Mai Magellan in Bremen. Fallstudie im Rahmen des Projektes neue Schulverwaltungssoftware (PSV)

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1 Mai 2009 Magellan in Bremen Fallstudie im Rahmen des Projektes neue Schulverwaltungssoftware (PSV)

2 Projekt: Projekt neue Schulverwaltungssoftware (PSV) der Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) Hamburg Projektteam: Andreas Breiter Nicole Büsching Angelina Lange Autoren: Nicole Büsching Angelina Lange Ludwig Voet Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH (ifib) Am Fallturm Bremen {abreiter, nbuesching, alange}@ifib.de ifib GmbH 2009

3 Inhalt Seite i Inhalt INHALT... I ABBILDUNGSVERZEICHNIS... II TABELLENVERZEICHNIS... II 1 EINLEITUNG AUSGANGSLAGE AUSWAHLPROZESS AUSWAHLVERFAHREN PRODUKT FUNKTIONSUMFANG TECHNISCHES MODELL EINFÜHRUNGSPROZESS ZEITLICHER ABLAUF UND KOSTEN PROJEKTTEAM BETEILIGUNGSVERFAHREN SCHULUNGEN DATENSCHUTZKONZEPT NUTZUNG SUPPORT INZWISCHEN ZUSÄTZLICH EINGERICHTETE FUNKTIONEN EVALUATIONSERGEBNISSE FAZIT ANLAGE 1 KRITERIENKATALOG ANLAGE 2 EVALUATIONSERGEBNISSE MAGELLAN... 23

4 Abbildungsverzeichnis Seite ii Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Datenaustausch zwischen Behörde und Schulen... 9 Abbildung 2 Visualisierung Datenschutzkonzept Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Übersicht Pflichtenheft... 5 Tabelle 2 - zeitlicher Ablauf der Einführung (nur für Stadtgemeinde Bremen) Tabelle 3 Kriterienkatalog (Teil 1 von 2) Tabelle 4 Kriterienkatalog (Teil 2 von 2)... 22

5 1 Einleitung Seite 3 1 Einleitung Im Rahmen des Projektes neue Schulverwaltungssoftware (PSV) der Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH), wurde das ifib mit der Erstellung von Fallstudien über den Einsatz von Schulverwaltungssoftware in den anderen Bundesländern beauftragt. Nach ausführlicher Diskussion im Teilprojekt Marktanalyse 1 wurde entschieden, die Systeme der Bundesländer Bremen und Sachsen genauer zu betrachten. Die in diesem Dokument beschriebene Fallstudie beschreibt die Einführung einer Schulverwaltungssoftware im Stadtstaat Bremen. Zwischen 2001 und 2004 hat die Stadtgemeinde Bremen flächendeckend die Schulverwaltungssoftware Magellan eingeführt. Anschließend hat die Stadtgemeinde Bremerhaven diese Lösung übernommen. Bis dahin hatten nur wenige Schulen in Bremen Erfahrungen im Umgang mit einer Schulverwaltungssoftware. Seitdem ist die Schulverwaltungssoftware Arbeitsgrundlage für die Verwaltungsabläufe in allen öffentlichen Bremer Schulen sowie zwischen Schulen und der Behörde. Im Land Bremen gibt es rund 200 öffentliche Schulen. Die Senatorin für Bildung und Wissenschaft als Landesbehörde (SfBW - im Folgenden: Behörde) ist gleichzeitig Schulträger für rund 150 Schulen in der Stadtgemeinde Bremen. Der Magistrat der Stadt Bremerhaven ist Schulträger der übrigen 50 Schulen. Beide Stadtgemeinden setzen eine identische Schulverwaltungssoftware ein, aber führen sie als getrennte Systeme der beiden Schulträger. Die vorliegende Fallstudie hebt insbesondere auf die Bedingungen ab, unter denen es in Bremen gelingen konnte, innerhalb relativ kurzer Zeit eine Schulverwaltungssoftware flächendeckend einzuführen. Neben der Ausgangslage wird der Auswahlprozess genauer betrachtet. Das zugrundeliegende technische System sowie der Funktionsumfang werden beschrieben sowie der Einführungsprozess erläutert. Abschließend werden die für das Projekt der BSB wesentlichen Faktoren noch einmal im Fazit zusammengefasst. 1 Siehe hierzu: Übersicht der Schulverwaltungssysteme der Bundesländer (Excel-Tabelle)

6 Ausgangslage Seite 4 2 Ausgangslage Im Rahmen des umfassenden Reformprojektes Neuordnung der Aufgabenwahrnehmung der Freien Hansestadt Bremen hatte der Bremer Senat beraten u. a. durch die Fa. Roland Berger im Jahr 2001 für den Bildungsbereich beschlossen, eine geeignete Schulverwaltungssoftware für die Schulen in der Stadtgemeinde Bremen und für die Behörde anzuschaffen und schrittweise einzuführen. Die Bremer Schulen hatten bis dahin keine einheitliche Schulverwaltungssoftware. Sie nutzten verschiedene edv-gestützte Verfahren (z. B. EXCEL). Lediglich einzelne Schulen hatten auf eigene Initiative lokal eine Schulverwaltungssoftware installiert; davon nutzten zwei Schulen 2 das Softwareprodukt Magellan; etliche Schulen nutzten zudem gp-untis zur Stundenplanung. In den meisten Schulen wurden die Schuldaten in Schülerakten und auf Karteikarten geführt. Hierdurch entstand ein hoher manueller Aufwand, verbunden mit ineffizienter Aufgabenwahrnehmung sowohl in der Schule als auch in der Behörde (z.b. durch Doppelerfassung und manuelles Erstellen von Statistiken). Die Verwaltungsfachkräfte in den Schulsekretariaten waren zwar geschult im Umgang mit dem Softwareprodukt WORD, aber der überwiegende Teil der dort Beschäftigten beherrschte nur wenige, grundlegende Funktionen in der EDV. Der Umgang z.b. mit dem Softwareprodukt EXCEL und überhaupt Erfahrungen im edv-gestützten Umgang mit Daten waren die Ausnahme. Allerdings waren die technischen Rahmenbedingungen für die Einführung einer Schulverwaltungssoftware, die einen Datenabgleich mit der Behörde ermöglicht, gut. Durch eine Client- Server-Struktur in den Schulen sowie behördeninternes Intranet zwischen Schulen und Behörde war die erforderliche Hard- und Software bereits vorhanden. Im Rahmen des damals parallel laufenden SAP-Einführungsprojektes wurden die technischen Voraussetzungen zur Vernetzung der Schulen mit der Behörde weiter verbessert. Ziele Der Senat beabsichtigte daraufhin, mit Hilfe einer durchgängigen Software für Schulen und Behörde die Aufgabenwahrnehmung zu vereinfachen. Hierbei waren folgende Ziele leitend: Vermeidung von Mehrfacherfassung und -arbeit Wegfall von Arbeit durch Übernahme von Aufgaben durch Software Sofortige Verfügbarkeit der Daten Fehlerminimierte Daten Kosten-Reduzierung (z. B. Druck- und Transportkosten, etc.) 2 eine Schulzentrum der Sekundarstufe I mit Haupt-, Realschule sowie Gymnasium und ein Schulzentrum der Sekundarstufe II mit gymnasialer Oberstufe sowie Berufsschule

