HOW TO Abfragen erstellen

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1 HOW TO Abfragen erstellen Ihr Ziel ist es, Datensätze mit bestimmten Merkmalen aus Ihren Tabellen zu filtern oder Informationen verschiedener Tabellen miteinander zu verbinden? Dieses HOW TO wird Sie dabei unterstützen und Ihnen aufzeigen, wie Sie dies mit Hilfe der neuen Abfrage-Funktion schnell erreichen können. In diesem Beispiel wird zunächst die Kartengrundlage ausgewählt und eine Tabelle mit Kundendaten importiert. Dann werden mit einer Abfrage die A- Kunden gefiltert und eine Karte erstellt, die ausschließlich die A-Kunden zeigt. Anschließend werden weitere Informationen zu den Kunden angefügt und ebenfalls in einer Analyse ausgewertet. Die einzelnen Arbeitsschritte werden im Folgenden Schritt für Schritt erläutert. 1. Kundenstandorte importieren 2 2. Abfrage: A-Kunden herausfiltern 3 3. Response im Vergleich zur Anzahl Haushalte 4 4. Kartengrundlage einfügen 7 5. Auswertung der Abfrage über eine Analyse 8 1

2 1. Kundenstandorte importieren Importieren Sie die Daten aus der Excel-Tabelle Beispieldaten.xls. Öffnen Sie dazu das Menü Daten, klicken Sie auf den Befehl Importieren (Abb. 1). Dann wählen Sie: Microsoft Excel Arbeitsmappe Abbildung 1: Daten importieren Dateiname = Beispieldaten.xls (Diese Datei wird mit EasyMap ausgeliefert; gewöhnlich finden Sie die Daten in folgendem Verzeichnis:...\Programme\Lutum+Tappert\EasyMap [Versionsnummer]\de\Schnelleinstieg Tabelle: Kundenstamm Im nächsten Schritt im Dialogfenster zu den Spalteneinstellungen müssen Sie für die verschiedenen Spalten den Dateityp definieren. Die KundeNr definieren Sie bitte als Nummer mit der Länge 5. Die Spalte PLZ definieren Sie als Postleitzahl (Deutschland). Anschließend können Sie auf Fertigstellen klicken, denn alle weiteren Einstellungen können übernommen werden! Rechts vom Kartenfenster öffnet sich das Tabellenfenster und zeigt darin die importierten Daten an (Abb. 2). Abbildung 2: Kartenmappe mit importierter Tabelle 2

3 Sie haben nun Ihre Kundendaten importiert. Diese können nun ausgewertet und in der Karte dargestellt werden. 2. Abfrage: A-Kunden herausfiltern Das Ziel ist zunächst einmal, nur nach den A-Kunden zu filtern. Mit Hilfe der Abfrage-Funktion haben Sie die Möglichkeit, Filterkriterien für Tabellen und Spalten zu definieren. Dazu wählen Sie im Menü Daten den Befehl Neue Abfrage aus. Nach Auswahl der entsprechenden Tabelle und durch Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen, fügen Sie die gewünschte Tabelle in die Abfrage ein. Wählen Sie hier die Tabelle Kundenstamm aus und Schließen das Dialogfenster im Anschluss. Abbildung 3: Abfrage - Tabelle hinzufügen Anschließend fügen Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Spalte oder durch Klick auf die Schaltfläche Spalte hinzufügen die Spalten der Tabelle ein, die in der Abfrage enthalten sein sollen. Wählen Sie in diesem Beispiel die Spalte KundeNr, PLZ, Klassifizierung und Umsatz gesamt aus. Um jetzt ausschließlich die Kunden herauszufiltern, die in die Kategorie A fallen, geben Sie unter Kriterien bei der Spalte Klassifizierung den Ausdruck = "A-Kunde" ein. 3

4 Abbildung 4: Auswahlkriterien der Abfrage A-Kunden Nachdem Sie auf Ok geklickt haben, werden Sie aufgefordert der Abfrage einen Namen zu geben. Tragen Sie hier A-Kunden ein. Es öffnet sich ein neues Tabellenfenster, das die erstellte Abfrage beinhaltet. Möchten Sie nachträglich noch Änderungen an der Abfrage vornehmen (z. B. nur die B-Kunden filtern), ist dies durch Klick auf die Schaltfläche Abfrage bearbeiten möglich, die sich in der Zeile über der Tabelle befindet (alternativ ist dies auch über das Kontextmenü der Abfrage im Steuerungsfenster Daten möglich). 3. Response im Vergleich zur Anzahl Haushalte Sie können mit Hilfe einer Abfrage auch verschiedene Tabellen miteinander verbinden und die ausgewählten Informationen so in einer neuen Tabelle zusammenführen. Diese Funktion kann u. a. nützlich sein, wenn Sie Umsätze und Marktpotenzialdaten in verschiedenen Tabellen vorliegen haben, diese Daten aber direkt gegenüberstellen wollen, z. B. in einer Analyse. Die Vorgehensweise zur Verbindung verschiedener Tabellen wird hier anhand des folgenden Szenarios veranschaulicht: Der Erfolg einer Werbeaktion soll anhand der Response gemessen werden. Dazu wird die Anzahl der Response- Adressen der Anzahl Haushalte auf der Ebene der Postleitgebiete gegenübergestellt. 4

5 Zunächst wird aus der Tabelle Beispieldaten.xls das Tabellenblatt Haushalte und anschließend das Tabellenblatt Response importiert (vgl. Kap. 1). Anschließend können Sie eine neue Abfrage anlegen, in die Sie nacheinander beide Tabellen durch Auswahl der entsprechenden Tabelle und anschließenden Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen einfügen. Durch Klick auf die Schaltfläche Verbindung hinzufügen geben Sie nun an, über welche Spalte die beiden Tabellen miteinander verbunden werden sollen. In diesem Beispiel ist dies die Spalte Postleitgebiet (Abb. 5). Abbildung 5: Verknüpfungseigenschaften zwischen den Tabellen in der Abfrage Fügen Sie anschließend durch Doppelklick auf die gewünschten Spalten diese der Abfrage hinzu. Das sind in diesem Fall Postleitgebiet, Haushalte gesamt und Response-Adressen (Abb. 6). 5

6 Abbildung 6: Abfrage mit zwei Tabellen Nach einem Klick auf Ok können Sie der Abfrage noch einen Namen geben (z. B. Haushalte_Response ). Das Abfrageergebnis wird dann im Tabellenfenster angezeigt. 6

7 4. Kartengrundlage einfügen Um Daten in einer EasyMap-Karte darstellen zu können, muss zunächst die Kartengrundlage ausgewählt werden. In diesem Beispiel wird die Demo- Kartengrundlage Deutschland, Postleitzone 2, Ebene Postleitgebiete verwendet. Zum Einfügen der Kartengrundlage gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Steuerungsfenster Kartengrundlagen auf das [+] links von Demo- Karten. Abbildung 7: Auswahl der Kartengrundlage Klicken Sie dann auf das [+] links von Deutschland, Postleitzone 2. Klicken Sie auf 984 Postleitgebiete und ziehen Sie diese Kartengrundlage nach rechts auf das Blatt 1 (per Drag&Drop). Sie haben somit die Kartengrundlage in das Arbeitsblatt eingefügt. Nun können Sie die Informationen aus der Abfrage in der Karte darstellen. 7

8 5. Auswertung der Abfrage über eine Analyse Im Folgenden können Sie Analysen auf diese Abfrage anwenden. Um sichtbar zu machen, in welchen Gebieten die Responsezahlen besonders hoch bzw. niedrig sind, bietet sich eine Boston Grid-Analyse an. Diese können Sie im Menü Analysen aufrufen. Dabei werden die Response-Adressen der Anzahl der Haushalte gegenübergestellt. Nach Auswahl der Analyse sowie der Zuordnung von Daten (= Abfrage Haushalte_Response ) und Karte, geben Sie auf dem Reiter X-Achse an, welche Datenspalte auf der X-Achse abgebildet werden soll (Haushalte gesamt), auf dem Reiter Y-Achse wählen Sie Response-Adressen. Zudem können Sie auf den entsprechenden Reitern die Werteklassen definieren (Abb. 8 und 9): Abb. 8: Eigenschaften der Boston Grid-Analyse X-Achse 8

9 Abb. 9: Eigenschaften der Boston Grid-Analyse Y-Achse Auf dem Reiter Boston Grid Tableau (Abb. 10) können Sie nun festlegen, wie die verschiedenen Datenkonstellationen graphisch dargestellt werden sollen (Farbe und Sättigung). Durch Doppelklick auf die Farbfelder können Sie eigene Farben vergeben. Diese Farbmatrix kann durch Klick auf die Schaltfläche Speichern abgespeichert werden und steht damit für künftige Anwendungen direkt zur Verfügung. Durch Klick auf die Schaltfläche Laden können die abgespeicherten Farb-/Wertematrizen nach Angabe des Speicherortes ausgewählt werden. Hinweis: Möchten Sie die hier vordefinierten Farbeinteilungen verwenden, klicken Sie auf Laden und wählen Sie eine *.pal-datei aus folgendem Ordner...\Programme\Lutum+Tappert\EasyMap [Versionsnummer] \\de\farbpaletten\boston Grid Matrix aus. (Hier: 4Klassen-rot über gelb zu grün.pal) 9

10 Abbildung 10: Eigenschaften der Boston Grid-Analyse Die Postleitgebiete mit bis zu 100 Responseadressen werden rot, mit 100 bis 200 Responseadressen gelb, und mit mehr als 200 Responseadressen grün dargestellt. Die Sättigung richtet sich nach der Gesamtzahl der Haushalte. So ist anhand der Farben gleichzeitig ablesbar, in welche Größenklasse ein Postleitgebiet hinsichtlich der Responseadressen und der Haushaltszahlen fällt. Die Karte liefert somit eine grafische Darstellung von Potenzial und Ausschöpfung: 10

11 Das Ergebnis sieht wie folgt aus: Abbildung 11: Ergebnis der Boston Grid-Analyse Hinweis: Falls Sie noch die Symbolanalyse der Kundenstandorte in der Karte sichtbar geschaltet haben, können Sie diese über das Deaktivieren des Häkchens im Steuerungsfenster Inhalt bei Einheitliche Symbole ausschalten. Sollten Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Telefon- Hotline: (+49) (0) Servicezeiten unserer Telefon-Hotline: Montag bis Freitag (außer an Feiertagen) 09:00-12:00 und 14:00-17:00 Uhr 11