Grundzüge zu gesetzlichen und steuerlichen Grundlagen von Vereinen (Stiftungen, GmbH s) und deren Rechnungswesen

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1 Grundzüge zu gesetzlichen und steuerlichen Grundlagen von Vereinen Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V. Skript zur Trägerschulung Caritas-Einrichtungen 2011

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3 Inhaltsverzeichnis zum Skript Seite 4 Seite 5 Seite 6 Seite 7 Seite 8 Seite 9 Seite 10 Seite 11 Seite 12 Seite 13 Seite 14 Seite 15 Seite 16 Seite 17 Seite 18 Seite 19 Seite 20 Begriff des Vereins Gesetzliche Regelungen zum Verein Arten der Vereine nach Rechtsstellung Hinweise zu Stiftungen zu Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) Grundlagen für das Handeln des Vereins (der Stiftung, der GmbH) bzw. seiner Vertreter (Satzung) Name und Wesen des Vereins Sitz des Vereins; der Stiftung; der GmbH Zweck des Vereins, Angabe welche Tätigkeit wie erfolgt Mitgliederversammlungen Geschäftsführung Buchführungspflicht Arten der Vereins Buchführung Besonderheiten in der Vereinsbuchführung Übersicht der Tätigkeitsbereiche (steuerliche Einteilung) Ideeller Bereich Vermögensverwaltung Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe Zweckbetrieb Steuerpflichtiger Geschäftsbetrieb Aufwands- und Ertragskonten, Kostenstellen Haushaltsplan (Planungsrechnung) Freigrenzen und Freibeträge: Umsatzsteuer ( 19 UStG) Besteuerungsfreigrenze ( 64 Abs. 3 AO) Gewinnschätzung ( 64 Abs. 5 und Abs. 6 AO) Hinweis zu Zinsabschlag- / Abgeltung- / Kapitalertragsteuer Hinweis zur Umsatzsteuer: Steuerbarer Umsatz Unternehmer Steuerbefreiungen ermäßigter Steuersatz, Pauschalierung der Vorsteuer Kleinunternehmer Ausstellung von Rechnungen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen Mittelverwendung und Rücklagen Spendenwesen (Zuwendungen) Steuerbefreiung für gemeinnützige Körperschaften Grundsteuer, Erbschaftssteuer, Rennwett-Lotterie-Steuer Lohnsteuer (Sozialversicherung) für Arbeitnehmer / Ehrenamtliche Übungsleiterfreibetrag Ehrenamtsfreibetrag Fahrtenbücher, Privatfahrten mit Dienstfahrzeugen Warengutscheine Sponsoring Photovoltaik Literaturhinweise Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 3

4 Begriff des Vereins: Das Bürgerliche Gesetzbuch enthält keine Aussage darüber, was unter einem Verein zu verstehen ist, sondern setzt diesen Begriff voraus. Eine mögliche Definition wäre: Ein auf eine gewisse Dauer angelegter, körperschaftlich organisierter Zusammenschluss einer Anzahl von Personen die ein gemeinschaftliches Ziel verfolgen Gesetzliche Regelungen zum Verein: Gesetzliche Regelungen zum Verein finden wir im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) Allgemeine Vorschriften Eingetragene Vereine Arten der Vereine nach Rechtsstellung: Der nicht eingetragene ( nicht rechtsfähige ) Verein ( 54 BGB) keine Grundbuchfähigkeit handelnde Personen haften persönlich; handeln mehrere, so haften sie als Gesamtschuldner (zu finden als Fördervereine, Krabbelstuben, Elterninitiativen u. ä.) Der eingetragene Verein ( e. V. ) ( 21 BGB) Fähigkeit Träger von Rechten und Pflichten zu sein Grundbuchfähigkeit im Prozess parteifähig vermögensfähig Haftung des Vereins für in seinem Auftrag handelnde Personen Hinweise: In der Rechtssprechung wurden beide Formen bisher fast gleich behandelt, aber höheres Haftungsrisiko beim nicht eingetragenen Verein. Zu Missbrauch der Rechtsform e. V. und Haftung siehe auch Wolfgang Rüfner in neue caritas 7/2008 (sog. Kolpingurteil). Der wirtschaftliche Verein ( 22 BGB) erlangt Rechtsfähigkeit durch staatliche Verleihung, regelmäßiges anbieten von Dienstleistungen o.ä. an Nichtmitglieder (u.a. Betrieb eines Krankenhauses; wenige, als Beispiel: Verein für ärztlichen Dienst in Übersee - Katholisches Missionsärztliches Institut Würzburg ) Hinweise zu Stiftungen: Stiftungen sind im BGB in den geregelt. In 86 BGB Anwendung des Vereinsrechts steht, dass einige der Vorschriften des Vereinsrechtes auch auf Stiftungen ggf. mit Einschränkungen anzuwenden sind, u.a. die 26, 27(3), 28 bis 31 oder 42 BGB. Weitere Regelungen sind zu finden in Bayerisches Stiftungsgesetz (BayStG). Für Kirchenstiftungen siehe auch Ordnung für kirchliche Stiftungen in den bayer. (Erz-)Diözesen (KiStiftO) in der Fassung vom 1. Juli (letzeres erhältlich beim Bischöflichen Ordinariat) zu Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH): Ist geregelt im Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) 1 Gesetzestexte abzurufen im Internet unter: Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 4

5 Grundlagen für das Handeln des Vereins (der Stiftung, der GmbH) bzw. seiner Vertreter Die Verfassung (oder auch das Grundgesetz ) des (rechtsfähigen) Vereins (der Stiftung, der GmbH) wird, soweit sie nicht auf Vorschriften des BGB (oder KiStiftO) beruht, durch die Vereinssatzung (Stiftungssatzung, bei der GmbH dem Gesellschaftsvertrag) bestimmt. Festlegungen in der Satzung können dabei vermeiden, dass Vorschriften des BGB anzuwenden sind (vgl. 40 BGB Nachgiebige Vorschriften). Dies gilt bei nachstehenden des BGB: 27 Abs. 1,3, - Bestellung des Vorstandes, Geschäftsführung des Vorstandes - 28 Abs. 1 - Beschlussfassung des Vorstandes Mitgliederversammlung Satzungsänderung Mitgliederschaft - Hinweis: Prüfen Sie im Zweifel immer zuerst, was in Ihrer Vereinssatzung (Stiftungssatzung / Stiftungsordnung, im Gesellschaftsvertrag) festgelegt wurde. Name und Wesen des Vereins (i.d.r. 1 der Satzung) In der Praxis wird häufig der Vereinsname verkürzt, was im Rechtsverkehr zu Problemen führen kann. Achten Sie deshalb darauf, dass der Vereinsname (Name der juristischen Person) in der Satzung mit dem im Vereinsregister und in den Geschäftspapieren (insbes. Rechnungen) übereinstimmt. Für die Mitgliederverwaltung haben wir uns im DICV darauf verständigt, den Verein so zu benennen, wie er im Vereinsregister eingetragen ist. Sitz des Vereins ( 24 BGB); Sitz der Stiftung ( 80 BGB; Art. 7 BayStG), Sitz der GmbH ( 3 (1) Nr.1 GmbHG) Ist i.d.r. in der Satzung festgelegt, oder wenn nicht bestimmt, der Ort, an dem die Verwaltung geführt wird. Nach dem Sitz bestimmen sich z. B. das Amtsgericht, Registergericht, in dessen Vereinsregister der Verein, Handelsregister die GmbH, eingetragen ist und das zuständige Finanzamt. Zweck des Vereins ( 21 BGB) Wird in der Vereinssatzung ( 25 BGB (Verfassung); Stiftungssatzung 85 BGB (Verfassung)) festgelegt. Wenn der Vereinszweck nicht auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet ist, erlangt der Verein seine Rechtsfähigkeit durch Eintrag in das Vereinsregister. (Ähnlich bei der GmbH, Gesellschaftsvertrag und Gegenstand des Unternehmens sowie Eintrag in das Handelsregister, siehe Erster Abschnitt GmbHG) Gibt den Tätigkeitsbereich des Vereins an: z. B. die planmäßige Ausübung und Förderung der Bildung und Erziehung des Kindes nach christlichen Grundsätzen durch den Betrieb und die Unterhaltung einer Kindertageseinrichtung Förderung der Sozialstation XY oder Unterhalt einer Sozialstation, Ambulanzstation Förderung der Familie, der Jugend und der Kultur innerhalb der Pfarrei.. und ist eine der Grundlagen für die steuerliche Beurteilung des Vereins (vgl. 59 AO 2 ). 2 AO = Abgabenordnung, auch als Steuergrundgesetz bezeichnet, enthält die grundlegenden und für alle Steuerarten geltenden Regelungen über das Besteuerungsverfahren; Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 5

6 In der Satzung erfolgen danach in der Regel (in 3 unter Hinweis auf die 51 ff AO) Angaben, ob der Verein den festgelegten Zweck ausschließlich (vgl. 56 AO - Abgabenordnung -) unmittelbar (vgl. 57 AO) für: Gemeinnützige Zwecke (vgl. 52 AO, in Abs. 2 seit 2007 nicht abschließende Aufzählung (25##) Anmerkung: Jugend und Altenhilfe siehe 52 Abs. 2 Nr. 4 AO). Mildtätige Zwecke Kirchliche Zwecke oder auch (vgl. 53 AO) gegebenenfalls (vgl. 54 AO) selbstlos (vgl. 55 AO) ausübt. Weiter regelt eine Satzung (z. B. Mustersatzung in 4) wodurch die Mittel, die zur Erfüllung des Vereinszweckes (Stiftungszweck) erforderlich sind, aufgebracht werden sollen. Dies können sein: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Schenkungen, Zuwendungen, Erbschaften, Zuschüsse oder sonstige Fördermittel. Auch hier sind, insbesondere bei den ersten vier, besondere steuerliche Vorgaben zu beachten, die z. B. im Anwendungserlass zur AO (AEAO) hier zu 52 AO oder in 10 b EStG 3 und weiteren Steuergesetzen festgelegt sind. Bezüglich der Mitgliedschaft kann der Verein (vgl. 38 und 40 BGB) die Verfahren für seine Bedürfnisse selbst regeln. Wichtig ist aber, dass er als Mitglied im (O)KCV NN, über diesen im Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V. und damit auch im Deutschen Caritasverband e. V. aufgenommen ist, da sich daran steuerliche Vergünstigungen (vgl. Steuerfreiheit 4 Nr. 18 UStG 4 Leistungen der amtlich anerkannten Verbände der freien Wohlfahrtspflege..) knüpfen können. Dies gilt auch für die gemeinnützige Stiftung oder GmbH. Zu den Organen des Vereins/ der Stiftung (z. B. Vorstand, Beirat, Mitgliederversammlung), zu Vorstand, Sitzungen oder gesetzliche Vertretung usw. ist auf die Festlegungen in der Satzung zu verweisen, bei der GmbH für die Geschäftsführung usw. auf den Gesellschaftsvertrag. Mitgliederversammlungen (sind in der Satzung geregelt; Gesellschafterversammlung 45 ff GmbHG) Aus den Erfahrungen mit Protokollen muss daran erinnert werden, dass die ordnungs- d.h. satzungsgemäße Einladung und die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung immer protokolliert und die Einhaltung der weiteren Regularien durch Niederschrift der Beschlüsse dokumentiert wird. Wurden beispielsweise Der Jahresbericht Die Jahresrechnung Der Prüfungsbericht der Vereinsprüfer Der Vorstand (nicht nur Kassier) entgegengenommen und genehmigt entlastet und vorgelegt und genehmigt? Ggf. der Haushaltsplan ggf. mit Stellenplan Wurde über die Mitgliederversammlung ein Protokoll erstellt und (satzungsgemäß) unterschrieben? 3 4 EStG = Einkommensteuergesetz UStG = Umsatzsteuergesetz Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 6

7 Hinweis: Rechtlich ist es unzulässig, eine zunächst nicht beschlussfähige Mitgliederversammlung zu beenden und auf den gleichen Tag eine viertel oder halbe Stunde später eine neue Mitgliederversammlung mit vereinfachten Bedingungen für die Beschlussfähigkeit ein zu berufen. Dies gilt auch, wenn dieses Verfahren bereits bei der ordnungsgemäßen Einladung zur ersten Versammlung angekündigt wurde. Sollten auf der zweiten Versammlung Beschlüsse gefasst werden, so sind diese nichtig. (Eine mögliche Ausnahme wäre, dass eine ausreichende Zahl evtl. verspäteter Mitglieder eingetroffen wäre. Hierzu liegt uns ein Schreiben des AG Würzburg vom zu einer Satzungsänderung eines Mitgliedsvereins vor.) In einer Einladung zu einer erneuten Mitgliederversammlung mit vereinfachten Bedingungen, wie reduzierter Anzahl der stimmberechtigten Mitglieder bei Satzungsänderungen, muss ausdrücklich auf diese Vereinfachung hingewiesen werden. Das Registergericht kann dies prüfen. Geschäftsführung Regelungen in der Satzung sind zum Beispiel: Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Satzung und tatsächliche Geschäftsführung müssen im Einklang stehen. Über die Kassengeschäfte des Vereins ist Buch zu führen und eine Jahresrechnung zu erstellen. Zahlungen zu Lasten des Vereins Die Geschäftsführung des Vorstandes und von der Mitgliederversammlung bestellte Rechnungsprüfer zu überprüfen. Diese Die Protokolle der Mitgliederversammlung sowie sind termingerecht über den Caritasverband dem Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V. vorzulegen. (Zu den steuerlichen Anforderungen an die Satzung siehe 60 AO. insbesondere auch Absatz 1, Satz 2: Die Satzung muss die in der Anlage 1 bezeichneten Festlegungen enthalten und Absatz 2: Die Satzung muss den vorgeschriebenen Erfordernissen bei der Körperschaftsteuer und bei der Gewerbesteuer während des ganzen Veranlagungs- oder Bemessungszeitraums,... entsprechen.) Buchführungspflicht Soweit eine Buchführung/Jahresabrechnung nicht schon in der Satzung geregelt ist, gelten die vereinsrechtlichen Rechenschaftspflichten, wie sie nach den Grundregeln zum Vereinsrecht im BGB festgelegt sind. (vgl. Auskunfts- und Rechenschaftspflicht gemäß 27 Abs. 3 und 666 BGB oder 259 Umfang der Rechenschaftspflicht..geordnete Zusammenstellung der Einnahmen..). Auch im Steuerrecht werden in 63 (3) AO ordnungsmäßige Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben gefordert, um nachzuweisen, dass die tatsächliche Geschäftsführung der Erfüllung der satzungsgemäßen steuerbegünstigten Zwecke entspricht. In 140 AO ist wiederum bestimmt, dass der, der nach anderen Gesetzen Bücher und Aufzeichnungen führen muss, die Verpflichtung hat, dies auch für steuerliche Zwecke zu tun. Die Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen heißt aber noch nicht, dass eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung ( 4 (1) oder 5 EStG) zu erstellen ist. Es sei denn, sie ist wegen der Größe des Vereins, der Rechtsform der Gesellschaft oder wegen anderen Buchführungsvorschriften (z. B. Pflegebuchführungsverordnung (PBV) für Pflegeeinrichtungen) erforderlich. Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 7