7 Auswahlprozess Seite 5 3 Auswahlprozess Die Bildungsbehörde hatte für das Ausschreibungs- und Auswahlverfahren die Fa. Roland Berger als Beratungsunternehmen hinzugezogen. Der Markt im Bereich der Schulverwaltungssoftware war im Jahr 2001 recht unübersichtlich (viele Kleinstanbieter, geringes Angebot von integrierter Schulverwaltungssoftware). Ein Pflichtenheft diente zur Festlegung der Funktionalitäten und ggf. der zu erstellenden Ergänzungen und Änderungen, die der Hersteller an seiner Schulverwaltungssoftware durchführen musste, um die Anforderungen der Behörde zu erfüllen. Zusammengefasst wurden die folgenden Punkte zugrunde gelegt: Tabelle 1 Übersicht Pflichtenheft Das Auswahlverfahren wurde aufgrund dieses Pflichtenheftes und eines Kriterienkataloges (s. Anlage 1) unter fachlicher Bewertung nach einer mit der zentralen Beschaffungsstelle beim Finanzsenator abgestimmten Gewichtung der Kriterien durchgeführt. 3.1 Auswahlverfahren Bei der Marktanalyse wurden über 90 Softwareprodukte mit unterschiedlichem Funktionsumfang identifiziert. 24 Softwarepakete wurden für die komplette Unterstützung der Schulverwaltung herausgefiltert (Long List). Sechs Softwarepakete mit möglicher Eignung für Schulen und Behörde wurden ausgewählt (Short List), getestet und bewertet: IBIS-WIN (PEDAV ohg) Magellan/daVinci (STÜBER SOFTWARE GmbH) Omnia (Ingenius-Software - Dr. Pascal Rheinert) PS-NAVIS (paidasoft - Albrecht & Schmitt) WinSchool (Ramcke DatenTechnik GmbH) WinSchule (Schulsoftware A. Tillmann)

8 Auswahlprozess Seite 6 Letztlich kam nur ein Softwarepaket Magellan der Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH für die Behörde in Frage. Magellan war damals das einzige am Markt verfügbare Softwarepaket, das für die zentrale/dezentrale Aufgabenstellung in Bremen geeignet war. Mit gewissen Einschränkungen war auch das Softwarepaket WinSchool der Fa. Ramcke DatenTechnik als geeignet bewertet worden. Es hätte aber weitaus mehr Anpassungen an die Bremer Anforderungen bedurft als das Softwarepaket Magellan. Die wesentlichen Gründe für Magellan waren die Folgenden: Einziges damals am Markt verfügbares Softwarepaket zur Vernetzung von Schule und Behörde bei sicherer zentraler und dezentraler Datenhaltung. Alle funktionalen Anforderungen von Schulen und Behörden wurden erfüllt. Einziges System mit ausreichend leistungsfähiger Datenbank (Open Source), die rund 150 Schulen bedienen konnte; Datenbanksystem für beliebigen Zugriff (bei Berechtigung) von Schule und Behörde. Eines der am längsten im Markt befindlichen Systeme (seit 1987); entsprechendes Erfahrungspotenzial des Anbieters in schulspezifischen Fragestellungen. Einziges Paket mit der Funktionalität zur Verwaltung und Auswertung von Historiendaten (z. B. langjährige Entwicklungen in der Schule). Geschäftspartner (Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH) war bereits bei zwei Schulen in Bremen mit hoher Akzeptanz und positiven Erfahrungen im Einsatz. Den Auswahlprozess hatte eine regelmäßig tagende Arbeitsgruppe begleitet, in der die Behörde, sechs Schulen (Leitungen und Sekretariate) sowie die Personalvertretung Schulen und Behörde beteiligt waren. Bei den Schulen waren alle Schularten vertreten, - zwei Grundschulen, Förderzentrum, Schulzentrum der Sekundarstufe I (Haupt-, Realschule und Gymnasium), Gesamtschule, Schulzentrum der Sekundarstufe II (gymnasiale Oberstufe und Berufsschule). Die Behörde hatte sich gegenüber der Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH vertraglich verpflichtet, das Softwarepaket Magellan für alle Schulen anzuschaffen. Voraussetzung dafür war, dass die Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH in einer Testphase belegen konnte, alle geforderten Funktionen realisieren zu können. Insbesondere existierte noch keine Lösung für die Replikation zwischen Schulen und Behörde. Hier hatte sich die Behörde verpflichtet, als Pilotkunde zur Verfügung zu stehen. Als Gegenleistung war von der Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH angeboten worden, dass die Behörde bei der Preisgestaltung profitieren würde.

9 Produkt Seite 7 4 Produkt In diesem Kapitel werden der Funktionsumfang sowie das technische Konzept des eingeführten Systems Magellan und der darauf aufbauenden Stundenplanungssoftware davinci der Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH beschrieben. Da das automatisierte Planungsergebnis der Software gp-untis besser ist als das mit davinci erzeugte, wird in vielen größeren Schulen zusätzlich das Produkt der der Fa. Gruber & Petters GmbH eingesetzt. 4.1 Funktionsumfang Grundfunktionen Schüler-, Lehrer-, Klassen-, Personenverwaltung Noteneingabe mit Punkten, Noten, Textbemerkungen Notenerfassung dezentral durch Lehrkräfte Zeugnisdruck Erstellung von Serienbriefen Statistiken und Übersichten (u. a. Bundesstatistik) Stundenplanung (davinci) Stammdaten verwalten (Räume, Fächer, Abteilungen, Gebäude) Setz- und Raumverplanungsautomatik (vor allem in größeren Schulen wird gp-untis als automatisiertes Planungsinstrument zusätzlich zu davinci eingesetzt) Planeditor mit direktem Setzen, Vertauschen, Verschieben in Bildschirmplänen Kursangebot erstellen (GyO) Kurse blocken und Schüler auf Kurse verteilen per Automatik bzw. manuell (GyO) Mischblockungen (GyO) Jahrgangsübergreifende Blockungen (GyO) Kursschnittmengen anzeigen (GyO) Stundenpläne Klassen, Schüler (GyO) und Lehrer Pausenaufsichten erstellen Raumänderungen

10 Produkt Seite 8 Direkte Vertretungen (Vertretungslehrer hat Freistunde) Indirekte Vertretungen (Vertretungslehrer hat Unterricht) Pausenaufsichtenvertretung Tagesvertretungspläne Vertretungslehrerpläne Klassenvertretungspläne Lehrereinsatzfenster - welcher Lehrer unterrichtet aktuell wo? Fehlstunden- und Vertretungsstundenstatistiken Jahressummen Schüler und Lehrer Zusatzfunktionen der Gymnasialen Oberstufe Übersichtsmatrix der abiturrelevanten Kurse Manuelles oder automatisches Markieren der einzubringenden Kurse Berechnung der Fachhochschulreife Berechnung der Abiturzulassung und der Gesamtqualifikation Hinweis auf Mindestpunktzahl im mündlichen Abitur Facharbeit und besondere Lernleistung Abiturzeugnisse, Jahres- und Halbjahreszeugnisse drucken Zulassungsüberprüfung für Versetzung in 12 (11) Skriptgesteuerte Qualifikationsberechnungen Zusatzfunktionen in Berufsbildenden Schulen: Schülerausbildungsdaten Bewerberverfahren Skriptgesteuerte Endnotenberechnung für berufsbezogenen Unterricht Betriebeverwaltung Berufsschulmatrix

11 Produkt Seite Technisches Modell Als technisches Modell kommt in der Stadt Bremen eine Client-Server-Struktur für jede einzelne Schule zum Einsatz. Die Replikation der Daten zwischen der zentralen Datenbank in der Behörde und den Datenbanken (Mandanten) in den Schulen erfolgt über das Behörden-Intranet. (s. Abbildung 1) Magellan Arbeitsstation #N (Windows) Magellan Arbeitsstation #N (Windows) Confire Replication Service Magellan Arbeitsstation #2 (Windows) Magellan Arbeitsstation #2 (Windows) Confire Replication Center Magellan Arbeitsstation #1 (Windows) ADSL Wählverbindung behördeninternes Intranet Magellan Arbeitsstation #1 (Windows) DB-Server (LINUX) DB-Server (LINUX) Data- Warehouse SQL Datenbank SQL Datenbank Behörde Mandant #1... #N (Schulen) Abbildung 1 Datenaustausch zwischen Behörde und Schulen Jede Schule besitzt eine eigene SQL-Datenbank mit den Daten ihrer Schule. Die Schulen können von den einzelnen Verwaltungs-Arbeitsstationen der Schule (Clients) über ein LAN auf den Datenbank-Server (LINUX) in der Schule und damit auf ihre Daten zugreifen. Alle SQL-Datenbanken der Schulen werden parallel dazu als Mandanten in einer zentralen SQL- Datenbank der Behörde zusammengeführt. Über das behördeninterne Intranet werden die SQL- Datenbanken zu vorgegebenen Zeitpunkten abgeglichen, d. h. wechselseitig werden die Daten ausgetauscht (Confire-Replication-Service). Diese Funktion ist vergleichbar dem Abgleich zwischen einem persönlichen PDA und einem PC, wenn der PDA und der PC über eine angeschlossene Docking-Station verbunden werden. Die Daten der zentralen SQL-Datenbank werden für die Belange der Behörde zusätzlich in einem Data-Warehouse abgelegt. Die zentrale SQL-Datenbank in der Behörde und auch die SQL-Datenbanken in den Schulen (Mandanten) werden von einem zentralen IT-Team in der Behörde administriert. Vor Ort in den Schu-

12 Produkt Seite 10 len ist keine Datenbank-Administration erforderlich. Alle dafür notwendigen Arbeiten können über das Replikationsverfahren erfolgen. Die Schulverwaltungssoftware in der Stadtgemeinde Bremerhaven ist identisch mit der Lösung in der Stadtgemeinde Bremen. Lediglich die zugrunde liegende System-Infrastruktur unterscheidet sich. Bremerhaven hat keine eigenen SQL-Datenbanken in den Schulen, sondern nur eine zentrale SQL-Datenbank angelegt. Die Schulen greifen von den einzelnen Verwaltungs-Arbeitsstationen der Schule (Terminals) über Datenleitungen auf den zentralen Datenbank-Server (LINUX) und mandantenbezogen auf ihre Daten im Schulamt Bremerhaven zu.

13 Einführungsprozess Seite 11 5 Einführungsprozess In diesem Abschnitt wird der Einführungsprozess mit seinem zeitlichen Ablauf, dem Kostenrahmen sowie das Beteiligungsverfahren und die Schulungen beschrieben. Abschließend wird auf das Datenschutzkonzept eingegangen. 5.1 Zeitlicher Ablauf und Kosten Die zwischen der Behörde und Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH vereinbarte Testphase war nicht nur Teil des endgültigen Einscheidungsfindungsprozesses, um sicherzustellen, dass die Software den gestellten Anforderungen genügte. Die Testphase diente gleichzeitig als Vorbereitung für den nachfolgenden Schritt, die Schulverwaltungssoftware an allen öffentlichen Bremer Schulen einzuführen. Die sechs Schulen, deren Schulleitungen und Sekretariate bereits in der Arbeitsgruppe waren, die den vorausgegangenen Auswahlprozess begleitet hatte, waren auch die Pilotschulen in der Testphase. Insbesondere wurden in dieser Phase folgende Funktionen konfiguriert und getestet: Zentrale und dezentrale Datenhaltung; Replikation Schnittstelle Schulen-Behörde Verwaltungstätigkeiten und -prozesse in den Schulen. Stundenplanung Schnittstelle gp-untis davinci Erstellung der verschiedenen Statistiken (Schule, Schulträger, Land, Bund) Nach einer erfolgreichen Testphase von knapp einem halben Jahr wurde das Softwarepaket Magellan in einem Zeitraum von etwas mehr als einem Schuljahr in allen Schulen implementiert. Seit Beginn des Schuljahrs 2004/05 ist diese Software in allen Schulen (Grundschulen, Sek I, Sek II, Förderzentren, Berufsbildende Schulen - zusammen rund 150 Schulen) im Einsatz. In Tabelle 2 ist der zeitliche Ablauf dargestellt.

14 Einführungsprozess Seite Ausschreibung und Evaluation kommerziell angebotener Schulverwaltungssoftware und Entscheidung für einen Anbieter. 10/2002 Start Pilotprojekt mit sechs Schulen; gleichzeitige Pilotierung der Replikationslösung für die Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH. 02/2003 Erfolgreicher Abschluss des Pilotprojektes; Entscheidung, Schulverwaltungssoftware in allen Bremer Schulen einzuführen. 07/2004 Mit Beginn des Schuljahres 2004/05 sind alle Bremer Schulen in die Schulverwaltungssoftware eingebunden Tabelle 2 - zeitlicher Ablauf der Einführung (nur für Stadtgemeinde Bremen) Die Systemkosten für die Schulverwaltungssoftware beliefen sich auf rund Die notwendige Hardware und Betriebssysteme in den Schulen und zentral in der Behörde sind hierin nicht enthalten. Es ist zu berücksichtigen, dass Bremen der Pilotkunde der Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH für die Replikationslösung war und deshalb deutlich weniger als den Listenpreis zahlen musste. 5.2 Projektteam Das Projektteam war eingebunden in das Referat Informations- und Qualitätsmanagement in der Behörde. Im Projektteam arbeiteten drei Personen mit einer vollen Stelle (eine davon als Projektleitung) sowie anteilig eine Person als Geschäftsführung. Zusätzlich waren stundenweise bis zu sechs Werksstudenten/Werksstudentinnen im Projekt beschäftigt. Sie haben die Schulen vor Ort bei der händischen Altdatenübernahme aus Dokumenten und Karteikarten unterstützt sowie bei Softwareanwenderfragen beraten. Die Aufgaben des Projektteams waren: Customizing des Softwarepakets und der Datenbank entweder eigenständig oder als Einzelauftrag im Rahmen des Gesamtauftrages an die Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH. Installation des Softwarepakets und der Datenbank in den Schulen auf bereits vorhandener bzw. von anderer Stelle bereitzustellender Hardware. Altdatenübernahme, soweit diese bereits edv-gestützt vorlagen. Organisation und Durchführung der Schulungen. Support der Schulen bei der Arbeit mit der Schulverwaltungssoftware

