SEPA- Lastschrift- Leitfaden

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1 SEPA- Lastschrift- Leitfaden Einziehen von Forderungen mittels Sepa-Lastschriftverfahren Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld Electronic Banking Stand / März 2013 Seite 1 von 20

2 SEPA- Lastschrift- Leitfaden Pos. Inhalt Inhaltsverzeichnis Seite 1. Merkmale der Sepa-Lastschrift 3 2. Sepa-Basis-Lastschriften und Sepa-Firmen-Lastschriften 4 3. Das Sepa-Lastschrift-Mandat 4 4. Die Gläubiger-Identifikationsnummer 6 Exkurs: Die Gläubiger-ID für Haus- und Wohnungsverwalter 7 5. Die Mandatsreferenz 7 6. Vereinbarung mit der Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld 7 7. Vorabinformation 8 8. Fristenregelungen 9 9. Ihre Checkliste für den Einzug von Forderungen Rückgabe von Lastschriften Erfassen und Versenden von Sepa-Lastschriften Technische Dokumentationen und Hilfsprogramme Anhang mit Kontaktadressen 19 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2 von 20

3 1. Merkmale der Sepa-Lastschrift Mit einem Konto bei der Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld und dem Zahlungsverkehrsprodukt Sepa-Lastschrift ermöglicht Ihnen die Sparkasse, europaweit Forderungen einzuziehen. Der Einzug ist grundsätzlich von Konten in den 16 Ländern des Euro- Zahlungsverkehrsraumes, weiteren 14 Ländern des Euro-Raumes und der Schweiz und Monaco möglich. Sepa-Lastschriften gibt es wie Sepa- Überweisungen nur in Euro-Währung. Liste der Länder: Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Rep. Ungarn Zypern Erreichbare Kreditinstitute In den 32 Ländern sind nicht per Stichtag alle Kreditinstitute in der Lage, Sepa-Lastschriften zu verarbeiten. Eine aktuelle Liste der Sepa-fähigen Institute finden Sie bei der Deutschen Bundesbank. Kennung SCT SDD B2B Diese Institute verarbeiten: SEPA-Überweisungen SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Seite 3 von 20

4 Programmier-Tipp: Die Listen der Deutschen Bundesbank liegen als CSV-Textdatei vor und werden laufend aktualisiert. Falls Sie in Ihrer eigenen Anwendung die Erfassung von Sepa-Lastschriften ermöglichen wollen, können Sie anhand dieser Daten schon bei Erfassung eine Prüfung auf Erreichbarkeit des Kreditinstitutes anbieten. 2. Sepa-Basis-Lastschriften und Sepa-Firmen-Lastschriften Bei der Basis-Lastschrift können Sie als Zahlungsempfänger Konten von Verbrauchern und Firmen belasten. Der belastete Zahlungspflichtige hat ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab Belastung. Bei der Firmen-Lastschrift können Sie nur Konten von Nicht- Verbrauchern belasten. Der belastete Zahlungspflichtige verzichtet auf sein Rückgaberecht. Grundsätzlich gilt: Bei unberechtigten Einzügen (= Einzug von Beträgen ohne schriftliches Einverständnis des Zahlungspflichtigen) hat der Zahlungspflichtige ein Rückgaberecht von 13 Monaten. 3. Das Sepa-Lastschrift-Mandat Vor der Belastung eines Zahlungspflichtigen holen Sie vom ihm eine schriftliche Einverständniserklärung ein: Das Sepa-Lastschrift-Mandat. Dabei gibt es 2 verschiedene Versionen. Das Sepa-Lastschriftmandat für Basis-Lastschriften, zum Einzug von Forderungen von Firmen oder Verbrauchern mit einem Rückgaberecht von 8 Wochen. Das Sepa-Firmenlastschrift-Mandat für Firmen-Lastschriften, zum Einzug von Forderungen von Firmen ohne Rückgaberecht. Seite 4 von 20

