Excel 1. Grundlagen Teil 1 Version: Relevant für: ECDL, IKA, DA

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1 Excel 1 Grundlagen Teil 1 Version: Relevant für: ECDL, IKA, DA

2 01-Excel-Grundlagen-2016-neu.docx Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel Vorkenntnisse Darstellungen im Text Excel Arbeitsmappen 2.1 Das Excel-Fenster Das Menüband Tabellenblätter 3.1 Zeilen, Spalten und Zellen Mit Tabellenblättern arbeiten Navigieren und auswählen von Tabellenblättern... 7 Tabellenblätter verschieben oder Kopieren Tabellenblätter umbenennen... 9 Tabellenblätter löschen Tabellenblätter ausblenden Registerfarbe ändern Ein neues Tabellenblatt einfügen Mit Spalten und Zeilen arbeiten Spaltenbreite optimal anpassen Spalten und Zeilen einfügen Spalten oder Zeilen ausblenden Zellen bearbeiten 5.1 Texte und Zahlen in eine Zelle eingeben Inhalte markieren, kopieren und verschieben... 14

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Step by Step beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite in der Box zu Excel 1. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgende Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: 1 Keine Vorkenntnisse erforderlich 2 Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Darstellungen im Text Text welcher so dargestellt ist, weist auf weitere Informationen hin. Text welcher so dargestellt ist, weist auf wichtige Informationen hin.

4 Version: thinkabit.ch Excel Arbeitsmappen 2 Excel Arbeitsmappen Excel-Dateien werden als Arbeitsmappen bezeichnet. In diesen Arbeitsmappen werden Tabellenblätter verwaltet. Startet man Excel wird automatisch eine Arbeitsmappe mit einem oder mehreren Tabellenblättern erstellt. Wir schauen uns als Erstes, die wichtigsten Bestandteile der Excel-Oberfläche und danach den Umgang mit Arbeitsmappen und Tabellenblättern an. 2.1 Das Excel-Fenster Das Excel-Fenster bietet wie schon in der Excel-Version 2007 ein Menüband Registerkarten eingeteilt ist., welches in verschiedene Abbildung 1: Das Excel-Fenster Unterhalb des Menübands ist das Namenfeld, das Symbol zum Einfügen einer Funktion und die Bearbeitungsleiste angeordnet. In der Abbildung 1 ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff oberhalb des Menübands zu sehen. Sie kann aber auch unterhalb des Menübands positioniert werden. Unterhalb dieser Elemente befindet sich ein Tabellenblatt. In einer Arbeitsmappe können beliebig viele Tabellenblätter eingefügt werden. Die Anzahl ist nur durch die Grösse des Arbeitsspeichers beschränkt. Zwischen den einzelnen Tabellenblättern kann mit den Registerkarten gewechselt werden. In der unteren rechten Ecke ist die Registernavigation angebracht. 4 Das Excel-Fenster

5 2.2 Das Menüband Das Menüband bietet viele Befehle zum Bearbeiten von Excel-Dateien. Es ist in Registerkarten, wie beispielsweise,, usw. eingeteilt. Jede Registerkarte wiederrum ist in verschiedene Gruppen unterteilt. Die Registerkarte Start hat beispielsweise die Gruppen, und. Befehle die nicht im Menüband angezeigt werden, sind über das Symbol zum Öffnen des Dialogfelds auffindbar. Abbildung 2: Das Menüband mit aktivierter Registerkarte Start Einige Registerkarten sind ausgeblendet und werden erst angezeigt, wenn man auf ein entsprechendes Element klickt. In der Abbildung 3 sind die Diagrammtools-Registerkarten zu sehen. Wie gesagt, damit sie sichtbar sind, muss zuerst ein Diagramm markiert worden sein. Abbildung 3: Die Diagrammtools Registerkarte Aufgabe: Toolregisterkarten Öffnen Sie die Datei 01-Excel-Grundlagen-File. Auf dem Tabellenblatt Excel Oberfläche finden Sie im Abschnitt Toolregisterkarten, zu den oben gemachten Beschreibungen, Beispiele. Probieren Sie sie aus, und schauen Sie welche Registerkarten angezeigt werden, sobald Sie auf ein Element klicken. Excel Arbeitsmappen 5