8 Die Gewinnermittlung für den Verein wird in der Regel als Einnahmen Ausgaben Überschussrechnung nach 2 Abs. 2 Nr. 2 und 4 Abs. 3 EStG erfolgen. Auch bei den Stiftungen handelt es sich in der Regel um eine Überschussrechnung mit dem Nachweis des Stiftungsvermögens. Bei einer GmbH dagegen gilt immer: Kaufmännische Buchhaltung nach HGB (vgl. AEAO zu 63 Nr. 1 Satz 4), wobei für den Bereich der Pflege die besonderen Vorschriften der Pflegebuch führungsverordnung (PBV) zu beachten sind. Arten der Vereins Buchführung Als einfachste Form dürfte es ausreichen, Einnahmen und Ausgaben in ein Buch einzutragen, die dazu gehörenden Belege geordnet ab zu heften und mindesten einmal im Jahr (zum ) mit den Kassen-/Kontoständen abzugleichen, sowie über das Vermögen eine Aufstellung zu fertigen. Möglich wäre auch die Form der Haushaltsbuchführung (Kameralistik). Da vorgenannte Arten der Buchführung in der Regel wenig aussagekräftig bezüglich einzelner Kostenarten oder des Vermögens sind, sollte der kaufmännischen Buchhaltung (Doppik) der Vorzug gegeben werden, dies gilt vor allem dann, wenn Betriebsvergleiche oder unterjährige Erfolgsrechnungen vorgenommen werden sollen. Ob die Buchführung manuell als sog. Amerikanisches Journal bzw. als Durchschreibebuchhaltung mit einzelnen Kontoblättern und Journal, als EDV-gestütztes Journal (z. B. als Excel-Datei) oder voll ausgebaute EDV-Buchhaltung mit Debitoren- Kreditorenbuchhaltung, integrierter Anlagenbuchhaltung und automatisiertem Online-Zahlungsverkehr geführt wird, sollte dabei an die Fachkenntnisse der Kassenführer oder sonstigen beauftragten Personen und die Bedürfnisse des Vereins angepasst werden. Bei der Verwendung von EDV-Programmen ist jedoch darauf zu achten, dass diese den Vorschriften ordnungsgemäßer Speicherbuchführung (GOBS) entsprechen und die Daten, die originär digital erstellt wurden, den Finanzbehörden im Falle einer Prüfung auch digital zur Verfügung gestellt werden können (vgl. 147 (6) AO, gültig seit dem Jahr 2000). (Bei den neueren EDV Programmen sind i.d.r. entsprechende Schnittstellen vorhanden) Besonderheiten in der Vereinsbuchhaltung Da der steuerbegünstigte Verein steuerrechtlich in verschiedene Tätigkeitsbereiche eingeteilt wird, sollte dies bereits bei der Einrichtung der Buchhaltung berücksichtigt werden. Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 8

9 Übersicht der Tätigkeitsbereiche: Ideeller Bereich Mitgliedsbeiträge ( 8(5) KStG) Spenden Zuschüsse Erbschaften Bußgelder Dient steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecken - Zweckerfüllung Ertragssteuerlich: keine Vermögensmehrungen Umsatzsteuerlich: Kein Leistungsaustausch Vermögensverwaltung ( 14 AO) Zinsen, Dividenden Etc. (Erträge aus Geldanlagen) Mieteinnahmen aus Immobilien Pachteinnahmen (z. B. Werbeflächen, Vereinsgaststätte) Keine Verbindung zum ideellen Bereich, darf nicht zum Selbstzweck werden - wenn Selbstzweck: Verlust der Steuerbegünstigung Ertragssteuerlich: Steuerbefreiung Umsatzsteuerlich: Steuerbefreiung, Option möglich Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe ( 14 AO) Zweckbetrieb ( 65 AO) z. B. Alten- und Pflegeheime, Sozialstation *) s. u., Mahlzeitendienste, Altentage, Kindergärten, Kinderund Jugendheime, Werkstätten für Behinderte, Lotterien und Ausspielungen (vgl AO) Enge Verbindung zum ideellen Bereich, dient der Erfüllung steuerbegünstigter satzungsmäßiger Zwecke - wirtschaftliche Betätigung Ertragssteuerlich: Steuerbefreiung Umsatzsteuerlich: Steuerbegünstigung Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ( 64 AO) Kindergartenfeste, Pfarrfeste (gesellige Veranstaltungen) Basare, Vereinsgaststätten, Übernahme von Verwaltungsarbeiten ggf. Werbemobile Keine Verbindung zum ideellen Bereich - wirtschaftliche Betätigung Keine Steuer- Befreiungen und begünstigungen Partielle Steuerpflicht Es gelten die allgemeinen Regeln des Umsatzsteuergesetztes Steuerfreigrenze EUR Umsatz Incl. Umsatzsteuer Um die Einnahmen und Ausgaben den jeweiligen Tätigkeitsbereichen zuordnen zu können, sollten diese entweder auf eigenen Aufwands- und Ertragskonten oder/und auf entsprechenden Kostenstellen erfasst werden. *) Hinweis: Im AEAO Zu 66 Nr. 4: Eine Einrichtung der Wohlfahrtspflege liegt regelmäßig vor bei häuslichen Pflegeleistungen durch eine steuerbegünstigte Körperschaft im Rahmen des Siebten oder Elften Buches Sozialgesetzbuch, des Bundessozialhilfegesetzes oder des Bundesversorgungsgesetzes. Ähnlich im AEAO Zu 68 Nr. 1 Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 9

10 Bei einem Verein mit einem eigenen ehemaligen Schwesternhaus, der Träger einer Sozialstation und einer Tagespflegeeinrichtung ist, Altentage, Vereinsfeste organisiert und Basare veranstaltet, könnte dies wie folgt aussehen: Ideeller Bereich Kostenstelle 100 Kostenart 5601 Mitgliedsbeiträge 5606 Zuschüsse 5610 Spenden 5615 Erbschaften 7891 Mitgliederpflege Vermögensverwaltung Kostenstelle 200 Kostenart 5100 Zinserträge 5220 Mieterträge 7910 Kosten Wertpapierverwaltung 7920 Grundstücksaufwendungen ver. Geb. Zweckbetrieb Sozialstation Kostenstelle 300 Überschuss lt. GuV nach PBV Zweckbetrieb Tagespflegeeinrichtung Kostenstelle 400 Überschuss lt. GuV nach PBV Zweckbetrieb Altentage Kostenstelle 500 Kostenarten 5690 Erlöse Bewirtung 7901 Wareneinkauf Altentage 7902 Sonstige Kosten Altentage Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Kostenstelle 900 Kostenarten 5695 Erlöse Vereinsfest 7965 Wareneinkauf wirtsch. GB 7966 Sonstige Kosten wirtsch. GB (Kontonummern (Kostenarten) in Anlehnung an PBV bzw., Datev SKR 45, für diese Bereiche nicht verbindlich) Analog für Kindertagesstätten: Kita I: Kostenstelle 300; Kita II KoSt 400; Kita III:...jeweils EAÜ. Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 10

11 Obige Tabelle kann nur einen groben Überblick über Konten und Kostenstellen geben. Beachten Sie aber, dass Sie im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, insbesondere bei einer Einnahme-/Ausgaberechnung, immer die Erlöse (Einnahmen), nicht mit Ausgaben saldierte Beträge, aber auch nicht das von der Bank abgehobene Wechselgeld erfassen, da der Umsatz (Erlöse, Einnahmen) für weitere steuerliche Beurteilungen eine Rolle spielen kann. Da die meisten Vereine mit einer ambulanten (und/oder teil-/stationären) Pflegeeinrichtung als Zweckbetrieb die, in 9 der Verordnung über Rechnungs- und Buchführungspflichten der Pflegeeinrichtungen (Pflege-Buchführungsverordnung - PBV) vom 22. November 1995 (BGBI. I S. 1528) in der Fassung des Euro-Einführungsgesetztes vom ( BGBI. I S. 2702, 2707), aufgeführten Grenzen für Befreiungen von der Verordnung überschreiten, wurde in der Regel versucht, mit der Aufstellung der Eröffnungsbilanz (für ambulante Pflegeeinrichtungen zum 1. Januar 1998) die Vereinsbuchhaltung in die Pflegebuchführung zu integrieren. Auch hier scheint es empfehlenswert, um die steuerlich relevanten Bereiche darstellen zu können, zusätzlich zur Kostenartenrechnung eine differenzierte Kostenstellenrechnung (s.o.) vorzusehen. Anmerkungen: Auf geplante Änderungen bei den Vorgaben zur Buchführung von Pflegeeinrichtungen kann und wird hier nicht eingegangen, da sich insbesondere auch bei der Einführung der Pflegebuchführung im Jahr 1995 gezeigt hat, dass Entwürfe in Verhandlungen mehrfach verändert wurden. Haushaltsplan (Planungsrechnung): Einen Haushaltsplan, ggf. mit Stellenplan müssen Sie aufstellen und ggf. durch die Mitgliederversammlung genehmigen lassen, wenn dies in der Vereins-/Stiftungssatzung so bestimmt ist. Dieser Haushalt gibt dann, ähnlich wie bei öffentlichen Haushalten, den Handlungsspielraum für den Vorstand des Vereins/der Stiftung vor. Auch die Ausgestaltung bestimmt letztlich die Mitgliederversammlung. Unabhängig davon und der Rechtsform des Trägers wird jeder Vorstand oder Geschäftsführer mit Finanzverantwortung für eine(n) (oder mehrere) Pflegedienst(e), Kindertagestageseinrichtung(en), sonstige Einrichtungen oder Dienste entsprechende Planungsrechnungen erstellen und diese für unterjährige Soll-/ Ist-Vergleiche auswerten, um ggf. entsprechend steuernd eingreifen zu können (Controlling). Hierzu ist auch auf die fachliche und wirtschaftliche Beratung in den Fachabteilungen des DICV zu verweisen. In der Regel werden Haushaltspläne oder Finanzierungspläne auch bei Zuschussanträgen gefordert. Freigrenzen und Freibeträge: 1. Umsatzsteuer ( 19 UStG) Beurteilung, ob die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze unterhalb der Kleinunternehmergrenze von ,-- EURO liegen. Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 11

12 2. Besteuerungsfreigrenze ( 64 Abs. 3 AO) Liegen die Einnahmen aus dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (mehrere Tätigkeiten gelten hier als ein Betrieb) unter ,-- EURO (bis : ,-- ), entstehen weder Körperschaftssteuer (KSt) noch Gewerbesteuer (GewSt). Liegen die Einnahmen aus dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb über ,-- EURO (vorher: ,-- ), werden steuerbegünstigten Körperschaften (= auch Vereine, Stiftungen, GmbH s) nachstehende Freibeträge gewährt: Körperschaftssteuer ab 2009: 5,000,-- Euro, vorher : 3.835,-- ( 24 KStG) Gewerbesteuer ab 2009: 5.000,-- Euro, vorher: 3.900,-- ( 11 (1) GewStG) 3. Gewinnschätzung ( 64 Abs. 5 und Abs. 6 AO) AEAO zu Abs. 5: Altpapier 5%, Altmaterial 20% nicht bei Einzelverkauf z. B Möbel Abs. 6 kann der Besteuerung ein Gewinn von 15 vom Hundert der Einnahmen (Werbung) Auf die Berechnung bzw. die Höhe der Steuern wird hier nicht eingegangen, da Vereine, Stiftungen oder gemeinnützige GmbH s als Träger von Kindertagesstätten (Sozialstationen) mit dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb die Freigrenze in der Regel nicht übersteigen werden (in Grenzfällen insbesondere wenn z. B. mehrere Feste abgehalten werden, bitte Einzelberatung einholen). Hinweis zu Zinsabschlagsteuer/Abgeltungsteuer/Kapitalertragsteuer Vereinzelt haben wir bei der Prüfung von Jahresrechnungen unserer Mitgliedsvereine festgestellt, dass bei Zinsgutschriften von der Bank Zinsabschlag-/ Abgeltungsteuer einbehalten wurde. Da die gemeinnützigen Vereine (Stiftungen, GmbH s), wie oben dargestellt, in der Regel nicht körperschaftsteuerpflichtig sind, erfolgte der Einbehalt, obwohl der Verein (die Stiftung, die gemeinnützige GmbH) von der Ertragssteuer befreit ist. Bitte prüfen Sie deshalb, ob Sie allen Banken entweder Ihren Freistellungsbescheid zur Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer, wenn er einen entsprechenden Hinweis zum Kapitalertragsteuerabzug (z. B. unter C) enthält, oder ob Sie eine Bescheinigung für Kapitalerträge, sog. NV oder Nichtveranlagungs- Bescheinigung vorgelegt haben. Sollte die Vorlage übersehen oder versehentlich zu spät erfolgt und von der Bank oder der Depotverwaltung Kapitalertragssteuer/Zinsabschlag einbehalten sein, setzen Sie sich mit dem zuständigen Finanzamt in Verbindung. In der Regel genügt für eine Erstattung der einbehaltenen Steuer ein formloser Antrag mit Vorlage der Steuerbescheinigungen der Bank. Hier auf einzelne Vorschriften zum Kapitalertragsteuerabzug ( 44a EStG) einzugehen würde zu weit führen. Durch die Einführung der Abgeltungsteuer für Kapitaleinkünfte ab hat sich für gemeinnützige Vereine/ Stiftungen/GmbH s nach unserem Kenntnisstand hier nichts geändert, also weiter NV-Bescheinigung oder Freistellungsbescheid vorlegen. Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 12

