Easyline 9 Finanzbuchhaltung... 4

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1 EasyLine 2010 Vereine Inhaltsverzeichnis Easyline 9 Finanzbuchhaltung Stammdaten erfassen Fremdwährungen Statistikcodes Buchungstexte Erfassungsjournal-Titel MWSteuer und Steuerabrechnungs-Arten Vereinbart (Standard gemäss ESTV) Vereinnahmt (Nur mit Bewilligung der ESTV) Kontenstamm erfassen Konto Konto Typ Standard-Konto Gewinnvortragskonto Erfolgskonto Währungserfolgskonto Konto Klasse Währung Budget Jan Dez MWSt.-Code Quote % Werden im Erfassungsjournal Buchungen 2 mal ausgegeben Anfangsbestand erfassen Menü Suchen Mutieren Löschen Info Bilanzdefinition Kontos positionieren Gruppentitel / Gruppenfuss Untergruppentitel / Untergruppenfuss Mutieren Buchungen laufend Beispiel Mandant Erfassungsjournal Erfassen by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach - 1 -

2 EasyLine 2010 Vereine Inhaltsverzeichnis Konto Belegnummer Belegdatum Kurs Buchungstext Statistikcode Gegenbuchung Soll/Haben Kurs Buchungstext Buch.Periode Statistikcode Suchen Mutieren/Löschen Automatisch verbuchen Auswertungen Eröffnungsbilanz Bilanz Provisorisch Bilanz Definitiv Jahresabschluss Statistik Code Saldo Bilanz Kontoabfrage Belegabfrage Druckarbeiten Mandant Erfassungsjournale Buchungsjournale Kontoblätter Kontenplan USt. Voranmeldung (Mehrwertsteuer-Abrechnung) Druckarbeiten allgemein Dienstprogramme Einstellungen Buchungen erfassen Fremdwährung Statistikcode Periode Buchungen einlesen Sammelbuchungen (nur im Beitragsinkasso vorhanden) MWSt-Buchungen Lager by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach - 2 -

3 EasyLine 2010 Vereine Inhaltsverzeichnis Vorschlag für Steuerart Inklusiv / Exklusiv Buchungen einlesen Journal drucken Der Jahresabschluss Vorgängige Arbeiten Datensicherung Im Kontenstamm In den Anfangsbeständen Buchungen laufend Druckarbeiten Mandant by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach - 3 -

4 9 Finanzbuchhaltung Die EasyLine Finanzbuchhaltung wurde nach allen Grundsätzen der heutigen Buchführungen entwickelt. In der Version 2010 wurden sämtliche gesetzlichen Grundlagen berücksichtigt. Darüber hinaus wurden für den Anwender einige Optionen und Möglichkeiten eingebaut, die das Führen der Buchhaltung mehr als nur zu einem notwendigen Übel machen. Bevor Sie die eigentliche Arbeit an der Finanzbuchhaltung aufnehmen können, müssen diverse Daten erfasst werden. Die nachstehende Liste soll Ihnen helfen, die benötigten Angaben in kürzester Zeit zu erfassen. Die Finanzbuchhaltung aufstarten. Stammdaten erfassen. Mandant auswählen (z.b. <01> oder <+ ENTER> für die Auswahl. Fremdwährungen erfassen. Statistikcodes erfassen. Buchungstexte erfassen. Journal-Titel erfassen. Kontenstamm erfassen/mutieren. Anfangsbestände erfassen. Eröffnungsbilanz Drucken. Einzelheiten zu diesen Arbeiten erfahren Sie auf den folgenden Seiten. Nach Abschluss dieser Eingaben können Sie mit Ihrer Arbeit beginnen. 9.1 Stammdaten erfassen Die nachfolgenden Stammdaten bis hin zum Kontenstamm werden via Tabellen wie folgt erfasst. Die Tabellen können bis zu 300 Einträge beinhalten und werden wie folgt behandelt: <Erfassen> Drücken Sie den <Erfassen>-Button. Füllen Sie die verlangten Daten aus und speichern Sie diese mit dem <OK>-Button. <Mutieren> Durch Doppelklicken auf der gewünschten Zeile gelangen Sie wieder in den Eingabe-Bildschirm. <Löschen> Mit den Pfeiltasten auf den gewünschten Eintrag gelangen und diesen durch doppelklicken aufrufen. Der aktuelle Eintrag kann jetzt durch drücken des <Löschen>-Buttons entfernt werden by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 4 / 30