15 Einführungsprozess Seite Beteiligungsverfahren Die Arbeitsgruppe, in der die Behörde, Schulen (Leitungen und Sekretariate) sowie die Personalvertretung beteiligt waren und die auch den Auswahlprozess begleitet hatte, hat auch den Einführungsprozess begleitet. Die Arbeitsgruppe traf sich lediglich zu den wenigen, festgelegten Meilensteinen. Zusätzlich fanden monatlich Besprechungen zwischen der zuständigen Referatsleitung mit der Projektleitung und der Personalvertretung statt. 5.4 Schulungen Das Schulungskonzept ging von der Einschätzung aus, dass vor allem einer im öffentlichen Dienst vorherrschenden, überzogenen Erwartungshaltung an die geplanten Schulungstermine von Beginn an begegnen werden musste. Es ist nicht möglich, ein so komplexes Produkt wie eine Schulverwaltungssoftware mit ihren vielfältigen Funktionen, den Beschäftigten allein durch Schulungstermine so vertraut zu machen, dass sie anschließend selbständig mit dem Produkt arbeiten können. Zumal die dafür notwendigen EDV-Kenntnisse nur bei wenigen Schulleitungen und Beschäftigen der Sekretariate ausreichend vorhanden waren. Deshalb sollte lediglich der Einstieg in das Softwareprodukt Magellan an einem Tag - mit einem Schulungstermin - vermittelt werden. Eine wesentliche Botschaft war dabei die Aussage Fehler sind erlaubt und lassen sich mit Hilfe des Projektteams ausbügeln. Die Stundenplanung mit davinci war in der Einführungsphase lediglich ein freiwilliges Angebot an die Schulen und nicht verpflichtend. Dieses Produkt ist erst nach Einführung von Magellan im Verlauf des Schuljahrs 2004/05 schrittweise an allen Schulen eingeführt worden. Die wesentlichen Punkte des Schulungskonzepts waren: Schulungstermine werden durch die Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen des Projektteams durchgeführt, die auch den anschließenden Support leisten. Unterstützt wurden sie durch einen Mitarbeiter, der ansonsten EDV-Schulungen im Ausund Fortbildungszentrum (AFZ) der Bremischen öffentlichen Verwaltung durchführte. Für Magellan wurden insgesamt acht Stunden und für davinci sechs Stunden an einem Tag angesetzt. Zielgruppe waren Schulleitungen, Sekretariate und Stundenplaner. Die Schulungstermine fanden schulartenbezogen statt (z. B. nur Grundschulen an einem Termin). Durchschnittlich nahmen zehn Teilnehmer pro Unterrichtstag teil; pro Schule durchschnittlich drei Personen für Magellan bzw. zwei Personen für davinci; dies entsprach etwa drei Schulen bei Magellan-Schulungen bzw. vier Schulen bei davinci-schulungen. Die insgesamt ca. 60 Schulungen

16 Einführungsprozess Seite 14 zu Magellan und die ca. 30 Schulungen zu davinici fanden im Laufe eines Jahres in der Einführungsphase statt. Wenn möglich, waren Altdaten der Schule bereits zuvor in Magellan übernommen worden, bevor das Team der Schule an dem Schulungstermin teilnahm. Der Schulungsraum in der Behörde verfügte über die gleiche Arbeitsumgebung wie in den Schulen, so dass möglichst schon mit Zugriff auf die Daten der eigenen Schule gearbeitet werden konnte. Im Anschluss an den einen Schulungstag war Learning by Doing der nächste Schulungsabschnitt. Das heißt, die Nutzer von Magellan und davinci arbeiteten sofort mit der Schulverwaltungssoftware in ihren Schulen (Altdatenübernahme, Schüler-, Klassen- und Lehrerzuordnungen etc.) und wurden dabei vom Projektteam remote unterstützt. Hierzu nutzten die Projektmitarbeiter eine Fernwartungssoftware (Remcon), mit der sie sich in die Bildschirmsicht vor Ort einklinken konnten. Während der Einführungsphase fanden zusätzlich themenbezogene Workshops (z. B. Kursplanung, Abiturdurchführung, Vertretungsplanung, Word-Serienbrief) mit Interessierten aus den Schulen statt; dadurch wurden die fortgeschrittenen Nutzer unterstützt. Gleichzeitig boten die Workshops eine wichtige Ebene für Rückmeldungen über den Einführungsprozess in den Schulen, um den Schulungsablauf und das Customizing danach anpassen zu können. 5.5 Datenschutzkonzept Die Einführung der EDV in die Schulverwaltung stellt ganz andere Anforderungen an den Datenschutz, als die vormals in den Schulen vorhandenen papiergestützten Verfahren. Erst recht gilt dies für die zentrale Datenhaltung für alle Schulen durch die Behörde. Gleichzeitig ist der Umgang mit Schüler- und Lehrerdaten ohnehin ein sehr sensibles Thema zwischen Schulen und Behörde. Die Klärung der Datenschutzfragen war von entscheidender Bedeutung für die Akzeptanz der Schulverwaltungssoftware durch die Schulen. Hierfür war eine Novellierung des Bremischen Schuldatenschutzgesetzes (BremSchulDSG) notwendig, da die Einführung einer Schulverwaltungssoftware mit dem geltenden Gesetz nicht vereinbar war. Zusätzlich wurde ein Datenschutzkonzept erstellt. Die Behörde hatte für Datenschutzfragen die Fa. datenschutz nord GmbH, Bremerhaven, als Berater hinzugezogen. Das Bremische Schuldatenschutzgesetz (BremSchulDSG) liegt inzwischen mit Datum vom 27. Februar 2007 in seiner neuen Fassung vor. Die Einführung der Schulverwaltungssoftware bis zu diesem Datum fand unter offizieller Duldung des Landesbeauftragten für den Datenschutz statt, weil sich die Behörde verpflichtet hatte, die alte Fassung nach mit ihm vereinbarten Kriterien zu novellieren. Das Datenschutzkonzept für den Umgang mit Magellan ging von zwei grundlegenden Überlegungen aus:

17 Einführungsprozess Seite 15 (a) Auftragsdatenverarbeitung durch die Behörde Die zentrale Datenbank der Schulverwaltungssoftware Magellan wurde auf einem Server bei der Behörde installiert. Die schuleigenen Daten, die auf einem Server in den jeweiligen Schulstandorten gehalten werden, gelangen mittels Replikation in die zentrale Datenbank. Die Einschulungsdaten des aktuellen Jahrgangs werden vom Einwohnermeldeamt aus den Einwohnermeldedaten (DeMos) an die Behörde übermittelt und in die zentrale Magellan-Datenbank eingestellt. Von dort werden sie an die jeweilige Schule übermittelt. Durch den Vorgang der Replikation werden die Schuldatenbanken mit der zentralen Magellan- Datenbank wechselseitig abgeglichen und aktualisiert. In der zentralen Magellan-Datenbank wurde für jeden Schulstandort ein Mandant eingerichtet. Die Behörde führt im Auftrag der Schulen eine Datensicherung in Form eines Backups einmal täglich durch. Hierbei wird der modifizierte Datenbestand der Schulen durch Replikation mit dem Datenbestand der zentralen Magellan-Datenbank bei der Behörde abgeglichen und aktualisiert. Der Vorgang zur Replikation des Datenbestandes wird nächtlich automatisiert ausgelöst. Durch diese zentrale Datensicherung bei der Behörde ist nicht jede Schule gezwungen, eigene Sicherheitsmechanismen für eine ausreichende Datensicherung zu entwickeln, geeignete Software anzuschaffen, zu pflegen und zu administrieren. Diese für die Schulen erbrachte Leistung der Administration, Replikation und Datensicherung erfolgt im Rahmen einer Auftrags-DV, wobei die Schulen speichernde Stelle bleiben und in diesem Belang weisungsbefugt gegenüber der Behörde sind. Die Behörde betreibt ausschließlich Auftrags-DV, der vorhandene Datenbestand darf in der Form nicht für eigene Zwecke genutzt werden. Auftragnehmer könnte hierbei auch eine andere Organisation als die Behörde sein. (b) Duplizierung der Datenbank als pseudonymisierter Datenbestand für die Behörde Zur Wahrnehmung der ihnen obliegenden Aufgaben führt die Behörde statistische Untersuchungen durch. Diese werden auf Basis der zentralen Magellan-Datenbank der Behörde erstellt. Dadurch entfällt für die Schulen, die erforderlichen Datenbestände zusammenzustellen und an die Behörde zu melden. Bei der Behörde entfällt die Zusammenführung der Datenbestände der einzelnen Schulen zu einer Gesamtdatenbasis, die bisher erforderlich war, um u. a. amtliche Statistiken zu erstellen. Darüber hinaus ist es für die Behörde erforderlich, die Lernfähigkeit und den Lernfortschritt der Schülerinnen und Schüler kontinuierlich zu beobachten (Qualitätsmanagement). Voraussetzung hierfür ist es, die Leistungen und Leistungsdaten schülerbezogen zu erfassen und auszuwerten. Für die Behörde im Gegensatz zur Schule steht nicht der namentliche Schüler im Vordergrund, sondern vielmehr die Entwicklung des Leistungsvermögens insgesamt über mehrere Schuljahre hinweg. Daher wird für das Erstellen von Statistiken (z.b. Längsschnittuntersuchungen) neben der zentralen Magellan-Datenbank eine zweite Datenbank für den Zugriff durch die Behörde erstellt. Diese enthält ausschließlich pseudonymisierte Daten und wird bei Bedarf um den aktuellen Datenbestand ergänzt. Der pseudonymisierte Datensatz ist so gestaltet, dass die Identifikation eines Schü-