13 Hinweis zur Umsatzsteuer Häufig herrscht in gemeinnützigen Vereinen (auch Kirchenstiftungen) die Überzeugung, der Verein sei, da er keine Umsatzsteuer bezahlt, kein Unternehmer bzw. unterliege nicht dem Umsatzsteuergesetz. Deshalb hier eine kurze Erläuterung: Umsätze Nicht steuerbare Umsätze Steuerbare Umsätze Steuerfreie Umsätze gemäß 4 UStG Steuerpflichtige Umsätze Ermäßigter Steuersatz (7%) Voller Steuersatz seit % (vorher 16%) Steuerbarer Umsatz ( 1 UStG): die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt Unternehmer ( 2 UStG) ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung (z. B. Verein) nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird. In Abs.3: Die juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind nur im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art. gewerblich oder beruflich tätigt. Unterscheidung Lieferung, sonstige Leistung, Ort der Lieferung ( 3 UStG) und die Besonderheiten für den Ort der sonstigen Leistung ( 3a UStG) letzteres neu geregelt seit 2010 Die neu geregelten Bestimmungen zum Ort der Leistung können auch für gemeinnützige Einrichtungen zunächst nicht erwartete Wirkungen entfalten, deshalb Sachverhalte genau prüfen. Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen ( 4 UStG), wenn dort aufgeführt z. B. : Nr. 12: die Vermietung und die Verpachtung von Grundstücken Nr. 18: die Leistungen der amtlich anerkannten Verbände der freien Wohlfahrtspflege und der die einem Wohlfahrtsverband als Mitglied angeschlossen sind, wenn a. diese Unternehmer ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen dienen, b. die Leistungen unmittelbar dem nach der Satzung zugutekommen und c. die Entgelte für die in Betracht kommenden Leistungen hinter den durchschnittlich für gleichartige Leistungen von Erwerbsunternehmen verlangten Entgelten zurückbleiben. Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 13

14 Nr. 23: die Gewährung von Beherbergung, Beköstigung und der üblichen Naturalleistungen durch Personen und Einrichtungen, wenn sie überwiegend Jugendliche für Erziehungs-, Ausbildungs- oder Fortbildungszwecke oder bei sich aufnehmen, soweit die Leistungen an die Jugendlichen oder an die bei ihrer Erziehung, Ausbildung, Fortbildung oder Pflege tätigen Personen ausgeführt werden. Jugendliche im Sinne dieser Vorschrift sind alle Personen vor Vollendung des 27. Lebensjahres.; Nr. 25: Jugendhilfe ermäßigter Steuersatz, wenn im Katalog 12 (2) UStG enthalten z. B. Nr. 8 a: Für Leistungen, die im Rahmen eines Zweckbetriebs ausgeführt Pauschalierung der Vorsteuer nach 23 a UStG Kleinunternehmer ( 19 UStG) Umsatzsteuer wird von Unternehmern nicht erhoben, wenn Umsatz zuzüglich darauf entfallende Steuer im vorausgegangenen Kalenderjahr Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird Ausstellung von Rechnungen 14 (4) UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Verein Name lt. Vereinsregister VR NR) und des Leistungsempfängers 2. vom Finanzamt erteilte Steuernummer 3. Das Ausstellungsdatum 4. Eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) 5. den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen 6. Den Zeitpunkt nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch 7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt 8. oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und 9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers ( Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken ) Aufbewahrungspflicht von Rechnungen auch nach 14 b UStG - 10 Jahre (Bei Umsatzsteuerpflicht evtl. USt-Voranmeldungen, über 1.000,-- ¼-jährlich, über 7.500,-- monatlich vorher 512,-- vorher 6.136,-- ) Neue Problemfelder, entstanden durch den Einfluss der EU-Gesetzgebung (z. B. EU Richtlinie 6, neu gefasst in 2006 als Richtlinie 112) auf die Bundes-Gesetzgebung. Bei der Umsatzsteuer war ein Ergebnis 14 (4) UStG (s.o.) oder die Änderung der Umsatzsteuerrichtlinien (z. B. UStR 100 Eng verbundene Umsätze ), die deutlich machen, dass gemeinnützige Vereine bei der Beurteilung von Steuerbefreiungen (z. B. bei Mahlzeitendiensten) verstärkt mit gewerblichen Anbietern verglichen werden (vgl. auch 12 Abs. Nr. 8 a UStG). (Hinweis: Verkauf Anlagevermögen: Unterschied Verkauf Einrichtung gesamt oder in Einzelteilen) Bitte beachten sie bei eigener Umsatzsteuerpflicht besonders, dass bei Rechnungen, die sie empfangen, der korrekte Rechnungs-/ Leistungsempfänger angegeben und wenn die Rechnungsbeträge über mehr als 150,-- lauten nicht nur der Umsatzsteuersatz ( Kleinbetragsregelung 33 UStDV ), sondern auch der Umsatzsteuerbetrag in EURO ausgewiesen ist, da ansonsten der Vorsteuerabzug ( 15 UStG) versagt wird. Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 14