5 9.1.1 Fremdwährungen Bei der Kontenerfassung werden Sie um die Eingabe der Währung gebeten. Der Währungscode (z.b. EUR), der Kurs (z.b. 1.4), der Multiplikator (z.b. 1 : 1) wird hier erfasst. Hier werden auch die ständig wechselnden Kurse geändert. <Erfassen> Sicher ist Ihnen aufgefallen, dass sich die Fremdwährungstabelle in der Finanzbuchhaltung gegenüber den anderen Programmteilen unterscheidet. Da eine Finanzbuchhaltung immer vergangenheitsorientiert gegenüber den Hilfsbüchern geführt wird, ist diese Trennung unbedingt erforderlich. Bitte achten Sie darauf, dass die Reihenfolge der verschiedenen Währungen bei beiden Tabellen eingehalten wird by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 5 / 30

6 9.1.2 Statistikcodes Bei der Buchungserfassung kann jede Buchung einem Statistikcode zugewiesen werden. In den Druckarbeiten können via Statistikcode-Journale diese Beträge zusammengefasst ausgegeben werden. Mit der Hilfe dieses Codes können einfache Kostenstellen-Auswertungen erstellt werden Buchungstexte Bei der Buchungserfassung können Sie auf diese Buchungstexte zugegriffen, und diese gegebenenfalls abändern by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 6 / 30

7 9.1.4 Erfassungsjournal-Titel In dieser Finanzbuchhaltung können Sie für die Buchungserfassung über 300 Erfassungsjournale pro Mandant erfassen. Dies dient Ihnen in erster Linie der einfacheren Auffindung von bereits erfassten Buchungen. Auf der nachfolgenden Seite sehen Sie ein Beispiel, wie die Erfassungsjournale anhand der verschiedenen Ablagemöglichkeiten aufgeteilt wurden. Bei einer allfälligen Kontrolle sind Sie dadurch jederzeit in der Lage, Ihre verschiedenen Belege schnellstens zu finden. <Erfassen> Im Feld Letzte Belegnummer wird die nachgeführte Belegnummer angezeigt. Diese Belegnummer kann geändert werden. Wird die Belegnummer z.b. auf erhöht, so werden die neuen Belegnummern mit fortgesetzt by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 7 / 30

8 9.1.5 MWSteuer und Steuerabrechnungs-Arten In dieser Tabelle werden die verschiedenen MWSt. Sätze erfasst und die Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten zugewiesen. Bitte beachten Sie, dass je MWSt.-Code eigene Fibu Konten zugewiesen werden müssen. Verwenden Sie nie dieselben Fibu Konten in mehreren MWSt.- Codes Vereinbart (Standard gemäss ESTV) Bei dieser Abrechnungsart wird die MWSt. aller Rechnungen (Kreditoren und Debitoren) sofort bei der Erfassung der Dokumente fällig. Eine allfällige Erlösdifferenz muss von der ESTV wieder zurückgefordert, resp. an der aktuellen Abrechnung in Abzug gebracht werden. Nach der Eingabe der Bezeichnung und des %-Satzes werden Sie um die Angabe der Konten in der Finanzbuchhaltung gebeten, USt. = Umsatzsteuer = Passivkonto VSt. = Vorsteuer = Aktivkonto da in EasyLine sämtliche Ertragsbuchungen Netto und nicht Brutto durchgeführt werden. Sie können das Konto direkt eingeben oder aber mit Eingabe von <+ ENTER> suchen by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 8 / 30

