten outside resource using zusammen. Übersetzt bedeutet dies sinngemäß Mittel von außen gebrauchen oder Ressourcen in die Verantwortung Dritter übergeben. Auf Unternehmen angewandt bedeutet Outsourcen, einen Teil ihrer Verantwortung bzw. Ressourcen an Dritte zu übergeben. Die gewünschte Konsequenz ist die Entlastung von unprofitablen Aufgaben. Eine umfassende allgemeingültige Definition des Outsourcings gibt es aufgrund der vielen verschiedenen Anwendungsgebiete nicht. Im Folgenden sind kurze Beschreibungen des Begriffs Outsourcing zur Erläuterung zusammengestellt: Beim Outsourcing erfolgt eine dauerhafte Auslagerung von Leistungen in Verbindung mit einer Übertragung von Handlungsverantwortung an Externe. Es wird auf eine langfristige Aufgabenteilung zwischen Unternehmen abgezielt. 1 Das Besondere beim Outsourcing ist, dass es sich nicht um eine kurzfristige oder zufällig andauernde, sondern um eine gezielte langfristige Übergabe bestimmter Teilleistungen an externe Dienstleister handelt. 2 Aus betriebswirtschaftlicher Sicht lässt sich die Bedeutung der Begriffe outside, resource und using nicht mit wenigen Worten beschreiben. Outsourcing beschreibt die Möglichkeit einer wirtschaftlichen Optimierung von Unternehmensstrukturen, Funktionen und Prozessen. Diese Optimierung erfolgt beim Outsourcing durch die Nutzung externer Dienstleistungen oder externer Produkte an Stellen, welche vorher durch interne Funktionseinheiten erfüllt wurden. Im Gegensatz zum reinen Fremdbezug beinhaltet Outsourcing darüber hinaus die mittel- bis langfristige Übergabe von betrieblichen Funktionen oder Teilfunktionen an externe Unternehmen. Der Auftraggeber behält dabei die Verantwortung für Planung und Kontrolle der Funktionsausführung. Erfolgreiches Outsourcing hängig von vielen Faktoren ab. Wie bei jedem Projekt besteht der erste Schritt in der Analyse der vorhandenen Situation. Das Unternehmen hat sich einen Überblick über die eigene Instandhaltung anhand von internen und externen Bechmarks zu verschaffen. Anhand dieser Bewertung ist anschließend festzulegen, wie die Instandhaltung zukünftig zu organisieren ist. Die Entscheidung zum teilweisen oder kompletten Outsourcing darf dabei nicht allein aus dem Vergleich der Personalkosten resultieren. Die Wertanalyse stellt bei der Auswahl der umzusetzenden Outsourcing-Variante eine wichtige Hilfe dar. Es zeigt sich bei der Anwendung, dass viele Faktoren, die vordergründig nicht mit der Auswahl in Verbindung gebracht werden, im Endeffekt doch einen gewichtigen Einfluss haben. Das gleiche gilt für die eigentliche Entscheidung für oder gegen das Outsourcing. Ein falsch verstandenes bzw. überschätztes Outsourcing schadet dem Unternehmen mehr als das es ihm hilft. Verstärkt wird diese Tatsache dadurch, dass es sich hierbei um eine Grundsatzentscheidung für das Unternehmen handelt, deren Umkehr nicht immer so leicht ist, wie sie von Befürwortern propagiert wird. Hat die Unternehmensführung entschieden und ist sich der daraus resultierenden Konsequenzen bewusst, kann Outsourcing zu einer besseren Unternehmenssituation verhelfen. Die Unterstützung der Unternehmensführung ist gerade im Zusammenhang mit Outsourcing besonders wichtig, da mit der Ausgliederung zwangsläufig 1 Vgl. Bruch, Outsourcing Konzepte und Strategien, Chancen und Risiken 2 Vgl. Bruch, Outsourcing Konzepte und Strategien, Chancen und Risiken

5 Personalumstrukturierungen verbunden sind. Neben dem Übergang des direkt betroffenen Personals zum externen Anbieter und den damit verbundenen arbeitsrechtlichen Auswirkungen muss sich das Unternehmen auch in den indirekt betroffenen Bereichen wie Personal, Einkauf und Finanzwesen neu strukturieren. Diese Aufgabe ist frühzeitig gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern und dem Betriebsrat zu lösen. Ohne eine allgemein akzeptierte Lösung und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit zwischen Belegschaft und dem externen Anbieter ist Outsourcing nicht praktikabel. Die geschilderten Punkte können auch unter dem Begriff Outsourcing-Reife gefasst werden. Hierzu gehören auch der Wille und die Fähigkeit zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit. Das Unternehmen ist bei einem modernen strategisch ausgerichteten Outsourcing nicht lediglich der Auftraggeber. Die Stärken bei diesem Modell liegen in der Verfolgung eines gemeinsamen Ziels. Dazu zählt die win-to-win -Situation ebenso wie die gegenseitige kontinuierliche Verbesserung mit der dazugehörigen Kritikfähigkeit. Was für den Auftraggeber gilt, gilt auch für den Auftragnehmer. Beide Seiten sollten ihre Geschäfte so transparent gestalten, dass der andere sich jederzeit einen Überblick verschaffen kann. Diese open book -Strategie sorgt für Vertrauen, welches die Grundlage für eine langjährige erfolgreiche Zusammenarbeit ist. Das Vertrauen als Basis der Zusammenarbeit ist auch deshalb so bedeutend, da die Zusammenarbeit nicht vollständig in Verträgen festgelegt werden kann. Kommt es zum Streit zwischen den Vertragspartnern, ist der abgeschlossene Vertrag aufgrund des großen Spektrums häufig nicht zur Klärung geeignet. Dennoch steht den geschilderten Risiken ein genügend großes Chancenpotential gegenüber, damit richtig verstandenes Outsourcing dem Unternehmen zu einer besseren Marktposition verhelfen kann.

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