Organisationskonzept für das Rechnungswesen (NKR) bei der Stadt Wilhelmshaven

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1 Organisationskonzept für das Rechnungswesen (NKR) bei der Stadt Wilhelmshaven Projektgruppe Organisation - NKR 1

2 Vorbemerkung Durch die Reform des kommunalen Haushaltsrechts in Niedersachsen erwachsen zum Umstellungszeitpunkt neue Anforderungen an die Organisation der Finanzverwaltung der Stadt Wilhelmshaven. Betroffen hiervon werden sowohl Aufbauals auch Ablauforganisation sein. Die organisatorischen Anpassungen werden sich nicht allein auf den Fachbereich Finanzwirtschaft beschränken können. Gerade durch die dezentrale Ressourcenverantwortung, die verwaltungsweite Einführung eines Controllings (Benchmarking, Zielvereinbarungen, Berichtswesen etc.) und der Kostenund Leistungsrechnung werden sich die Veränderungen in allen Organisationseinheiten der Kernverwaltung niederschlagen. Besonders betroffen von Veränderungen wird die Finanzbuchhaltung sein. Das System der doppelten Buchführung, bzw. des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens nach den Vorschriften der Niedersächsischen Gemeindeordnung (NGO) und der Gemeindehaushalts- und -kassenverordnung (GemHKVO) verlangt ein anderes Wissens- und Fähigkeitsspektrum als im bisherigen System der Verwaltungskameralistik. Die Sicherstellung der Buchungsqualität steht im Vordergrund. Mit diesem Organisationskonzept legt die einen in der Projektgruppe Organisation-NKR, mit Mitgliedern aus den Bereichen 09, 10, 14, 20 und 50, inhaltlich abgestimmten Entwurf vor. Inhaltlich werden die neuen Aufgaben, welche im Zuge der Einführung des neuen Haushaltsrechts auf die Kernverwaltung zukommen, kurz dargestellt und Vorschläge für eine organisatorische Lösung der veränderten Bedingungen aufgezeigt. Notwendige Veränderungen im Bereich der Rechnungsprüfung werden durch das RPA erarbeitet und bleiben in diesem Konzept unberücksichtigt. 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Aufbauorganisation Kernverwaltung 1.1 Organisationsformen Derzeitige Aufbauorganisation (Verwaltungskameralistik) Zentrale Organisation Dezentrale Organisation Teildezentrale Organisation Lösungsvorschlag (Neues Haushaltsrecht) 1.2 Stabsstelle Finanzen (SF) 1.3 Organisation der Stabsstelle Finanzen 1.4 Aufgabenfelder der Stabsstelle Finanzen Geschäftsbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Steuerungsunterstützung (Fachbereiche) Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), dezentrales Controlling und Berichtswesen Dezentrale Haushaltsplanung Produktbildung Inventurverantwortlichkeit 2. Aufbauorganisation Fachbereich Finanzwirtschaft 2.1 Stabsstelle Finanzen Stadtkasse Zahlungsabwicklung Mahnung und Vollstreckung 2.3 Kämmereiwirtschaft Haushaltsaufstellung und bewirtschaftung Anwendungssystembetreuung Beteiligungsmanagement Zentrales Controlling Jahresabschluss / Konzernabschluss Zentrale Buchungsunterstützung 3

4 3. Sonderqualifikationen / Stellenbeschreibungen u. -besetzungen 4. Ablauforganisation (Änderungen des Geschäftsgang) 4.1 Ablaufschema Eingangsrechnungen Mittelprüfung, Bestellung, HÜL, Vormerkungen, Festlegungen Rechnungseingang Vorkontierung, sachliche und rechnerische Prüfung Kontierung Buchung im System, AO drucken Visakontrolle Anlagenbuchhaltung / Aktivierung / Sonderposten Freigabe der Buchung / der AO Freigabe der Zahlung u. Zahllauf Sonderfall Schulen 4.2 Ablaufschema Ausgangsrechnungen Rechnungsausgang Vorkontierung Überprüfen der (Vor)Kontierung Buchung im System, AO drucken Freigabe der Buchung / der AO Zahlungsüberwachung Zahlung erfolgt / Abwicklung Zahlung nicht erfolgt / Mahnung u. Vollstreckung 5. Dienstanweisungen 4

