WebSmartWare Sportstättenverwaltung

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1 WebSmartWare Sportstättenverwaltung Die webbasierte Systemlösung für Ämter, Behörden und Liegenschaftsverwaltungen. Mit Portalen für Hauswarte, Vereine und Bürger.

2 Einleitung WebSmartWare ist eine browserorientierte Systemlösung, die auf einem eigenen Server läuft und eine schon bestehende Infrastruktur in keinster Weise beinflusst. Eingesetzt wird WebSmartWare im eigenen Unternehmen (Intranet) oder in unserer Serverfarm (Internet). Die Kernaufgabe der ist die Buchung (Vermietung) von Räumlichkeiten, Plätzen und Objekten. Bevor gebucht wird, überprüft WebSmartWare, ob die Räumlichkeit zum gewünschten Zeitraum frei ist und gibt einen entsprechenden Hinweis. Falls kein bestimmter Raum, sondern alle Möglichkeiten gelistet werden sollen, in denen man z. B. eine bestimmte Sportart ausüben kann, erstellt WebSmartWare eine Vorschlagsliste. WebSmartWare erstellt einen minutengenauen Buchungskalender, in dem alle Belegungen grafisch dargestellt werden. Druckprogramme für Bewilligungen, Buchungsmitteilungen und Rechnungen sind enthalten. Innerhalb der Fakturierung auch eine Schnittstelle zur SAP/R3 Finanzbuchhaltung. (Weitere Schnittstellen auf Anfrage.) Wochenpläne für Hauswarte sind für einzelne Objekte (Räume) sowie für die gesamte Anlage verfügbar. Belegungslisten für Nutzer (z. B. Vereine) können über ein eigenes Portal abgerufen werden. Vereins- und Verbandsregister. Kontaktpflegemodul mit Serienbrieffunktion für Word / . 2

3 Buchungsanfrage I Die Buchungsanfrage ist die Vorbereitung zur eigentlichen Buchung. Hier wird geprüft, ob das gewünschte Objekt für den gewählten Zeitraum verfügbar ist. anfrage01 Solange die Objekt-ID (eine eindeutige Schlüsselnummer) nicht bestimmt ist, sucht WebSmartWare alle Nutzungs-Objekte (z. B. TURNHALLEN), bei denen eine Buchung möglich ist. Alternativ kann man alle Objekte selektieren, bei denen eine Nutzungsart (z. B. Kampfsport) in diesem Zeitraum möglich ist. WebSmartWare kennzeichnet, ob grundsätzlich eine Turnhalle buchbar ist. Entweder mit: Oder mit: 3

4 Buchungsanfrage II Eine ausführliche Liste mit allen in Frage kommenden Objekten wird über den Button erstellt. Mit Klick auf einen dieser Buttons wird das gewünschte Objekt in die Buchungsanfrage übernommen. 4

5 Buchungsanfrage III Der Buchungskalender gibt präzise Auskunft über die aktuelle Belegung eines Objektes. Da WebSmartWare auch eine Zeitüberschneidung von einer Minute mit quittiert, ist nur mit Hilfe des Buchungskalenders eine manuelle Anpassung möglich. 5

6 Buchung Sobald alle erforderlichen Daten in der Buchungsanfrage zusammengefasst sind, wird die eigentliche Buchung ausgelöst. Innerhalb der Buchung stehen an Funktionen zur Verfügung: Korrekturen von Zeiten, Gebühren, Objekten und Nutzern Erfassung von Zusatzpositionen Annullierung der Buchung Zusatztext für Buchung Drucken Bewilligungsbescheid Drucken Einzelrechnung Kopieren der Buchung in eine neue Buchungsanfrage Listen und Suchmöglichkeiten sind je nach Benutzergruppe mit ihren Zugangsrechten in den jeweiligen Menüs zusammengefasst: Buchungen nach Nutzungsarten Buchungen nach Objekten Buchungen nach Nutzern Wochenplan eines Objektes Wochenplan einer Anlage mit allen Objekten Wochenplan aller Anlagen mit allen Objketen 6

7 Bewilligungsbescheid Der Bewilligungsbescheid ist für die Nutzer vorgesehen, die aufgrund Ihrer besonderen Stellung keine Rechnung erhalten. 7

8 Buchungsmitteilung I Mit der Buchungsmitteilung erhält jeder Nutzer eine vollständige Übersicht seiner Belegungen inkl. der Kosten. 8

9 Buchungsmitteilung II Buchungsmitteilungen lassen sich auch als Serienbriefe erstellen. Dafür bestimmt man den Belegungszeitraum und lässt die Nutzer-ID offen. Mit Auswahl eines Nutzers durch Eingabe der Nutzer-ID erstellt man eine Buchungsmitteilung an einen bestimmten Nutzer. Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für die Erstellung von Serien- bzw. Sammelrechnungen. 9

10 Buchungsformular Im Buchungsformular stehen alle Funktionen für eine effektive Bearbeitung zur Verfügung. Einschliesslich der Möglichkeit, Stammdaten zu verändern. 10