5 Bei beiden Mandaten ist es möglich, diese Mandate nur für einen einmaligen Einzug gelten zu lassen, oder auch für zukünftige Einzüge zu nutzen. Dies wird auf dem Mandat entsprechend vermerkt (einmalig / wiederkehrend). Ein Mandat verfällt nach 36 Monaten Nichtnutzung und müsste dann entsprechend wieder neu vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden. Mandate verwahren grundsätzlich Sie als Zahlungsempfänger. Sie müssen auf Verlangen des Zahlungspflichtigen ein Mandat vorzeigen können. Wichtig: Bei der Firmen-Lastschrift muss der Zahlungspflichtige eine Kopie des Mandates an sein eigenes Kreditinstitut geben. Nur bei Vorlage dieser Kopie wird das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen eine Lastschrift einlösen. Eine Liste von Mustertexten für alle SEPA-Länder findet sich beim European Payments Council (EPC). Übersetzungen für Basis-Lastschrift-Mandate : Übersetzungen für Firmen-Lastschrift-Mandate: Seite 5 von 20

6 4. Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug müssen Sie als Zahlungsempfänger eine Gläubiger-ID mitsenden. Diese erscheint bei dem Zahlungspflichtigen zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der noch besseren Identifizierung des Mandates. Die Gläubiger-ID beantragen Sie kostenfrei über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank. Im Wesentlichen wird die Rechtsform angegeben, genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten. Per erhalten Sie dann Ihre Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank zugeteilt. Ein Zahlungsempfänger hat eine Gläubiger-ID. Beantragung über Die Gläubiger-ID hat folgenden Aufbau: Quelle: Deutsche Bundesbank Die drei mit ZZZ bezeichneten Stellen stehen Ihnen zur freien Verfügung. Man kann sie auf z.b. 000 belassen, oder eine eigene Nummer verwenden. Praxis-Beispiel: In einem Unternehmen gibt es zwei Bereiche, die Sepa-Lastschriften einziehen wollen. Wenn die eine Abteilung ihre Abteilungsnummer 111 einträgt, die andere die Nummer 222, so kann bei Rückfragen des Zahlungspflichtigen nach der Gläubiger-ID gefragt werden. Diese sieht der Zahlungspflichtige in seinem Kontoauszug. Anhand der Werte kann die Rückfrage dann direkt an den entsprechenden Bereich weitergegeben werden. Seite 6 von 20

7 Exkurs: Die Gläubiger-ID für Haus- und Wohnungsverwalter Belastet eine Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen z.b. mit einer Mietzahlung, und geht das Geld direkt auf das Konto des Hauseigentümers, so ist für diesen Eigentümer eine eigene Gläubiger- ID bei der Bundesbank zu beantragen und für den Einzug zu nutzen. Belastet eine Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen z.b. mit einer Mietzahlung, und geht das Geld zunächst auf ein Sammelkonto des Hausverwalters und wird später verrechnet, so ist für den Einzug die Gläubiger-ID der Hausverwaltung zu nutzen. Bei der Erfassung der Sepa- Lastschrift ist im Mandat im Feld Bemerkungen zusätzlich der Wohnungseigentümer zu vermerken ( Einzug für ). 5. Die Mandatsreferenz Wenn der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat, so sendet er dieses im Original wieder an den Zahlungsempfänger zurück. Der Zahlungsempfänger muss das Mandat im Original verwahren und auf Verlangen des Zahlungspflichtigen jederzeit vorweisen können. Um das Original-Mandat besser finden zu können, vergeben Sie als Zahlungsempfänger eine Mandatsreferenz, unter der Sie das Mandat archivieren. Die Referenz kann von Ihnen frei vergeben werden. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Auch die Mandatsreferenz senden Sie bei jedem Einzug mit und sie erscheint im Kontoauszug des Zahlungspflichtigen. Jedes Mandat hat seine eigene Mandatsreferenz. Praxis-Beispiel: Im vorherigen Beispiel hat der Zahlungspflichtige die Gläubiger-ID genannt und ist an die Abteilung 222 verwiesen worden. Diese erfragt nun die Mandatsreferenz und findet anhand derer das Mandat. Die Referenz kann z.b. gleich der Kundennummer sein, unter der der Zahlungspflichtige in der Finanzbuchhaltung geführt wird. 6. Vereinbarung mit der Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld Als Zahlungsempfänger schließen Sie mit der Sparkasse vorab eine Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Sepa-Basis bzw. Firmen-Lastschriften ab. Dieses Formular liegt diesem Leitfaden nicht bei. Sie erhalten es direkt über Ihren Kundenberater. Seite 7 von 20