6 Version: thinkabit.ch Tabellenblätter 3 Tabellenblätter Eine Arbeitsmappe besteht aus einem oder mehreren Tabellenblättern. Tabellenblätter werden wiederum in, und eingeteilt. 3.1 Zeilen, Spalten und Zellen Wechseln Sie in der Datei 01-EXCEL-GRUNDLAGEN-FILE zum Tabellenblatt Spalten, Zeilen, Zellen indem Sie auf die Registerkarte ( in Abbildung 1) mit gleichem Namen klicken. Ein Tabellenblatt ist in, und in eingeteilt. Spalten werden dabei mit einem Buchstaben gekennzeichnet, welcher im Spaltenkopf steht. Klickt man auf den Spaltenkopf wird die ganze Spalte markiert. Zeilen werden mit einer Zahl gekennzeichnet, welche im Zeilenkopf steht. Klickt man auf einen Zeilenkopf wird dabei die ganze Zeile markiert. Der aus einer und einer bezeichnet man als Zelle. Klickt man auf eine Zelle, wird sie markiert und wird dabei zur aktiven Zelle. Im Namenfeld ( in Abbildung 1) wird der Name der aktiven Zelle angezeigt. Die aktive Zelle erkennt man immer am schwarzen Rahmen. Abbildung 4: Ein Tabellenblatt 6 Zeilen, Spalten und Zellen

7 3.2 Mit Tabellenblättern arbeiten Sie kennen nun den Aufbau eines Tabellenblatts. Schauen wir uns an, wie man mit ihnen arbeitet Navigieren und auswählen von Tabellenblättern Über die Registernavigation können nicht sichtbare Tabellenblätter angezeigt werden. Sie sind quasi hinter der Bildlaufleiste versteckt. Dafür werden zwei Pfeile verwendet. Mit dem Pfeil navigiert man zu den Tabellenregistern der Seite. Mit dem Pfeil navigiert man zu den Tabellenregistern auf der Seite. Klickt man mit gedrückter CTRL-TASTE auf diesen Pfeil, springt man zum ersten Tabellenblatt. Sie können aber auch mit den Schaltflächen nach links oder mit der Schaltfläche nach rechts navigieren. Hat man das Tabellenblatt gefunden, klickt man auf die Registerkarte. Im Excelfenster wird danach der entsprechende Inhalt angezeigt. Abbildung 5: Zwischen Tabellen wechseln Klickt man mit der rechten Maustaste auf die Registernavigation werden alle Tabellenblätter aufgelistet, die man danach mit einem LINKS-KLICK auf den entsprechenden Blattnamen und einem Klick auf OK, auswählen kann. Tabellenblätter 7

8 Version: thinkabit.ch Tabellenblätter Tabellenblätter verschieben oder Kopieren Wechseln Sie zum Tabellenblatt Blatt verschieben oder kopieren. Zum Verschieben klickt man mit der Maus auf das und zieht das Blatt an seine neue Position. Die Position wird dabei mit einem markiert. Sobald man die Maustaste loslässt, wird das Tabellenblatt an diese Stellte verschoben. Zum Kopieren führt man die gleiche Aktion durch, hält dabei aber noch die CTRL-Taste gedrückt. Mit Drag and Drop + CTRL-Taste = kopieren Mit Drag and Drop Neue Position des Abbildung 6: Tabellen verschieben oder kopieren Eine andere Möglichkeit ist das oder mit dem Kontextmenü. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf das Tabellenregister und wählt den Befehl Verschieben oder kopieren. Es öffnet sich das Dialogfeld Verschieben oder kopieren. Hier wählt man die neue Position des Tabellenblatts aus. Will man eine Kopie erstellen aktiviert man die Option Kopie erstellen. Abbildung 7: Ein Tabellenblatt mit dem Kontextmenü kopieren oder verschieben Nach einem Klick auf OK, wird das Tabellenblatt vor dem im Dialogfeld markierten Blatt eingefügt. Wird ein Tabellenblatt kopiert, erhält es automatisch einen neuen Namen. Tabellenamen müssen in einer Arbeitsmappe immer eindeutig sein. Benennen Sie Tabellenblätter möglichst kurz und präzise. Es stehen Ihnen maximal 30 Zeichen zur Verfügung. (Mehr macht auch keinen Sinn, da bei dieser Länge der Name nicht mehr komplett sichtbar ist) 8 Mit Tabellenblättern arbeiten