9 Vereinnahmt (Nur mit Bewilligung der ESTV) Bei dieser Abrechnungsart wird die MWSt. aller Rechnungen (Kreditoren und Debitoren) erst beim Zahlungseingang fällig. Eine allfällige Erlösdifferenz bei der aktuellen Abrechnung in Abzug gebracht. Für den Fall, dass Sie Ihre Mehrwertsteuer nach vereinnahmten Entgelten abrechnen, steht Ihnen zusätzlich zum üblichen fälligen, USt.- und VSt.-Konto noch je ein transitorisches Konto für die nicht fälligen Beträge zur Verfügung. So sind in der Finanzbuchhaltung, zusätzlich zu den fälligen, jederzeit auch die nicht fälligen Steuerschulden und Guthaben detailliert ersichtlich. Bitte setzen Sie sich vor der Erfassung dieser Tabelle mit Ihrem Buchhalter in Verbindung, um Fehlbuchungen im vornherein vermeiden zu können by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 9 / 30

10 9.1.6 Kontenstamm erfassen Der Kontenstamm ist die Grundlage jeder Finanzbuchhaltung. Über das Konto wird sowohl die MWSt. wie auch die Währung gesteuert Konto Geben Sie hier die Nummer des zu erfassenden Kontos ein. (z.b. 1034). Nach der Bestätigung der Kontonummer werden Sie um die Eingabe der Kontobezeichnung gebeten Konto Typ Mit dieser Einstellung wird die Aufgabe des Kontos festgelegt. Wenn Ihnen der Code des gewünschten Typs bekannt ist können Sie ihn direkt erfassen. Durch die Eingabe von <+ EN- TER> erhalten Sie eine Auswahl aller verfügbaren Möglichkeiten Standard-Konto Dieser Konten-Typ wird bei allen normalen Konten verwendet by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 10 / 30

11 Gewinnvortragskonto Das Gewinnvortragskonto ist ein Standardkonto mit spezieller Kennzeichnung. Damit das Programm beim automatischen Jahresabschluss erkennt worauf der Gewinn/Verlust vorgetragen werden muss, wird ein Konto (Aktiv oder Passiv) mit diesem Code erfasst Erfolgskonto Das Erfolgskonto ist ebenfalls ein Standardkonto mit spezieller Kennzeichnung. Damit das Programm beim Druck der definitiven Bilanz erkennt worauf der Gewinn/Verlust verbucht werden muss, wird ein Konto (Aufwand oder Ertrag) mit diesem Code erfasst Währungserfolgskonto Das Währungserfolgskonto ist ebenfalls ein Standardkonto mit spezieller Kennzeichnung. Damit das Programm beim Druck der definitiven Bilanz erkennt worauf der Währungsgewinn/Verlust verbucht werden muss, wird ein Konto (Aufwand oder Ertrag) mit diesem Code erfasst. Nach der Zuweisung eines dieser Codes, kann mit der Kontenerfassung fortgefahren werden Konto Klasse Die Kontoklasse referenziert die Kontozugehörigkeit. Dank dieser nummernunabhänigen Klassierung können selbst Kontenstämme für spezielle Einsatzgebiete definiert werden Währung Eingabe des Währungscodes. Falls der gewünschte Code bekannt ist, kann diese Eingabe direkt erfolgen, ansonsten mit <+ ENTER> die Auswahl aufrufen. Wählen Sie eine Fremdwährung aus, werden Sie im Anschluss um die Eingabe des Eröffnungskurses gebeten. Beachten Sie BITTE, dass Sie den Eröffnungskurs nach der Speicherung NICHT mehr ändern können! Budget Der Jahresbudget-Betrag für dieses Konto kann hier erfasst werden. Dieser wird automatisch anteilsmässig auf die Monate verteilt Jan Dez Das Monatsbudget wird hier erfasst oder falls bereits vorhanden geändert MWSt.-Code Geben Sie hier den richtigen Mehrwertsteuercode an. Falls nicht bekannt <+ ENTER> für die Auswahl by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 11 / 30

