Der KABA-Leitfaden. Ein Instrument zur arbeitsorientierten Bewertung und Gestaltung von EDV-Systemen Dr. Martin Resch

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1 Der KABA-Leitfaden Ein Instrument zur arbeitsorientierten Bewertung und Gestaltung von EDV-Systemen Dr. Martin Resch 1 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

2 Wer oder was ist CARO? 2 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

3 Computer Arbeit Organisation Dienstleistungsgesellschaft mbh Unsere Arbeitsschwerpunkte u.a. Datenschutz Seminare für Datenschutzbeauftragten Beratung in Fragen des Datenschutzes Gesundheitsschutz Gefährdungsbeurteilung speziell psychischer Belastungen nach ArbSchG und BildscharbV Überprüfung der Software-Ergonomie als Qualitätssicherung von EDV/SAP-Projekten Beteiligungsorientierte Arbeitsgestaltung zum Abbau von Belastungen und zur Verbesserung von Arbeitsabläufen 3 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

4 Der gesetzliche Rahmen 4 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

5 Verpflichtungen des Arbeitgebers 3(1)erforderliche Maßnahmen des Arbeitsschutzes treffen, ihre Wirksamkeit überprüfen und ggf. anpassen 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen 6 Dokumentation der Ergebnisse, der festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis der Überprüfung 5 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

6 Gefährdungsbeurteilung Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Arbeitsschutzgesetz 5 (1) Bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen nach 5 des Arbeitsschutzgesetzes hat der Arbeitgeber bei Bildschirmarbeitsplätzen die Sicherheits- und Gesundheitsbedingungen insbesondere hinsichtlich einer möglichen Gefährdung des Sehvermögens sowie körperlicher Probleme und psychischer Belastungen zu ermitteln und zu beurteilen. Bildschirmarbeitsverordnung 3 6 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

7 Rechtssystematik ArbSchG 3 Maßnahmen 5 Gefährdungsbeurteilung 6 Dokumentation BildScharbV 3 Analyse hinsichtlich Sehvermögen, körperlicher Probleme und psychischer Belastungen 5 (3) Umfang der GFB Stand der Technik DIN EN ISO , 10,11 DIN EN ISO DIN EN ISO usw. Einrichtung des Arbeitsplatzes, 4 Berücksichtigung physikalische, chemische und von Stand der Technik biologische Einwirkungen, der und Einsatz von Arbeitsmitteln gesicherten sowie den Umgang damit, die arbeitswissenschaftlichen Gestaltung von Arbeits- und Erkenntnissen Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken, unzureichende Qualifikation und Unterweisung der 7 Beschäftigten. Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

8 Relevante Normen DIN EN ISO 9241 Teil 1 17 Teil 2: Anforderungen an die Arbeitsaufgabe Teil 10 / 110: Grundsätze der Dialoggestaltung Teil 11: Gebrauchstauglichkeit DIN EN ISO Benutzer-orientierte Gestaltung interaktiver Systeme DIN EN ISO Teil 1 2 Psychische Belastung und Beanspruchung 8 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

9 Begriffsbestimmungen der Bildschirmarbeitsverordnung 2 Abs. 1 Bildschirmgerät: Bildschirm zur Darstellung alpha-numerischer Zeichen oder zur Grafikdarstellung, ungeachtet des Darstellungsverfahrens 2 Abs. 2 Bildschirmarbeitsplatz: Jeder Arbeitsplatz mit einem Bildschirmgerät sowie die unmittelbare Arbeitsumgebung Optionale Bestandteile des Bildschirmarbeitsplatzes: Datenerfassungsgeräte Software Zusatz- und Peripheriegeräte sonstige Arbeitsmittel wie Mobiliar 2 Abs. 3 Beschäftigter: Beschäftigte im Sinne dieser Verordnung sind Beschäftigte, die gewöhnlich bei einem nicht unwesentlichen Teil ihrer normalen Arbeit ein Bildschirmgerät benutzen. 9 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

10 Mindestanforderungen an die Gestaltung Anhang der Bildschirmarbeitsverordnung Bildschirmgerät t und Tastatur Sonstige Arbeitsmittel Arbeitsumgebung Verarbeiten von Informationen Zeichengröß öße Kontrast Helligkeit u.a.m Arbeitstisch Arbeitsstuhl Vorlagenhalter Fußst stützetze Platzbedarf Beleuchtung / Reflexionen Lärm Klima Strahlung Software-Ergonomie Verbot heimlicher Kontrolle Aufgabenangemessenheit Selbstbeschreibungsfähigkeit higkeit Steuerbarkeit Erwartungskonformität Individualisierbarkeit Fehlertoleranz Lernförderlichkeit rderlichkeit 10 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

11 Eine gute Software- Gestaltung nützt allen 11 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

12 Folgender mangelnder Benutzungsqualität Behinderung der Arbeit Ineffizienz Ärger Stress Qualitätsminderung Kosten 12 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

13 Folgen guter Benutzungsqualität Produktivität der Benutzer, weniger Fehler Bessere Arbeitsergebnisse Zufriedenheit der Benutzer Weniger Schulungsaufwand Weniger Support-Aufwand (extern, intern) Weniger Dokumentationsaufwand Weniger Folgekosten für Nachentwicklungen, Anpassungen 13 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

14 Zum Beispiel... Wenn 100 Leute täglich 10 Minuten Ratlosigkeit sparen Minuten = 16,6 Std. = 2 Arbeitstage täglich gespart Wenn täglich 20 Anrufe weniger beim HELP-Desk ankommen x (6 Min. Telefongebühr + 6 Min. Fachkraft) = 120 Min. Tel. + 2 Std. Gehalt täglich gespart Wenn Schulungen für 100 Leute von 5 auf 4 Tage verkürzt werden können Tage = 4,5 Mon. Gehalt für Fachkräfte Tage Honorar für Schulungskraft einmalig gespart. 14 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

15 Zielsetzung + höhere Effektivität durch bessere Software-Ergonomie (Arbeitserleichterung) + höhere Effizienz durch aufgabenangemessene Softwareanpassung (bessere Arbeitsergebnisse) + höhere Motivation durch ernsthafte Benutzerbeteiligung 15 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

16 Unser Instrument: Der KABA-Leitfaden 16 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

17 Der KABA - Leitfaden K Kontrastive A Aufga- B ben- A analyse Kombination aus Befragung und Beobachtung (Beobachtungsinterview) angemessenen Aufgabenverteilung zwischen Mensch und Technik (Kontrast: Was kann der Mensch besser, was sollte von der Technik unterstützt / übernommen werden!) erfaßt Handlungsspielräume und Behinderungen der Handlungsregulation 17 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

18 KABA - K(urzfassung) Handlungsspielräume (Regulationserfordernisse) Entscheidungsspielraum Zeitspielraum Durchschaubarkeit Körperliche Aktivität Informationszugang Auftragsvielfalt Kommunikation Belastungsanalyse (Regulationsbehinderungen) Regulationshindernisse Regulationsüberforderungen 18 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

19 KABA-Humankriterien Entscheidungsspielraum niedrig mittel bis hoch Kommunikation keine niedrig mittel bis hoch Zeitspielraum 1 Std. 2 Std. 4 Std. mittel bis hoch Auftragsvielfalt ein Aspekt zwei Aspekte mehr als zwei Aspekte Informationszugang ein zwei mehr als zwei Zugänge körperliche Aktivität Zwang einseitig Mischarbeit freier Wechsel Durchschaubarkeit ein zwei drei mehr als drei Aspekte = erheblicher Gestaltungsbedarf 19 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

20 Psychische Belastungen entstehen......durch Behinderungen des Arbeitshandelns, d. h. wenn die konkreten Durchführungsbedingungen, z. B. Arbeitsumgebung Arbeitsmittel (Software-Ergonomie) Arbeitsabläufe Vorschriften Unterbrechungen im Widerspruch zur Zielerreichung stehen. Das kann zwei Konsequenzen haben: Zusatzaufwand oder riskantes Arbeitshandeln. 20 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

21 Psychische Belastungen entstehen......durch Überforderung der menschlichen Regulationsfähigkeit, z. B. durch Zeitdruck monotone Arbeitsbedingungen Umgebungsbelastungen (Lärm, usw.) ungünstige Arbeitszeiten, Schichtarbeit diese Faktoren haben langfristig negative Auswirkungen auf die psychische und körperliche Gesundheit. 21 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

22 Unser Vorgehen in EDV- Projekten 22 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

23 Bestandsaufnahme und Vorbereitung KABA-Analysen durchführen Verankerung in der Projektorganisation KABA-Analysen auswerten Verbesserungsmaßnahmen festlegen Beteiligung der Mitarbeiter/-innen Verbesserungsmaßnahmen überprüfen 23 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

24 Ablauf der KABA-Analysen KABA-Steuerungsgremium PR, FB-Leitung, EDV-Projekt, IT usw. Rückmeldung (KABA-Bericht) Beauftragung Information Berichtsentwurf Mitarbeiter/in Untersucher/in 24 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

25 Einsatz von KABA bei SAP-Projekten Projekten Konzeption Detaillierung Produktions- Vorbereitung Produktiv- Betrieb IST-Analyse Betrachtung Software- Ergonomie, Benutzer Test Betrachtung Soll-Prozesse Belastungs- analyse im organisa- torischen Kontext am Prototyp oder an Pilot- anwendung Erfolgskontrolle Gefährdungsanalyse Betrachtung Soll-Rollen 25 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH Start Erstellt am

26 1. Konzeptionsphase Altsystem Exemplarisch ausgewählte Arbeitsplätze Welche Schwachstellen haben die derzeitigen Arbeitsplätze aus Sicht der KABA- Humankriterien? 26 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

27 2. Detaillierung Benutzertests SAP Ausgewählte Nutzer an einem SAP-Prototyp mit typischen Aufgaben aus der Praxis Enthält das geplante SAP-System noch Softwaremängel und / oder Arbeitsbehinderungen? 27 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

28 3. Produktionsvorbereitung Belastungsanalyse im organisatorischen Kontext SAP SAP SAP Gibt es weitere Arbeitsbehinderungen durch den geplanten Einsatz des SAP- System? Einige Mitarbeiter mit typischen Rollen in jedem Teilprojekt 28 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

29 Ein mächtiger Hebel: definierte Meilensteine 29 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

30 4. Produktiv-Betrieb Gefährdungsanalyse SAP SAP SAP Alle Mitarbeiter Fragebogen Arbeitsplatzbegehung Sind alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten? Sind alle festgestellten Mängel behoben und damit die Gefährdungen beseitigt worden? 30 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

31 Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung mit dem KABA-Leitfaden 31 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

32 Ergonomie Vorlagenhalter verdeckt die unterste Bildschirmzeile Handauflagefläche zu klein Ablagemöglichkeiten fehlen Bürostuhl entspricht nicht neusten ergonomischen Anforderungen an dynamisches Sitzen 32 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

33 Verbesserungsvorschlag Ergonomie bei der mobilen Anwendung 33 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

34 Beispiele für Software-Mängel Mangel Nach dem Eröffnen ist eine Änderung des Auftrags nur noch über die Auftragssteuerung möglich. Eine Änderung ist aber öfters notwendig, z.b. bei Kostenplanung sowie der Änderung zur Zielkontierung Im Fenster Selektieren Anforderungen in Arbeit muss jedes Mal das Werk und andere gleichbleibende Daten eingegeben werden. Die Eingabe technisch abgeschlossen ist erfordert sechs Schritte, bis das gewünschte Fenster Anforderungsstatus erscheint. Gestaltungsvorschlag Überarbeitung des Berechtigungskonzepts und Verbesserung der Korrekturmöglichkeiten. aufgabenangemessene Systemvoreinstellungen Aufgabengerechte, vereinfachte Ansteuerung des Feldes Bewertung durch die Mitarbeiter Wichtig relativ wichtig wichtig wichtig 34 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

35 Beispiele für SAP-bezogene Behinderungen Weitere SAP-bezogene Behinderungen treten auf durch unzureichende Suchfunktionen, fehlende Berichtsfunktionen, unvollständige Stammdatenpflege, Probleme beim Ausdrucken, lange Antwortzeiten, instabiles System, deutlichen Nachschulungsbedarf. 35 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

36 Beispiele für Behinderungen durch Arbeitsorganisation Behinderungen im Zusammenhang mit der SAP-bezogenen Arbeitsorganisation treten auf, z.b. unvollständige, verzögerte oder falsche Aufträge, unterschiedlicher Detaillierungsgrad der Aufträge, aufwändige Kostenschätzung ohne Unterstützung. 36 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

37 Maßnahmen zum Abbau der festgestellten Gefährdungen und Belastungen 37 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

38 Die wichtigsten Gestaltungsvorschläge Ergonomie-Mängel an den Bildschirmarbeitsplätzen beheben Abarbeitung der Software-Mängel Gewichtet nach Dringlichkeit und Aufwand Erstellung eines Zeitplans Überprüfung nach einer angemessenen Zeit Maßnahmen zur Verringerung der Antwortzeiten Bessere Abstimmung zwischen den Abteilungen 38 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

39 Möglichkeiten zum Abbau von Belastungen Technische Lösungen, z.b. Umgestaltung von Formularen Verbesserung der Antwortzeiten Anschaffung neuer Arbeitsmittel Erweiterung von Zugriffsrechten Veränderung an der Software Organisatorische Lösungen, z.b. Aufgabenzuschnitt verändern Arbeitsabläufe verändern Fristen flexibilisieren Regelmäßige Besprechungen Sprechzeiten einrichten Mehr Handlungsspielraum 39 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH

40 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit Bei weiteren Nachfragen: 40 Computer Arbeit Organisation CARO GmbH