18 Einführungsprozess Seite 16 lers ausgeschlossen ist, aber ein periodenübergreifender Bezug der Leistungsdaten zu dem pseudonymisierten Schüler herstellbar ist. Die nachfolgende Grafik (s. Abbildung 2) soll diese grundlegenden Überlegungen für das Datenschutzkonzeptes veranschaulichen: Abbildung 2 Visualisierung Datenschutzkonzept Innerhalb des (Datenschutz)Rahmens befinden sich die zentrale Datenbank aller Schulen in der Behörde (Auftrags-DV) und die Datenbanken der Schulen auf schuleigenen Servern. Die Daten innerhalb dieses Rahmens gehören jeweils den einzelnen Schulen, denn sie haben den unmittelbaren Bildungsauftrag für ihre Schülerinnen und Schüler, also auch anlassbezogene Gründe, personenbezogen Daten zu erfassen und zu bearbeiten. Gate1 regelt den Zugang der Beschäftigten in der Schule auf ihrer eigene Schuldatenbank (Berechtigungskonzept mit Rollen wie bspw. Schulleitung, Sekretariat, Stundenplaner, etc.). Gate 2 regelt sowohl die Zuführung von Schülerdaten aus der Einwohnermeldedatei als auch den Einsatz von Auswertungen, wie z. B. Plausibilitätskontrollen für die Datenkonsistenz, und von weiteren personenbezogenen Auswertungen. Diese müssen im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung jeweils vereinbart werden. Gate 3 regelt die Überführung der zentralen Datenbank (Originaldaten) in eine pseudonymisierte Datenbank. Auf diese Daten hat die Behörde Zugriff, ohne dass dieser Zugriff jeweils gesondert geregelt werden muss.

19 Nutzung Seite 17 6 Nutzung Ausschlaggebend für die vollständige und erfolgreiche Umsetzung des Projektes war, dass der Serviceaspekt für Schulen als primäres Ziel der Einführung einer neuen, zentralen Schulverwaltungssoftware auch für die Behörde als Auftraggeber Konsens war. Das hat für das Projekt als Leitlinie bedeutet, allen Schulen ein akzeptiertes und funktionierendes Instrument für die Organisation ihres Schulalltages zur Verfügung zu stellen. Durch eine solche Ausrichtung der Schulverwaltungssoftware wurden die Aufgaben der Behörde als Aufsichts- und Steuerungsebene für die öffentlichen Schulen keinesfalls eingeschränkt. Mit Einführung einer Schulverwaltungssoftware stehen ihr ohnehin umfangreich, zeitnah und ohne besonderen zusätzlichen Aufwand Daten im Rahmen der mit Datenschutz, Schulleitungen und Personalvertretungen ausgehandelten Spielregeln als Abfallprodukt zur Verfügung. Eine solche Informationsplattform hatte die Behörde vorher nicht. Ein weiterer Grund, den Serviceaspekt für Schulen so eindeutig in den Vordergrund zu stellen, war, dass nur Daten, die in der täglichen Arbeit einer Schule entstehen und für die Organisation der Schule notwendig sind und verwendet werden, valide Daten sind. 6.1 Support Das Projektteam aus der Einführungsphase bildet heute das Magellan-Team in der Behörde und übernimmt die zentrale Administration. Es werden keine externen Mitarbeiter hinzugezogen. Die wesentlichen Aufgaben sind: Installation und Pflege der Datenbankverbindungen zwischen Schulen und Behörde einschließlich Replikation und Datensicherung. Pflege der Zugriffsberechtigungen (Rollenskripte). Entwicklung und Pflege der mandantenunabhängigen Schlüsselverzeichnisse. Anpassungen mandantenbezogener Schlüsselverzeichnisse und Daten. Entwicklung und Pflege der Plausibilitätskontrollen, um die Konsistenz der Daten sicherzustellen einschließlich der Klärung von inhaltlichen Fragen (z. B. Namensschreibung oder Schülerzuordnung) in Zusammenarbeit mit den Schulen. Entwicklung und Pflege von Auswertungsprogrammen, die von den Schulen eingesetzt werden können. Erstellen von Berichten für Schulen (Mandanten) und Behörde. Erstellen amtlicher Statistiken. Entwicklung und Pflege sowie Betrieb angedockter Verfahren.

20 Nutzung Seite 18 Support für die Schulen (Hotline) 6.2 Inzwischen zusätzlich eingerichtete Funktionen Die Funktion Bewerberpool regelt die Übergänge zwischen den einzelnen Schulstufen; sowohl von der Grundschule in die Sekundarstufe I, als auch von der Sekundarstufe I in die gymnasiale Oberstufe bzw. die berufsbildenden Schulen. Alle Schülerinnen und Schüler gelangen vor Abschluss einer Schulstufe in den Bewerberpool. Die einzelne Schule holt sich dann die Schülerin oder den Schüler mit seinen Daten aus dem Bewerberpool, wenn er sich für die Schule beworben hat oder der Schule zugeordnet worden ist. Ein solches Verfahren ist notwendig, wenn Schülerinnen und Schüler (bzw. deren Eltern) die nachfolgende Schule wählen können. Insbesondere verhindert ein solches Verfahren beim Übergang von der Sekundarstufe I in nachfolgende gymnasiale Oberstufe bzw. die berufsbildenden Schulen, dass Schüler/Schülerinnen verloren gehen. Gleichzeitig verhindert der Bewerberpool Mehrfachzuordnungen an verschiedene Schulen und dadurch bedingte Ressourcenzuweisungen der Behörde für einzelne Schulen aufgrund falscher Schülerzahlen. Eine weitere, sehr nützliche Funktion lieferte der Aufbau eines Verzeichnisdienstes (LDAP-Server). Alle Personen (Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräfte), die in Magellan erfasst und deren Daten und Zuordnung von den Schulen auf dem aktuellen Stand gehalten werden, stehen in diesem Verzeichnis. Dadurch lassen sich z. B. die Zugriffsrechte für andere EDV-Systeme wie das pädagogische EDV-System einer Schule automatisch zuweisen und steuern.

21 Evaluationsergebnisse Seite 19 7 Evaluationsergebnisse Einmal begonnen mit der Pilotphase konnte das Projekt Einführung der Schulverwaltungssoftware in allen öffentlichen Bremer Schulen im gesetzten Zeitrahmen abgeschlossen werden. Die im Pflichtenheft festgelegten Funktionen hat das Produkt Magellan erfüllt. Und es zeigte sich in der nachfolgenden Nutzung als hinreichend flexibel, weitere Funktionen in die Schulverwaltungssoftware einzubauen. Das studentische Projekt Quassel des Studiengangs Informatik an der Universität Bremen hat ein Jahr nach Inbetriebnahme von Magellan in allen Bremer Schulen die Nutzung der Schulverwaltungssoftware evaluiert. Eine Zusammenfassung der Ergebnisse wurde in Integriertes Schulmanagementinformationssystem (ISMIS) - Zwischenbericht Bestandsaufnahme vom ifib im April 2006 veröffentlicht und steht als Anlage 2 zur Verfügung. Zusammenfassend kommt das studentische Projekt zu dem Ergebnis: Trotz einiger Mängel und Kritikpunkte ergibt sich ein positives Erscheinungsbild des Schulverwaltungssystems Magellan aus Benutzersicht. Auch wenn die Nutzer in einigen Bereichen Überarbeitungs- und Verbesserungsbedarf sehen, sind sie im Grunde genommen von den Möglichkeiten, die Magellan ihnen bietet, überzeugt, sodass auf eine große Zufriedenheit mit der Software zu schließen ist (s. Anlage 2).

