Herzlich Willkommen! Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa. Informationen für Vereine

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1 Herzlich Willkommen! Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Informationen für Vereine

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3 SEPA-INFORMATION Eine Publikation der DZ BANK AG Stand: DIE NEUEN SEPA-INSTRUMENTE für firmen- und privatkunden 1 / 2 Für alle SEPA-Zahlverfahren gilt:» Für inländische und grenzüberschreitende Überweisungen und Lastschriften in Euro (in 32 EU-/EWR-Staaten)» Verwendung von IBAN und BIC anstelle von Kontonummer und Bankleitzahl auch innerhalb Deutschlands» SEPA-Pflicht für Firmenkunden ab 1. Februar 2014, für Privatkunden ab 1. Februar 2016» Volksbanken Raiffeisenbanken sind bereits startklar für SEPA DIE SEPA-ÜBERWEISUNG SEPA CREDIT TRANSFER» Ersetzt die EU-Standard- und Inlandsüberweisung» Betragsobergrenze von bei grenzüberschreitenden Zahlungen entfällt DIE SEPA-BASISLASTSCHRIFT SDD-CORE B2C» Vergleichbar mit der heutigen Einzugsermächtigung» SEPA-Lastschriftmandat anstelle einer Einzugsermächtigung» Ausschließlich beleglos» Gläubiger-ID und Mandatsreferenz des Lastschrifteinreichers erforderlich» Festes Fälligkeitsdatum (D)» Pre-Notification zwingend erforderlich (ohne individuelle Regelung spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit)» Späteste Einreichung bei der ersten Inkassostelle: 6 bzw. 3 Tage vor Fälligkeit (siehe Seite 2)» Rückgabefrist 8 Wochen; bei nicht autorisierter Lastschrift 13 Monate DIE SEPA-FIRMENLASTSCHRIFT SDD B2B» Vergleichbar mit dem heutigen Abbuchungsauftrag» SEPA-Firmenlastschriftmandat anstelle eines Abbuchungsauftrags» Ausschließlich beleglos» Gläubiger-ID und Mandatsreferenz des Lastschrifteinreichers erforderlich» Festes Fälligkeitsdatum (D)» Pre-Notification zwingend erforderlich (ohne individuelle Regelung spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit)» Nur zwischen Nicht-Verbrauchern (das heißt keine Privatkunden) anwendbar» Keine Rückgabemöglichkeit für den Zahlungspflichtigen» Späteste Einreichung bei der ersten Inkassostelle: 2 Tage vor Fälligkeit wichtig» Überprüfen Sie, ob Ihre Finanzbuchhaltung und Ihre Banking- Software bereit für SEPA sind» Statten Sie Ihre Rechnungs- und Briefbögen bereits heute mit IBAN und BIC aus» Ergänzen Sie Bankleitzahl und Kontonummer im Kundenstamm Ihrer Buchhaltung um IBAN und BIC. Dabei unterstützt Sie der IBAN-Rechner oder die Banking-Software der Volksbanken Raiffeisenbanken» Oder fordern Sie IBAN und BIC bei Ihren Geschäftspartnern an Wichtig» Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank. Informationen/Formulare unter Bestehende Einzugsermächtigungen können mit wirksamer Vereinbarung der neuen Sonderbedingungen für den Lastschriftverkehr zum 9. Juli 2012 in SEPA-Mandate umgedeutet werden» Als Lastschrifteinreicher müssen Sie Ihre Kunden unter Angabe von Gläubiger-ID und Mandatsreferenz einmalig über den Wechsel vom Einzugsermächtigungs- zum SEPA-Basislastschriftverfahren informieren Wichtig» Eine Umdeutungslösung für bestehende Abbuchungsaufträge in SEPA-Firmenlastschriftmandate ist nicht vorgesehen» Als Zahlungspflichtiger müssen Sie Ihrer Bank die Erteilung des SEPA-Firmenlast schrift mandats bestätigen (zum Beispiel durch Übermittlung einer Kopie); die Bank muss vor Einlösung der Firmenlastschrift prüfen, ob ihr eine Bestätigung des von Ihnen unterschriebenen Mandats vorliegt