12 Quote % Anhand der Bestimmungen der ESTV muss hier die Quote (%) erfasst werden Werden im Erfassungsjournal Buchungen 2 mal ausgegeben. Die erste Buchung ist korrekt. Die zweite Buchung ist ohne Haben-Konto und mit einem Betrag Dieses Vorkommnis tritt auf wenn die Mehrwertsteuer 0% und ohne Konto ist, in den zugehörigen Konti aber die Quote nicht 0 oder leer ist Anfangsbestand erfassen Hier kann für Aktiv- und Passivkonten ein Anfangsbestand erfasst werden. Vor dem definitiven Jahresabschluss muss dieser Betrag auf Definitiv gesetzt werden, ab jetzt ist der Anfangsbestand nicht mehr änderbar und der <Anf.Best.> Button ist inaktiv Menü Suchen Ein Konto kann nach Kontonummer und nach der Kontobezeichnung gesucht werden Mutieren Das Konto das sich auf dem Bildschirm befindet kann mutiert werden. Sie werden feststellen, dass gewisse Einträge nicht geändert werden können Löschen Das aktuelle Konto kann gelöscht werden, sofern noch keine Buchungen oder Anfangsbestände erfasst wurden Info Hier kann zu jedem Konto eine Notiz von10 Zeilen erfasst werden by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 12 / 30

13 9.1.7 Bilanzdefinition In dieser Bilanzdefinition werden automatisch alle erfassten Konten aufgelistet Kontos positionieren Auf der linken Seite ist vor jedem Konto ein graues Quadrat. Wird der Mauszeiger auf solch einem Quadrat positioniert so wandelt sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil. Mit diesem Doppelpfeil können Sie die Kontos nach oben oder unten verschieben Gruppentitel / Gruppenfuss Mit <Gruppentitel > und <Gruppenfuss> wird ein Kontoblock definiert Untergruppentitel / Untergruppenfuss Mit <Untergruppentitel> und <Untergruppenfuss> kann innerhalb einer Gruppe weiter unterteilt werden Mutieren Mit <Mutieren> können die Bezeichnungen der eingefügten Gruppentitel und Gruppenfüsse geändert werden. Beim drucken der Bilanz wird am Ende jedes Blockes das Total des Blockes gedruckt.. Dies betrifft die Bilanz wie auch die Erfolgsrechnung. Beim verlassen der Bilanzdefinition mit <Zurück> werden Sie aufgefordert die Änderungen zu speichern. Standardmässig wird die Definition unter Voreinstellung gespeichert by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 13 / 30

14 9.2 Buchungen laufend Bei der EasyLine-Finanzbuchhaltung wurde ein neuer Weg zur Buchungs-Erfassung gewählt. Gegenüber herkömmlicher Buchhaltungen werden hier nicht einzelne Buchungen, sondern Konten Bearbeitet Beispiel Es soll eine Saldoabstimmung zweier Bankkonten vorgenommen werden Mandant Bitte wählen Sie den gewünschten Mandanten Erfassungsjournal Wählen Sie eines der 10 möglichen Erfassungsjournale. Buchungen die bereits auf diesem Journal erfasst wurden, werden angezeigt, sofern sie noch nicht definitiv verbucht wurden. Wählen Sie den Menüpunkt <Buchen> an, um in die Buchungserfassung zu gelangen. Dort können Sie eine Buchung neu erfassen, oder eine bereits erfasste Buchung bearbeiten. Durch Doppelklicken auf einer bereits erfassten Buchung können Sie sich die Details jederzeit Anzeigen lassen by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 14 / 30

15 Erfassen Sie stehen jetzt auf der Buchungsmaske. Da dies unsere erste Erfassung ist, wird Ihnen keine zuvor erfasste Buchung angezeigt. Wählen Sie <Neu> an, worauf das Programm einige Angaben von Ihnen fordert Konto Geben Sie hier die Kontonummer des zu bearbeitenden Kontos direkt ein, oder verlangen Sie mit der <+ ENTER>-Funktion eine Auswahl. Weiter besteht die Möglichkeit einer genaueren Auswahl aller Bankkonten. Dies erfolgt durch die Eingabe von 102 gefolgt von <Enter>. Das Programm zeigt Ihnen eine Auswahl aller Konten, die mit den Ziffern 102 beginnen (z.b. 1021, 1022 u.s.w.). Sofort wird Ihnen die Kontobezeichnung sowie das provisorische und das aktuelle Saldo angezeigt Belegnummer Die nächst freie Belegnummer dieses Erfassungsjournals wird Ihnen vorgeschlagen, kann jedoch durch eine andere überschrieben werden Belegdatum Das aktuelle Datum wird als Belegdatum vorgeschlagen kann jedoch überschrieben werden. Für alle nachfolgenden Buchungen wird das geänderte Datum wieder vorgeschlagen Kurs Sofern Sie in den Finanzbuchhaltungseinstellungen die Fremdwährung aktiviert haben, kann hier der Kurs für das angewählte Konto den Gegebenheiten des Buchungszeitpunktes angepasst werden Buchungstext Mit dem Buchungstext wird die bevorstehende Buchung dokumentiert. Bitte achten Sie auf einen logischen und strukturierten Textaufbau. Ihre Revisionsstelle wird Ihnen dankbar sein by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 15 / 30

