Leitfaden zur Durchführung von Exkursionen (Stand )

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1 Leitfaden zur Durchführung von Exkursionen (Stand ) Zweck und Geltungsbereich Der Exkursionsleitfaden gilt verbindlich für alle im Rahmen von Lehrveranstaltungen am Fachbereich Landschaftsnutzung und Naturschutz durchgeführten Exkursionen. Der vorliegende Exkursionsleitfaden regelt die Durchführung und Kostenkalkulation von Exkursionen und informiert hinsichtlich Versicherungsfragen. Definition von Exkursionen Exkursionen sind wissenschaftlich vorbereitete und unter wissenschaftlicher Leitung durchgeführte Lehr- oder Studienfahrten. Exkursionen dienen der Durchführung von Lehrveranstaltungen an einem anderen Ort. Exkursionen sind nur durchzuführen, wenn die Aneignung von praktischen Erfahrungen, die Vor-Ort- Auseinandersetzung mit originalen Objekten oder die Vermittlung entsprechender Kenntnisse, Fähigkeiten oder wissenschaftlicher Methoden im räumlichen Bereich der Hochschule nicht oder nicht hinreichend möglich sind: Dies gilt insbesondere wenn sie ein zur Wissensvermittlung notwendiger Bestandteil einer Lehrveranstaltung sind. Die Notwendigkeit von Exkursionen ergibt sich aus den jeweiligen Studien- und Prüfungsordnungen der Studiengänge im Sinne der 3, 6, 9 und 13 des Gesetzes über die Hochschulen des Landes Brandenburg (Brandenburgisches Hochschulgesetz-BbgHG). Individuelle Fahrten von Studierenden zu Lehr- und Lernorten, die außerhalb des räumlichen Bereichs der Hochschule oder ihren Partnereinrichtungen liegen, gelten nicht als Exkursion. Auch individuelle Fahrten von Studierenden zu den Partnereinrichtungen des Netzwerk Studienpartner Ökobetrieb gelten nicht als Exkursion. Anfallende Kosten hierfür kann die Hochschule nicht tragen. Definition von Pflichtexkursionen und fakultativen Exkursionen Pflichtexkursionen sind im Curriculum des jeweiligen Studienganges als Prüfungs- oder Prüfungsvorleistung eines Pflicht- oder Wahlpflichtmoduls ausgewiesen. Fakultative (freiwillige) Exkursionen dienen der Ergänzung einer Lehrveranstaltung oder der Vertiefung der Kenntnisse im Studienfach, sind jedoch nicht zwingende Voraussetzung für das Erbringen einer Prüfungs- oder Prüfungsvorleistung in einem Pflicht- oder Wahlpflichtmodul. Pflichtexkursionen und fakultative (freiwillige) Exkursionen sind in der Modulbeschreibung sowie im Ablaufplan zu den Lehrveranstaltungen als solche zu kennzeichnen. Organisation von Exkursionen Die Modulverantwortlichen geben die geplanten Exkursionen im Rahmen der Semesterplanung, spätestens jedoch während des Prüfungszeitraumes des vorangehenden Semesters, beim Dekanat bekannt. Dabei sollte der Modulname, das Exkursionsziel, ein Wunschtermin und eine vollständige Kos-