15 Mittelverwendung und Rücklagen Ein zentraler Punkt im gemeinnützigen Verein (Stiftung, GmbH) ist die Mittelverwendung, die u.a. durch die Buchhaltung zu dokumentieren ist. So stehen in 55 (AO) Selbstlosigkeit unter Nr. 1: Mittel der Körperschaft dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden oder unter Nr. 5: 1 Die Körperschaft muss ihre Mittel grundsätzlich zeitnah für ihre steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwenden. 2 Verwendung in diesem Sinne ist auch die Verwendung der Mittel für die Anschaffung oder Herstellung von Vermögensgegenständen, die satzungsmäßigen Zwecken dienen. 3 Eine zeitnahe Mittelverwendung ist gegeben, wenn die Mittel spätestens in dem auf den Zufluss folgenden Kalender- oder Wirtschaftsjahr für die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die strengen Vorschriften des 55 AO werden jedoch durch die Bestimmungen in 58 AO Steuerlich unschädliche Betätigungen etwas gelockert. Uns interessieren hier besonders die Nr. 6 (sog. Gebundene Rücklagen ) und die Nr. 7a (sog. Freie Rücklagen ). Auf die Überlassung von Arbeitskräften (Nr. 3), wie sie insbesondere bei der Gestellung von Ordensangehörigen vorkommt (oder auch andere Nr.), müsste ggf. im Einzelgespräch eingegangen werden. Kurz zur Historie: Bis war die Bildung von Vermögen möglich, soweit dieses aus Spenden und Beiträgen herrührte, sog. Altrücklagen, die weitergeführt werden dürfen. Mit Einführung der AO 1977 wurde die Rücklagenbildung erheblich eingeschränkt. Erst 1985 wurde die Bildung der sog. Freien Rücklage zugelassen. Hinweis: Die Rücklagen nach 58 AO dürfen nicht mit Rücklagen nach Handelsgesetzbuch verwechselt werden. Sie werden nicht wie Rücklagen nach HGB auf der Passivseite ausgewiesen, sondern stecken in den Mitteln (z. B. Geldbeständen) der Aktivseite und werden, da sie nur für steuerliche Zwecke gebildet werden, am sinnvollsten in der Anlage zum Jahresabschluss nachgewiesen. Die Gebundene Rücklage 58 Nr. 6 AO kann für genau definierte Zwecke gebildet werden, ist aber nur zulässig, wenn ohne die Bildung der Rücklage der satzungsmäßige Zweck nicht erfüllt werden kann. Dabei müssen für Planungen auch konkrete Zeitvorstellungen bestehen. Die Mittelherkunft spielt hier keine Rolle. Beispiele: Investitionsrücklage für Spielplatz in zwei Jahren, für Sanierung Heizung in fünf Jahren. Bei Betriebsmittelrücklagen reichen die Ansätze von Ausgaben für zwei Monate bis zu einem Jahr. Entscheidend für die Höhe dieser Rücklage ist das Risiko für die Wahrscheinlichkeit von Kosten oder Einnahmeausfälle und die Gesamtsituation des Vereins. Die Freie Rücklage 58 Nr. 7a AO kann gebildet werden aus höchstens ein Drittel des Überschusses der Einnahmen über die Unkosten aus Vermögensverwaltung und darüber hinaus aus höchstens 10 vom Hundert ihrer sonstigen nach 55 Abs. 1 Nr. 5 zeitnah zu verwendenden Mittel. Unterlassene Rücklagenbildungen können dabei nicht nachgeholt werden. Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 15

16 Bedingung für die Rücklagenbildung ist dabei immer, dass ordnungsgemäße Beschlüsse durch den Vorstand, die Mitgliederversammlung oder Gesellschafter gefasst und in den Niederschriften protokolliert werden. Die Darstellung der Rücklagenbildung in der Buchhaltung bereitet in der Praxis anscheinend vielfach Probleme. Auf eine Aufnahme in die Jahresrechnung kann aber nicht verzichtet werden (vgl. 63 (3) AO Aufzeichnungen..). (Ein Lösungsvorschlag hierzu ist in der Anlage abgeheftet.) Nach unseren Erfahrungen scheint es empfehlenswert, wie bereits oben erwähnt den Nachweis der Rücklagen in einer Nebenrechnung zu führen (Beispiel siehe Anlage) (vgl. auch AEAO zu 58). Spendenwesen Begriff: Spenden sind Zuwendungen, die freiwillig und unentgeltlich geleistet werden. Es kann sich dabei sowohl um Geld- als auch um Sachzuwendungen handeln, nicht aber um Nutzungen und Leistungen. Die Interessen der Beteiligten auf einen einfachen Nenner gebracht: Der Empfänger möchte Einnahmen, der Spender für seine Zuwendung auch einen -steuerlichen- Vorteil. Regelungen: Bestimmungen und Anweisungen zu Spenden finden wir in 10b EStG, 9 Abs. 1 Nr.2 KStG und 9 Nr. 5 in Verbindung mit 8 Nr. 9 GewStG, und 50 EStDV sowie R 111 bis 113 EStR ( 48 ist zum weggefallen, Bezug bleibt aber bis zu neuem Bescheid, dann 52 (2) Nr. AO). Bestätigt das Finanzamt dem Verein, der Stiftung der GmbH, dass er/sie gemeinnützige Zwecke verfolgt und berechtigt ist, nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck Zuwendungsbestätigungen 5 ( 50 Abs. 1 EStDV) auszustellen, so darf er/sie dies, wenn die Leistung freiwillig und unentgeltlich erfolgte. ( E Freistellungsbescheid) Der Verein kann auch berechtigt sein für Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen auszustellen, wenn dies im Steuerbescheid ( E Freistellungsbescheid) angeführt ist. (Achtung die Finanzverwaltung will für Mitgliedsbeiträge eigene Bescheinigungen, keine Vermischung Zuwendung/Beitrag) Zu beachten ist, dass die Zuwendungen freiwillig, also nicht auf Grund gerichtlicher Auflagen, oder nach Absprachen/Beschlüssen über Rückspende von Aufwendungsersatz erfolgen. Die Zuwendung muss unentgeltlich sein, d.h. darf keinen Lohn- oder Honorarersatz o.ä., auch keine Gegenleistung oder Begünstigung eines dem Zuwendenden nahe stehenden Dritten darstellen. Ferner ist darauf zu achten, dass es sich bei Spender/Einzahler und dem Empfänger der Zuwendungsbescheinigung um die gleiche Person handelt (Ausnahme Spendeninitiativen). Von jeder Zuwendungsbescheinigung ist ein Doppel aufzubewahren. Bei Sachspenden ist bezüglich des Wertes besondere Sorgfalt erforderlich. Der Wert sollte nach Möglichkeit durch Rechnungen nachgewiesen sein. Ist dies nicht möglich, sollten möglichst genaue Angaben des Spenders vorliegen, ggf. ist auf die Angaben des Spenders zu verweisen. Der Aussteller einer Zuwendungsbescheinigung haftet gegenüber dem Staat für entgangene Steuerbeträge, wenn er grob fahrlässig oder vorsätzlich eine unrichtige Spendenbescheinigung ausstellt 5 amtliche Vordrucke gültig seit 1. Januar 2007 können über unsere Homepage abgerufen werden Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 16

