Informationsmanagement

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1 Fachhochschule Potsdam Friedrich-Ebert-Str Potsdam FB Archiv-Bibliothek-Dokumentation Informationsmanagement HAUSARBEIT im Rahmen der Lehrveranstaltung Wissenschaftliches Arbeiten Leitung: Herr Prof. Dr. Hobohm vorgelegt von Angela Pacholke Dokumentation, 1. Semester, Matr. Nr Wintersemester 1999/2000

2 Angela Pacholke Informationsmanagement Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 3 2 Informationsmanagement Definition Entwicklung 4 3 Ziele des Informationsmanagements Sachziele Formalziele 4 4 Aufgaben des Informationsmanagements Strategische Aufgaben Taktische Aufgaben Operative Aufgaben 6 5 Organisation des Informationsmanagements 6 6 Schlußbetrachtung 8 7 Literaturverzeichnis 9

3 Angela Pacholke Informationsmanagement 1 Einleitung Der Produktionsfaktor Information ist ein wichtiger Bestandteil über den ein Unternehmen verfügt. Diese Ressource effizient und effektiv zu nutzen, ist Gegenstandsbereich des Informationsmanagements. Aufgrund des Umfangs beschränke ich mich mit einem groben Überblick des Themas, und verweise auf weitere Literatur zu diesem Thema. 2 Informationsmanagement 2.1Definition In der Literatur finden sich unterschiedliche Ansätze den Begriff Informationsmanagement zu definieren. Einige davon werden hier vorgestellt. PFEIFFER definiert IM so: Informationsmanagement umfaßt alle Aufgaben und Methoden der Planung, Steuerung, Kontrolle und Organisation technisch unterstützter Information und Kommunikation der Unternehmung. 1 SCHWARZE beschreibt den Begriff Informationsmanagement folgendermaßen: IM umfaßt alle Managementaufgaben, die die Beschaffung, Verarbeitung, Übertragung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen betreffen. Dazu gehören nicht nur alle mit Hard- und Software zusammenhängenden Aufgaben und konzeptionelle und organisatorische Überlegungen, sondern auch Randgebiete, z.b. Personalplanung und die Behandlung von Rechtsfragen, sowie alle Bereiche konventioneller Datenverarbeitung einschl. Telefon, Registratur, usw. Andere Auffassungen vom Begriff Informationsmanagement sind: (1) IM als allgemeines Management von Informationen oder Daten. (2) IM als Datenmanagement (3) IM als Synonym für Wirtschaftsinformatik 2 HILDEBRAND fügt zu den oben gemachten Ausführungen, nämlich den Aufgaben: Planung, Gestaltung, Organisation, Koordination und Kontrolle von technikgestützter Information und Kommunikation 3 einen weiteren wichtigen Aspekt hinzu: das Ziel den Unternehmenserfolg zu steigern. 4 Unternehmenserfolg Information und Kommunikation Planung Gestaltung Organisation Koordination Kontrolle Abb.1: Der Anspruch des Informationsmanagements 5 1 Pfeiffer, P.: Technologische Grundlage, Strategie und Organisation des Informationsmanagements 1990, S.19 2 Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S ebd. S.62 5 ebd. S.63