9 3.2.3 Tabellenblätter umbenennen Nach dem Kopieren eines Tabellenblatts, sollte es umbenannt werden. Dies kann man am einfachsten mit einem Doppelklick erledigen. 3 Doppelklicken Sie auf ihr kopiertes Tabellenblatt. 4 Tippen Sie einen neuen Namen ein und bestätigen Sie mit der ENTER-Taste. Sie können Tabellenblätter natürlich jederzeit umbenennen, nicht nur nachdem Sie ein Blatt kopiert haben. Alternativ können Sie ein Tabellenblatt mit dem Kontextmenü umbenennen. Umbennen Blatt löschen Abbildung 8: Ein Tabellenblatt mit dem Kontextmenü umbenennen (links) und löschen (rechts) Tabellenblätter löschen Ein Tabellenblatt löscht mit einem Rechtsklick auf der Registerkarte und dem Befehl Löschen. Dieser Vorgang ist unwiderruflich. Sie können das Tabellenblatt nur noch retten, indem Sie die Mappe ohne zu speichern schliessen und danach wieder öffnen. Dies funktioniert aber nur, wenn Sie nach dem Löschen des Tabellenblatts, die Arbeitsmappe gespeichert haben. Löschen Sie alle kopierten Tabellenblätter. Tabellenblätter 9

10 Version: thinkabit.ch Tabellenblätter Tabellenblätter ausblenden Oftmals werden Tabellenblätter erstellt, die Daten oder andere Werte enthalten, welche zur Berechnung in anderen Tabellenblättern benötigt werden. Diese Blätter müssen nicht unbedingt sichtbar sein, und können ausgeblendet werden. 1 Klicken Sie auf das Tabellenblatt Zum Ausblenden mit der Maustaste. 2 Wählen Sie den Befehl Ausblenden. Das Tabellenblatt ist nicht mehr sichtbar. Excel-Formeln können trotzdem auf diese Werte zugreifen. Muss das Tabellenblatt zur Überarbeitung wieder werden klickt man mit der Maustaste auf irgendein Tabellenregister und wählt den Befehl Einblenden. Danach markiert man im Dialogfeld Einblenden das entsprechende Tabellenblatt und bestätigt mit OK. Ausblenden Abbildung 9: Ein Tabellenblatt aus- bzw. einblenden Registerfarbe ändern Zur besseren Strukturierung können Tabellenblätter mit verschiedenen Farben versehen werden. Klicken Sie mit der Maustaste auf das Register Registerfarbe ändern und wählen Sie im Auswahlfeld Registerfarbe eine entsprechende Farbe aus. Registerfarbe Abbildung 10: Die Registerfarbe ändern 10 Mit Tabellenblättern arbeiten

11 3.3 Ein neues Tabellenblatt einfügen Braucht man ein neues Tabellenblatt kann dies auf zwei Arten erstellt werden. 1 Navigieren Sie zum letzten Tabellenblatt in der Arbeitsmappe. 2 Klicken Sie auf das Symbol. Es wird ein neues Tabellenblatt eingefügt, dass Sie nur noch umbenennen müssen. Alternativ können Sie im Register Start des Menübands in der Gruppe Zellen auf Einfügen und danach auf Blatt einfügen klicken. 4 Mit Spalten und Zeilen arbeiten Wie man mit Spalten und Zeilen arbeitet erfahren Sie in diesem Abschnitt. Die Spaltenbreite kann mit der Maus angepasst werden. 1 Positionieren Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spaltenköpfen, bis sich der Cursor in das unten abgebildete Symbol ändert. 2 Ziehen Sie die Maus nach um die Spalte breiter, oder nach um die Spalte schmaler zu machen. Spaltenbreite ändern Optimale Spaltenbreite Doppelklick Abbildung 11: Die Spaltenbreite anpassen 1 Wenn die Spaltenbreite definiert werden muss, klicken Sie mit der Maustaste auf den entsprechenden Spaltenkopf, und wählen im Kontextmenü den Befehl Spaltenbreite. 2 Geben Sie im Dialogfeld Spaltenbreite den gewünschten Wert ein und bestätigen Sie mit OK Spaltenbreite optimal anpassen Will man die Spaltenbreite optimal anpassen macht man zwischen zwei Spaltenköpfen einen Doppelklick. Die Spalte ist optimal breit, wenn ihre Breite dem breitesten Inhalt einer Zelle entspricht. Mit Spalten und Zeilen arbeiten 11