17 oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Bestätigung angegebenen Zwecken verwendet werden. Gleiches gilt bei Verstößen gegen die tatsächliche Geschäftsführung. Haftung seit Prozent (vorher 40 %) des zugewendeten Betrages (vgl. 10 b (4) EStG). Nicht unerwähnt bleiben dürfen Steuerbefreiungen für gemeinnützige Körperschaften bei der Grundsteuer, der Erbschaftssteuer, sowie der Rennwett-Lotterie-Steuer, auf die hier jedoch nicht näher eingegangen werden soll. Lohnsteuer (Sozialversicherung) für Arbeitnehmer / Ehrenamtliche Beschäftigt ein Verein (eine Stiftung, eine gemeinnützige GmbH) Arbeitnehmer, so hat er (sie) in der Regel die normalen lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten zu erfüllen. Nachstehend zwei Ausnahmen zugunsten gemeinnütziger Körperschaften: 1. Übungsleiterfreibetrag : In einigen Bereichen des gemeinnützigen Vereins kann für nebenberufliche 6 Mitarbeiter (z. B. Erzieher, Ausbilder, Betreuer oder bei der Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen Tätige) die Steuerbefreiung nach 3 Nr. 26 EStG in Höhe von 2.100,-- (früher ), sog. Übungsleiterfreibetrag, im Jahr in Frage kommen. Da der Freibetrag rückwirkend zum erhöht, das Gesetz aber erst am verkündet wurde, kam es in 2007 zu unterschiedlichen steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlungen. Seit gelten die gesetzlichen Vorgaben gleichlautend. 2. Ehrenamtsfreibetrag Weiter wurden rückwirkend zum 01. Januar Nr. 26a EStG der sog. Ehrenamtsfreibetrag in Höhe von 500,-- für nebenberufliche ehrenamtliche Tätigkeiten eingeführt. Seit 1. Januar 2008 ist er auch von der Sozialversicherung befreit. Reisekosten (Lohnsteuerrichtlinien geändert, ab Auswärtstätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeits oder Dienststätte; 3 Nr. 16 EStG) können daneben abgerechnet / erstattet werden. Der neue Freibetrag kommt nicht in Betracht für Nebentätigkeiten, für die bereits der sog. Übungsleiterfreibetrag ( 3 Nr. 26 EStG) oder eine steuerfreie Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen nach 3 Nr. 12 EStG gewährt wird (Öffentliche Kassen z. B. Gemeinde für Tätigkeit in Feuerwehr). Geht eine Aufwandsentschädigung über den Pauschalbetrag von 500,-- hinaus, ist der gesamte Betrag entweder einzeln nachzuweisen oder der übersteigende Betrag der Steuer und der Sozialversicherung zu unterwerfen. Werden jedoch sowohl nebenberufliche Tätigkeiten als Betreuer o.ä., als auch Tätigkeiten als Vorstandsmitglied, Hauswart o.ä., auch beim gleichen Verein ausgeübt, können beide Freibeträge nebeneinander in Anspruch genommen werden. Sollen Aufwendungen von Vorstandsmitgliedern durch den Verein pauschal erstattet werden, ist immer zu prüfen, ob dies nach der Vereinssatzung möglich ist. Ggf. ist die Vereinssatzung entsprechend anzupassen. 6 nebenberufliche Tätigkeit = höchstens 1/3 der Arbeitszeit einer Vollbeschäftigung (bei 39,0 Std. = 13,0 Std.) Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 17

18 Wünscht ein Caritas-Verein hier eine Änderung, empfehlen wir wegen der Einarbeitung einer entsprechenden Formulierung Kontakt mit dem Justitiar im Bischöflichen Ordinariat, Herr Roland Huth aufzunehmen. (Falls bisher nicht in der Satzung vorgesehen, galt eine Schonfrist, wenn der Beschluss zur Satzungsänderung bis 31. Dezember 2010 erfolgt war) 7 Der gemeinnützige Arbeitgeber (Verein, Stiftung, GmbH) sollte sich, wie bisher auch beim Übungsleiterfreibetrag bestätigen lassen, dass der Empfänger den Freibetrag noch nicht bzw. in welcher Höhe er ihn bereits ausgeschöpft hat. Außerdem sind Kombinationen von Übungsleiterfreibetrag oder Ehrenamtsfreibetrag mit geringfügigen Beschäftigungen, sog. Mini-Jobs möglich. Zu Einzelfragen und der praktischen Abwicklung diesbezüglich gibt Ihnen Ihre zuständige Besoldungsstelle beim DICV gerne nähere Auskunft. (siehe auch Rundschreiben Abteilung Verwaltung beim DICV Würzburg, Abteilungsleiterin Frau Ziegele Tel.: 0931 / vom April 2008, oder Anwendungsschreiben BMF vom 25. November 2008 GZ s.u. sowie weitere Schreiben des BMF). Hinweis: Werden Personen auf Grund von Freibeträgen nicht mehr über die Besoldungsstelle beim DICV abgerechnet, ist vor Ort ein Lohnkonto (z. B. handschriftlicher Nachweis) zu führen. Fahrtenbücher, Privatfahrten mit Dienstfahrzeugen Weiter ein wichtiger Hinweis zu Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit einem Dienstfahrzeug und der Führung von Fahrtenbüchern. Drei Urteile des Bundesfinanzhofes (BFH) aus den Jahren 2005 und , sowie Lohnsteuerprüfungen bei einem bayerischen Diözesancaritasverband veranlassen uns auf die Vorgaben des BFH für Fahrtenbücher eindringlich hinzuweisen. Nachstehend die Leitsätze der Urteile: I. Urteil: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. II. Urteil: 1. Eine mit Hilfe eines Computerprogrammes erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. 2. Kann der Arbeitnehmer den ihn überlassenen Dienstwagen auch privat nutzen und wird über die Nutzung des Dienstwagens ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht geführt, so ist der zu versteuernde geldwerte Vorteil nach der 1 v.h.-regelung zu bewerten. Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht. III. Urteil: 1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtungen und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeuges enthalten. 7 Bundesministerium der Finanzen Anwendungsschreiben zu 3 Nr. 26a EStG vom ; GZ IV C 4 S 2121/07/ 0010 und weitere Schreiben März, April und Oktober 2009, und weiter (nicht veröffentlicht) vom 28. Dezember 2009, Gz: IV C4 - S 2121/7/ BFH v VI R 27/05 BStBI 2006 II S. 408; BFH v VI R 64/04 BStBI 2006 II S. 410; BFH v VI R 87/04 BStBI 2006 II S. 625 Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 18