2 tenkalkulation (Anlage 1) angegeben werden. Die Kostenkalkulation erfolgt dabei für zwei Extremszenarien: a) für eine festgelegte Mindestteilnehmerzahl und b) für eine festgelegte maximale Teilnehmerzahl. Auf dieser Grundlage entscheiden sich Studierende für oder gegen eine Teilnahme an der Exkursion. Beträge von bis zu 5,00 pro Person gelten als Kleinbetrag und sollten aufgrund des entstehenden Verwaltungsaufwandes weder den Studierenden vorab in Rechnung gestellt werden, noch im Falle eines Überschusses nach der Endabrechnung der Exkursionen ausbezahlt werden. Die Endabrechnung der Exkursion erfolgt spätestens 4 Wochen nach der Exkursion. Die Kosten der Exkursionen, die aufgrund der Regelung für Kleinbeträge anfallen, trägt der Exkursionsverantwortliche. Überschüsse, die aufgrund der Regelung für Kleinbeträge entstehen, werden zur Finanzierung der Zuschüsse zu den mehrtägigen Exkursionen (s.u.) am FB2 verwendet. Die Kosten für Fehlkalkulationen in der Kostenabschätzung trägt der Exkursionsverantwortliche; im Einzelfall entscheidet der Dekan. Die Modulverantwortlichen weisen die Exkursion und die Exkursionsverantwortlichen in Modulbeschreibung und Ablaufplan aus. Die Exkursionsverantwortlichen informieren die Studierenden zu Beginn des Semesters unter Angabe des Exkursionsziels, des Termins, der anfallenden Kosten und der minimalen bzw. maximalen Teilnehmerzahl über geplante Exkursionen. Die Qualitätsassistenz unterstützt die Modulverantwortlichen bei der Organisation der Exkursion durch die Annahme der Anträge (ab einer Bagatellgrenze von 40 Gesamtkosten pro Exkursion) (Anlage 1), der Bestellung von Fahrzeugen sowie der Endabrechnung von Exkursionen mit der Abteilung für Haushalt und Beschaffung der Hochschule. Überschreiten die Anmeldungen die maximale Teilnehmerzahl, führt die Qualitätsassistenz gemeinsam mit dem/der Semestersprecher/Innen ein Losverfahren durch. Die Studierenden überweisen die Exkursionsbeiträge für Pflichtexkursionen bis spätestens eine Woche vor Exkursionsbeginn einzeln für die jeweilige Exkursion gemäß Anlage 2. Teilnehmende an fakultativen Exkursionen melden sich durch die Überweisung des Exkursionsbeitrags zur jeweiligen Exkursion spätestens drei Wochen vor der Exkursion an, sodass zu Exkursionsbeginn alle Kosten gedeckt sind. Auf Grundlage dieser Anmeldung bestellt die Qualitätsassistenz in Absprache mit dem Exkursionsleiter die erforderlichen Fahrzeuge. Über die Teilnahme weiterer Studierender entscheidet die Exkursionsleitung. Die Qualitätsassistenz prüft die Zahlungseingänge auf Grundlage der Angaben der Abteilung für Haushalt und gibt der Exkursionsleitung die Teilnehmer vor Beginn der Exkursion bekannt (Anlage 3). Nach Durchführung der Exkursion übergibt die Exkursionsleitung der Qualitätsassistenz eine Liste der Teilnehmenden und eine vollständige Abrechung der angefallenen Kosten, inkl. der Kostennachweise. Teilnehmende einer Pflichtexkursion, die keinen entsprechenden Exkursionsbeitrag geleistet haben, wird eine Exkursion nicht als Prüfungsvorleistung anerkannt. Fehlende Zahlungseingänge aufgrund von unberechtigt anerkannten Prüfungsvorleistungen tragen die Modulverantwortlichen. Die Qualitätsassistenz informiert die Modulverantwortlichen spätestens zu Ende der Vorlesungszeit über die Zahlungseingänge der Teilnehmer an Pflichtexkursionen. Studierende, die aufgrund von Krankheit an der Exkursionsteilnahme verhindert sind erhalten nach Vorlage einer Krankschreibung und eines formlosen Kostenrückerstattungsantrags gemäß Anlage 2 den Exkursionsbeitrag durch Rücküberweisung zurück. Die Qualitätsassistenz unterstützt Studierende, die als Fahrer eingesetzt werden sollen, bei der Vorbereitung eines Vertrages zur Beschäftigung als studentische Hilfskräfte. Erst mit dem Dienstverhältnis ist das Führen eines Landesfahrzeuges gestattet (s. unten). Führer eines Privatfahrzeuges zum Zweck des Transports von Exkursionsteilnehmern, rechnen die Fahrtkosten nach Prüfung der Notwendigkeit der Privatfahrt durch den Modulverantwortlichen in Anlehnung an das Bundesreisekostengesetz ab (Anlage 4). 2