5 1. Aufbauorganisation Im Rahmen der Einführung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens ist insb. die Aufbauorganisation der sog. Finanzbuchhaltung neu zu organisieren. Sie erfasst alle Geschäftsvorfälle und die dadurch bedingten Veränderungen der Vermögens- und Kapitalverhältnisse der Kommune. Der zu Grunde liegende Kontenrahmen und plan der Finanzbuchhaltung weist in seinen Sachkonten alle Geschäftsvorfälle des Haushaltsjahres aus. Die Finanzbuchhaltung gliedert sich dabei in die Geschäftsbuchhaltung und in die Zahlungsabwicklung. 1.1 Organisationsformen Grds. sind drei unterschiedliche Aufbauorganisationsformen für die neuen bzw. veränderten Aufgaben im Rahmen des neuen Haushaltsrechts denkbar: Eine zentrale, eine dezentrale oder eine teil(de)zentrale Organisation. Gesucht wird die ideale Lösung zur Organisation der neuen bzw. veränderten Aufgabenfelder Geschäftsbuchhaltung, Zahlungsabwicklung, Anlagenbuchhaltung, Steuerungsunterstützung, Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), Controlling, Berichtswesen, Haushaltsplanung, Produktbildung, Inventurverantwortlichkeit Derzeitige Aufbauorganisation Aufgabenfelder (Verwaltungskameralistik) Geschäftsbuchhaltung = dezentral Zahlungsabwicklung = zentral Anlagenbuchhaltung = teil(de)zentral (soweit aufgebaut) Steuerungsunterstützung (Fb.) = noch nicht verwaltungsweit organisiert Kosten- und Leistungsrechnung = noch nicht verwaltungsweit organisiert Controlling = noch nicht verwaltungsweit organisiert Berichtswesen = noch nicht verwaltungsweit organisiert Haushaltsplanung = teil(de)zentral Produktbildung = teil(de)zentral / dezentral Inventurverantwortlichkeit = teil(de)zentral Zentrale Aufbauorganisationsform Bei einer Zentralen Aufbauorganisation werden sämtliche Aufgabenfelder der Finanzverwaltung an einem einzigen Ort innerhalb der Verwaltung zusammengeführt (z.b. im Fachbereich Finanzwirtschaft). Vorteil: Nachteile: Hohe Buchungsqualität Vollständiger Verlust der dezentralen Steuerungswirkung Gefühlter Verlust der dezentralen Ressourcenverantwortung Längere Postlaufwege (beachte Skonto) 5

6 1.1.3 Dezentrale Aufbauorganisationsform Bei einer dezentralen Geschäftsbuchführung buchen sämtliche Mittelbewirtschafter direkt im System. Diese Organisationsform entspricht der derzeitigen in der Verwaltungskameralistik. Vorteil: Nachteile: Keine Umorganisation notwendig Sehr hoher Schulungsaufwand Teilweise niedrige Buchungsqualitäten (geringes Buchungsaufkommen) Konzentration auf die Kernaufgaben wird (bleibt) erschwert Hoher Koordinierungsbedarf beim Jahresabschluss Teil(de)zentrale Aufbauorganisationsform Die Teil(de)zentrale Aufbauorganisation versucht die Vorteile der zentralen und der dezentralen Lösungen zu vereinen und gleichzeitig die jeweiligen Nachteile zu kompensieren. Besonders vorteilhaft erscheint die teildezentrale Variante aus Sicht des sog. Geschäftsführerprinzips. Hierbei wird eine Fachbereichsleitung in etwa mit der Geschäftsführung eines Unternehmens in privater Rechtsform gleichgesetzt, ähnlich der jetzigen Organisation der Nettoregiebetriebe. Das Prinzip gebietet es, alle zur Steuerung notwendigen Daten und Informationen vor Ort im Geschäftsbetrieb zu führen, um somit kurze Entscheidungswege und eine hohe Flexibilität in der Steuerung zu ermöglichen. Notwendig hierzu ist jedoch das möglichst vollständige Zusammenführen der verschiedenen Aufgabenfelder der Finanzverwaltung an einem Ort innerhalb der jeweiligen Organisationseinheiten, die als Stabsstellen Finanzen eingerichtet werden sollen. Mit Ausnahme der Zahlungsabwicklung ist eine Teildezentrale Aufbauorganisation für die Umsetzung des neuen Haushaltsrechts innerhalb der Kernverwaltung als optimal anzusehen. Sie entspricht weitestgehend der jetzigen Aufbauorganisation der Finanzverwaltung der städtischen Nettoregie- und Eigenbetriebe. Der größte Vorteil bei der Einrichtung solcher Stabsstellen besteht neben der hohen Buchungsqualität in der Entlastung der sonstigen MitarbeiterInnen eines Fachbereiches vom Buchungsgeschäft und somit in der Freisetzung von Kapazitäten zur Konzentration auf die Kernaufgaben Lösungsvorschlag (Neues Haushaltsrecht) Geschäftsbuchhaltung = teil(de)zentral Zahlungsabwicklung = zentral (Kassengeschäft) Anlagenbuchhaltung = teil(de)zentral Steuerungsunterstützung = zentral (Dez.) / teil(de)zentral (Fb.) Kosten- und Leistungsrechnung = teil(de)zentral Controlling = zentral / teil(de)zentral (Fb.) Berichtswesen = zentral / teil(de)zentral (Fb.) Haushaltsplanung = teil(de)zentral Produktbildung = teil(de)zentral Inventurverantwortlichkeit = teil(de)zentral 6

