REISEKOSTENABRECHNUNG. 1) HINWEISE ZU DEN AUSZUFÜLLENDEN POSITIONEN DER REISEKOSTENABRECHNUNG 4. Übernachtungsgeld

Transkript

1 REISEKOSTENABRECHNUNG 1) HINWEISE ZU DEN AUSZUFÜLLENDEN POSITIONEN DER REISEKOSTENABRECHNUNG 4. Übernachtungsgeld Übernachtungsgeld wird nur dann erstattet, wenn eine Übernachtung vorliegt bzw. eine zwölfstündige Dienstreise über mehrere Kalendertage. Ist dies nicht der Fall, muss nur eine Fahrtkostenabrechnung ausgefüllt werden und keine Reisekostenabrechnung! Das Feld mindestens zwölfstündige Dienstreise über mehrere Kalendertage muss deshalb immer angekreuzt werden. Das Feld,,Pauschale muss nur dann angekreuzt werden, wenn eine andere Übernachtungsmöglichkeit als ein Hotel gewählt wurde z. B. wenn man für die Dienstreise der Verfassten Studierendenschaft bei Freunden oder Bekannten übernachtet. Dann wird diese Pauschale gewährt. Das Feld Übernachtungskosten in Höhe von xy ist nur anzukreuzen, wenn das Hotel bar bezahlt wurde. Die Kosten des Hotels werden in das Feld eingetragen. Hierbei dürfen die Übernachtungskosten max. 60 bzw. in Großstädten max. 80 betragen. Es sind drei Vergleichsangebote mitabzugeben, um die Wahl des günstigsten Hotels zu belegen. 5. Tagesgeld Das Tagesgeld stellt den Betrag dar, der für Essen zur Verfügung gestellt wird. Dieser hat je nach Kategorie eine andere Höhe. Die angegebene Stundenanzahl bezieht sich auf den Zeitpunkt der Abreise am Abfahrtsort bis zur Rückkehr zum Abfahrtsort. a) Ab 8 Stunden Dienstreise: 6 b) Ab 14 Stunden Dienstreise: 12 c) Dienstreise über vollen Kalendertag: 24 Hierbei ist zu beachten, dass der volle Kalendertag nicht mit 0.00 Uhr beginnt und mit Uhr endet. Die Zählung der Stunden für den vollen Kalendertag beginnt mit Abreise am Abfahrtsort. Bei Tagesgeld in Höhe von xy werden die entsprechenden Beträge addiert. Beispiel: Die Verfasste Studierendenschaft gibt über das Wochenende ein Seminar. Abfahrt ist Freitag um Uhr in Heilbronn und Ende der Reise ist Sonntag um Uhr (Ankunft in Heilbronn). Erstattet wird: ein voller Kalendertag: Freitag, Uhr bis Samstag, Uhr, also 24 ab 14 Stunden: Samstag, Uhr bis Sonntag, Uhr, also 12 Insgesamt werden 36 Tagesgeld erstattet

2 In der Reisekostenabrechnung wird unter Tagesgeld in Höhe von xy folgendes angegeben: Tagesgeld in Höhe von = Abzüge Abzüge werden vorgenommen, wenn im Hotelpreis Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen enthalten sind oder wenn das gewählte Hotel mehr als 60 bzw. 80 in Großstädten kostet. a) Abzüge für Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen In diese Felder sind Datum und Geldbetrag einzutragen. Zum Geldbetrag: Ist die Höhe des Geldbetrages für das Essen bekannt, ist der Sachwert, also genau dieser Wert, anzugeben. Anderenfalls wird die angegebene Prozentzahl vom Tagesgeldbetrag abgezogen. Beispiel: Mein Mittagessen kostet 4,50. Das ist der Sachwert meines Mittagessens. In der Reisekostenabrechnung wird unter Mittagessen am xy folgendes angegeben: Mittagessen am ; 4,50 Mein Tagesgeldbetrag beträgt nach den Berechnungen unter 5. Tagesgeld 24. Frühstück und Abendessen sind im Hotelpreis mitinbegriffen. In der Reisekostenabrechnung wird unter Frühstück am xy und unter Abendessen am xy folgendes angegeben: Frühstück am ; 4,80 Abendessen am ; 7,20 b) Abzüge für Übernachtung In dieses Feld sind Datum und Geldbetrag einzutragen. Zum Geldbetrag: Wenn ein Hotel ausgewählt wurde, dessen Kosten über 60 bzw. 80 in Großstädten liegen, muss der Mehrbetrag hier angegeben werden. Beispiel: Bei einer Reise für die Verfasste Studierendenschaft übernachtet der/die Reisende in einer Großstadt für eine Nacht in einem Hotel für 100. In der Reisekostenabrechnung gibt er/sie unter Übernachtung am folgendes an: Übernachtung am ; 20 c) Sonstige Zuwendungen Werden andere Geldbeträge von der Verfassten Studierendenschaft bezahlt, die die Verfasste Studierendenschaft nicht erstattet, werden diese hier aufgeführt. Beispiel: Der/die Reisende geht nach dem offiziellen Programm des Wochenendseminars mit den anderen Teilnehmern in eine Kneipe und bestellt auf Kosten der Verfassten Studierendenschaft vier Bier für insgesamt 12,60.

3 In der Reisekostenabrechnung gibt er/sie unter Sonstige Zuwendungen folgendes an: Vier Bier für 12,60 Die gesamten Abzüge werden dann addiert und bei Gesamte Abzüge eingetragen.

4 2) AUSFÜLLEN DER REISEKOSTENABRECHNUNG Datum, an dem die Reisekostenabrechnung ausgefüllt wurde. Genaue Kilometeranzahl ermitteln und eintragen. Ist nur auszufüllen, wenn der PKW für diese Fahrt genutzt wurde.

5 Beispiel: - Bus - Bahn - Flugzeug Je nach gewähltem Beförderungsmittel auszufüllen! Oben errechnete Kilometeranzahl eintragen. Nachweis erforderlich! Bei Mitnahme von Personen die Anzahl der Mitfahrer angeben sowie deren Namen und die oben errechnete Kilometeranzahl eintragen.

6 Zum Beispiel Parkkosten Alle errechneten Beträge werden hier nochmals eingetragen. Dann wird der Gesamtbetrag errechnet. Dieser wird dann erstattet. Unterschrift des Antragstellers Wird von der Haushaltsbeauftragten ausgefüllt