8 Kontaktadressen und weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang. 7. Vorabinformation Das Sepa-Lastschrift-Verfahren verlangt grundsätzlich, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen vor jedem Einzug schriftlich über den bevorstehenden Einzug informiert. Vor dem ersten Einzug 14 Kalendertage vorher, bei Folgeeinzügen 5 Tage. Da dies in der Praxis einigen Aufwand darstellen würde, gibt es eine Reihe von Anpassungen dieser Regel. Die schriftliche Information muss nicht über einen separaten Brief erfolgen, sondern kann auch als Textergänzung z.b. in einem Vertrag genannt werden. Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger können verkürzte Zeiträume für die Informationen vereinbaren. Es reicht aus, das Datum der Erstbelastung und den Rhythmus der Folgebelastungen anzugeben, darüber hinaus nicht den exakten Betrag sondern die Grundlage, anhand dessen der Betrag gebildet wird. Praxis-Beispiel: Ein EDV-Dienstleister (Zahlungsempfänger) hat mit einem niederländischen Kunden (Zahlungspflichtiger) einen Wartungsvertrag für das EDV-Netzwerk vereinbart. Die EDV-Firma nimmt folgenden Passus in dem zu unterschreibenden Wartungsvertrag auf: Die Firma EDV GmbH wird dem Kunden Holland b.v. erstmalig am und daraufhin an jedem 15. des Monats per Sepa-Basis- Verfahren belasten. Der zu belastende Betrag ergibt sich aus der Grundgebühr von XXX EUR und den erbrachten, zusätzlichen Dienstleistungen zu den diesem Vertrag zugrunde liegenden Preisen. Hinweis: Das obige Beispiel ist kein juristisch geprüfter Text. Seite 8 von 20

9 8. Fristenregelungen Sepa-Lastschriften sind nicht bei Sicht fällig. D. h. Sie können als Zahlungsempfänger keine Einzugsdatei per heute zur Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld senden und per Folgetag eine Gutschrift erhalten. Das Sepa-Lastschrift-Verfahren definiert europaweit Vorlagefristen. Sepa-Lastschriften tragen immer ein Fälligkeitsdatum, an dem Sie den Zahlungspflichtigen belasten wollen. Als Zahlungsempfänger müssen Sie dafür Sorge tragen, dass die Lastschriftdatei mehrere Tage vor der Belastung bei der Bank des Zahlungspflichtigen bereits vorliegt. Praxis-Tipp Sepa-Basis-Lastschriften sendet die EDV GmbH immer nach 09:00 Uhr am 6. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online- Banking. Zieht die EDV GmbH zum wiederholten Male von einem Kunden ein, kann der Auftrag auch nach 09:00 Uhr am 3. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online-Banking gesendet werden. Sepa-Firmen-Lastschriften werden immer, unabhängig von Erst- oder Folgeeinzug, nach 09:00 Uhr am 2. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag bei der Sparkasse eingereicht. Grundsätzlich prüft die Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld immer anhand der Mandatsinformationen und dem Sendedatum den Fälligkeitstag und ändert diesen eventuell so ab, dass die geltenden Vorlagefristen für den Beitragseinzug eingehalten werden. Es ist angedacht, dass für alle Sepa-Lastschriften innerhalb Deutschlands einheitlich Einreichungsfristen wie bei der Sepa- Firmen-Lastschrift gelten sollen. Die Entscheidung hierüber steht derzeit allerdings noch aus. Seite 9 von 20