7 1.2 Stabsstelle Finanzen (SF) Für die Zusammenführung der verschiedenen Aufgabenfelder innerhalb einer Teil(de)zentralen Lösung muss eine Organisation innerhalb der Fachbereiche gefunden werden. Als einzig denkbare Lösung erscheint eine erweiterte Art der klassischen (kameralen) Rechnungsstelle, eine sog. Stabsstelle Finanzen. Die Stabsstellen haben Dienstleistungscharakter und dienen in erster Linie der Stärkung der Fachbereiche. Folgendes Schema verdeutlicht die Zuordnung einer solchen Stabsstelle Finanzen : Fachbereich / Amt Stabsstelle Finanzen Abteilung 1 Abteilung 2 Sachgebiet 1 Sachgebiet Organisation der Stabsstellen Die verwaltungsweite Einrichtung von Stabsstellen Finanzen (SF) verdeutlicht folgendes Aufbauschema: Stabsstelle Finanzen (SF) 13 SF Dez. OB Dez. II Dez. III Dez. IV Dez. V 13 (+ 02, 03) 10 (+ 09) (+ 14)

8 Um insbesondere die Personalkosten der neu einzurichtenden Stabsstellen so gering wie möglich zu halten, sollte über eine Reduzierung der oben dargestellten Aufbauorganisation der Stabsstellen nachgedacht werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist hierbei die Sicherstellung der Buchungsqualität der Geschäfts- und Anlagenbuchhaltung, die nur gewährleistet erscheint, wenn täglich eine ausreichend hohe Anzahl von Buchungsvorgängen besteht. Die nachfolgende Darstellung beinhaltet einen Vorschlag zur Reduzierung der Stabsstellen von 13 auf 10: Reduzierte Stabsstellen Finanzen (SF) 10 SF DEZ. OB DEZ. II DEZ. III DEZ. IV DEZ. V 13 (+ 02, 03) ( ) (+ 09) ( ) (+ 14) Eine weitere Zusammenlegung von Stabsstellen, etwa eine Reduzierung auf nur 1 Stabsstelle pro Dezernat ist hingegen nicht zu empfehlen. Hierbei ist die vollständige Aufhebung der Steuerungswirkung der dezentralen Ressourcenverantwortung zu befürchten und dürfte darüber hinaus von den Fachbereichen als eine Verringerung der Kompetenzen wahrgenommen werden. Die Projektgruppe Organisation NKR schlägt vor, die Stabsstellen in 2007 zunächst testweise für ein Jahr lt. oben dargestelltem Diagramm einzurichten. Für 2008 erfolgt dann eine Evaluierung. 8

9 1.4 Aufgabenfelder der Stabsstellen Im Folgenden werden die grundlegenden Aufgabenfelder der Stabsstellen umfassend dargestellt und erläutert: Geschäftsbuchhaltung Bei der Geschäftsbuchhaltung handelt es sich um das eigentliche (externe) Rechnungswesen (Doppik). Ihre Aufgaben sind insbesondere: Vormerkung / Festlegungen von Aufträgen / Bestellungen Prüfung von Vorkontierungen Buchen von Forderungen u. Verbindlichkeiten im System Einzelwertberichtigungen von Forderungen Führung eines (elektronischen) Rechnungseingangsbuches Erstellung von Kassenanordnungen und Archivierung Einrichten und Pflege von Zahlungspartnern im System Anlagenbuchhaltung Die Anlagenbuchhaltung dient der Verwaltung und Kontrolle des Anlagevermögens. Sie soll alle als Anlagen geführten Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert erfassen sowie die Zu- und Abgänge einbuchen. In der Anlagenbuchhaltung werden außerdem die anfallenden Abschreibungen auf das kommunale Anlagevermögen errechnet. Sie stellt somit detaillierte Informationen über die Zusammensetzung und Entwicklung des Anlagevermögens zur Verfügung und schreibt die erfassten Geschäftsvorfälle auf den zugehörigen Konten des Hauptbuchs (Hauptbuchhaltung) für die Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung fort. Hauptaufgabe der Anlagenbuchhaltung ist also die systematische und vollständige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Ermittlung von Abschreibungen durch Festlegung der Abschreibungsart und Nutzungsdauer (beachte verbindliche AfA- Tabelle Land Nds.). Die Stabsstellen Finanzen führen die Anlagenbuchhaltung dabei nur für die Mobilien, da die städtischen Immobilien gänzlich vom GGS und SGW über deren Softwarevorsysteme geführt werden, welche direkt über Schnittstellen mit der Anlagenbuchhaltung verknüpft sein werden. Mit der Anlagenbuchhaltung sollten ebenfalls die erhaltenen Investitionszuwendungen und damit die ordnungsgemäße Verbuchung der Sonderposten auf der Passivseite der Bilanz abgebildet werden. Dazu werden bei Verbuchung der Zugänge von geförderten Anlagegegenständen neben den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auch die entsprechenden Finanzierungsanteile eingegeben. Bei der automatischen Berechnung der Abschreibungen oder bei Anlagenabgängen werden die Beträge zur Auflösung der Sonderposten dann korrespondierend ermittelt und automatisch verbucht. Die Stabsstelle führt die Anlagenbuchhaltung grds. in Absprache mit der zentralen Buchungsunterstützung (Kämmerei) aus. 9