16 Statistikcode Hier kann auf die zuvor in den Stammdaten erfassten Statistikcode-Tabelle zugegriffen werden. Entweder geben Sie den richtigen Code direkt ein oder fordern die Auswahl über <+ ENTER> an. Dieses Eingabefeld kann bei Bedarf in den Dienstprogrammen der Finanzbuchhaltung abgeschaltet werden. Mit der Erfassung der Buchungsmaske haben wir einen Grossteil der Buchung bereits erfasst. Die Angaben werden in den Buchungsbildschirm übertragen. Das System fordert Sie jetzt auf die Buchungsdetails sowie die Gegenbuchung(en) vorzunehmen Gegenbuchung Nach der Angabe des Gegenkontos werden Sie nach dem Betrag der Buchung gefragt Soll/Haben Der Betrag, oder Teilbetrag bei Sammelbuchungen, kann entweder in der Soll- oder in der Haben-Spalte gebucht werden. In unserem Beispiel wollen wir CHF 1' auf das Bankkonto 1020 und weitere CHF 1' auf das 2. Bankkonto 1021 buchen. Beide Beträge sollen als Sammelbeleg verbucht werden. Wir geben deshalb den ersten Betrag von 1' in der Soll-Spalte ein Kurs Ein allfälliger Kurs der Gegenbuchung kann auch hier erfasst oder geändert werden (Abschaltbar in den Dienstprogrammen der Finanzbuchhaltung) Buchungstext Der Buchungstext wird von unserer vorherigen Eingabe bereits vorgeschlagen und kann bei Bedarf ebenfalls überschrieben werden by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 16 / 30

17 Buch.Periode Die Buchungsperiode ist eine weitere Option, die in den Dienstprogrammen eingeschaltet werden kann. Sie ermöglicht die Erfassung von Buchungen, die eigentlich einer anderen Buchungsperiode angehören. Beispielsweise erhalten Sie am 29. März 2011 eine Lieferung Material, von Ihrem Lieferanten. Die Rechnung trägt das Datum des 26. März und wird demzufolge dem Märzaufwand zugewiesen (Belegdatum). Die Lieferung Ihrerseits kann erst im nächsten Monat erfolgen. Da die Rechnung daher auch erst im April ertragswirksam wird, haben wir ein Abgrenzungsproblem. Dies lässt sich durch die Eingabe der Buchungsperiode umgehen, da nahezu alle Auswertungen zusätzlich zum normalen Belegdatum auch nach Perioden abgegrenzt werden können Statistikcode Hier kann auf die zuvor in den Stammdaten erfassten Statistikcode-Tabelle zugegriffen werden. Entweder geben Sie den richtigen Code direkt ein oder fordern die Auswahl über die <+ ENTER> an. Dieses Eingabefeld kann bei Bedarf in den Dienstprogrammen der Finanzbuchhaltung abgeschaltet werden. Im MWSt-Fenster wird aus dem Kontenstamm der MWSt-Code, der MWSt-Satz sowie die Quote vorgeschlagen. Sie brauchen daher nur noch die MWSt-Art (Inklusiv oder Exklusiv) anzugeben und schon ist EasyLine in der Lage die MWSt. Buchung selbständig zu übernehmen. Mit dieser Eingabe wäre die Buchung eigentlich abgeschlossen, wenn da nicht noch die CHF 1' auf das Konto 1021 sollten, und das auch noch innerhalb des selben Beleges. Statt neu für eine neue Buchung zu wählen werden wir den aktuellen Beleg um eine Buchung erweitern. Wiederholen Sie einfach die letzten Schritte Gegenbuchung soviel mal, bis die Erfassung des Belegs abgeschlossen ist by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 17 / 30