4 Angela Pacholke Informationsmanagement 2.2 Entwicklung des Informationsmanagements Ein exaktes Datum zur Entstehung des Begriffes gibt es nicht. Eine Datierung um das Jahr 1980, als in den Vereinigten Staaten das Paperwork Reduction Act die Einführung des Informationsmanagements in den Bundesbehörden als verbindlich vorschreibt, erscheint jedoch plausibel. 6 Insgesamt läßt sich sagen, daß beim Informationsmanagement ein starker Bedeutungswandel eingesetzt hat: es dominiert inzwischen nicht mehr... die technische Komponente, sondern es wird zunehmend die inhaltliche Komponente wichtig! Informationsmanagement ist also nicht mehr Hardund Software, Netze, Client-Server-Architekturen: all dies kann am Markt als komplett konfigurierte Dienstleistung zugekauft werden. 7 Neu ist die Tatsache, daß Unternehmen Informationen managen müssen, wohl kaum. Dennoch ist zu bemerken, das wir einer extrem hohen Informationsflut ausgesetzt sind, welche sinnvoll gefiltert werden muß. Das Management des Produktions- und Erfolgsfaktors Information und Wissen bekommt jetzt zunehmend an Bedeutung: die effiziente Nutzung der Ressource Wissen ist schon jetzt vielen Bereichen zu komparativen Wettbewerbsvorteil geworden! 8 3 Ziele des Informationsmanagements Das generelle Ziel des IM ist die strategische, administrative (häufig als Synonym für taktisch verwandt) und operative Institutionalisierung aller mit Informationen und Kommunikation zusammenhängenden Aufgaben und Kompetenzen, so beschreibt es SCHWARZE. 9 Zudem leitet er konkrete Einzelziele daraus ab: - Führungskräfte und Mitarbeiter eines Unternehmens zu einem aktiven und offenen Informationsverhalten zu motivieren und zu befähigen. - Individuelle Informationsbedürfnisse schnell und wirtschaftlich zu ermitteln. - Optimale und wirtschaftliche Informationsversorgung auf allen Ebenen sicherzustellen. - Die informationstechnologische Infrastruktur mit dem Ziel der Optimierung der Informationsfähigkeit zu planen und zu betreiben, wobei weniger Rationalisierungsaspekte als Wettbewerbsgesichtspunkte im Vordergrund stehen. 10 In der Fachliteratur unterscheidet man im allgemeinen zwischen Sach- und Formalzielen. Die Sachziele beschreiben den Zweck des Informationsmanagements, die Formalziele beschreiben, mit welcher Qualität oder Güte die Sachziele verfolgt bzw. erreicht werden sollen Sachziele Generelles Sachziel... ist es, das Leistungspotential der Informationsfunktion für die Erreichung der strategischen Unternehmensziele durch die Schaffung und Aufrechterhaltung einer geeigneten Informationsinfrastruktur in Unternehmenserfolg umzusetzen. 12 Die Informationsinfrastruktur ist in diesem Fall Einrichtung, Mittel und Maßnahmen, welche die Voraussetzung für die Produktion von Information und Kommunikation schaffen. HEINRICH weist weiterhin darauf hin das Unternehmen als Ganzes 13 zu betrachten. Dies bezeichnet er mit Systemdenken Formalziele 6 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S.60 7 Kmuche, W.: Strategisches Informationsmanagement 1997, S ebd. S Vgl. Heinrich, L.J./Burgholzer, P.: Informationsmanagement 1990, S Schwarze, J: Einführung in die Wirtschaftsinformatik 1991, S Heinrich, L.J.: Informationsmanagement 1992, S ebd. S ebd. S ebd. S.19

5 Angela Pacholke Informationsmanagement Generelles Formalziel... ist die Wirtschaftlichkeit.... Das heißt, daß die Erreichung des Sachziels... so erfolgen soll, daß bei gegebenen Kosten der Informationsinfrastruktur der realisierte Nutzen maximal ist bzw. daß bei gegebenen Nutzen die Kosten der Informationsinfrastruktur minimal sind. Wirtschaftlichkeit kann kurz- oder mittelfristig für einzelne Komponenten der Informationsinfrastruktur durch Wirksamkeit ersetzt werden Aufgaben des Informationsmanagements Aspekte von Informationsmanagement-Aufgaben sind von strategischer, taktischer und operativer Natur. 4.1 Strategische Aufgaben Bestimmen der strategischen Rolle der Informationsfunktion Festlegen der strategischen Ziele Entwickeln von Strategien Planen der Informationsinfrastruktur Strategisches Technologiemanagement Überwachen und Steuern (Controlling) der Informationsinfrastruktur 16 Zu den strategischen Aufgaben zählen u.a. die Planung, Überwachung und Steuerung der gesamten betrieblichen Informationsinfrastruktur. Als Grundlage dazu dient das Informationsmanagement- Konzept, welches einen organisatorischen Rahmen entwickelt, in welchem Informationsmehrwert realisiert werden kann. Informationsmehrwert wird durch eine sinnvolle Ergänzung von herkömmlichen und elektronischen Quellen gewonnen. Weitere Punkte, die ein solches Konzept enthalten sollte sind: - Wie können die bestehenden Datenressourcen optimal ausgeschöpft werden? - Wie kann man permanent den Nutzen neu erschlossener Informationsquellen untersuchen? - Wie kann man die interne und externe Kommunikations-Infrastruktur entwickeln und optimieren? 4.2 Taktische Aufgaben Umsetzen der strategischen Vorgaben Personalmanagement Befaßt sich mit den personalwirtschaftlichen Aufgaben des Informationsmanagements und ist für Personal -entwicklung, -planung, -beschaffung und -einsatz zuständig. Projektmanagement für Projekte der Anwendungssystem-Planung Hier sollen Rahmenbedingungen geschaffen und Vorgehensweisen zur Abwicklung und Führung von Projekten festgelegt werden. Datenmangement Betrachtet wird hier das gesamte Datensystem der Organisation und zwar unabhängig vom einzelnen Anwendungssystem und dessen Implementierungsart. Anwendungssystemmanagement, das sich mit der Pflege und Weiterentwicklung befaßt Sicherung und Katastrophenmanagement Ziel ist die Sicherheit der Informationsinfrastruktur indem Gefahren und Risikoquellen, die durch den Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik entstehen können, erkannt werden. 17 Die Planung, Überwachung und Steuerung der Komponenten der Informationsinfrastruktur (z.b. Datenbanken, Vernetzung, Internet-Zugang usw.) gehört u.a. zu den taktischen Aufgaben. Das Streben ist hier die Durchsetzung der Ziele des strategischen Informationsmanagements, d.h. die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung der Informationsinfrastruktur in möglichst effizienter Art und Weise. Das Taktische hinkt in vielen Unternehmen den strategischen Vorgaben hinterher. Neue Technologien wie das Data Warehousing und das dazugehörige OLAP (Online Analytical Processing), Data Mining, 15 Heinrich, L.J.: Informationsmanagement 1992, S Vgl. Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S ebd. S.76

6 Angela Pacholke Informationsmanagement Workflow Management etc. versprechen Wunderwirkungen. Die Zukunft muß jedoch erst noch zeigen, inwieweit diese Versprechen gehalten werden können. 4.3 Operative Aufgaben Umsetzen der taktischen Aufgaben für die operativen Aufgaben Produktionsmanagement Befaßt sich mit dem effizienten Einsatz von Produktionsfaktoren zur Erfüllung des Produktionsplans nach vereinbarten Kriterien. Problemmanagement Dient der Beseitigung und Reduzierung von Fehlern und Störungen um die Funktionsfähigkeit der Organisation durch die Sicherung der Informationsinfrastruktur zu gewährleisten. 18 Die operative Aufgabenebene befaßt sich schließlich mit dem Einsatz der zur Verfügung stehenden Daten und Informationen und der Produktion von Wissen. Das einmal produzierte Wissen muß anderen Unternehmensmitgliedern wieder zur Verfügung gestellt werden, welche es wiederum direkt zur effizienteren Auftragsabwicklung oder -akquisition nutzen, oder in Kombination mit anderen Daten oder Informationen neues Wissen schaffen können. Geschaffenes Wissen, welches in irgend einer Art und Weise Einfluß auf das Unternehmen und seinen Geschäftserfolg hat, besitzt einen Wert, sei der nun negativ oder positiv. 5 Organisation des Informationsmanagements Um die Aufgaben des IM durchzusetzen, müssen diese organisatorisch abgesichert werden. SCHWARZE stellt dazu einige Grundanforderungen auf: Es sind alle Aufgaben und Verantwortung der Beschaffung, Verarbeitung, Übertragung und Speicherung von Informationen zusammenzufassen, und zwar sowohl in kaufmännischer und technischer Hinsicht als auch in Hinblick auf rechtliche, soziale und andere Fragen. Das Informationsmanagement muß ausreichend mit Kompetenzen ausgestattet sein. Das Informationsmanagement muß in der Unternehmenshierarchie hoch angesiedelt sein. 19 Eingliederung im Unternehmen: Unternehmensleitung Forschung und Entwicklung Vertrieb Produktion Finanz u. Rechnungswesen Personal Datenverarbeitung Buchhaltung Kostenrechnung Abb. 2/1: DV-Abteilung als Linieninstanz in der Hauptabteilung 20 Die hierarchische Distanz zwischen Geschäftsleitung und Informationsverarbeitungsabteilung läßt auf die Bedeutung schließen, die das Unternehmen der Informationsverarbeitung beimißt. Durch zunehmende Verbreitung und Leistungsfähigkeit der Informationstechnik wurden andere Organisationsstrukturen geschaffen. Die Bildung von Datenverarbeitungsabteilungen, die entweder 18 Vgl. Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S.113

7 Angela Pacholke Informationsmanagement der Unternehmensleitung als Stabsabteilung zugeordnet wurden, oder im gleichen Rang wie die Fachabteilungen... geführt wurden, war die Folge. 21 Unternehmensleitung Datenverarbeitung Forschung und Entwicklung Vertrieb Produktion Finanz u. Rechnungswesen Personal Abb. 2/2: DV-Abteilung als Stabsstelle der Unternehmensleitung 22 Die Datenverarbeitungsabteilung als Stabsstelle, kommt den von SCHWARZE formulierten Ansprüchen einer hohen Positionierung in der Unternehmenshierarchie entgegen. 23 Die zentrale Planung aller Informationsverarbeitungsaufgaben ist ein Vorteil. Die Isolation der Datenverarbeitungsabteilung kann jedoch zu einer großen Problemdistanz führen, die dann in nicht problemadäquaten Lösungen für die Fachabteilung ihren Ausdruck findet. 24 Aus diesem Grund schlagen einige Autoren vor, dem zentralen Stab eine beschränkte Weisungsbefugnis zu erteilen. Unternehmensleitung Datenverarbeitung Leitung Geschäftsbereich 1 DV Geschäftsbereich 1 Leitung Geschäftsbereich 2 DV Geschäftsbereich 2 Abb. 2/3: Mehrstufige DV-Organisation mit begrenzter Weisungsbefugnis der Stabsstelle 25 Die Einbindung der DV-Abteilung als gleichberechtigte Hauptabteilung, wie in der Abb. 2/4 dargestellt wurde, ist nicht sinnvoll. Mit Außnahme es handelt sich um ein Unternehmen in dem die Informationsverarbeitung eine große Bedeutung hat, da keine physischen Produkte erzeugt werden, und der Produktionsfaktor Information einen noch höheren Stellenwert besitzt. Klassische Beispiele hierfür wären Banken und Versicherungen. 21 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S ebd. S Vgl. Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S ebd. S.115

8 Angela Pacholke Informationsmanagement Unternehmensleitung Forschung und Entwicklung Vertrieb Produktion Finanz u. Rechnungswesen Personal Datenverarbeitung Abb. 2/4: DV-Abteilung als Hauptabteilung 26 Eine weitere Form der Organisationsstruktur ist die Betrachtung der Informationsfunktion als Querschnittsfunktion. SCHWARZE schlägt daher vor, die Teilbereiche des Informationsmanagments ausreichend mit Kompetenzen auszustatten, um die informationsstrategischen Ziele soweit wie möglich direkt in den Fachabteilungen durchzusetzen. Das führt schließlich zu den Ansätzen einer Matrixorganisation. 27 Vorstand Beschaffung Produktion Vertrieb Finanzen Strateg. IM Tak./oper. IM Technikaufgabe Infrastruktur Anwendungssysteme Innovation Datenmanagement Daten Konzepte Organisation Personal Sicherheit Abb. 2/5: Querschnittsfunktion des Informationsmanagements 28 6 Schlußbetrachtung Eine statische Sicht des Informationsmanagements genügt heute nicht mehr, um den Ansprüchen der sich schnell verändernden Umwelt gerecht zu werden. Dabei kommt der Flexibilität grundlegende Bedeutung zu. Vor noch nicht allzu langer Zeit genügte es, grundsätzliche Entscheidungen für die nächsten zehn Jahre zu fällen. Ein effizienter Einsatz der Ressource Information kann den Unternehmenserfolg stark beeinflussen, denn das Ergebnis unternehmerischer Entscheidungen ist abhängig von der Qualität der zur Verfügung gestellten Informationen. Aufgabe einer Unternehmung sollte es sein, durch ein unternehmensübergreifendes Informationsmanagement einen Wettbewerbsvorteil aufzubauen. Es muß gewährleistet werden, daß das Informationsmanagement zu hoch wie möglich in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist, wodurch auch ein Unternehmenserfolg verwirklicht werden kann. 26 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements 1995, S Vgl. Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S.155

9 Angela Pacholke Informationsmanagement 7 Literaturverzeichnis Cifci, H.: Aufgaben und Organisation des betrieblichen Informationsmanagement. (aufgerufen am ) Heinrich, L.J.: Informationsmanagement. München: Oldenbourg, 1992 Heinrich, L.J.: Informationsmanagement: Planung, Überwachung und Steuerung der Informations-Infrastruktur. München: Oldenbourg, 1999 Heinrich, L.J./Burgholzer, P.: Informationsmanagement: Planung, Überwachung und Steuerung der Informations-Infrastruktur. München: Oldenbourg, 1990 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des Informationsmanagements. Berlin: Schmidt Verlag, 1995 Kmuche, W.: Inhaltliches Informationsmanagement. In: Herget, J./Schwuchow, W.(Hrsg.): Strategisches Informationsmanagement. Konstanz, S Küng, M.: Was ist Informationsmanagement? (aufgerufen am ) Pfeiffer, P.: Technologische Grundlage, Strategie und Organisation des Informationsmanagements. Berlin/New York: de Gruyter, 1990 Schwarze, J.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. Herne/Berlin: Verlag Neue Wirtschaftsbriefe, 1991 Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik. Herne/Berlin: Verlag Neue Wirtschaftsbriefe, 1994

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