22 Fazit Seite 20 8 Fazit Wesentlich für den punktgenauen, erfolgreichen Projektabschluss in Bremen war die Akzeptanz des Behörden -Projekts durch die Schulen sowie das Vertrauen in die Transparenz des Projektablaufes. Die FHH hatte im Gegensatz zu Bremen damals bereits in allen Schulen eine Schulverwaltungssoftware. Der derzeitige Projektauftrag in Hamburg ist lediglich, die beiden in der FHH vorhandenen Schulverwaltungssoftware durch eine neue zu ersetzen. Aber auch in einem solchen Projekt, das nicht mehr auf der grünen Wiese begonnen werden muss, ist Akzeptanz auch der neuen Lösung durch die Schulen und deren Vertrauen in den Prozess von entscheidender Bedeutung.

23 Anlage 1 Kriterienkatalog Seite 21 Anlage 1 Kriterienkatalog 1. Informationen über Lieferant Gewichtung: 2,00 1 Name und Anschrift 0,00 2Telefon 0,00 3 Name der Software 0,00 4 Gesellschaftsform 0,00 5 Inhaber bzw. Anteilseigner bei Kapitalgesellschaften 0,00 6 Hersteller und Anbieter identisch 0,20 7 Wenn nein, Name und Anschrift des Herstellers 0,00 8 Standort für technische Betreuung des Kunden 0,10 9 Gründungsjahr weltweit 0,00 10 Gründungsjahr in Deutschland 0,10 11 Jahresumsatz weltweit in ,00 12 Jahresumsatz Deutschland in ,20 13 Mitarbeiter insgesamt 0,00 14 Mitarbeiter Deutschland 0,40 15 Mitarbeiter Entwicklung 0,70 16 Mitarbeiter Hotline 0,30 17 Telefon-Hotline (Nummer) 0,00 18 Bestehende Kooperationen 0,00 19 Andere Produkte 0,00 Gewichtung: 2,00 1 Installationen in wie viel Schulen weltweit 0,10 2 Installationen in wie viel Schulen in Deutschland 1,00 3 davon Installationen in wie viel Schulen in Deutschland im Jahr ,50 4 Jahr der Markeinführung weltweit 0,10 5 Jahr der Markteinführung Deutschland 0,30 Gewichtung: 1,00 1 Wird Schulung angeboten 0,20 2 Wird Wartung angeboten 0,20 3 Wird die Software regelmäßig weiterentwickelt 0,10 4 Support (First und Second Level) per Telefon und 0,10 5 Welche Datenbank wird genutzt 0,10 6 Probeinstallation für Pilotbetrieb möglich 0,10 7 Probeinstallation kostenfrei 0,10 8 Wichtige Referenzen 0,10 Gewichtung: 30,00 1 Für Primar- und Sonderschule 0,25 2 Für Orientierungsstufe 0,25 3Für Hauptschule 0,25 4 Für Sekundarstufe 1 (Klassen 5-10) 0,25 5 Für Gesamtschule 0,25 6 Für Sekundarstufe 2 (Gymnasiale Oberstufe) 0,25 7 Für Berufsbildende Schule 0,25 8 Lehrerdatenverwaltung 0,25 9 Bewerberdatenverwaltung für allgemein- und berufsbildende Schulen 1,00 10 Schülerdatenverwaltung 1,00 11 Stundenplanerstellung 2,00 12 Verwaltung Sorgeberechtiger-daten 0,30 13 Verwaltung von Daten sonst. Personals (auch Fremdpersonal) 0,30 14 Klassenbildung für allgemein- und berufsbildende Schulen 1,00 15 Vertretungsplanung 2,00 16 Kursbildung 1,00 17 Überprüfung gewählter Fächerkombinationen 1,00 18 Abi- und Gesamtqualifikations-berechnung 1,00 19 Notenverwaltung 1,00 20 Lernentwicklungsberichte 0,50 21 Überprüfung der Versetzung entsprechend der Rechtslage 0,50 22 Zeugnisdruck 1,00 23 Druck vordefinierter Formulare (z.b. Schulbescheinigungen) 1,00 24 Definition von Auswertungen für Bund, Land, Senat, Behörde und Schule (Report-Generator) 3,00 25 Erstellung von ad hoc-statistiken für Schule, Bund, Land, Senat, und Behörde (Report-Generator) 3,00 26 Tabellen für Schulen frei erweiterbar (um Argumente) 0,40 27 Reportgenerator (zumindest auf Access-Basis) 1,00 28 Frei definierbare Formulare (z.b. unterschiedliche Formate für Zeugnisse) 0,30 29 Serienbriefe 0,20 30 Bibliotheks- und Medienverwaltung 1,00 31 Haushalt und Inventar 1,00 32 Verlaufsdatenanalyse in Data-Warehouse-Technik 3,50 2. Informationen über Produkt 3. Angaben zur Software 4. Funktionalität Tabelle 3 Kriterienkatalog (Teil 1 von 2)

24 Anlage 1 Kriterienkatalog Seite Allgemeine Anforderungen an Software Gewichtung: 35,00 1 replikationsfähige Client/Server-Lösung 5,00 2 Mandantenfähig (Schule ist ein Mandant. ausschließlicher Zugriff auf die Daten einer Schule) 5,00 3 Regelung von Zugriffsberech-tigungen nach Profilen/ Benutzergruppen (Schulverwaltung, Schulleiter, Sekretariat, Kollegium, usw) 2,50 4 Zugriffsberechtigungen auf Datenfeldebene, getrennt für Lesen und Verwalten (z.b. Schülerleistungsdaten nur durch zuständige Kollegen) 2,00 5 Datenhaltung/Datenbank (Technische Details) 2,00 6 Zentrale und dezentrale Datenhaltung (Details zum Konzept und Realisierung) 2,00 7 Replikationsmechanismen zwischen zentraler und dezentraler Datenhaltung 2,00 Replikation von ausgewählten Datenbeständen (Teilreplikation z. B. keine Replikation von 8 Leistungsdaten) 3,00 9 Beliebige Erweiterung der Datenbank um anwender-bezogene Datenfelder 0,40 Funktionale Erweiterungen/ Modifikationen der Software (im Standard durch SW-Lieferant) 10 um allgemein gültige Funktionen 0,20 11 Funktionale Erweiterungen/Modifikationen (als Sonderlösung im Auftrag des Auftraggebers) 0,50 12 Flexible Schlüsseltabellen, beliebig durch Auftraggeber direkt pflegbar/erweiterbar 2,00 13 Zugriffsregelungen für die Änderbarkeit von Schlüsseltabellen 0,50 14 Offenes System: definierte Zugriffe auf Daten (ODBC-fähige OpenSource-Datenbank) 3,00 15 Regelmäßige Sicherung und Wartung (Verschlüsselung, Komprimierung und Reparatur) der Daten 0,30 16 Wiederherstellung der Daten bei Abbrüchen, Inkonsistenzen und Datenkorruption 0,30 17 Regelmäßige Reorganisation der Daten 0,30 18 Anbindung von Microsoft-Word 0,30 19 Anbindung von Microsoft-Excel 0,30 20 Schnittstellen zu Stundenplansoftware UNTIS und Curriculum/daVinci 1,00 21 Datenübernahme aus vor-handenen Datenbeständen (Stammdaten für Schüler und Lehrer) 1,00 22 Archivierung und Dearchivierung von Daten 1,00 23 Online-Hilfe 0,40 Gewichtung: 30,00 6. Preise für zentrale Lösung bei 186 Schulen wie im Pflichtenheft beschrieben 79 Primarschulen, 28 Sonderschulen, 8 Gesamtschulen, 41 SI-Zentren, 6 Gymnasien, 24 SII-Zentren 1 Schulverwaltungssoftware 10,00 2 Erweiterung zur replikationsfähigen, mandantenorientierten Client/Server-Lösung 7,00 3 integrierte Stundenplansoftware (inklusive Vertretungsplanung) 8,00 4 Support 1,00 5 SoftwarePflege 3,00 6 Erweiterungsmodule 1,00 7Sonstige 0,00 Prüfsumme: 100,00 Tabelle 4 Kriterienkatalog (Teil 2 von 2)

25 Anlage 2 Evaluationsergebnisse Magellan Seite 23 Anlage 2 Evaluationsergebnisse Magellan (Auszug aus dem Bericht Integriertes Schulmanagementinformationssystem (ISMIS) - Zwischenbericht Bestandsaufnahme) Die Nutzung der Software Magellan 4 der Fa. STÜBER SOFTWARE GmbH wurde von dem studentischen Projekt Quassel an der Universität Bremen im Studiengang Informatik evaluiert. 3 Es wurde eine vierphasige software-ergonomische Evaluation durchgeführt, die durch eine Umfrage zur Nutzung und Nutzerzufriedenheit ergänzt wurde. Das Programm Magellan ist ein umfassendes Werkzeug zur Verwaltung von Schulen und beinhaltet unter anderem Funktionen für die Schülerverwaltung, das Erstellen von Zeugnissen und die Abiturqualifikationsberechnung. Bei der software-ergonomischen Evaluation wurden die Kernmodule Magellan-Basismodul und Magellan-Oberstufenmodul untersucht, da diese den primär genutzten Funktionsumfang abbilden. Wegen der ergonomischen Ähnlichkeit der Zusatzmodule ( Magellan Berufsbildende Schulen, Magellan Datawarehouse, Magellan- Landesstatistik und MyMagellan ) lassen sich die gewonnenen Evaluationsergebnisse weitestgehend übertragen Die software-ergonomische Evaluation der Magellan-Software verlief in vier Phasen: 1. Sichtung von und explorative Einarbeitung in Magellan 2. Erstellung eines Kriterienkatalogs 3. Expertentests in Form einer heuristischen Evaluation 4. semi-strukturierte Interviews mit Magellan-Nutzerinnen bzw. -Nutzern Den Abschluss der Evaluation bildete die Analyse der Ergebnisse, in der alle gesammelten Informationen zusammengeführt, miteinander verknüpft und aufbereitet wurden, um Rückschlüsse auf die Benutzungsfreundlichkeit und die Nutzerzufriedenheit der Magellan-Software ziehen zu können. In den nächsten Abschnitten erfolgt die Beschreibung und Erläuterung der Resultate. Ergebnisse der software-ergonomischen Evaluation Auf Basis der eigenen Erfahrungen der Studierenden im Umgang mit dem Magellan-System und nach Auswertung der Nutzertests sowie der Zusammenfassung der drei Nutzer-Interviews kann eine vorläufige und vorsichtige Abschätzung der Nutzerzufriedenheit gegeben werden. Nahezu übereinstimmend haben die befragten Nutzer die vielseitigen Möglichkeiten und Funktionalitäten der Software hervorgehoben und diese als sinnvolle Unterstützung im Arbeitsalltag angesehen. Dieses positive Empfinden schlägt sich auch in Bezug auf die Gestaltung bei der Gesamtbetrachtung von Magellan nieder. 3 Besonderer Dank gilt hierbei den durchführenden Studierenden Marco Coorssen, Daniel Drieling, Meik Hansen, Björn Peter, Marion Urbach und Stefanie Weßler für ihre Arbeit!

26 Anlage 2 Evaluationsergebnisse Magellan Seite 24 Jedoch führten die Befragten auch einige Kritikpunkte auf, die sie für verbesserungswürdig halten. Trotz der diversen Möglichkeiten wird das Arbeiten mit dem System oft als umständlich beschrieben. Einige Interviewpartner bevorzugen ihr voriges Arbeiten, egal ob manuell in Papierform oder bereits durch Computerunterstützung. Hierfür wurden die Gewohnheit, die höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit und mehr Flexibilität als Gründe genannt. An dieser Stelle sei jedoch auf die nicht bedingte Repräsentativität der Nutzertests zu verwiesen und ebenso kritisch anzumerken, dass auch die Bequemlichkeit der Nutzer einer Arbeitsumstellung entgegenwirken kann. Eindeutig ist aber, dass Magellan in einigen speziellen Fällen die Arbeit nicht komplett unterstützen kann, da es Aufgaben gibt, die sich nicht mit Magellan erledigen lassen. Beispiele hierfür sind Sonderfälle bei der rechtlichen Unterscheidung zwischen Erziehungs- und Sorgeberechtigten, die Magellan nicht unterstützt. Für von der Behörde angeforderte Statistiken existieren zumeist vorgefertigte Muster, jedoch entsteht den Nutzern in Einzelfällen Mehraufwand, wenn sie beispielsweise für die Beantragung von Sozialarbeitern eigene Auswertungen erstellen müssen. Auch wenn der technische Support von allen Seiten als jederzeit äußerst freundlich und kompetent geschildert wird, sind sich alle Befragten einig, dass eine praxisbezogene Schulung unabdingbar ist. Im aktuellen Schulungskonzept sehen sie jedoch einige Verbesserungsmöglichkeiten. So sollten Schulungen möglichst zeitnah zur Einführung von Magellan erfolgen und der praktische Einsatz und Nutzen in der alltäglichen Arbeit im Vordergrund stehen. Zusammenfassend ergibt sich trotz einiger Mängel und Kritikpunkte ein positives Erscheinungsbild des Schulverwaltungssystem Maggellan aus Benutzersicht. Auch wenn die Nutzer in einigen Bereichen Überarbeitungs- und Verbesserungsbedarf sehen, sind sie im Grunde genommen von den Möglichkeiten, die Magellan ihnen bietet, überzeugt, sodass auf eine große Zufriedenheit mit der Software zu schließen ist. Nach Abschluss der Evaluation hinsichtlich software-ergonomischer Gesichtspunkte kann man sagen, dass Magellan überwiegend den existierenden Richtlinien, Gesetzen und Normen genügt. Jedoch zeigte die Untersuchung, dass das System einige Schwachstellen aufweist. Einige kleinere Schwächen wurden im Bereich der Zielgruppen-Ausrichtung gefunden. Gerade für Benutzer mit geringen PC-Erfahrungen wäre der konsequentere Einsatz einer kontextuierten Hilfestellung von Vorteil. Größere Probleme ergeben sich besonders für unerfahrene Nutzer dann, wenn sie ein Dialogfenster während der Nutzung minimieren, da ihnen unter Umständen nicht bewusst ist, dass der Dialog erst beendet werden muss, bevor sie mit ihrer Arbeit fortfahren können. Im Bereich der Barrierefreiheit ergeben sich auch deutliche Probleme. Alternative Eingabegeräte werden beispielsweise gar nicht unterstützt und die Anpassung von Schriftart und -größe für Nutzer mit körperlichen Einschränkungen ist nicht möglich. Scheinbar hat das Thema Barrierefreiheit in der Ent- und Weiterentwicklung von Magellan bisher keine Rolle gespielt. Jedoch hat sich der Hersteller STÜBER SOFTWARE GmbH auf Anfrage durchaus an diesem Thema interessiert gezeigt und den Nachholbedarf erkannt. Die meisten Kritikpunkte beziehungsweise Verstöße gegen die Heuristiken in den Expertentests traten jedoch im Bereich der Fehlerbehandlung sowie im Umgang mit Falscheingaben der Nutzer auf. So werden fehlerhafte Eingaben zum Teil ohne Hinweis an die nutzenden Personen korrigiert und auf den als zuletzt korrekt bekannten Wert zurückgesetzt. Dadurch besteht die Gefahr, dass unbemerkt falsche Daten in das System übernommen werden, was negative Auswirkungen auf die Datenqualität hat. Genauso problematisch ist die aufgedeckte Schwachstelle, dass es durch SQL- Fehler oder die Rückgängig-Funktion zu eklatanten Datenverlusten kommen kann. So wird zum Beispiel nicht nur die letzte Eingabe widerrufen, sondern es werden alle Eingaben auf die Werte zurückgesetzt, die sie zum Zeitpunkt der letzten Speicherung hatten. Hieraus resultiert ein Mehr-