10 Zusammengefasst umfasst ihre Aufgabe insbesondere folgende Tätigkeiten: Erstmalige Aufnahme und Bewertung des (mobilen) Anlagevermögens und der Sonderposten sofern entsprechende Finanzierungsanteile enthalten sind Pflege der Anlagestammdaten Zuordnung der Anlagegüter zu Kostenstellen und Kostenträger Periodische Überprüfung und Fortschreibung der Anlagenbewertung nach Maßgabe der gesetzlichen Bewertungsprinzipien Festlegung der Nutzungsdauern (AfA-Tabelle Land Nds.) und der Abschreibungsverfahren Durchführung aller Buchungen im Anlagevermögen Steuerungsunterstützung (Fachbereiche) Eine weitere Hauptaufgabe der Stabsstellen liegt in der Steuerungsunterstützung der jeweiligen Fachbereichsleitung, wie sie den Kommunen grds. durch 21 GemHKVO vorgeschrieben wird. Zur Informationsgewinnung dienen dabei sämtlichen anderen Aufgabenfelder der Stabsstelle, insbesondere jedoch das interne Rechnungswesen, also die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), das Controlling und das Berichtswesen. Die gewonnenen Erkenntnisse werden aufbereitet, zusammengefasst und als Vorschläge der jeweiligen Fachbereichsleitung zur Entscheidung vorgelegt. Den Rahmen für die Steuerung bilden hierzu gesonderte Vereinbarungen zwischen den Dezernaten und den Fachbereichsleitungen. Näheres zum Aufgabenfeld Steuerungsunterstützung ergibt sich aus der Dienstanweisung Controlling und Berichtswesen Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), Controlling, Berichtswesen Nutzen und Erfolg des neuen Haushaltsrechts sind eng verknüpft mit dem Aufbau einer handlungsfähigen KLR nebst Controlling und Berichtswesen. Den Kern des neuen kommunalen Rechnungswesens bildet die Steuerung über den Produktorientierten Haushalt und die Kennzahlen (Benchmarking), das Vereinbaren von Zielvorgaben (Kontraktmanagement) sowie ein standardisiertes Berichtswesen (Standard-Reporting-System). Da die Steuerung flexible und kurze Entscheidungswege benötigt, um Wirkung zeigen zu können, kann diese entscheidende Aufgabe des neuen Haushaltsrechts nur (Teil-)dezentral, direkt in den Fachbereichen wahrgenommen werden. Das Fachbereichscontrolling arbeitet nach Vorgaben des zentralen Controlling sowie der jeweiligen Fachbereichsleitung erstellt Berichte und wertet diese aus (näheres regelt die Dienstanweisung Controlling und Berichtswesen ) misst die Zielerreichung anhand von (Ist-)Kennzahlen. 10

11 1.4.5 Dezentrale Haushaltsplanung Zum Haushaltsjahr 2008 soll auch die Aufgabe der Haushaltsplanung anteilig durch die Stabsstellen vorgenommen werden. Den Stabsstellen wird zu diesem Zweck das Planungsmodul (DAV-N) von ProFiskal-N-Plus zur Verfügung gestellt. Hier soll eine Steuerungsfunktion durch Beteiligung am Planungsprozess entstehen. Die Gesamtverantwortung für die Haushaltsplanaufstellung verbleibt hiervon unbeschadet in der Kämmereiwirtschaft Produktbildung Die Budget- sowie Produktverantwortlichkeit liegt bei den Fachbereichsleitungen. Die Produktbildung geschieht in Absprache der jeweiligen Fachbereichsleitung mit den Zentralen Diensten, die Stabsstellen sind hierbei ausführendes Organ. Zu ihren Aufgaben gehört es, Produkte vorzuschlagen und vollständig zu beschreiben. Die Definition von Zielen und Kennzahlen obliegt dabei den jeweiligen Produktverantwortlichen Inventurverantwortlichkeit Immer wenn auf Grundlage der Inventurrichtlinie eine erneute körperliche Inventur durchzuführen ist, übt die Stabsstelle Finanzen die Inventurverantwortung für ihren Bereich aus. Sie führt die Inventur gemäß GemHKVO und Inventurrichtlinie durch. Die Gesamtverantwortung für die Inventur liegt weiterhin bei der Kämmereiwirtschaft (Inventurleitung). 11