19 2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden. 3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung es Fahrzeuges ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstandes zu dokumentieren. 4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Ergebnis: Werden Fahrtenbücher nicht ordnungsgemäß geführt und werden von Mitarbeitern Dienstfahrzeuge, auch nur gelegentlich, für Privatfahrten oder für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, so ist der geldwerte Vorteil des Mitarbeiters bei Privatfahrten pauschal mit 1% des Listenpreises, des genutzten Fahrzeugs, und bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,03% des Listenpreises monatlich je Entfernungskilometer anzusetzen. Jede andere Art von Abrechnung, setzt ordnungsgemäß geführte Fahrtenbücher voraus. Hierzu oder zu weiteren steuerlich zulässigen Varianten ist ggf. eine auf den Einzelfall abgestimmte Beratung erforderlich. Hinweis: Zwischen dem Fachbereich Wirtschaftliche Beratung für Sozialstationen und zunächst dem Fachbereich Zentrale Abrechnungsstelle beim Caritasverband für die Diözese Würzburg e.v. einerseits und dem Finanzamt Würzburg andererseits wurden für die über den DICV-Würzburg Gehalt abrechnenden Sozialstationen Erleichterungen für die Führung des Fahrtenbuches der Gestalt vereinbart, dass nur die Tour und nicht der einzelne Patient in das Fahrtenbuch eingetragen werden muss. Diese Vereinbarung ist jedoch mit Bedingungen, wie Aufbewahrung der Tourenpläne o.ä. verbunden. (siehe hierzu auch Info der Wirtschaftliche Beratung Sozialstationen zu Fahrtenbuch und Firmenwagen zur privaten Nutzung; Für weitere Auskünfte zu diesem Themenbereich: Wirtschaftliche Beratung Sozialstationen Herr Hüttner.: 0931/ ) Warengutscheine Bei Revisionen bzw. durch Anfragen wurde uns bekannt, dass Mitgliedsvereine versuchen Sonderzahlungen, andere Lohnabgeltungen, auch Geschenke, insbesondere bei geringfügig Beschäftigten, durch Warengutscheine zu begleichen. Wir weisen deshalb eindringlich darauf hin, dass Sachbezüge in Form von Warengutscheinen (z.b. höchstens monatlich) nur dann steuerfrei sind, wenn die steuerlichen Vorgaben, genau eingehalten werden. Nach Urteilen des BFH (Bundesfinanzhof) vom , veröffentlicht am , entscheide sich die Frage ob Barlöhne oder Sachbezüge vorliegen nach dem Rechtsgrund des Zuflusses, nämlich auf Grundlage der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen, welche Leistung der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber beanspruchen kann. Dann sei es auch unerheblich, ob der Arbeitgeber zur Erfüllung dieses Anspruches selbst tätig werde, oder dem Arbeitnehmer gestatte, auf seine Kosten die Sachen bei einem Dritten zu erwerben. Entgegen der bisherigen Praxis der Finanzverwaltung sind damit auch Gutscheine, die zum Bezug einer beliebigen Ware bei einem Dritten (z.b. Buchladen, Drogerie) berechtigen, auch wenn der Gutschein nur eine Betragsangabe (höchstens 44,-- ) enthält, möglich. Ein Ersatz von Barlohn durch Sachbezug bleibt dagegen steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sponsoring Zu Beginn des Jahres 2008 war in verschiedenen Pressemitteilungen von der Übergabe von Fahrzeugen durch Banken an soziale Einrichtungen zu lesen. Wir müssen darauf hinweisen, dass bei bestimmten Vertragsgestaltungen auch für einen in seinem Zweckbetrieb umsatzsteuerbefreiten Unternehmen Umsatzsteuer anfallen kann. Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 19

20 Eine Verfügung der Oberfinanzdirektion Frankfurt (OFD Frankfurt/M. v S 7119 A) 1 UStG Behandlung der Überlassung von Fahrzeugen (Werbemobilen) an soziale Institutionen, Sportverein und Kommunen behandelt dieses Thema näher. Photovoltaikanlagen Für gemeinnützige Körperschaften, die planen sich eine Photovoltaikanlage (steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) auf das Dach zu bauen ist bezüglich der Umsatzsteuer auf weitere Verfügungen der OFD Frankfurt/M. v S 7100 A 2 UStG Unternehmereigenschaft beim Betreiben einer Photovoltaikanlage ; v S 7100 A 2 UStG Unternehmereigenschaft beim Betreiben von Anlagen zur Stromgewinnung im Privathaushaltsbereich insbesondere Photovoltaikanlagen und v. 05, S 7300 A 156 St 111 Vorsteuerabzug aus der Errichtung oder Veränderung eines Gebäudes im Zusammenhang mit dem Einbau und Betrieb einer Photovoltaikanlage hinzuweisen. Abschließend noch Hinweise in eigener Sache: Das vorstehende Skript wurde nach bestem Wissen 2007/2008 erstellt und im Januar 2009, Februar 2010 bzw. Februar 2011 aktualisiert. Fehlerhafte Angaben können jedoch nicht völlig ausgeschlossen werden, weshalb wir hierfür keine Haftung übernehmen. Auch kann das Skript im Einzelfall eine Beratung durch zuständige Beratungsstellen bzw. rechtskundige Berater (Rechtsanwälte, Steuerberater u.ä.) nicht ersetzen. Von uns verwendete Literatur: Buchna; Gemeinnützigkeit im Steuerrecht 9. Auflage 2008, Erich Fleischer Verlag (inzwischen 10. Auflage August 2010) Weidlich; Organisationshandbuch für Vereine, Verlag Schäffer-Pöschel Reuber; Die Besteuerung der Vereine, Verlag Schäffer-Pöschel Friedrich Schröder; München: Rücklagen nach 58 AO und zeitnahe Mittelverwendung in Stiftung Sponsoring Rote Seiten 6/2007 Sauter / Schweyer; Der eingetragene Verein 16. Aufl. Verlag C. H. Beck, Beck; Steuergesetze Loseblattsammlung (PC-) Lexikon für das Lohnbüro 2010, Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH Die NWB Datenbank ; Recherche CD Newsletter, Deutscher Caritasverband e. V. VereinsBrief Steuern-Buchführung-Recht, IWW Institut für Wirtschaftspublizistik Verlag Steuern-Recht-Wirtschaft GmbH & Co KG Internet: (Veröffentlichungen juris; Bundesministerium der Justiz) (z. B. BMF-Schreiben) Anlagen: Vorlage Jahresrechnung mit Rücklagen (2010), Prüfbericht Vereinsprüfer und 2 Übersichten zu unten Weitere Arbeitshilfen und Vorlagen (siehe Ausdruck der Übersichten) finden sie auf unserer Homepage: unter: Dienstleistungen / Handbuch für ehrenamtliche Vorstände Auswahl: Checklisten und Vorlagen für Ihre Dokumente oder Merkblätter und Informationen Caritasverband für die Diözese Würzburg e. V., Februar2011, Revision 20