18 <Erfassen> der 2. Gegenbuchung Alle Buchungen dieses Belegs werden Ihnen nun angezeigt. Durch doppelklicken auf einer Teilbuchung kann diese solange geändert werden, bis der Beleg definitiv verbucht wird by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 18 / 30

19 by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 19 / 30

20 Suchen Mit Hilfe dieses Menüpunktes können Buchungen nach folgenden Kriterien gesucht werden Mutieren/Löschen Mit Hilfe dieses Menü-Punktes kann eine, sich auf dem Bildschirm befindliche Buchung, die noch nicht definitiv verbucht worden ist geändert oder gelöscht werden Automatisch verbuchen Alle Buchungen die über den Programmteil "Buchungen laufend" erfasst werden, sind nur provisorisch verbucht. Sie können demzufolge jederzeit wieder geändert oder gelöscht werden. Sämtliche Auswertungen können trotzdem durchgeführt werden. Mit diesem Programmteil können erfasste Buchungen nach folgenden Kriterien innerhalb eines Erfassungsjournals definitiv verbucht werden. Eine Änderung nach der definitiven Verbuchung ist nicht mehr möglich. Die Selektion der zu verbuchenden Buchungen kann nach den folgenden Kriterien erfolgen: von Belegdatum, bis Belegdatum. von Belegnummer bis Belegnummer. von Erfassungsjournal bis Erfassungsjournal by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 20 / 30

21 9.3 Auswertungen Nahezu alle Auswertungen können auf einen angeschlossenen Drucker oder auf den Bildschirm erfolgen Eröffnungsbilanz Diese Bilanz ist eine Kontrollbilanz und dient zur Kontrolle des Saldovortrags bei Jahresabschlüssen. Weiter wird diese Auswertung bei Neueröffnungen, nach der vollständigen Erfassung der Anfangsbestände ausgegeben Bilanz Provisorisch Diese Bilanz kann jederzeit auf den Drucker wie auch auf den Bildschirm ausgegeben werden. Bei ihrer Ausgabe wird der Betriebs- und der Währungserfolg errechnet und ausgegeben. Diese Bilanz dient als Grundlage für die manuelle Gewinnverteilung und als jederzeitige Kontrolle des Geschäftsganges und beinhaltet definitive und provisorische Buchungen. Diese Auswertung kann entweder nach Belegdatum (Eingrenzung des Belegdatums) oder nach Periode erfolgen. Zudem ist der Budgetvergleich ebenso selbstverständlich wie der Vorjahresvergleich by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 21 / 30

22 9.3.3 Bilanz Definitiv Diese Bilanz kann nur auf den Drucker ausgegeben werden und wird für den jährlichen Abschluss benötigt. Bei ihrer Ausgabe wird der nicht verteilte Erfolg in das Erfolgskonto, und der Währungserfolg in das Währungserfolgskonto gebucht. Um die Bilanz ausgeben zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Anfangsbestände müssen auf definitiv gesetzt sein. Alle Buchungen müssen definitiv verbucht worden sein. Ein Erfolgskonto muss vorhanden sein (Siehe Kontenstamm). Ein Währungserfolgskonto muss vorhanden sein (nur bei der Führung von Fremdwährrungskonten, siehe Kontenstamm). Ein Gewinnvortragskonto muss vorhanden sein (siehe Kontenstamm). Achtung: Nach erfolgter Ausgabe der Bilanz können keine Buchungen auf diese Periode mehr erfolgen. Diese Auswertung kann nur auf Stichdatum Belegdatum erfolgen. Die andere Begrenzung des Datums (von Datum) ist durch den letzten Jahresabschluss gegeben. Ein Budgetvergleich ist ebenso selbstverständlich wie der Vorjahresvergleich Jahresabschluss Beim Jahresabschluss werden die Saldi des alten Jahres ins neue Geschäftsjahr übernommen, der ausgewiesene Betriebserfolg in das Gewinn-/Verlustvortrags-Konto gebucht. Dieses Programm kann nur ausgeführt werden, wenn die definitive Bilanz gedruckt wurde ansonsten erscheint nachfolgend Meldung. Bitte erstellen Sie vor dem Jahresabschluss eine Datensicherung. Weiter können Kontenblätter für das abzuschliessende Geschäftsjahr nach diesem Zeitpunkt nicht mehr ausgedruckt werden Statistik Code Hier haben Sie die Wahl zwischen einer detaillierten oder einer summierten Auswertung Ihrer Buchungen, die einem Statistik-Code zugewiesen wurden. Diese Auswertung kann entweder nach Belegdatum (Eingrenzung des Belegdatums) oder nach Perioden erfolgen. Zudem ist der Budgetvergleich ebenso selbstverständlich wie der Vorjahresvergleich by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 22 / 30