12 2. Aufbauorganisation Fachbereich Finanzwirtschaft Ein Vorschlag für die veränderte Aufgabenstruktur (nicht Sachgebiete) des Fachbereiches Finanzwirtschaft ergibt sich aus folgender Übersicht: 20 Fb Finanzwirtschaft Stabsstelle Finanzen 20-0 Kämmereiwirtschaft 20-1 Abgabenwirtschaft 20-2 Stadtkasse Haushaltsaufstellung u. -bewirtschaftung keine Veränderungen Zahlungsabwicklung Anwendungssystembetreuung Mahnung u. Vollstreckung Schulungen / Zentrale Buchungsunterstützung Zentrales Controlling Beteiligungsmanagement Jahres- u. Konzernabschluss 2.1 Stabsstelle Finanzen 20 Zu den Aufgaben der neu einzurichtenden Stabsstelle Finanzen 20 siehe unter Pkt Eine Zusammenführung in Personalunion mit der Zentralen Buchungsunterstützung und dem Zentralen Controlling ist angebracht. 2.2 Stadtkasse Zahlungsabwicklung Die Zahlungsabwicklung an sich ändert sich im neuen Haushaltsrecht grds. nur wenig. Hauptaufgabe bleibt die Durchführung und Buchung des reinen Zahlungsverkehrs, inkl. Ausgleich der offenen Posten nach erfolgter Zahlung. Erweitert wird die Zahlungsabwicklung quantitativ zum jedoch durch die Bereiche SDW, GGS und VHS/MS. 12

13 Zu den Aufgaben der Zahlungsabwicklung gehören insbesondere: Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Einzahlungen, Auszahlungen) Verwaltung der Finanzmittel (zentrale Liquiditätsplanung) Aufstellung der Liquiditätsübersicht Zahlungsmäßige Abwicklung der Debitoren / Kreditoren Tägliche Abstimmung Ist-Liquidität (Barmittel, Bankauszüge) mit Soll-Liquidität (Finanzrechnung) Überwachung der durch die Stabsstellen eingetragenen Zahlungspartner Mahnung und Vollstreckung Das bisherige Verfahren zur Mahnung und Vollstreckung bleibt unberührt. Erweitert wird dieser Bereich jedoch ebenfalls quantitativ zum durch die Bereiche SDW, GGS und VHS/MS. 2.3 Kämmereiwirtschaft Haushaltsaufstellung und bewirtschaftung Aufgabe der Kämmerei wird es sein, die verschiedenen Teilhaushalte zusammenzuführen, die Gesamtpläne (Gesamtergebnisplan, Gesamtfinanzplan) zu erstellen sowie wie bisher sämtliche Bestandteile und Anlagen zum Haushaltsplan zu verfassen Anwendungssystembetreuung Die Aufgabenbereiche der Anwendungssystembetreuung bleiben unverändert, werden jedoch grds. um die Aufgabe der Durchführung von Schulungen zum Finanzverfahren in Zusammenarbeit mit der Zentralen Buchungsunterstützung (Kämmerei) ergänzt Beteiligungsmanagement Aufbau- und Ablauforganisation der Beteiligungsverwaltung sind nicht Gegenstand dieses Konzeptes. Nicht unerwähnt soll jedoch bleiben, dass das neue Haushaltsrecht in seiner Konsequenz einen Wandel vom Beteiligungsmanagement zum Konzernmanagement nach sich zieht. Eines der wichtigsten Ziele des neuen Haushaltsrechts besteht in der Rückgewinnung eines Gesamtüberblicks den Konzern Kommune. Notwendig hierzu sind auch Änderungen der Organisation im Umgang mit den Töchtern, insb. in den Bereichen: Zielsystem, (jährliches u. unterjähriges) Berichtswesen, Strategisches u. Operatives Controlling, Mitarbeit am konsolidierten Gesamtabschluss (Konzernabschluss). Empfehlenswert erscheinen hier konzernweit einheitliche Vorgaben. Diese sind gesondert per Dienstanweisung zu regeln. 13

14 2.3.4 Zentrales Controlling So wie das Fachbereichscontrolling durch die Stabsstellen (siehe Pkt ) der Steuerungsunterstützung der jeweiligen Fachbereichsleitungen dient, so dient das zentrale Controlling der Steuerungsunterstützung gegenüber dem Verwaltungsvorstand sowie als zentrales Finanzcontrolling. Näheres hierzu regelt eine noch zu erstellende Dienstanweisung Controlling und Berichtswesen. Zu ihren künftigen Aufgaben gehören insbesondere: das Unterstützen der Fachbereichscontroller sowie Schulungen die Mithilfe zur Entwicklung von Produkten und Kennzahlen in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen das Erstellen von Vorgaben und Mustern für das standardisierte Berichtswesen (Musterberichte) das Zusammenführen der Produkt- und Budgetberichte der Fachbereiche für den Verwaltungsvorstand das Erstellen des Haushaltssicherungsberichtes, falls ein solcher zu erstellen ist das Verabreden von Zielvereinbarungen (Kontrakten) mit den Fachbereichen Zentrales Finanzcontrolling für den Bereich der Kernverwaltung Richtlinienkompetenz für das dezentrale Controlling Jahresabschluss / Konzernabschluss Innerhalb der Abteilung Kämmereiwirtschaft wird auch künftig der Jahresabschluss und neu auch der Konzernabschluss (Zielvorstellung erstmals ) nach den neuen veränderten Bedingungen erstellt. Aufgaben hierzu sind insbesondere: Erstellen der Bilanz Erstellen der Ergebnisrechnung Mithilfe zur Erstellung der Finanzrechnung Erstellen der Anlagen zum Jahresabschluss Erstellung und Anpassung von Bilanzrichtlinien Erstellung des konsolidierten Gesamtabschlusses (unter Mithilfe des Beteiligungsmanagements) Berechnung der Rückstellungen (federführend) sowie unterjährig die Überwachung der Haushaltsbewirtschaftung (Gesamtverantwortung) 14