3 Versicherungsschutz für Fahrzeugführer und Exkursionsteilnehmer Das Führen eines Landesfahrzeuges, das im Besitz der Bundesländer oder des Bundes ist, gilt der Grundsatz der Eigen- bzw. Selbstversicherung. Im Schadensfall wird der Schaden aus dem öffentlichen Haushalt beglichen. Das Führen eines Landesfahrzeuges ist nur Personen gestattet, die in einem Dienstverhältnis mit der Hochschule (Beamte, Angestellte, studentische Hilfskräfte) stehen und die Fahrt zur Ausübung dienstlicher Aufgaben, die außerhalb des Dienstortes auf andere Weise nicht erledigt werden können, erforderlich ist (Dienstkraftfahrzeugrichtlinie des Landes Brandenburg DKFZRL 2009). Studierende Fahrer und Dozenten stellen vor Fahrtantritt einen Dienstreiseantrag beim Dekan. Ein Haftungsrisiko für Fahrzeugführer von Landesfahrzeugen existiert nur insoweit, als überprüft wird, ob der entstandene Schaden grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht wurde. In diesem Fall würde die Hochschule zunächst für den Schaden einstehen, jedoch prüfen, inwiefern der verantwortliche Fahrzeugführer in Regress zu nehmen ist. Exkursionsteilnehmer sind über eine öffentliche Personenunfallversicherung, die bei Unfällen mit Personenschäden greift, versichert. Führer eines Privatfahrzeuges sind ausschließlich über den Versicherungsschutz der privaten Kfz- Haftpflichtversicherung des Fahrzeughalters versichert. In diesem Fall können keinerlei Ansprüche gegenüber der Hochschule geltend gemacht werden. Kostenträgerschaft von Exkursionen Grundsätzlich tragen die Studierenden die Kosten von Exkursionen. Die Kosten freiwilliger Exkursionen tragen die Studierenden im vollen Umfang selbst. Bei Tagespflichtexkursionen beträgt die maximale Eigenbeteiligung der Studierenden 8 pro Person und Tag. Die Exkursionsverantwortlichen stellen nach Abschluss der Exkursionen Transparenz über die Mittelverwendung her; die Abrechnungen der Exkursionen können bei der Qualitätsassistenz eingesehen werden. Die Eigenbeteiligung der Studierenden an mehrtägigen Pflichtexkursionen errechnet sich aus den anfallenden Fahrt- und Unterbringungskosten abzüglich der Zuschüsse der Hochschule. Für folgende mehrtägige Pflichtexkursionen wird ein einmaliger Zuschuss von 25 pro Student durch den Fachbereich 2 gewährt: LaNu: Großes Landschaftspraktikum RuN: Regionalanalyse und Landschaftspraktikum NTM: Modul 9 Spezialthemen ÖLV: Fachexkursion Die Eigenbeteiligungen berechnen sich aufgrund der tatsächlichen zusätzlichen Ausgaben und sind somit nicht als Gebühren oder Beiträge im Sinne des Abgabenrechts zu verstehen. Studierende haben gegenüber der Hochschule keine Rechtsansprüche auf Deckung der Exkursionskosten aus Haushaltsmitteln. Die Regelung zur Erstattung der Kosten für Dienstreisen kann weder für Teilnehmer mangels eines Dienstverhältnisses, noch für studierende Fahrer angesichts des Eigeninteresses an der Teilnahme an diesen Lehrveranstaltungen angewendet werden. Beruhend auf Beschluss des Fachbereichsrates vom mit Berücksichtigung der Auflagen der Abteilung Haushalt vom und Kenntnisnahme durch den FBR am Überarbeitung zur Berücksichtigung aktueller Entwicklungen zur Vorlage beim Fachbereichsrat am Eberswalde, den 3