23 9.3.6 Saldo Bilanz Mit Hilfe der Saldobilanz erhalten Sie von jedem Konto das aktuelle Saldo eines bestimmten Tages oder einer bestimmten Periode. Diese Beträge beziehen sich immer auf den Beginn des Geschäftsjahres Kontoabfrage Hier können wie beim Kontenblatt die einzelnen Buchungen einzelner Konten aufgelistet werden. In Unterschied zum Kontenblatt sind hier auch detaillierte Informationen zu Sammelbuchungen ersichtlich. Weiter kann diese Auswertung entweder nach Belegdatum (Eingrenzung des Belegdatums) oder nach Periode erfolgen by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 23 / 30

24 9.3.8 Belegabfrage Hier können einzelne Buchungen einzeln angesehen oder ausgedruckt werden. Dies ist vor allem bei sehr komplexen Sammelbuchungen hilfreich. 9.4 Druckarbeiten Mandant Alle diese Druckarbeiten können wahlweise auf alle angeschlossenen Drucker erfolgen Erfassungsjournale Hier können Journale über Ihre erfassten Buchungen nach folgenden Kriterien ausgedruckt werden: Alle Buchungen innerhalb einer gewünschten Zeit, nach Belegnummer sortiert Buchungsjournale Hier können Journale über Ihre verbuchten Buchungen nach Datum ausgedruckt werden by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 24 / 30

25 9.4.3 Kontoblätter Die Ausgabe der Kontoblätter kann durch das Datum und die Kontennummern eingegrenzt werden. Wird das Häkchen bei Alle Konten gesetzt, werden auch die Konten ohne Bewegungen ausgegeben Kontenplan Diese Ausgabe kann auf einen der Drucker erfolgen USt. Voranmeldung (Mehrwertsteuer-Abrechnung) Diese Auswertung entspricht den Vorgaben der ESTV und wird zur Abrechnung der Mehrwertsteuer verwendet. 9.5 Druckarbeiten allgemein Alle diese Druckarbeiten können wahlweise auf alle angeschlossenen Drucker erfolgen. Folgende Stammdaten-Listen sind Verfügbar Mandantenliste Währungsliste Statistikcode Erfassungsjournale by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 25 / 30

26 9.6 Dienstprogramme Einstellungen Diese Einstellungen beeinflussen die Buchungsmaske Buchungen erfassen Fremdwährung Wird diese Checkbox aktiviert werden die Fremdwährungen beim Buchungen einlesen berücksichtigt Statistikcode Wird diese Checkbox aktiviert werden die Statistkcodes beim Buchungen einlesen berücksichtigt Periode Wird diese Checkbox aktiviert werden die Perioden beim Buchungen einlesen berücksichtigt Buchungen einlesen Sammelbuchungen (nur im Beitragsinkasso vorhanden) Ist diese Checkbox aktiviert werden die Buchungen, deren Haben- und Sollkonto identisch sind, zusammengefasst und als Sammelbuchungen unter einer Belegnummer gebucht. Soll jede Transaktion ersichtlich sein so muss die Checkbox Sammelbuchung deaktiviert werden MWSt-Buchungen Wird diese Checkbox aktiviert so müssen MWSt. Konti erfasst sein. Wird ohne MWSt. gearbeitet so muss diese Checkbox deaktiviert sein. Sind keine MWSt. Konti erfasst und die Checkbox ist aktiviert, wird beim Buchungen einlesen die Meldung ausgegeben Kein Soll-Konto definiert oder Kein Haben-Konto definiert by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 26 / 30

