Zahlungsdateien und Zahlungsbestände im Internet-Banking

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1 Zahlungsdateien und Zahlungsbestände im Internet-Banking Zahlungsdateien versenden und Zahlungsbestände nach Sepa konvertieren über das Internet Banking der Sparkasse Westmünsterland Electronic Banking Stand 1.0 / November 2013 Seite 1 von 16

2 Zahlungsdateien und Zahlungsbestände Inhaltsverzeichnis Pos. Inhalt Seite 1. Zahlungsdateien versenden 3 2. Zahlungsbestände verwalten 5 3. Importieren und Konvertieren von vorhandenen Zahlungen Anhang 16 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2 von 16

3 1. Zahlungsdateien versenden Ihre Zahlungsdateien aus Ihren Programmen zur Finanzbuchhaltung oder Vereinsverwaltung können Sie direkt über das Internet-Banking der Sparkasse Westmünsterland einreichen. Zahlungsdateien müssen dabei ab dem im SEPA-Format erzeugt werden. Eine Einreichung des nationalen Formates DTAUS ist dann nicht mehr möglich. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Internet-Angebot unter Starten Sie Ihre Software und erzeugen Sie die Zahlungsdateien. Beachten Sie bitte den Termin für die Einreichung im SEPA-Format. Zahlungen mit einem Ausführungstermin ab dem können nur als SEPA-Zahlungen verarbeitet werden. Die Zahlungsdatei speichern Sie bitte vorab auf Ihre Festplatte im nationalen DTAUS-Format oder im neuen SEPA-Format. Seite 3 von 16

4 Starten Sie nun das Internet- Banking der Sparkasse unter Und melden sich dort mit Ihrem Anmeldenamen und PIN-Nummer an. Hinweis: Haben Sie noch keinen Online-Zugang, so wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer. Wollen Sie Lastschriften einziehen, so geben Sie das bitte mit an. Für die Übertragung von Zahlungsdateien wählen Sie Banking / Datei-Übergabe Klicken Sie auf den Reiter SEPA / Durchsuchen und wählen Ihre Zahlungsdatei aus Für die Übertragung von Zahlungsdateien im nationalen Format DTAUS wählen Sie entsprechend den Reiter DTA. Vergleichen Sie die nach dem Einlesen jeweils angezeigten Summenwerte mit dem Begleitzettel Ihres Zahlungsprogrammes und bestätigen Sie die Ausführung durch Eingabe einer TAN- Nummer. Seite 4 von 16

5 2. Zahlungsbestände verwalten Über die Funktion Sammler-Vorlagen können Sie Sammelüberweisungen oder einzüge als Vorlage speichern und verwalten. So lassen sich z.b. für einen kleinen Verein Vorlagen wie Quartalseinzug, Jahreseinzug oder Sonderbeitrag einrichten und pflegen. 2.1 Umstellung vorhandener Bestände Verwalten Sie bereits heute schon Lastschriften über das Internet- Banking oder haben Sie eine Zahlungsdatei im nationalen Format, die Ihre Einzüge beinhaltet, so können diese Daten nach Sepa konvertiert werden. Die Vorgehensweise dazu wird ab Abschnitt 3. erläutert. 2.2 Für den Einzug von SEPA-Lastschriften ist es wichtig, dass Sie vorab eine Gläubiger-ID besitzen. Die Gläubiger-ID beantragen Sie direkt über das Internet bei der Deutschen Bundesbank unter Ihrem Kundenberater mitteilen, dass Sie SEPA-Lastschriften einziehen wollen. Sie erhalten von uns eine gesonderte Vereinbarung, in der Sie die Gläubiger-ID bitte eingetragen. Nach Rücklauf der Vereinbarung schalten wir Ihren Internet- Banking-Zugang für Lastschriften frei und hinterlegen die Gläubiger-ID in den Systemen der Sparkasse. schriftliche Mandate von Ihren Zahlungspflichtigen einholen. Den Wert Mandatsreferenz vergeben Sie individuell für jeden Zahlungspflichtigen. Das kann z.b. eine Mitgliedsnummer im Verein sein. Ihren Zahlungspflichtigen den Einzug ankündigen. Mehr zu diesem Thema und Muster der neuen SEPA-Mandate finden Sie im Internet unter Seite 5 von 16

6 2.3 Beispiel: Einrichtung einer Vorlage Jahresbeitrag für einen Verein Zur Einrichtung der Vorlagen starten Sie das Internet-Banking der Sparkasse unter Und melden sich dort mit Ihrem Anmeldenamen und PIN-Nummer an Anlegen der Vorlage Für die Erfassung der Zahlungspflichtigen wählen Sie Banking / Sammel-Lastschrift Name der Sammellastschrift In unserem Beispiel verwenden wir Jahresbeitrag als Namen der Sammellastschrift. Die Einzüge sollen zum erstmalig laufen. Weitere Vorlagen wie Monatsbeitrag oder Quartal sind natürlich auch möglich. Seite 6 von 16

7 Sammlerart Die Basis-Lastschrift ist der Nachfolger der gewohnten Einzugsermächtigung. Der Zahlungspflichtige hat ein Rückgaberecht von 8 Wochen. Basis-Lastschriften müssen spätestens 6 Bankarbeitstage vor der gewünschten Fälligkeit gesendet werden. Die Express-Lastschrift ist gleich der Basis-Lastschrift, kann aber spätestens 2 Bankarbeitstage vor der gewünschten Fälligkeit gesendet werden. Sollte es Empfängerbanken geben, die die Annahme der Express-Lastschrift nicht unterstützen, wandelt die Sparkasse die betroffenen Einzüge automatisch in Basis- Lastschriften um. -> Verfügbar ab Bei einer Firmen-Lastschrift verzichtet der Zahlungspflichtige auf sein Rückgaberecht. Diese Variante ist nur mit Firmenkunden (Nicht-Verbrauchern) möglich und erfordert, dass das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen den Einzugsauftrag vor Belastung prüft. Für den regulären Einzug z.b. von Vereinsbeiträgen wird die Basisoder Express-Lastschrift genutzt. Sequenz Standard für eine neue Basis-Lastschrift ist Erste Lastschrift. Nach erfolgreichem Durchlauf wechselt dieses auf Folgelastschrift. Fälligkeitstag SEPA-Lastschriften sind immer terminierte Zahlungen. Der Fälligkeitstag ist der Tag, an dem der Zahlungspflichtige belastet wird und der Zahlungsempfänger seine Gutschrift erhält. Seite 7 von 16

8 Wichtig: SEPA-Lastschriften lassen sich nur maximal 14 Tage in die Zukunft terminieren!! Bei SEPA-Lastschriften wird sehr genau darauf geachtet, dass diese Fälligkeit maximal 14 Tage in der Zukunft liegt. Daher kann im Moment der Erfassung nicht direkt der gewünschte erfasst werden, sondern ein näher liegender falscher Termin. Frühestens 14 Tage vor dem müssen Sie dieses Datum dann auf den ändern und die Lastschriften senden (siehe auch Abschnitt 2.3.3) Auftraggeber Das Zielkonto des Zahlungsempfängers, auf das die Einzüge gutgeschrieben werden sollen. Zu diesem Konto muss die Sparkasse vorab die Gläubiger-ID erfasst haben (s. Abschnitt 2.2). Als Vorlage speichern Damit wird die Sammel-Vorlage im Speicher abgelegt und kann später weiter bearbeitet werden. Z.B. um neue Mitglieder einzutragen oder zu löschen. Seite 8 von 16

9 2.3.2 Anlegen einer SEPA-Lastschrift Nach Eröffnung der Vorlage kann die erste Lastschrift erfasst werden. Neben dem Namen des Zahlungspflichtigen müssen auch dessen IBAN und BIC eingetragen werden. Tip: Rechts unten auf der Seite findet sich der IBAN-Rechner, mit dem Sie Kontonummer und Bankleitzahl umrechnen können. Mandatsreferenz Jeder Zahlungspflichtige erhält eine Mandatsreferenz. Diese wird vom Zahlungsempfänger, in unserem Beispiel der Verein, vergeben. Die Referenz kann z.b. eine Mitgliedsnummer im Verein sein. Mandatsdatum Das ist das Datum, an dem das Vereinsmitglied das SEPA-Mandat (also den Nachfolger der Einzugsermächtigung) unterschrieben hat. Ein Mandat ist immer 3 Jahre ab dem letzten Einzug gültig und verlängert sich mit jedem Einzug jeweils wieder um 3 Jahre. Betrag und Verwendungszweck wie gewohnt Seite 9 von 16

10 Als Vorlage speichern Damit wird der Lastschrift-Empfänger (Zahlungspflichtiger) im Speicher abgelegt und kann später weiter bearbeitet werden Ausführen der SEPA-Lastschriften Sepa-Basis-Lastschriften können frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Bankarbeitstage (Express-Lastschrift 2 Tage) vor der gewünschten Fälligkeit gesendet werden. Bezogen auf den Beispieltermin ist also der früheste Sendetermin immer der der späteste Termin bei Basis der bei Express der Bei einem späteren Sendedatum verschiebt sich auch das Fälligkeitsdatum entsprechend nach hinten. Genaue Erläuterungen zu den Sendeterminen und eine Sendetabelle finden Sie in dem Leitfaden Terminieren von Sepa-Lastschriften und Bearbeiten von Rückgaben. Die Internet-Adresse finden Sie im Anhang dieses Schreibens. Wählen Sie nach der Anmeldung im Internet-Banking die Banking / Sammler-Vorlagen / SEPA-Sammler aus Seite 10 von 16

11 Es werden Ihnen alle vorhandenen Vorlagen angezeigt. Den von Ihnen gewünschten Einzug markieren Sie in dem vorgestellten Kästen und klicken rechts auf Verwenden Vor dem Absenden wird seitens des Systems nochmals das Fälligkeitsdatum geprüft. Bei korrekten Daten klicken Sie auf Absenden und führen Ihren Einzug mit der entsprechenden TAN-Nummer durch. Seite 11 von 16