4 DZ BANK Produktinformation SEPA-INFORMATION 2 / SEPA-CHECKLISTE IST IHR UNTERNEHMEN BEREIT FÜR SEPA? Der SEPA-Raum in Zahlen:» 32 Staaten» 27 Sprachen» Über 500 Mio. Einwohner» Über 25 Mio. Unternehmen» Bankinstitute ein einheitliches Verfahren! die wichtigsten Punkte, die es bei den neuen Lastschriften zu beachten gilt» Abschluss einer Lastschriftinkassovereinbarung mit der Hausbank» Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank» Überprüfung der Zahlungssoftware und der Finanzbuchhaltung auf SEPA-Fähigkeit Können IBAN und BIC in den Kundenstammdaten hinterlegt werden? Ergänzen Sie Bankleitzahl und Kontonummer im Kundenstamm Ihrer Buchhaltung um IBAN und BIC. Dabei unterstützt Sie der IBAN-Rechner oder die Banking-Software der Volksbanken Raiffeisenbanken. In Einzelfällen kann es erforderlich sein, IBAN und BIC bei Ihren Geschäftspartnern anzufordern. Sind bei Lastschriften notwendige Mandatsangaben und Gläubiger-ID hinterlegbar? Ist der Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen bei der Bank des Zahlungsempfängers für Erst- und Folgelastschriften etc.)?» Überprüfung der SEPA-Lastschriftfähigkeit der Bank des Zahlungspflichtigen (vor allem bei SEPA-Firmenlastschriften); eine aktuelle Liste der teilnehmenden Banken finden Sie unter Festlegung einer eindeutigen Mandatsreferenznummer (max. 35 alphanumerische Stellen, z. B. Kundennummer)» Rechtzeitige Information über den Lastschrifteinzug an den Zahlungspflichtigen ( Pre-Notification ); ohne individuelle Regelung mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit; z. B. mit der Rechnung; sie kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen» Eine gemischte Einreichung von B2B- und CORE-Lastschriften oder von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig» Beachtung der Einlieferungszeit einer Datei für SEPA-Lastschriften bei Ihrer Bank: Generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit SEPA-Basislastschriften: Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit Folgelastschriften spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit SEPA-Firmenlastschriften: Erst-, Einmal-, und Folgelastschriften spätestens 2 Geschäfts tage vor Fälligkeit» Ab einem Betrag von mehr als Erstellung der Meldung nach Außenwirtschaftsverordnung per Vordruck Z4 iban und bic» Die IBAN ist die Internationale Bankkontonummer. Beispiel: DE Bestandteile der deutschen IBAN: das Länderkennzeichen (DE für Deutschland) eine zweistellige Prüfziffer die achtstellige Bankleitzahl die zehnstellige Kontonummer» Der BIC ist der international standardisierte Business Identifier Code (ehem. Bank Identifier Code) zur weltweit eindeutigen Identifizierung von Kreditinstituten, er besteht entweder aus 8 oder aus 11 Stellen. So sieht ein BIC aus: GENO DEXX XXX Informationen zu SEPA-Mandaten:» Die offiziellen Mandatstexte für SEPA-Basis- und SEPA- Firmenlastschriften in allen Sprachen des SEPA-Raums finden Sie unter eu/content.cfm?page=the_sepa_direct_debit_mandate. (Hinweis: Achten Sie darauf, dass Ihr Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) geöffnet ist)» Der Mandatstext muss in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein.» Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandats für seine Unterlagen; bei SEPA-Firmenlastschriften muss er bei seiner Bank eine Kopie des Mandats einreichen.» Aufbewahrung der Originalmandate: Der European Payments Council (EPC) gibt als Aufbewahrungsfrist 14 Monate ab dem letzten Einzug vor (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten.» Gültigkeit der Lastschriftmandate: Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten ab Unterzeichnung/letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist der Zahlungsempfänger (Creditor) nicht mehr berechtigt, Lastschriften auf der Grundlage dieses Mandats auszuführen. Nach jedem Lastschrifteinzug beginnt diese Frist von vorn. Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen. Die Banken sind nicht verpflichtet, die 36-Monatsfrist zu prüfen.

5 SEPA-Checkliste für Vereine 1. Allgemeine Checkliste: o Gibt es eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein? o noch nicht o erledigt am:..... o ist vorhanden o Name der(s) SEPA-Verantwortlichen:. Nur mit Festlegung einer(s) SEPA-Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA reibungslos bewerkstelligen. o Haben Sie einen definitiven SEPA-Umstellungstermin festgelegt? o noch nicht o ja, am:..... Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest, spätestens zum 1. Februar 2014 werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt. o Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins: o Zahlungen beleghaft o Zahlungen per Diskette/Datenträger/USB-Stick o Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können künftig nur noch beleglos eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. o Ist Ihre Vereinssoftware SEPA-fähig? o Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr? o Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? o Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA, DTAZV) möglich? o Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins möglich? o Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? o Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung? o Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Sollten Sie Zweifel haben, kontaktieren Sie bitte den Programmhersteller oder lassen Sie sich von Ihrer Volksbank Raiffeisenbank beraten.