15 2.3.6 Zentrale Buchungsunterstützung Hauptaufgabe der Zentralen Buchungsunterstützung ist es, die dezentralen Stabsstellen im Buchungsgeschäft zu beraten, anzuleiten und zu unterstützen, die Betreuung des Kontenplans sowie interne Schulungsmaßnahmen zum Buchungsverfahren durchzuführen. Bei Finanzvorfällen mit grundsätzlicher Bedeutung ist das Rechnungsprüfungsamt (RPA) einzubeziehen. Des Weiteren ist eine Dienstanweisung (Buchungsanleitung) für die Buchung von Finanzvorfällen unter Beteiligung des RPA zu erstellen. Diese ist erforderlich, um eine einheitliche Buchung von gleichen Finanzvorfällen in der gesamten Verwaltung zu gewährleisten. 3. Sonderqualifikationen / Stellenbeschreibungen u. -besetzungen Beim Thema personelle Ausstattung / Sonderqualifikationen ist davon auszugehen, dass in der Regel die bisherigen Mittelbewirtschafter nach Teilnahme an den entsprechenden allgemeinen Qualifizierungsmaßnahmen gem. Qualifizierungskonzept NKR die Aufgaben der Kontierung bewältigen können. Dies wird grds. auch auf die MitarbeiterInnen der neu einzurichtenden Stabsstellen Finanzen zutreffen. Eine Sonderqualifikation gem. Qualifizierungskonzept für die Stabsstellenleiter erscheint jedoch angebracht, da diese überwiegend mit den neuen Aufgabenfeldern Steuerungsunterstützung, KLR, Controlling, Berichtswesen, Haushaltsplanung und interne Leistungsverrechnung beschäftigt sein werden. Für die veränderten Aufgaben der Zahlungsabwicklung (Stadtkasse) wird die Teilnahme an den allgemeinen Maßnahmen des Qualifizierungskonzeptes ebenfalls ausreichen. Begünstigt wird der Umstieg auf die neuen Erfordernisse für die MitarbeiterInnen der Stabsstellen sowie der Zahlungsabwicklung durch einen hohen Wiedererkennungseffekt der neuen Finanzsoftware ProFiskal-N-Plus gegenüber der bisherigen Software ProFiskal. Unabdingbar erscheinen Sonderqualifikationen im Fachbereich Finanzwirtschaft, in der Kämmereiwirtschaft. Spezialkenntnisse, etwa die eines kommunalen Bilanzbuchhalters, werden insb. in den Aufgabenbereichen Zentrale Buchungsunterstützung, sowie Haushaltsaufstellung u. bewirtschaftung, Zentrales Controlling und Jahres- u. Konzernabschluss benötigt. Diese Tätigkeiten erfordern ein hohes Maß an Spezialkenntnissen, auch bei nur vereinzelt oder jährlich nur einmal vorkommenden Geschäftsvorgängen. Notwendige Änderungen von Stellenbeschreibungen durch Wegfall der tatsächlichen Buchungstätigkeit der Mittelbewirtschafter bzw. aufgrund der neuen, erweiterten bzw. veränderten Tätigkeiten der MitarbeiterInnen in den neu einzurichtenden Stabsstellen, der Stadtkasse und der Kämmereiwirtschaft sollten durch die Fachbereiche in Abstimmung mit den Zentralen Diensten vorbereitet werden. Das Verfahren hierzu bleibt unberührt. 15

16 4. Ablauforganisation (Änderungen des Geschäftsgangs) Die Ablauforganisation beschreibt die Prozesse zwischen den Elementen eines Systems. Die Bestandsdimension der Aufbauorganisation wird in Gestalt der Ablauforganisation um die dynamische Komponente ergänzt. Die Ablauforganisation kennzeichnet den Ablauf des betrieblichen / behördlichen Geschehens, die Ausübung und / oder Erfüllung von Funktionen sowie Aufgaben. Bei der Organisation des neuen Verwaltungsablaufes (=Geschäftsgang) werden sich die jeweiligen Änderungen der Bearbeitungsprozesse u.a. in der Allgemeinen Dienstund Geschäftsanweisung (ADUGA) niederschlagen. Notwendige Änderungen von Dienstanweisungen aufgrund dieses Konzeptes werden durch die Zentralen Dienste vorbereitet. Entscheidend für die Neuorganisation des Geschäftsganges (Bearbeitungsprozesse) in der Doppik ist der Grad der Zentralisierung bzw. Dezentralisierung. Im Folgenden werden Lösungsvorschläge für die Bereiche Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung dargestellt. 16