12 3. Importieren und Konvertieren von vorhandenen Zahlungen Das Internet-Banking der Sparkasse Westmünsterland bietet Ihnen komfortable Unterstützungen, wenn Sie Ihre Einzugsdaten im nationalen Format in einer Datei vorliegen (DTAUS-Datei) oder wenn Sie Ihre Zahlungspflichtigen bereits über das Internet-Banking der Sparkasse verwalten. In unseren Beispielen hier wird eine Lastschriftdatei behandelt. Aber auch Überweisungen können in Sammelbestände eingelesen und nach SEPA umgestellt werden. 3.1 Importieren von DTAUS-Dateien Nach der Anmeldung im Internet-Banking wählen Sie Banking / Sammler-Vorlagen / Sammellastschrift Wählen Sie Sammellastschriften importieren Geben Sie Ihrem Sepa- Sammler einen Namen (z.b. Monatsbeitrag, Jahresbeitrag usw.). Tragen Sie über Durchsuchen den Namen Ihrer Einzugsdatei ein Klicken Sie auf Weiter Seite 12 von 16

13 Die Dateninhalte werden Ihnen vor dem Import angezeigt. Über Einzelposten einblenden sehen Sie, welche Daten übernommen werden. Klicken Sie auf Weiter zur Übernahme. Unser Beispielbestand ist unter dem Namen Jahresbeitrag angelegt worden. Klicken Sie nun auf Abbrechen und fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt 3.2 fort. 3.2 Vorhandene Lastschrift-Vorlagen im Internet nach Sepa konvertieren Unter Banking / Sammelvorlagen / Sammellastschrift Finden Sie Ihren Bestand. Klicken Sie ganz rechts auf Auf Sepa konvertieren Der Konvertierungsvorgang beginnt. Die einzelnen Felder sind im Abschnitt erläutert. Seite 13 von 16

14 Die Übernahme starten Sie mit Weiter. Auch bei der Übernahme kann zunächst nur ein Fälligkeitsdatum maximal 14 Tage in der Zukunft angelegt werden. Bitte vergeben Sie zunächst eine Fälligkeit in diesem Zeitraum. Nach der Übernahme der Daten sehen Sie in der Einzeldarstellung bei den Zahlungen den Hinweis Nachbearbeitung erforderlich. Diese Posten müssen einzeln selektiert und geprüft werden. Klicken Sie bei dem Einzelposten ganz rechts auf Ändern Bei der Übernahme von Lastschriftdateien benötigen Sie einmalig eine Gläubiger-ID und für jeden Zahlungspflichtigen eine Mandatsreferenz. Die Gläubiger-ID stellt die Sparkasse Westmünsterland Ihrem Sepa-Lastschriftbestand automatisch dazu (siehe auch Abschnitt 2.2) Für jeden Zahlungspflichtigen stellen Sie bitte eine individuelle Mandatsreferenz ein und bestätigen die Eingabe mit Weiter. Mit Abschluss der Nachbearbeitung steht Ihnen dann eine Sepa- Lastschrift-Vorlage im Internet-Banking zur Verfügung Seite 14 von 16

15 4. Anhang Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschrift steht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater zur Verfügung. Hotline der Sparkasse Westmünsterland Telefon: / Telefax: / sepa@sparkasse-westmuensterland.de Formulare Vorlagenname Inhalt Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen-Lastschriften SEPA-Lastschriftmandat (Basis) SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Prospekte Vorlagenname Inhalt Das SEPA-Lastschriftmandat Ihr Schlüssel zur europäischen SEPA-Lastschrift Das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Ihr Schlüssel für Lastschrifteinzüge von Unternehmenskunden Download Muster-Mandate SEPA-Basis-Lastschriftmandat SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Seite 15 von 16

16 Leitfäden Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa Ein Leitfaden über die Einführung der neuen, europäischen Zahlungsarten im Unternehmen Von Einzug und Abbuchung zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa-Lastschrift für Unternehmen. Vom Einzug zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für Vereine Die wichtigsten Punkte für den Wechsel vom Einzugsverfahren auf Sepa, speziell für Vereine Terminieren von Sepa-Lastschriften und Bearbeiten von Rückgaben Handhabung von Fälligkeit und Rückgaben in der Praxis SEPA-Lastschrift-Leitfaden Einziehen von Forderungen mit dem Sepa-Lastschriftverfahren Zahlungsdateien und Zahlungsbestände im Internet-Banking Zahlungsdateien versenden und Zahlungsbestände verwalten und nach Sepa konvertieren über das Internet Banking der Sparkasse Westmünsterland Hilfsprogramme Eine Installationsanleitung für die Programme finden Sie im Leitfaden: Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa SEPA_Account_Konverter SEPA_File_Converter / Programm und Lizenz SEPA_XML_Checker / Programm und Lizenz Seite 16 von 16