Sie können aus einer Excel-Tabelle in verschiedene Datentabellen von REFLEX importieren, z.b.

Transkript

1 Import aus Excel M-1 Import von Daten aus Microsoft-Excel Inhalt: M.1 Allgemeines... 1 M.2 Importieren von Adressen... 3 M.2.1 Öffnen der Excel-Tabelle... 4 M.2.2 Eine zuvor angelegte Vorlage öffnen... 5 M.2.3 Festlegen der Import-Optionen... 5 M.2.4 Festlegen der Feldzuweisungen (welche Spalte in welches Datenfeld)... 7 M.2.5 Starten des Imports... 7 M.2.6 Speichern der Optionen und Feldzuweisungen in einer Vorlage... 8 M.3 Importieren von Ansprechpartnern... 9 M.1 Einleitung M.1.1 Allgemeines Sie können aus einer Excel-Tabelle in verschiedene Datentabellen von REFLEX importieren, z.b. Adressen Ansprechpartner Artikel Einzelartikel Öffnen Sie dazu im Menü Datei -> Datenpflege die Auswahl Daten aus Excel importieren. Es öffnet sich das Import-Fenster: Über die Registerseiten Adressen, Ansprechpartner usw. können Sie die gewünschte Datentabelle von REFLEX auswählen, in die Sie Daten importieren wollen. In jeder Registerseite gibt es mehrere Optionen für den Import und auch die Festlegung, welche Spalte aus der Excel-Tabelle in welches Datenbankfeld von REFLEX kopiert werden soll. Damit man diese Optionen für spätere Zwecke nicht noch einmal eingeben muss, kann man sie in einer Vorlagendatei speichern und später wieder aufrufen. In jeder Registerseite Protokoll wird das Protokoll angezeigt, wenn ein Import-Vorgang beendet wurde. Das Protokoll wird nicht gespeichert, Sie können sich aber den Protokollinhalt über die Windows-Zwischenablage in einen Texteditor kopieren und dort speichern, drucken usw. Wichtig: Das Programm Excel wird von REFLEX dazu benutzt, die Daten einzulesen. Technisch gesagt: REFLEX ruft Excel über OLE-Automation auf und steuert es an. Das setzt aber voraus, dass Excel auf Ihrem PC installiert ist! Ohne Excel auf Ihrem PC geht die Importfunktion nicht!

2 Import aus Excel M-2 M.2.1 Vorbereitungen in Excel Generell kann man sagen, dass die Vorbereitung bzw. Aufbereitung der Daten in der Excel-Tabelle der wichtigste Schritt ist, um die Daten erfolgreich in REFLEX zu importieren. Wenn Sie Daten importieren, werden Sie in erster Linie an die Spalten (Felder) denken, die Sie kennen, z.b. Artikel-Bezeichnung, Hersteller, Preis usw. In der REFLEX-Datenbank gibt es aber viele Felder, die als Kennzeichen verwendet werden. Diese Kennzeichen steuern die weitere Verarbeitung. Beispiel: Ein Artikel hat die Artikel-Art 1=Miete, 2=Verkauf, 3=Dienstleitung und 4=Arbeitszeit. Wenn Sie Artikel importieren, ist es in Excel einfach, eine Spalte Artikelart einzufügen und konstant mit 1 zu füllen. Die Spalte wird dann importiert und erspart es Ihnen, jeden Artikel in REFLEX aufzurufen und als Mietartikel festzulegen. Um Ihnen den Import zu erleichtern, haben wir bei den verschiedenen Tabellen-Importen eine Liste zusammengestellt ( Das sollten Sie importieren ), in denen die wichtigsten Felder mit den entsprechenden Werten stehen.

3 Import aus Excel M-3 M.2 Importieren von Adressen Über die Registerseite Adressen kann man Adressen aus einer Excel-Tabelle in REFLEX importieren. Das Importieren besteht aus diesen Schritten: Öffnen der Excel-Tabelle... oder eine zuvor angelegte Vorlage öffnen Festlegen der Import-Optionen Festlegen der Feldzuweisungen (welche Spalte in welches Datenfeld) Starten des Imports Optional: Speichern der Optionen und Feldzuweisungen in einer Vorlage

4 Import aus Excel M-4 M.2.1 Öffnen der Excel-Tabelle Klicken Sie auf [Datei öffnen] oder drücken Sie Alt+D. Anschließend können Sie die gewünschte Datei auswählen. Danach wird die Datei geöffnet, analysiert und in einer Tabelle angezeigt. Beispiel: Wichtig: Das Programm Excel wird von REFLEX dazu benutzt, die Daten einzulesen. Technisch gesagt: REFLEX ruft Excel über OLE-Automation auf und steuert es an. Das setzt aber voraus, dass Excel auf Ihrem PC installiert ist! Ohne Excel auf Ihrem PC geht die Importfunktion nicht! Wenn in der geöffneten Datei mehrere Arbeitsblätter enthalten sind, können Sie das gewünschte Arbeitsblatt auswählen. Beispiel:

5 Import aus Excel M-5 M.2.2 Eine zuvor angelegte Vorlage öffnen Klicken Sie auf [Vorlage öffnen] oder drücken Sie Alt+V. Anschließend können Sie die gewünschte Vorlagen-Datei auswählen. Wenn in der Vorlagen ein Exce-Dateiname enthalten ist, wird die Excel- Datei geöffnet, analysiert und in einer Tabelle angezeigt. M.2.3 Festlegen der Import-Optionen Daten beginnen in Zeile: In diesem Feld legen Sie fest, ab welcher Zeile in der Excel-Tabelle die eigentlichen Daten beginnen. Wenn z.b. in der Tabelle oben die Feldnamen in der ersten Zeile stehen, beginnen die Daten erst ab der zweiten Zeile! Adressnummernvergabe Sie können die Adressnummer entweder automatisch vom Programm vergeben lassen (empfohlen) oder eine bereits bestehende Adressnummer aus der Excel-Tabelle verwenden. Wenn Sie eine bereits bestehende Adressnummer aus der Excel-Tabelle verwenden wollen, müssen Sie angeben, in welcher Spalte sich diese Adressnummer befindet. Doppel-Kontrolle Die Doppel-Kontrolle verhindert, dass die gleiche Adresse mehrfach in die REFLEX-Datenbank eingefügt wird. Wenn Sie den Import z.b. mehrfach ausführen (z.b. einen regelmäßigen Import benutzen), müssen Sie die Doppel-Kontrolle einschalten, weil sonst u.u. schon vorhandene Adressen einfach noch einmal eingefügt werden würden! Sie schalten die Doppel-Kontrolle ein, indem Sie ein Datenbankfeld und eine Spalte für die Kontrolle festlegen:

6 Import aus Excel M-6 Um ein Datenbank-Feld für die Doppel-Kontrolle festzulegen, klicken Sie mit der Maus in das Feld Datenbank-Feld. Die Feldauswahlliste öffnet sich. Beispiel: Die Feldliste zeigt Ihnen alle relevanten Datenbank-Felder an. In Klammern steht der Name des jeweiligen Felds in der REFLEX-Datenbank. Ziehen Sie nun mit der Maus das gewünschte Datenbank-Feld (Drag and drop) in das Eingabefeld Datenbank-Feld. Mit dem Feld Spalte legen Sie fest, wo sich das Kontrollfeld in der Excel-Tabelle befindet. Mit der Option Bereits vorhandene Daten überschreiben? können Sie festlegen, ob das Programm die Datenbank-Daten mit den Excel-Daten überschreiben soll, wenn es einen identischen datensatz schon gibt: [x] Vorhandene Daten der Datenbank werden mit den Excel-Daten überschrieben [ ] Vorhandene Daten der Datenbank werden nicht überschrieben

7 Import aus Excel M-7 M.2.4 Festlegen der Feldzuweisungen (welche Spalte in welches Datenfeld) Vor dem Import müssen Sie festlegen, welche Spalte aus der Excel-Tabelle in welches Datenbankfeld kopiert werden soll. Nur Spalten, die Sie festgelegt haben, werden importiert! Um einer Excel-Spalte ein Datenbank-Feld zuzuweisen, klicken Sie mit der Maus in die angezeigte Überschrift der Tabelle. Die Feldauswahlliste öffnet sich. Beispiel: Ziehen Sie nun mit der Maus das gewünschte Feld in die Spalte. Alternativ dazu können Sie auch einen Doppelklick auf ein Feld in der Feldliste machen, um das Feld der zuletzt ausgewählten Spalte zuzuweisen. Die Feldliste zeigt Ihnen alle relevanten Datenbank-Felder an. In Klammern steht der Name des jeweiligen Felds in der REFLEX-Datenbank. Wenn Sie das Symbol aus der Feldauswahlliste auf die entsprechende Spalte ziehen, können Sie diese Zuweisung löschen, wenn Sie z.b. versehentlich ein Feld zugewiesen haben. M.2.5 Starten des Imports Wenn Sie alle Option und Feldzuweisungen gemacht haben, können Sie den Import-Vorgang mit einem Klick auf [Import starten] oder der Taste Alt+I starten.

8 Import aus Excel M-8 M.2.6 Speichern der Optionen und Feldzuweisungen in einer Vorlage Zu jedem Zeitpunkt können Sie die Optionen und Feldzuweisungen in einer Datei speichern, um sie später wieder zu verwenden. Diese Datei nennen wir Vorlage. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Dateinamen. M.2.7 Das sollten Sie importieren Neben den hauptsächlich verwendeten Feldern sollten Sie noch diese Felder importieren:

9 Import aus Excel M-9 M.3 Importieren von Ansprechpartnern Über die Registerseite Ansprechpartner kann man Adressen aus einer Excel-Tabelle in REFLEX importieren. M.3.1 Das sollten Sie importieren Neben den hauptsächlich verwendeten Feldern sollten Sie noch diese Felder importieren: