Sokrates WAS: Export - Import

Transkript

1 Sokrates WAS: Export - Import Export der Daten aus Sokrates nach WAS 1. Korrekte Behördenbezeichnungen In Sokrates sind bei den Pflichtgegenständen folgende Behördenbezeichnungen einzutragen: Basisdaten > Gegenstände > schulspezifisch pflegen Gegenstand für die 4. Schulstufe VS Deutsch, Lesen, Schreiben Mathematik Sachunterricht Bildnerische Erziehung Musikerziehung Werkerziehung Bewegung und Sport PG_DLS PG_M PG_SU PG_BE PG_ME PG_WE PG_BSP Gegenstand für die 8. Schulstufe AHS HS/NMS Deutsch D PG_D Englisch E PG_E Mathematik M PG_M Geschichte und Sozialkunde GSK PG_GSPB Geographie und Wirtschaftskunde GWK PG_GW Biologie und Umweltkunde BU PG_BU Physik PH PG_PH Chemie CH PG_CH 2. Export der Daten aus Sokrates für WAS Nachdem Sie die Schulnachrichten in Sokrates angelegt und die Noten erfasst haben, können Sie die Daten für WAS exportieren: Basisdaten > Schnittstellen > Daten exportieren: Meldung an WAS Geben Sie den gewünschten Dateinamen ohne Erweiterung an. Es wird eine Textdatei txt erzeugt. Beispiel für einen Dateinamen: Schulkennzahl und Schulart Klicken Sie nun rechts unten auf [Ausführen]. 1/5

2 Im folgenden Dialog wählen Sie die Aktion Datei speichern und klicken Sie auf [OK]. Je nach System wird die Datei in den Downloads abgelegt oder Sie werden aufgefordert den Speicherort anzugeben. Damit Sie den Export durchführen können, muss in Sokrates für Ihre Benutzerrolle das schulindividuelle Recht Dateien exportieren: Meldung an WAS auf Schreiben gesetzt sein. 3. Import der Daten aus Sokrates in WAS Die in Sokrates erzeugte Datei importieren Sie nun nach Anmeldung als Zubringerschule in WAS. Klicken Sie dazu auf [WAS Import Sokrates], wählen Sie mit [Durchsuchen] die aus Sokrates exportierte Datei aus und klicken Sie auf [Senden]. Die Daten werden in WAS importiert und Sie erhalten eine Rückmeldung über die importierten Daten und die formale Korrektheit der Noten. Die importierten Schüler/innen können in der Liste [Ohne Anmeldung] kontrolliert werden. Der Import kann mehrmals wiederholt werden. Die alten Daten werden gelöscht und die neuen importiert. 2/5

3 Import der Daten aus WAS in Sokrates 1. Export der Daten aus WAS für Sokrates Nach der Anmeldung als Zielschule klicken Sie auf. Anschließend können Sie die Exportdatei mit einem Klick auf [Download] herunterladen und an einem geeigneten Ort zwischenspeichern. Was erzeugt eine Text-Datei mit dem Namen Schulkennzahl-sokrates.txt (Windows (ANSI), Tab- Stopp-getrennt) für alle in der Schule aufgenommenen Schüler/innen. Diese Datei können Sie direkt in Sokrates importieren oder bei Bedarf nachbearbeiten (Punkt 4). 2. Import der Daten aus WAS in Sokrates Der Import kann nur vorgenommen werden, wenn die entsprechende schulindividuelle Rolle NEU: Einschreiber WAS neu Import für VBG auf Schreiben gesetzt ist. Die so vorbereiteten Daten importieren Sie mit dem Befehl: Neues Schuljahr: Basisdaten > Schnittstellen > Dateien importieren: Einschreiber WAS neu Wo finden Sie die importierten Schüler? Neues Schuljahr: Schuljahresbeginn > Neue SchülerIn > Erste Klasseneinteilung Sind bereits Klassen angelegt, können die Schüler/innen diesen zu Klassenbeginn zugeordnet werden. 3. Behandlung von Importfehlern Etwaige Fehlermeldungen können mit dieser dynamischen Suche eingesehen werden. Das gilt auch für andere Importe: Neues Schuljahr: Laufendes Schuljahr > Dynamische Suche 1. Kategorie: Import 2. Name der Abfrage: 100 Protokoll 3. Datum: Datum des Imports 4. Angezeigte Felder: alle auswählen 3/5

4 5. [Ausführen] Nun werden die Fehlerprotokolle aufgelistet: 6. Die WL_ID in den Zwischenspeicher nehmen (samt Vorzeichen) Nun können Sie das Fehlerprotokoll anzeigen lassen: Neues Schuljahr: Laufendes Schuljahr > Dynamische Suche 1. Kategorie: Import 2. Name der Abfrage: 200 WEBLOG 3. WL_ID: aus dem Zwischenspeicher einfügen z.b (eventuell führende Leerzeichen löschen) 4. [Ausführen] Das Fehlerprotokoll wird angezeigt: 4. Nachbearbeitung der Daten Wenn Sie Textdatei mit Excel öffnen meldet sich der Textkonvertierungs- Assistent. Die Voreinstellungen sind wie abgebildet. Auf finden Sie unter Informationen für Zubringerund Zielschulen die Excel-Datei WAS2Sok-Kopf.xlsx. Sie enthält die Kopfzeile (Überschriften) zu den Daten. Grün markiert sind alle Felder, die in Sokrates importiert werden. 4/5

5 Schüler aus der händischen Erfassung in WAS mit Sozialversicherungsnummer XXXX. werden nicht importiert. Ist die Sozialversicherungsnummer bekannt, bitte ersetzen. Falls nicht bekannt das XXXX löschen, dann werden die Schüler importiert. Schüler, die bereits in der Datenbank erfasst sind, werden nicht importiert, sie müssen also nicht aussortiert werden. Als Kriterium wird die Kombination aus Familienname, Vorname und Geburtsdatum herangezogen. Zum Import in Sokrates können Sie die Daten in mehrere Tabellen zerlegen (Schulformen, Klassen ), diese einzeln in Sokrates importieren und die Schüler sofort ihren Klassen zuweisen. Dann bleibt die Liste Erste Klasseneinteilung stets übersichtlich. Vor dem Export müssen Sie die Kopfzeile (mit den Überschriften) löschen und dann die Tabelle als Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt) speichern. Metzler Hubert /5