10 9. Ihre Checkliste für den Einzug von Forderungen mittels SEPA Entscheidung: Welcher Lastschrifttyp wird genutzt? Basis und/oder Firmen-Lastschrift? Beantragung einer Gläubiger-ID und Belegung des Feldes Geschäftsbereichskennung (ZZZ) Festlegung einer Mandatsreferenz pro Mandat Erstellen, Einholen und Verwahren der Mandate von Zahlungspflichtigen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Sepa-Basis bzw. Firmen-Lastschriften mit der Sparkasse Ennepetal- Breckerfeld abschliessen. Rechtzeitige Vorabinformationen an die Zahlungspflichtigen erteilen. Einzelner Brief oder Anpassung von Vertragstexten. Fristenwahrung o Rechtzeitiges Versenden der Zahlungen vor Fälligkeit Basis Erst- oder Folgeinzug, 5 bzw. 2 Tage Firma, immer 1 Tag o Verfall von Mandaten prüfen. Wiederkehrende Mandate verfallen nach 36 Monaten Nichtnutzung Einmalmandate verfallen nach Einzug 10. Rückgaben von Lastschriften Wenn Sie als Zahlungsempfänger eine SEPA-Lastschrift-Datei versendet haben, gibt es folgende Situationen, in denen dieser Auftrag retour gebucht wird: Vor Fälligkeitstag: Die Datei ist technisch nicht in Ordnung und wird vorab von der Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld oder dem Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen abgelehnt. Die Ablehnung der Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld wird Ihnen über das Sendeprotokoll Ihrer Online-Banking-Software kenntlich gemacht bzw. bei Ablehnung durch die Bank des Zahlungspflichtigen später im Kontoauszug angezeigt. Der Zahlungspflichtige erhebt Widerspruch gegen die zukünftige Belastung. Die Lastschrift wird dann innerhalb von max. 2 Bankarbeitstagen nach Fälligkeit wieder zurückgebucht. Seite 10 von 20

11 Nach Fälligkeitstag Die Lastschrift wird vom Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen zurückgegeben, z.b. Mangels Deckung auf dem Konto, Konto erloschen o. ä.. Für diese Rückgaben hat das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen bei Basis-Lastschriften maximal 5 Bankarbeitstage nach Fälligkeitstag Zeit, bei Firmenlastschriften 2 Bankarbeitstage. Die Lastschrift wird vom Zahlungspflichtigen wegen Widerspruch zurückgebucht. Dies ist nur bei Basis-Lastschriften innerhalb von 8 Wochen ab Belastungsdatum möglich. Kann der Zahlungsempfänger ein Mandat nicht vorweisen, ist eine Rückgabe bis 13 Monate ab Belastung möglich. 11. Erfassen und Versenden von SEPA-Lastschriften Für die Erfassung von Lastschriften wird ein entsprechendes EDV- Programm benötigt, z. B. eine Finanzbuchhaltung oder ein Online- Banking-Programm. Sepa-Lastschriften gibt es nur beleglos. Die Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld nimmt Sepa-Lastschriften über das DFÜ-Verfahren ebics an. Der Leitfaden verwendet hier die Software SFirm mit den Modulen SEPA und ebics. Die Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld berät sie gerne ausführlich über die Nutzung der Software. Informationen des Herstellers finden Sie unter Kontaktadressen und weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang. Seite 11 von 20

12 Unter Wechseln zu / Auftraggeber wird die Gläubiger-ID erfasst. Seite 12 von 20

13 Unter Wechseln zu / Sepa Lastschriftmandate erfasst der Zahlungsempfänger das vom Zahlungspflichtigen unterschrieben zurückgegebene Mandat elektronisch. An dieser Stelle wird in Sfirm auch die Mandatsreferenz eingetragen. Seite 13 von 20

14 Unter Datei / Neu / Ordner wird ein Ordner für Sepa-Lastschriften angelegt. Dort wird auch entschieden, ob die erfassten Einzüge Basisoder Firmenlastschriften sind. Seite 14 von 20

15 Unter Wechseln zu / Zahlungsaufträge / SEPA-BASIS kann dann die eigentliche Lastschrift erfasst werden. Im Feld Mandat kann über Bearbeiten / Suchen eine Liste der erfassten Mandate abgerufen werden. Unter Datei / Speichern kann der Auftrag gespeichert werden. SFirm32 prüft bei Speicherung, ob das Empfängerinstitut schon für den Empfang von SEPA-Lastschriften bereit ist. Falls nicht, wird darauf hingewiesen. Seite 15 von 20

16 Beim Versand von SEPA-Zahlungen prüft Sfirm32 weiterhin, ob die Einreichungsfristen eingehalten werden. Es werden nur nach dem Lastschrift-Typ (Basis/Firma) geeignete Fälligkeitstermine vorgeschlagen. Die Zahlung kann dann wie gewohnt elektronisch unterschrieben und versendet werden. 12. Technische Dokumentationen und Hilfsprogramme Zur eigenen Erstellung von SEPA.XML-Dateien sind folgende Quellen und Programme hilfreich: Die Deutsche Kreditwirtschaft Die Deutsche Kreditwirtschaft (ehemals ZKA) definiert das jeweils für Deutschland gültige XML-Format für Sepa. Bei der Programmierung von SEPA-Zahlungen sollte man ausschließlich die Seiten der Deutschen Kreditwirtschaft nutzen, da es in der Vergangenheit relativ häufig Änderungen in den Details des Satzaufbaus gegeben hat. Nur die Deutsche Kreditwirtschaft veröffentlicht die jeweils gültigen Daten. Zukünftige Änderungen werden jeweils einmal im Jahr zum November gültig werden. Das Sepa-XML-Format ist dokumentiert unter Dort in der Anlage 3 Datenformate V (jeweils aktueller Versionsstand) Hilfsprogramme Über die Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld sind folgende Hilfsprogramme verfügbar: SEPA_Account_Converter Über den ZKA wurde die Situation bedacht, dass es große Datenbestände mit Kontonummern und Bankleitzahlen gibt, die effizient um die neuen Werte IBAN und BIC ergänzt werden müssen. Zu diesem Zweck hat der ZKA einen Satzaufbau für eine Textdatei definiert: die IBAN-HIN-Datei. Kundennamen, Bankleitzahlen und Kontonummern können aus vorhandenen Anwendungen in diese IBAN-HIN-Textdatei exportiert werden. Seite 16 von 20

17 Das Programm SEPA_Account_Converter importiert diese IBAN-HIN- Datei und erzeugt eine IBAN-RUECK-Datei. Darin sind zwei zusätzliche Felder IBAN und BIC pro Datensatz. Diese IBAN-RUECK-Datei kann dann in die angepasste FIBU wieder eingelesen werden. IBAN-Nummern lassen sich grundsätzlich zwar errechnen, wenn man Kontonummern und Bankleitzahlen hat allerdings folgen einige Institute dieser Methode nicht. Der SEPA_Account_Converter hat zusätzlich zur offiziellen Berechnungsmethode noch weitere Online-Erfahrungsdaten, um eine möglichst hohe Umstellungsquote zu erreichen. Eine BIC lässt sich aus der Bankleitzahl nicht errechnen. Hier hat der SEPA_Account_Konverter eine Umstellungstabelle. Oberfläche des Sepa_Account_Konverter SEPA_XML_Checker Der SEPA_XML_Checker prüft SEPA-XML-Dateien auf ihre Korrektheit. Wie der Sepa_Account_Converter auch hält sich der Sepa_XML_Checker dabei durch Online-Updates aktuell. Fehler in einzelnen Feldern werden dargestellt, die Ansicht der Zahlungen ist durch verschiedene Schablonen möglich. Seite 17 von 20

18 Darstellung der SEPA-Lastschrift aus obigem Beispiel im Sepa_XML_Checker Beide Hilfsprogramme sind als Demo-Versionen zum Download verfügbar. Linkadressen und weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang. Die Freischaltung zur Vollversion erfragen Sie bitte durch eine Nachricht an uns. Seite 18 von 20

19 13. Anhang Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschrift steht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater zur Verfügung. Hotline der Sparkasse Ennepetal-Breckerfeld Telefon: / Telefax: / andre_sakowski@sparkasse-ennepetal.de Formulare Vorlagenname Inhalt Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen-Lastschriften SEPA-Lastschriftmandat (Basis) SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Prospekte Vorlagenname Inhalt Das SEPA-Lastschriftmandat Ihr Schlüssel zur europäischen SEPA-Lastschrift Das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Ihr Schlüssel für Lastschrifteinzüge von Unternehmenskunden Seite 19 von 20

20 Leitfäden Von Einzug und Abbuchung zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa-Lastschrift für Unternehmen. Vom Einzug zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für Vereine Die wichtigsten Punkte für den Wechsel vom Einzugsverfahren auf Sepa, speziell für Vereine SEPA-Lastschrift-Leitfaden Einziehen von Forderungen mit dem Sepa-Lastschriftverfahren Hilfsprogramme Eine Installationsanleitung für die Programme finden Sie im Leitfaden: Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa SEPA_Account_Konverter Seite 20 von 20