27 Lager Wird diese Checkbox aktiviert werden das Lager beim Buchungen einlesen berücksichtigt Vorschlag für Steuerart Inklusiv / Exklusiv Diese Einstellungen sollen gleich wie in den <Dienstprogramme -> Parameter -> Einstellungen> gesetzt sein. Ohne MWSt müssen sie nicht gesetzt sein Buchungen einlesen Die in EasyLine erfolgten Bewegungen (Rechnungen, Zahlungen, Lieferungen, u.s.w.) werden mit diesem Programm in die Finanzbuchhaltung Übertragen und definitiv verbucht. Standardmässig werden die Buchungen, deren Haben- und Sollkonto identisch sind, zusammengefasst und als Sammelbuchungen unter einer Belegnummer gebucht. Weiter kann ein Übergabejournal ausgedruckt werden, worauf jede Transaktion ersichtlich ist. Dazu muss in den Einstellungen die Checkbox Sammelbuchung deaktiviert werden. Buchungen deren Konten fehlen oder unvollständig sind, werden während der Einlesung angezeigt. EasyLine fordert Sie auf die korrekten Daten einzugeben by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 27 / 30

28 9.6.3 Journal drucken by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 28 / 30

29 9.7 Der Jahresabschluss Vorgängige Arbeiten Bevor wir mit dem Jahresabschluss starten können, müssen wir einige Dinge erledigen. Als erstes müssen wir, falls die EasyLine Auftragsbearbeitung angeschlossen ist folgende Arbeiten erledigen. Im Untermenü Dienstprogramme Buchungen einlesen. Anschliessend sollten alle Konten noch einmal überprüft werden: Datensicherung Haben Sie eine aktuelle Datensicherung erstellt? Im Kontenstamm Haben Sie ein Erfolgskonto als Typ 06 erfasst? Haben Sie ein Gewinnvortragskonto als Typ 07 erfasst? Haben Sie ein Währungserfolgskonto als Typ 08 erfasst? In den Anfangsbeständen Sind alle Anfangsbestände auf definitiv gesetzt? Buchungen laufend Sind alle laufenden Buchungen bis und mit ?? definitiv verbucht? Wenn Sie alle diese Punkte kontrolliert und allenfalls korrigiert haben, kann mit Ihrem Jahresabschluss nichts mehr schief gehen. Bevor wir jedoch endgültig abschliessen können, müssen wir noch einige Dinge ausdrucken, damit wir genügend Informationsmaterial über das abgeschlossene Jahr zur Verfügung haben Druckarbeiten Mandant Kontoblätter Drucken anwählen. Grenzen Sie die gewünschten Konten entsprechend Ihren Bedürfnissen nach Nummer und Datum ein. Nach dem Jahresabschluss können Sie keine Kontoblätter des Vorjahres mehr drucken! Sie haben noch die Wahl, was weiter noch ausgedruckt werden soll. Folgende Listen und Informationen lassen sich nach dem definitiven Jahresabschluss nicht mehr ausgeben: Statistik Code Saldo Bilanz Arbeitszeit Rapporte Buchungsjournale Kontoblätter Diese Listen sollten Sie also, wenn sie Ihnen von Nutzen sein sollten, vor dem Abschluss ausdrucken. Anschliessend begeben wir uns in die Auswertungen. Drucken Sie nun die Definitive Bilanz. Sollten Sie einen der in den vorgängigen Arbeiten erwähnten Punkte übersehen haben werden Sie nun darauf aufmerksam gemacht. Bitte korrigieren Sie allfällige Versäumnisse und fahren Sie anschliessend weiter by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 29 / 30

30 Wenn alle Listen gedruckt sind und die definitive Bilanz vorliegt, können wir den Menüpunkt Jahresabschluss anwählen. Es wird sofort auf das Datum, bis zu dem die definitive Bilanz gedruckt wurde, das laufende Jahr abgeschlossen. Sie können diesen Vorgang mit [ESC] abbrechen, es wird aber nicht empfohlen dies zu tun. Das Jahr ist nun abgeschlossen und kann zu den Akten gelegt werden. Sollten Sie Fragen haben, so genieren Sie sich nicht, Ihren Fachhändler anzurufen. Er wird Ihnen gerne Auskunft geben by Computer-Terminal AG, Lerchenbergstrasse 4a, CH-8703 Erlenbach Seite 30 / 30