SEPA Umstellung Checkliste für Vereine

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1 1.) Erstellen Sie einen Umsetzungszeitplan für Ihren Verein. Zeitplan für die Umsetzung erstellt. kein Zeitplan laut Einschätzung erforderlich. Erledigt am: 2.) Benennen Sie einen SEPA- Beauftragten / Ansprechpartner oder eine Projektgruppe in Ihrem Verein. In der Regel der Kassenwart oder bilden Sie eine Projektgruppe, z. B. aus mehreren Vorstandsmitgliedern oder Funktionären. Benennung eines SEPA-Beauftragten oder einer Projektgruppe ist erfolgt. 3.) Beantragen Sie online eine Gläubiger- Identifikationsnummer bei der Bundesbank. Diese Nummer ist zwingend erforderlich für den Einzug von SEPA-Lastschriften und muss nur einmal je Verein beantragt werden! Die Beantragung ist kostenlos und kann nur über die Internetseite der Bundesbank erfolgen: Die Gläubiger-ID dient der eindeutigen Identifizierung des Zahlungsempfängers im SEPA-Zahlungsverkehr. Sie wird im Vereinsverwaltungsprogramm / Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegt und ab dann bei jeder SEPA-Lastschrift automatisch beigesteuert. Gläubiger-ID liegt bereits vor. Gläubiger-ID ist beantragt. 4.) Abschluss einer neuen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen den SEPA-Basis-Lastschrift mit der LzO. Diese Vereinbarung ist Vorrausetzung, um SEPA- Lastschriften einreichen zu können. Die Vereinbarung haben Sie mit dem SEPA-Informationsschreiben der LzO erhalten. Sie erhalten diese auch in jeder LzO-Filiale. Wichtig: Tragen Sie auf der ersten Seite, im oberen Bereich, Ihre vorher beantragte Gläubiger-ID ein! Vereinbarung ist abgeschlossen. Seite 1

2 5.) Geben Sie auf Ihren Briefbögen statt Ihrer Konto-Nr. und BLZ jetzt IBAN und BIC an. Ihre IBAN (Internationale Kontonummer) und BIC (Internationale Bankenkennung) finden Sie jeweils auf der letzten Seite Ihrer Kontoauszüge. Briefbögen wurden überarbeitet. 6.) Überarbeiten Sie Ihre bisher verwendeten Formulare für Beitrittserklärungen / Einzugsermächtigungen und ergänzen / ersetzen Sie diese durch ein SEPA-Basis- Lastschriftmandat. 7.) Überprüfen Sie die bisherige Vorgehensweise bei Lastschrifteinzügen Ihres Vereins. SEPA-Lastschriften können nur über das Online-Banking eingereicht werden. Sollten Sie noch kein Online-Banking nutzen, müssen Sie in Ihrer LzO-Filiale einen Online-Banking-Vertrag abschließen. Bis zu Ihrer SEPA-Umstellung können Sie Ihre bisher genutzten Formulare für Beitrittserklärungen / Einzugsermächtigungen weiterverwenden. Mit der Umstellung Ihrer Einzüge auf das SEPA- Lastschriftverfahren muss die Beitrittserklärung / Einzugsermächtigung an den neuen Wortlaut und die neuen Bestandteile angepasst werden. Das SEPA-Basis- Lastschriftmandat ist die neue Begrifflichkeit für die bisherige Einzugsermächtigung. Eine Mustervorlage eines SEPA-Basis-Lastschriftmandats finden Sie auf unserer Internetseite unter Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine Beitrittserklärung inklusive SEPA-Basis-Lastschriftmandat verwenden, benötigen Sie von Ihrem Mitglied zwei Unterschriften (eine Unterschrift für den Vereinsbeitritt und eine Unterschrift für das Lastschriftmandat). Die Freischaltung für das Online-Banking erfolgt über Ihre kontoführende LzO-Filiale vor Ort. Wichtig: Lassen Sie unbedingt die Online-Berechtigung für den Lastschrifteinzug freischalten! Formulare für Beitrittserklärungen / Einzugsermächtigungen wurden erneuert. Online-Banking wird bereits genutzt. Online-Banking ist vollständig beantragt. Seite 2

3 8.) Überprüfen Sie, ob die bisherigen Einzugsermächtigungen Ihrer Mitglieder unterschrieben und im Original vorliegen. Liegen die Einzugsermächtigungen vor, müssen keine neuen Lastschriftmandate von den Mitgliedern eingeholt werden. Eine Umwandlung in SEPA-Basis- Lastschriftmandate ist möglich. Einzugsermächtigungen liegen vor. Einzugsermächtigungen liegen nicht vor. Einzugsermächtigungen liegen teilweise vor. 9.) Schaffen Sie die vertragliche Grundlage mit den Mitgliedern, bei denen Sie Beträge einziehen, Ihnen bisher aber keine Einzugsermächtigung vorliegt. Wichtig: Nur relevant, wenn Punkt 8, nicht oder teilweise zutrifft. 10.) Legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenznummer fest, welche für jedes SEPA-Basis-Lastschriftmandat eindeutig vergeben werden muss. 11.) Informieren Sie Ihre Mitglieder über die Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis- Lastschriftmandat. So lange Sie noch per altem Lastschriftverfahren einziehen, sollten Sie eine bisher genutzte Einzugsermächtigung einholen. Diese bildet vorerst die vertragliche Grundlage für das alte Verfahren und kann dann ebenfalls in ein SEPA- Basis-Lastschriftmandat umgewandelt werden. Empfehlung für Vereine zur Vergabe der Mandatsreferenz: Nutzung der Mitgliedsnummer als Referenznummer! Die Mitgliedsnummer ist in der Regel eindeutig und kann daher genutzt werden. Wichtig: Die Umwandlung ist nur gültig, wenn das Mitglied schriftlich darüber informiert wurde! Es ist erforderlich, den Umstellungstermin, die Gläubiger- ID des Vereins und die Mandatsreferenz dem jeweiligen Mitglied mitzuteilen. Tipp: Die Informationen können Sie im Verwendungszweck beim letzten Lastschrifteinzug vor Umstellung auf das SEPA-Verfahren, mitteilen! fehlende Einzugsermächtigungen wurden vollständig eingeholt. Entscheidung über den Aufbau der Mandatsreferenz ist getroffen. Die Mitglieder wurden über die Umwandlung schriftlich informiert. Seite 3

4 EDV-Systeme 1.) Überprüfen Sie, welche Software bei Ihnen im Einsatz ist und ob diese das SEPA-Verfahren unterstützt. 2.) Sollten Sie bisher keine Software für Ihre Lastschrifteinzüge nutzen oder Sie verwenden ein noch nicht SEPA-fähiges Programm, müssen Sie entweder zwingend ein entsprechendes Programm anschaffen oder die vorhandene Version updaten. Hinweis: Ausgenommen sind Vereine, die ausschließlich Ihre Lastschriften auf der Internetseite der LzO erfassen! Dort erfolgt die Aktivierung der SEPA-Lastschriften automatisch durch die LzO im Juni 2013! Dies können z. B. Programme für die Vereinsverwaltung, den Zahlungsverkehr oder die Finanzbuchhaltung sein. Hinweis: Alle von der LzO angebotenen Programme unterstützen das SEPA-Verfahren in ihrer jeweils aktuellen Version! Die aktuellen, SEPA-fähigen Versionen in der Übersicht: Zahlungsverkehr: Starmoney 9.0, SFirm 2.5 Vereinsverwaltung: SPG-Verein Bei SPG-Fibu ist SEPA nicht relevant! Wenn Sie Software eines anderen Anbieters verwenden, setzen Sie sich ggf. mit dem Hersteller in Verbindung, um die Unterstützung des SEPA-Verfahrens zu überprüfen. Wichtig: SEPA-Lastschriften dürfen nur noch elektronisch erzeugt und online an die Banken übertragen werden! Bei Beratungsbedarf für die Anschaffung neuer oder das Updaten bestehender Software, steht Ihnen die Electronic-Banking-Hotline der LzO gerne unter der Telefonnummer /2222 zur Verfügung. Die Software ist vollständig SEPA-fähig. Die Software ist nicht SEPA-fähig. Die Software ist teilweise SEPA-fähig. Die Software wurde aktualisiert /ersetzt und unterstützt vollständig das SEPA-Verfahren. Nicht relevant, da die Lastschriften nur auf der Internetseite der LzO erfasst werden. Seite 4

5 Durchführung der SEPA-Basis-Lastschriften 1.) Sie müssen die Mitglieder vorab über jeden geplanten Einzug per SEPA-Lastschrift schriftlich informieren. 2.) Sie müssen für die Einreichung der SEPA-Lastschriften bei der Landessparkasse die dafür vorgesehenen Einreichungsfristen beachten. Mitglieder müssen mit mindestens 14 Tagen Vorlauf zur Fälligkeit über die Belastung informiert werden. Der Fachbegriff hierfür lautet Pre Notification. Hinweis: Es kann eine verkürzte Frist (mind. aber 1 Tag) vertraglich vereinbart werden, z. B. in den AGB, der Beitrittserklärung, im Lastschriftmandat oder der Satzung! Es muss der Betrag, der Belastungstermin, die Gläubiger- ID des Vereins und die jeweilige Mandatsreferenz des Mitglieds fristgerecht mitgeteilt werden. Tipp: Die Vorabinformation kann im Rahmen einer ohnehin erstellten Information mitgeteilt werden. Z. B. mit einer Rechnung, Abrechnung oder Einladung per Post, oder Fax! Beispiel: Mit der Einladung zur JHV kann an jedes Mitglied eine Vorabinformation gegeben werden, an welchen Daten welche Beiträge eingezogen werden. Beim ersten Einzug per SEPA-Lastschrift muss die Lastschriftdatei mindestens 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum bei der LzO eingereicht werden. Dieses bezeichnet man als Erstlastschrift. Sobald einmal bei einem Mitglied ein Einzug per SEPA- Lastschrift erfolgt ist, handelt es sich beim darauffolgenden Einzug um eine Folgelastschrift. Die Einreichungsfrist hierfür beträgt 4 Tage vor dem Fälligkeitsdatum. Hinweis: Ggf. müssen Sie bei einem Einzug zwei Lastschriftdateien bei der LzO einreichen. Eine für Erstund eine für Folgelastschriften! Die Informationspflicht wurde fristgerecht erfüllt. Der Zeitvorlauf für die Einreichungsfristen bei der LzO ist eingeplant. Seite 5

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