17 4.1 Ablaufschema Eingangsrechnungen : Eingangsrechnung Stabsstelle Finanzen (Rechnungseingangsbuch) Vorkontierung, sachliche und rechnerische Prüfung SachbearbeiterIn Kontierung Stabsstelle Finanzen (Buchungskraft) Buchung im System, AO drucken (1. Unterschrift) Stabsstelle Finanzen (Buchungskraft) ggf. Visa-Kontrolle RPA Freigabe der Buchung / der AO (2. Unterschrift) StabsstellenleiterIn bzw. Fachbereichsleitung ab best. Wertgrenze Freigabe der Zahlung u. Zahllauf Stadtkasse Anlagenbuchhaltung betroffen? Ja Aktivierung Stabsstelle Finanzen 17

18 4.1.1 Mittelprüfung, Bestellung, HÜL, Vormerkungen, Festlegungen Das Verfahren für Mittelprüfung, Bestellung, Vormerkungen und Festlegungen werden von den Fachbereichen in Abstimmung mit den Zentralen Diensten und dem Rechnungsprüfungsamt organisiert. Eine Haushaltsüberwachungsliste (HÜL) ist in den Stabsstellen zu führen Rechnungseingang Eingehende Rechnungen von Kreditoren (= Lieferanten ) werden direkt den Stabsstellen zugeleitet. Die Eingangsrechnungen werden hier im (elektronischen) Rechnungseingangsbuch erfasst. Anschließend werden die Eingangsrechnungen an die zuständigen SachbearbeiterInnen gegeben Vorkontierung, sachliche und rechnerische Prüfung Zur Vorbereitung eines Geschäftsvorfalls ist dieser zunächst auf seine Begründung zu kontrollieren. Diese Kontrolle erstreckt sich auf die sachliche und die rechnerische Richtigkeit und erfordert ein hohes Maß an Detailkenntnissen. Zur wirtschaftlichen und zeitnahen Aufgabenerledigung kann diese Überprüfung (Vergleich von Auftrag, Ausführung und Rechnung / ggf. Korrektur / Regress) daher nur dezentral, also von der verursachenden Stelle ausgeführt werden. Die Vorkontierung stellt die Auswahl der betroffenen Sachkonten und die Zuordnung zu einem Produkt und zu einer Kostenstelle dar. Die Auswahl der richtigen Konten erfordert allerdings mindestens buchhalterische Grundkenntnisse. Alle relevanten Angaben werden mit Hilfe eines Kontierungsstempels erfasst. Der Originalbeleg einschließlich erfolgter Vorkontierung wird anschließend wieder der zuständigen Stabsstelle Finanzen übergeben Kontierung Erste Aufgabe der Stabsstellen ist es, die vom jeweiligen Sachbearbeiter erstellte Vorkontierung (Kontierungsstempel) zu überprüfen Buchung im System, AO drucken Der Systemanwender (Buchungskraft) folgt den Vorgaben der zuvor geprüften Kontierung. Anschließend an die Buchung in der Finanzsoftware erfolgt der Druck der Anordnung. Diese wird vom Systemanwender unterzeichnet (1. Unterschrift) und an den Leiter / die Leiterin der Stabsstelle Finanzen gegeben. Der übermittelte Originalbeleg (Buchungsbegründende Unterlage) inkl. Vorkontierung wird um eine fortlaufende Nummer der Anordnung und das Buchungsdatum ergänzt und an die buchungsauslösende Stelle zurückgegeben (zum Vorgang). 18

19 4.1.6 Visakontrolle Die Visakontrolle (Sichtkontrolle) erfolgt ggfl. durch das RPA im Rahmen der bisher gültigen Regelungen. Näheres hierzu regelt eine gesonderte Dienstanweisung Anlagenbuchhaltung / Aktivierung / Sonderposten Sofern durch die Eingangsrechnung ein aktivierungspflichtiger Vermögensgegenstand angeschafft wurde, erfolgt die Erfassung in der Anlagenbuchhaltung der Finanzsoftware (Modul DAB) durch die Stabsstelle Finanzen. Bei Vorliegen eines Bewilligungsbescheides einer Investitionszuweisung bzw. eines zuschusses bucht die Stabsstelle Finanzen gleichzeitig mit der Aktivierung des Vermögensgegenstandes einen Sonderposten im Finanzmodul DAB Freigabe der Buchung / der AO Der Unterschriftsbefugte zeichnet die Auszahlungsanordnung gegen (2. Unterschrift) und gibt die Buchung im System anschließend frei. Die Auszahlungsanordnung verbleibt zur Archivierung in der Stabsstelle Finanzen Freigabe der Zahlung u. Zahllauf Die Freigabe der Zahlung und der Anstoß des Zahllaufes erfolgt in der Stadtkasse auf Grundlage der täglich zu erstellenden Vorschlagslisten der Offenen-Posten-Liste Sonderfall Schulen Als Buchungskräfte im nicht investiven Bereich (Anlagenbuchhaltung also nicht betroffen) buchen weiterhin die Schulsekretärinnen. Sie drucken die Anordnungen und leisten die 1. Unterschrift. Die jeweiligen SchulleiterInnen leisten die 2. Unterschrift und geben die Anordnung im System frei. Buchungen im investiven Bereich (Anlagenbuchhaltung betroffen) werden zentral in der Stabsstelle Finanzen 40 durchgeführt, diese Vorgehensweise entspricht der derzeitigen. Der Leiter / Die Leiterin der Stabsstelle Finanzen 40 übernimmt Schulungsmaßnahmen der Schulsekretärinnen und übt im Rahmen des Controllings die Aufsicht über deren Buchungstätigkeiten aus. 19