11 Auswahlfenster für Buchungen In der Praxis hat es sich herausgestellt, dass bei grossen Datenmengen eine Auswahl mit Pulldownmenüs unhandlich ist. WebSmartWare bietet daher eine Posititionenauswahl (z. B. der Nutzungsart) über ein zusätzliches Fenster an: Der Suchbegriff bleibt für Feineinstellungen so lange erhalten, bis er durch Verlassen der Funktion hinfällig wird. Innerhalb des Ergebnisfensters genügt ein Klick auf den Button zur Übernahme der Daten. 11

12 Buchungsübertrag Der Buchungs-/Belegungsübertrag ermöglicht es, z. B. Semesterbelegungen von einem Jahr in das nächste zu duplizieren. Eine besondere Technik sorgt dafür, dass nur die Buchungen, die bestimmten Kriterien entsprechen, auch tatsächlich übertragen werden. 12

13 Fakturierungsvorbereitung Aus jedem Buchungsdatensatz heraus lässt sich eine einzelne Rechnung mit dem Button für die jeweilige Buchung erstellen. Diese Funktion eignet sich besonders für einmalige bzw. Sonderbelegungen, bei denen es nicht notwendig ist, eine Sammelrechnung über alle Buchungen zu erstellen. Um jedoch alle Buchungen eines bestimmten Zeitraums in die Fakturierung zu übertragen, dient die Auswahlfunktion in der Fakturierungsvorbereitung. Erst wenn die Auswahl 'Neue Rechnungen unwideruflich' gewählt wurde, werden die Rechnungen erstellt. Vorher stehen umfangreiche Prüflisten zu Kontrollzwecken zur Verfügung. 13

14 Rechnungen Neben dem Zugriff auf Rechnungen, die einzeln über das Buchungsmodul oder als Sammelrechnung erstellt wurden, lassen sich selbstverständlich auch Rechnungen mit beliebigem Inhalt erstellen. Der Rechnungsdruck kann einzeln oder über eine Auswahl von Rechnungsnummern erfolgen. In diesem Beispiel erfolgt die Druckausgabe im Format des Einzahlungsscheins mit Referenznummer (ESR) für die Schweiz. 14

15 SAP Fibu-Schnittstelle Die Übertragung der Rechnungsdaten z. B. nach SAP kann automatisch und manuell erfolgen. Bei der manuellen Erstellung der Daten wählt der Anwender den Bereich der Rechnungsnummern aus, aus denen die Datei erstellt werden soll und legt diese dann im SAP Eingangsordner ab. Bei der automatischen Übertragung (optional je nach Anforderung) überträgt WebSmartWare alle neu erstellten Rechnungen selbständig in den SAP Eingangsordner. 15

16 Buchungen nach Objekten Um die Belegungen innerhalb eines Objektes als Wochenplan auszudrucken dient das Modul 'Buchungen nach Objekten'. Nach der Auswahl des gewünschten Objekts erhält der Anwender einen Wochenplan des gewünschten Zeitraumes. Zusätzlich steht die Funktion 'Wochenplan einer Anlage' zur Verfügung, um alle Tagesbelegungen einer Anlage mit allen Objekten darzustellen. 16

17 Buchungen nach Nutzern Alle Belegungen eines Nutzers lassen sich mit dem Modul 'Buchungen nach Nutzern' darstellen. Nach der Auswahl des gewünschten Nutzers erhält der Anwender eine Darstellung aller Belegungen des gewünschten Zeitraumes. 17

18 Optionale Module Vereins-/Verbandsregister mit eigenem Portal zur Dateneingabe für den jeweiligen Verein/Verband. Materialausgabe für Verleihartikel Seminare- und Kursvewaltung Gebührenverwaltung Anlagen / Objekte / Inventar Kontaktpflege Veranstaltungskalender Eigene Portale Geschützer Zugang für Vereine/Verbände zur selbständigen Pflege ihrer eigenen Daten Geschützer Zugang für Hauswarte und Mitarbeiter von Anlagen, Schulen, Sportplätzen, usw., zur Abfrage von Wochenplänen. Öffentlicher Zugang für Bürger zur Abfrage nach geeigneten Räumen Öffentlicher Zugang für Bürger zur Abfrage nach Vereinen, die z. B. eine Sportart für eine bestimmte Zielgruppe betreiben. Detaillierte Informationen geben wir gern auf Nachfrage. 18

19 Geschützte Portale Innerhalb der geschützten Portale können z. B. Vereine, die im Vereins- und Verbandsregister erfasst sind, ihre Stammdaten (im begrenzten) Umfang selbst aktualisieren. In erster Linie ist damit eine Arbeitseinsparung bezweckt, da die Pflege der jeweiligen Sportarten, der Ansprechpartner und die Zielgruppen damit dem Verein obliegt. Die hier erfassten Sportarten stehen dann im öffentlichen Bereich allen Bürgern bei der Vereinssuche zur Verfügung. 19

20 Kontakt WebSmartWare Industrie-Software Detlef Zimmermann Benekestr Bad Nauheim Deutschland Tel Fax Verkauf / Marketing Alex Flemming Tel

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