12 Version: thinkabit.ch Mit Spalten und Zeilen arbeiten Zeilen anpassen Die oben beschriebenen Techniken gelten auch für Zeilen. Im Tabellenblatt Breite und Höhe anpassen, können Sie die beschriebenen Techniken ausprobieren. 4.2 Spalten und Zeilen einfügen Hat man eine Tabelle erstellt und möchte sie mit weiteren Spalten erweitern, müssen Spalten oder Zeilen werden. 1 Klicken Sie im Tabellenblatt Spalten einfügen mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf F. 2 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zellen einfügen. Es wird der Markierung eine neue Spalte eingefügt. Wollen Sie neue Zeilen einfügen, verfahren Sie mit der gleichen Methode, indem Sie auf eine Zeile klicken. Spalten werden immer links der Markierung, Zeilen immer oberhalb der Markierung eingefügt. Markieren Sie vor dem Einfügen mehrere Spalten oder Zeilen, wird die gleiche Anzahl an Spalten oder Zeilen eingefügt. 4.3 Spalten oder Zeilen ausblenden Manchmal werden Hilfspalten oder Hilfszeilen benötigt, die nur für komplexere Berechnung benötigt werden. Da sie keinen informellen Wert besitzen, werden sie ausgeblendet. Ausblenden Spalte Einblenden Abbildung 12:Spalten einblenden und wieder einblenden 1 Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Spalte und wählen Sie den Befehl Ausblenden. Spalten einblenden Schwieriger ist es eine Spalte wieder. Positionieren Sie den Cursor zwischen der und Spalte der ausgeblendeten Spalte. 1 Fahren Sie mit dem Cursor langsam nach rechts, bis er sich in einen geteilten Pfeil umwandelt. 2 Klicken Sie und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den Cursor nach rechts bis die ausgeblendete Spalte wieder sichtbar ist. 12 Spalten oder Zeilen ausblenden

13 Zeilen bearbeiten Die oben beschriebenen Techniken gelten auch für Zeilen. Im Tabellenblatt Zeilen Spalten ausblenden, können Sie die beschriebenen Techniken ausprobieren. 5 Zellen bearbeiten In Zellen werden Texte, Zahlen und Formeln bearbeitet. Was es dabei alles zu beachten gilt erfahren Sie in diesem Abschnitt. 5.1 Texte und Zahlen in eine Zelle eingeben 1 Fügen Sie ein neues Tabellenblatt ein oder erstellen Sie eine neue leere Arbeitsmappe. 2 Passen Sie die Breite der Spalten B + C auf 25 an 3 Klicken Sie auf die Zelle B1, ist dies die aktive Zelle. Den Namen der Zelle können Sie im Namenfeld ablesen. 4 Nun können Sie in diese Zelle, Zahlen und Texte eingeben. Der Inhalt einer Zelle wird auch in der Bearbeitungsleiste angezeigt. 5 Schreiben Sie die Werte der unten gezeigten Abbildung in ihr Tabellenblatt. Abbildung 13: Inhalte in Zellen eingeben In der Abbildung 13 ist zu sehen, das Zahlen immer rechtsbündig und Text immer linksbündig ausgerichtet wird. Zu den Zahlen gehört in Excel auch ein Datum oder eine Uhrzeit. Dezimalzahlen müssen in der Schweiz mit einem Punkt erfasst werden, ansonsten werden sie wie Text behandelt. Sie dürfen auch keine Einheiten oder sonstigen Informationen in eine Zelle schreiben. Solche Werte können für Berechnungen verwendet werden. Zellen bearbeiten 13

14 Version: thinkabit.ch Zellen bearbeiten 5.2 Inhalte markieren, kopieren und verschieben Zellen markieren 1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Zelle B1 und halten Sie die Maustaste gedrückt. 2 Fahren Sie diagonal mit gedrückter Maustaste bis zur Zelle C11 und lassen Sie die Maustaste wieder los. Inhalte kopieren Nachdem Sie die Zellen markiert haben, können wir die Inhalte kopieren. 1 Drücken Sie dazu einfach die Tastenkombination CTRL + C. 2 Klicken Sie auf die Zelle E1, um Sie zu markieren. 3 Drücken Sie die Tastenkombination CTRL + V um die kopierten Inhalte einzufügen. 4 Damit die Spalten die Inhalte korrekt darstellen, passen Sie die Spaltenbreite optimal an (Doppelklicken zwischen zwei Spaltenköpfen). Inhalte verschieben Nach einer Markierung können Zellinhalte auch verschoben werden. 5 Markieren Sie die Zellen von B5 bis C5. 6 Positionieren Sie den Cursor auf dem Rand der Markierung (Siehe Abbildung 14). 7 Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung bis zur Zeile 12 und lassen die Maustaste wieder los. Abbildung 14: Zellinhalte verschieben Inhalte zwischen zwei Zeilen verschieben 1 Markieren Sie die Zellen B12 BIS C12. 2 Zeigen Sie mit der Maus auf den Rand der Markierung und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. 3 Zusätzlich halten Sie auch noch die SHIFT-TASTE gedrückt und ziehen die Markierung zwischen die Zeile 3 und 4. Wenn Sie eine Linie wie in der Abbildung 15 sehen, lassen Sie die Maustaste und danach die SHIFT-TASTE los. Abbildung 15: Zellinhalte zwischen zwei Zeilen verschieben 14 Inhalte markieren, kopieren und verschieben

15 Zellen bearbeiten 15