20 4.2 Ablaufschema Ausgangsrechnungen : Ausgangsrechnung Vorkontierung SachbearbeiterIn Überprüfen der (Vor)Kontierung Stabsstelle Finanzen Buchung im System, AO drucken 1. Unterschrift Stabsstelle Finanzen (Buchungskraft) Freigabe der Buchung / der AO 2. Unterschrift StabsstellenleiterIn bzw. Fachbereichsleitung ab best. Wertgrenze Zahlungsüberwachung Stadtkasse Zahlung erfolgt? Ja nein Abwicklung Mahnung / Vollstreckung Stadtkasse 20

21 4.2.1 Rechnungsausgang Durch die Produkterstellung (externe Produkte) entsteht eine Forderung. Die Forderung wird in Form einer Ausgangsrechnung dem jeweiligen Debitor (= Kunde ) übermittelt. Sie erfolgt in Form einer Rechnung, eines Bescheides oder in anderer Form. In jedem Fall ist jedoch zwingend ein schriftlicher Beleg zu erstellen Vorkontierung Die Vorkontierung stellt die Auswahl der betroffenen Sachkonten und die Zuordnung zu einem Produkt und zu einer Kostenstelle dar. Alle relevanten Angaben werden mit Hilfe eines Kontierungsstempels erfasst und anschließend im Original der zuständigen Stabsstelle Finanzen übergeben Überprüfen der Kontierung Erste Aufgabe der Stabsstellen ist es, die vom jeweiligen Sachbearbeiter erstellte Vorkontierung (Kontierungsstempel) zu überprüfen Buchung im System, AO drucken Der Systemanwender (Buchungskraft) folgt den Vorgaben der zuvor geprüften Kontierung. Nach Buchung in der Finanzsoftware erfolgt der Druck der Annahmeanordnung. Diese wird vom Systemanwender unterzeichnet (1. Unterschrift) und an den Leiter / die Leiterin der Stabsstelle Finanzen gegeben. Die vom Sachbearbeiter übermittelte Originalrechnung (Buchungsbegründende Unterlage) inkl. Vorkontierung wird um eine fortlaufende Nummer der Anordnung und das Buchungsdatum ergänzt und an die buchungsauslösende Stelle zurückgegeben (zum Vorgang) Freigabe der Buchung / der AO Der Unterschriftsbefugte zeichnet die Annahmeanordnung gegen (2. Unterschrift) und gibt die Buchung im System anschließend frei. Die Annahmeanordnung verbleibt zur Archivierung in der Stabsstelle Finanzen Zahlungsüberwachung Die Stadtkasse überwacht die Zahlungseingänge nach Fälligkeit anhand täglicher Abgleiche mit den Kontoauszügen Zahlung erfolgt / Abwicklung Nach vollständigem Zahlungseingang ist die Forderung erledigt und der Geschäftsvorgang elektronisch archiviert. 21

22 4.2.8 Zahlung nicht erfolgt / Mahnung u. Vollstreckung Kann zum Zeitpunkt der Fälligkeit kein vollständiger Zahlungseingang festgestellt werden, erfolgen das Mahnverfahren und ggfl. anschließend die Vollstreckung durch die Stadtkasse. Nach erfolglosem Abschluss des Mahnverfahrens wird die Forderung zweifelhaft. Bei Erlass einer Forderung, nach fruchtlosem Abschluss der Vollstreckung bzw. nach Abschluss des Forderungsverfahrens auf andere Weise oder bei (befristeter oder unbefristeter) Niederschlagung wird die Forderung uneinbringlich und wird als solche in verbliebener Höhe abgeschrieben. Näheres hierzu regelt eine gesonderte Dienstanweisung. Notwendige Buchungen zur Einzelwertberichtigung (zweifelhafte oder uneinbringliche Forderungen) erfolgen durch die jeweilig zuständige Stabsstelle Finanzen (siehe Pkt ). Im Übrigen bleibt das Mahnungs- und Vollstreckungsverfahren von Änderungen im Rahmen der Einführung der Doppik unberührt. 5. Dienstanweisungen Aufgrund dieses Konzeptes notwendige Änderungen bestehender Dienstanweisungen bzw. notwendige neue Dienstanweisungen werden von den Zentralen Diensten in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Finanzwirtschaft erstellt. Das Rechnungsprüfungsamt ist hierbei stets frühzeitig zu beteiligen. 22