4 Unterschrift Uta Steinhardt Dekan 4

5 Anlage 1: Antrag und Abrechnung einer Exkursion Exkursionsleiter: Modulverantwortlicher: Studiengang / Semester: Modul: PM WPM Zeitraum (von / bis): Benötigte Transportmittel: Pflichtexkursion: ja nein Teilnehmerzahl: Zielort(e): Abfahrt (wo, wann): Ankunft (wo, wann): Kostenstelle: Quartier (Adresse): Endabrechnung (von QA auszufüllen) Voraussichtliche Kosten: Leistungen Exkursionsbeiträge: Exkursionsbeiträge (z.b. TN x 8 ): Zuschüsse FB: Zuschüsse FB (z.b. TN x 25 ): Kosten Transportkosten: Transportkosten: Unterbringung: Unterbringung: Verpflegung (sofern separat aufgeschlüsselt): Verpflegung (sofern separat aufgeschlüsselt): Sonstige: Sonstige (z.b. Eintritt): Saldo: Saldo: Datum, Ort Unterschrift Exkursionsleiter Unterschrift Dekan 5

6 Beizufügen sind: A) Teilnehmerliste (Anhang 2 der Exkursionsrichtlinie des FB2)B) Kostennachweise (Quittungen und Belege) 6

7 Anlage 2: Anleitung zur Überweisung und Rückerstattung von Exkursionsbeiträgen Angaben für Überweisungen von Exkursionsbeiträgen Studierende überweisen ihre Exkursionsbeiträge bis spätestens eine Woche vor Exkursionsbeginn einzeln für die jeweilige Exkursion unter folgenden Angaben auf folgendes Konto: Kontoführendes Kreditinstitut WestLB Düsseldorf Bankleitzahl Kontoinhaber Landeshauptkasse Kontonummer Verwendungszweck Verwendungszweck 2 ÖLVBAP66SchmidtR Erläuterung: 27 Stellen verfügbar, Beispiel einer Exkursion im Studiengang Ökolandbau und Vermarktung (ÖLV) im Modul Berufsund Arbeitspädagogik (BAP) am von Herrn Ralf Schmidt. Angaben für Überweisungen Anträge zur Rückerstattung von Exkursionsbeiträgen Studierende, die aufgrund von Krankheit an der Exkursionsteilnahme verhindert sind erhalten nach Vorlage einer Krankschreibung und eines formlosen Kostenrückerstattungsantrags den Exkursionsbeitrag durch Rücküberweisung zurück. Beispiel: Ralf Schmidt, Musterstrasse 5, Eberswalde Aufgrund von Krankheit konnte ich am an der Exkursion zum Modul Berufs- und Arbeitspädagogik (BAP) im Studiengang Ökolandbau und Vermarktung (ÖLV) nicht teilnehmen und bitte um Rücküberweisung des Exkursionsbeitrages auf folgendes Konto: Kontoführendes Kreditinstitut Bankleitzahl Kontoinhaber Ralf Schmidt Kontonummer Verwendungszweck 1: ÖLVBAP66SchmidtR Datum, Unterschrift 7

8 Anlage 3: Teilnehmerliste für Exkursionen Exkursion im Modul: Exkursionsziel(e): Maximale Teilnehmerzahl: Nr. Name Vorname Studiengang * ggf. PVL erbracht Unterschrift Einzahlung Anwesend* Rückzahlung Eberswalde, den Unterschrift Exkursionsleiter 8

9 Anlage 4: Antrag auf Kostenerstattung für die Nutzung eines Privatfahrzeuges im Rahmen einer Exkursion Antragsteller Name: Adresse: Telefon: Kontoführendes Kreditinstitut Bankleitzahl Kontoinhaber Kontonummer Ich bitte um Erstattung der im Rahmen der genannten Exkursion durch die Nutzung eines PKW entstandenen Kosten auf das genannte Konto. Modulname Zweck der Fahrt Kfz-Kennzeichen Gefahrene Kilometer Anzahl Insassen 0,30 / gefahrener km: Unterschrift Fahrer / Datum / Ort Unterschrift Modulverantwortlicher / Datum / Ort 9