6 Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Mitglieder bekannt? o alle vorhanden o sind teilweise vorhanden o müssen noch einholt werden Gern stellen wir Ihnen auch den VR-IBAN-Konverter kostenlos zur Verfügung. Bitte schauen Sie auf unseren Internetauftritt oder sprechen Sie unsere bekannten Ansprechpartner an. Übrigens: Die Zahlungsverkehrsprodukte der Volksbank Raiffeisenbank unterstützen ebenfalls die automatische Konvertierung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. o Haben Sie Ihre IBAN und BIC bekannt gegeben? o auf Anmeldeformularen o auf Rechnungen und Briefbögen o auf anderem Schriftverkehr (z.b. auf der Homepage des Vereins) Die IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite der VR-BankCard zum Vereinskonto, dem Kontoauszug und im Onlinebanking. o Prüfen Sie Ihre Vereins-/Beitragssatzung auf evtl. Angaben zu Zahlungsarten und Fälligkeiten der Beiträge o erledigt o noch nicht erledigt o erledigt am: Checkliste für die Nutzung von SEPA-Lastschriften: o Haben Sie eine Lastschriftvereinbarung mit Ihrer Bank abgeschlossen? o bereits neu abgeschlossen o vorhanden, schließt aber noch nicht den Einzug von SEPA- Lastschriften ein o erledigt am:..... Sofern noch nicht geschehen, schließen Sie bitte eine neue Lastschriftvereinbarung für den Einzug von SEPA-Lastschriften mit Ihrer Volksbank Raiffeisenbank ab. Nur dann sind Lastschrifteinzüge auf SEPA- Basis möglich. o Haben Sie bereits Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer? o ist noch nicht beantragt o wird erledigt am:..... o ist bereits beantragt, sie lautet.. Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank: und teilen uns diese auf der Ihnen zugesandten SEPA - Lastschriftvereinbarung mit. Bitte reichen Sie uns diese unterschrieben zurück. Künftig ist eine Bearbeitung ohne SEPA-Lastschriftvereinbarung und Gläubiger-ID nicht mehr möglich.

7 o Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben vorliegen, damit eine Umdeutung möglich ist: o nicht alle o ja o nein Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Vereinsmitglied eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung in eine SEPA-Basis- Lastschrift zulässig. o Haben Sie von Ihren Vereinsmitgliedern (Verbraucher) noch Abbuchungsaufträge vorliegen? o ja o neue SEPA-Basislastschrift-Mandate wurden ausgetauscht, am:..... o nein Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei Einzugsermächtigungen möglich - umgedeutet werden. Es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Firmen-Lastschriftmandat einzuholen, spätestens am Bitte beachten Sie: Ist Ihr Zahlungspflichtiger (Mitglied) ein Verbraucher, ist es nicht gestattet, ein SEPA- Firmen-Lastschriftmandat mit ihm auszutauschen. Bitte prüfen Sie Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge daraufhin. o Haben Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer festgelegt? o noch nicht o erfolgt am:..... o ja, wie folgt:.. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für die Zahlungspflichtigen (Mitglied) fest (z. B. die Mitgliedsnummer, max. 35 alphanumerische Stellen). Mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig gekennzeichnet. o Was ist bei der Umdeutung einer bestehenden Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Mandat zu beachten? Angabe im Umdeutungsanschreiben: ü Hinweis auf die Umdeutung ü Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer ü Mandatsreferenz ü Umstellungstermin Anstelle der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren. Die Umdeutung in ein Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Textmuster stellen wir Ihnen gern zur Verfügung.

8 o Haben Sie ein Mandat in Ihre Beitrittserklärung integriert? o noch nicht o ist erledigt am: o ja Entwerfen Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem Mandat statt der Einzugsermächtigung. Die Mandatstexte stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung oder sind unter der Internet-Adresse: abrufbar. Dieser Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine Unterlagen. Bitte beachten Sie: Sollten Sie das SEPA-Basis-Lastschrift in die Beitrittserklärung integrieren, benötigen Sie zwei Unterschriften Ihres Mitgliedes eine für die Beitrittserklärung und eine für das SEPA-Mandat. 3. Hinweise zur Durchführung von SEPA-Lastschriften: 1. Grundsätzlich ist ein Lastschrifteinzug rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vorher eine individuelle Vereinbarung ist möglich) dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen ( Pre Notification ). In einer Mitgliederversammlung kann auf die jährlichen Fälligkeiten hingewiesen werden. Eine weitere Information ist dann nicht mehr notwendig. Die Fälligkeiten sollten zusätzlich in den Veröffentlichungsorganen des Vereins mitgeteilt werden (Rundbrief, Vereinsjournal, Internetseite, schwarzes Brett usw.). 2. Beachten Sie die Datei-Einlieferungszeit für SEPA-Basis-Lastschriften bei Ihrer Bank : Generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit. Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. 3. Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. 4. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. 5. Aufbewahrung der Original-Mandate: Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate ab dem letzten Einzug. (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten. 6. Gültigkeit der Lastschrift-Mandate: Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig. Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen. Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen Kundenberater.

9 SEPA / VR-NetWorld Software 1. Einstellungen in der VR-NetWorld Software In diesem Bild legen Sie fest, wie Ihre Vorlage erstellt wird: Die Mandatsreferenznummer können Sie nach Ihrem Belieben festlegen. z.b. können Sie eine bereits vorhandene Kunden- / Mitgliedsnummer verwenden. -> wenn Sie dies nutzen möchten, bitte den Haken bei Mandatsreferenz nach Vorlage erstellen entfernen

10 2. Gläubiger ID beantragen und in der VR-NetWorld Software hinterlegen Dieser Link führt direkt zur Beantragung auf die Seite der Bundesbank

11 3. SEPA-Konvertierung (bestehende Lastschrift-Aufträge in SEPA-Basislastschriften umwandeln) Lastschriften im Ausgangskorb mit gedrückter linker Maustaste schwarz markieren mit rechter Maustaste klicken (es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster) SEPA-Konvertierung SEPA-Lastschriftmandat erstellen Meldung mit OK bestätigen

12 Die übernommenen Mandate rufen Sie wie folgt auf: Stammdaten SEPA Mandate Über die Mandatsliste / Button Eigenschaften können die angelegten Mandate z.b. bearbeitet, gedruckt oder per Mail versendet werden à die Mandatsnummer wird automatisch vergeben, da dies in diesem Beispiel in den Einstellungen (siehe Seite 1) so vorgegeben ist.

13 à Im Feld Gläubiger sind Ihre Daten hinterlegt. Bitte erfassen Sie einmalig Ihre Adresse. à In das Feld Zahlungspflichtiger werden automatisch die Daten mit IBAN/BIC Übernommen. 4. SEPA-Mandate neu erfassen: Stammdaten SEPA Mandate

14 Neu anklicken

15 Feld Bezeichnung Feld Referenz Feld Gläubiger Feld Zahlungspflichtiger Feld Lastschrift Art Feld Status Feld Austellungsdatum Feld Sequenz Feld Auftragsvorlage Drucken Versenden Umdeutung Einzugserm Bezeichnung eintragen Die Mandatsreferenznummer können Sie nach Ihrem Belieben festlegen. z.b. können Sie eine bereits vorhandene Kundennummer verwenden. Auswahl Identifikation (Gläubiger ID) und Konto über die Pfeiltasten (DropDownFeld), Name und Adresse erfassen Name auswählen (Zahlungspflichtiger muss vorher erfasst sein) IBAN und BIC wird automatisch eingetragen Basis-LS wird automatisch mit vorbereitet vorbelegt. Das Feld sollte nachbearbeitet werden, sobald Ihnen das vom Zahlungspflichtigen unterschriebene Mandat unterschrieben vorliegt wird automatisch erfasst über die Pfeiltaste (DropDownFeld) die jeweils gültige Sequenz erfassen hier können Sie eine zuvor angelegte Auftragsvorlage auswählen Das Mandat wird gedruckt und kann per Post versendet werden nach Eingabe der -adresse können Sie das Mandat direkt per versenden Wenn Ihnen bereits eine Einzugsermächtigung vorliegt, können Sie hier den Haken für die Umdeutung in ein Lastschrift-Mandat setzen Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

16 Ansprechpartner: Gerald Moyano EBL-Berater Kompetenzzentrum Burgebrach Hauptstraße Burgebrach Tel Fax