27 Anlage 2 Evaluationsergebnisse Magellan Seite 25 aufwand für die Benutzer. Generell müssen SQL-Fehler vom System abgefangen werden, da die entsprechenden Fehlermeldungen für die meisten Nutzer nicht verständlich sind. Bei genauerer Betrachtung der Software wird jedoch schnell klar, dass Magellan ein sehr mächtiges System ist. So werden den Schulbediensteten zahlreiche Unterstützungen in der Bewältigung ihrer täglichen Arbeit angeboten. Aufgrund dieser Komplexität werden aber auch gewisse Anforderungen an die Fähigkeiten der Nutzer gestellt. Hierunter fallen zum einen domänenspezifische Kenntnisse im Bereich der Schulverwaltung und zum anderen grundlegende Kenntnisse in der Benutzung von PCs sowie gegebenenfalls Erfahrungen im Umgang mit Microsoft-Produkten. Aus diesen Anforderungen ergibt sich ein verstärkter Schulungs- bzw. Einarbeitungsbedarf, der in Anbetracht der Möglichkeiten von Magellan durchaus vertretbar ist. Die Nutzer sollten durch eine intensive und möglichst praxisbezogene Schulung auf die qualifizierte Anwendung der Schulverwaltungssoftware vorbereitet werden. Ergebnisse der Nutzerumfrage Als Ergänzung zu der software-ergonomischen Evaluation des Schulverwaltungssystems Magellan wurde eine Umfrage zur besseren Einschätzung der Nutzerzufriedenheit an allen Bremer Schulen durchgeführt. Da es sich um eine Software handelt, die den Arbeitsalltag in Schulen unterstützen soll, ist eine gute Benutzbarkeit von großer Bedeutung. Eine solche fördert zudem die Akzeptanz von Magellan unter den Nutzern, weshalb eine Untersuchung der Software helfen soll, Stärken und Schwächen von Magellan zu erkennen und um darausgehend mögliche Verbesserungen in der Organisation, Schulung und technischen Implementation des Systems ableiten zu können. Im Folgenden werden einige vor der Durchführung der Befragung aufgestellte Hypothesen den Ergebnissen der Umfrage gegenübergestellt. 1. Schulen im Sekundarbereich benutzen Magellan häufiger als Schulen der Primarstufe Wie erwartet, benutzen Grundschulen, die gewöhnlicherweise von weniger Schülerinnen und Schülern besucht werden, Magellan im Schnitt seltener als größere Sekundarschulen. Für diese Schulen scheint eine solche Software nützlicher zu sein. 2. Sekretariate benutzen Magellan häufiger als Schulleitungen Da Magellan unserer Meinung nach viele Stärken im administrativen Bereich einer Schule besitzt, erwarteten wir, dass das Sekretariat die Hauptnutzerinnen und Hauptnutzer von Magellan sind. Da die Software anscheinend ihre Aktivitäten gut unterstützt, wurde diese Hypothese bestätigt. 3. In der Einführungsphase traten sehr oft Software-Probleme auf, bei denen der telefonische Support genutzt wurde Trotz der Einführung traten kurz nach der Einführung von Magellan natürlich einige Probleme auf, die sich hauptsächlich im Umgang mit der Software ergaben. Aus diesem Grund wählten die Nutzerinnen und Nutzer als erstes die Software-Hotline, wenn Schwierigkeiten auftraten. 4. Heute treten nur noch selten Probleme auf und man versucht sie selber zu lösen Heute sind die Nutzerinnen und Nutzer viel seltener mit Problemen konfrontiert und versuchen dann, diese zu allererst selber zu lösen, bevor sie Kolleginnen und Kollegen oder den externen Support um Hilfe bitten.

28 Anlage 2 Evaluationsergebnisse Magellan Seite Die durchschnittliche Nutzung liegt bei 3-10 Stunden pro Woche Begründet in Erfahrungen und Vorwissen aus geführten Interviews im Rahmen unseres Projektes erwarteten wir, dass die wöchentliche Nutzung schon oberhalb von 3 Stunden anzusiedeln ist. Jedoch ahnten wir ebenso, dass es nur recht wenige Personen geben sollte, die mehr als 10 Stunden pro Woche aufbringen. 6. Die am häufigsten genutzten Funktionen sind Schülerdaten einsehen und Formulardruck Aufgrund der starken administrativen Unterstützung durch Magellan wurde erwartet, dass hauptsächlich das Einsehen und die Pflege der Schüler-Stammdaten sowie der Formulardruck die am häufigsten verwendeten Funktionen seien. Obwohl aus Sicht der Schulleitung zu sagen ist, dass auch der Umgang mit den Personaldaten besonders wichtig ist. 7. Magellan bietet nur eine kleine Unterstützung im Job Insgesamt äußerten 76,5% aller Antwortenden, dass Magellan sie in der Ausübung ihres Jobs viel oder sogar sehr viel unterstützen würde. Obwohl Magellan ein sehr umfangreiches Werkzeug für Schulen ist, vermuteten wir, dass die möglicherweise problematische und umständliche Bedienung der Software ein Hindernis sein könnte. Es scheint, dass dies nicht der Fall ist, da Magellan trotz einiger Schwächen den Schulen offensichtlich eine gute Unterstützung bietet. 8. Magellan hilft Zeit zu sparen Durch den Einsatz von Magellan sagten die Befragten, habe sich ihre Arbeit vereinfacht. Jedoch führt dies nicht zu einer Zeitersparnis. Erwartet wurde jedoch, dass durch die elektronische Datenverarbeitung (z.b. Speicherung, Einsehen, Suche und Pflege) Zeit gespart werden könnte, jedoch scheint sich dies durch Schwächen von Magellan in der Benutzung nicht niederzuschlagen. 9. Wenig Schulung und geringe Computererfahrungen führen zu einer geringeren Nutzung von Magellan Die Umfrageergebnisse zeigen keine eindeutigen Zusammenhänge zwischen dem Umfang erhaltener Schulungen, dem Grad vorhandener Computerkenntnisse und der Nutzungsintensivität. 10. Schulleitungen benutzen Magellan nur selten Eindeutig ist, dass Schulleiterinnen und -leiter nicht die Hauptnutzerinnen und Hauptnutzer von Magellan sind, da Sekretariatsbeschäftigte das System häufiger benutzen. Auf der einen Seite gibt es eine große Gruppe von Schulleitenden, die Magellan weniger als 3 Stunden pro Woche bedienen. Auf der anderen Seite gibt es aber auch eine beträchtliche Gruppe von 20%, die pro Woche mehr als 15 Stunden in die Nutzung von Magellan investieren.