Rechts- und zukunftssichere Archivierung von s. von Ralf Steinemann iternity GmbH

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1 Rechts- und zukunftssichere Archivierung von s von Ralf Steinemann iternity GmbH

2 Einführung Die ersetzt in vielen Bereichen bereits heute den üblichen Geschäftsbrief. Jedoch werden in den meisten Unternehmen bei der Archivierung nicht oder nur unzureichend berücksichtigt. Diese Nachlässigkeit kann jedoch teilweise empfindliche Folgen nach sich ziehen.

3 Inhalt Warum sollte man s archivieren? Welche Rahmenbedingungen sollten bzw. müssen beachten werden? Welche Lösungen existieren zur Archivierung? Darstellung verschiedener Lösungsansätze für unterschiedliche Unternehmensgrößen

4 Warum sollte man s archivieren? Gesetzliche Anforderungen (GDPdU, SOX, Basel II etc.) HGB Handelsgesetzbuch 238: behandelt die Verpflichtung zur Buchführung 257: behandelt Unterlagen, die aufzubewahren sind, wie Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie insbesondere Handelsbriefe AO Abgabenordnung 140 steuerrelevante Buchführungspflicht 141 ergänzende Buchführungspflichten 147 sonstige Unterlagen die für die Besteuerung von Bedeutung sind dieser Paragraf ist besonders wichtig! -

5 Relevante Verordnungen USA Sarbanes-Oxley Act Section 404, AML, SEC 17a-4, HIPAA, ISO/PRFTR15801, ISO/WD18509, FDA CFR Part 11, Basel II Capital Accord, Patriot Act, Electronic Evidence Act (Canada)... EMEA IFRS (EU), Solvency II (EU), BSI PD5000 (UK), Public Record Office (UK), Fin. Serv. Authority (UK), AIPA (Italy), NF Z (France), GDPdU & GoBS, HGB, AO, Produkthaftpflichtgesetz (Germany) ASIA 11MEDISDC (Japan), Electronic Ledger Storage Law (Japan)...

6 Welche Anforderungen stellt der Gesetzgeber? Anforderung an eine elektronisch Archivierung gem. GdPDU, SOX etc. Daten müssen manipulationssicher sein (HASH512) Daten dürfen nicht löschbar sein (WORM) Daten müssen Ablaufzeiten einhalten (Retention) Daten müssen auf zukünftige Träger migrierbar sein Revision einzelner Dokumente muss jederzeit möglich sein

7 Beweisführung Im Falle eines Rechtstreites mit einem Kunden oder Lieferanten können s entscheidende Beweise darstellen. Um die Beweiskraft der sicher zustellen müssen diese jedoch gesetzkonform vor Manipulationen geschützt sein.

8 Beweisführung Vor Gericht liegt es im ermessen des Richters, ob er eine als Beweis anerkennt. Wenn eine nicht rechtskonform vor Manipulationen geschützt ist, wird die Gegenseite mit Sicherheit die Echtheit des Beweises anzweifeln.

9 Warum dieser Aufwand? sind nur kleine Text Dateien, die mit jedem PC manipuliert werden können. Diese Manipulation ist nachträglich nicht zu erkennen!

10 Darstellung einer Microsoft Mail Internet Headers Version 2.0 Received: from mail.pyramid.de ([ ]) by exch03.intern.pyramid.de with Microsoft SMTPSVC( ); Wed, 2 Jul :00: Received: from inxmx1.inxserver.de ([ ]) by mail.pyramid.de with Microsoft SMTPSVC( ); Wed, 2 Jul :00: Received: from s112.inxserver.de (s112.inxserver.de [ ]) by inxmx1.inxserver.de (Postfix) with ESMTP id 13B656BC15 for Wed, 2 Jul :00: (CEST) Date: Wed, 2 Jul :00: (CEST) From: FRITSI Newsletter Reply-To: To: Message-ID: Subject: Newsletter der mff-fachgruppe IT-Sicherheit (FRITSI)

11 Fazit Unternehmen müssen ihre geschäftsrelevanten s archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Unternehmen benötigen s. als Beweise bei evtl. Rechtstreitigkeiten. Die Geschäftsführung ist bei die Nichteinhaltung der Bestimmungen persönlich haftbar.

12 Welche Rahmenbedingungen sollten bzw. müssen beachten werden? s sind personenbezogene Daten s können vertrauliche oder private Informationen enthalten Stellen Sie sicher, dass der Betriebs- bzw. Personalrat rechtzeitig in die Planung bzw. Umsetzung miteinbezogen wird!

13 Datenschutz Sobald auch private s versendet werden, dürfen nicht pauschal alle s archiviert werden!

14 Problemstellung s müssen archiviert werden Private s dürfen nicht archiviert werden Mögliche Lösung: Private s im Unternehmen untersagen!

15 Archivierungsformen Selektive Archivierung Der Mitarbeiter oder eine Person bestimmt, welche s archiviert werden Vorteile: weniger Datenvolumen Nachteile: hoher manueller Aufwand fehleranfällig

16 Archivierungsformen Kollektive Archivierung Alle s werden umgehend nach Versandt bzw. empfang archiviert. Vorteile: Es gehen keine s verloren Nachteile: Hohes Datenvolumen Auch potenziell private s werden archiviert

17 Wie sieht das in der Praxis aus?

18 Ablauf der Archivierung -Server Archivierungs- Software Speicher

19 Welche Lösung ist die richtige? Faktoren: Welche Software wird eingesetzt? Wie groß ist das Unternehmen? Wie viele Postfächer sollen gesichert werden? Wie groß ist die Datenmenge?

20 Anbieter von Archivierungssoftware Heilig & Schubert Exchange Server Lotus Notes/Domino Optimal-Systems SMTP Gateway Exchange Biztalk Outlook

21 Heilig & Schubert Anbieter von Dokumentenmanagement- und E- Mail Archivierungs-Software. Hauptsächlich für mittlere bis größere Unternehmen mit 50 oder mehr zu archivierenden Postfächern und eigenen Mailservern.

22 Optimal Systems Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungs-Software. Bietet mit seinem Mailrecorder ein SMTP Gateway, das den kompletten SMTP-Traffic aufzeichnet. Ebenso bietet Optimal-Systems eine Exchange Schnittstelle zu ihrem Enterprise Content Management System.

23 Biztalk Anbieter von Ergänzungsprodukten zu MS Office und Biztalk-Server (Sharepoint). Der Office-Recorder der Firma Biztalk bietet kleinen Unternehmen die Möglichkeit direkt aus Outlook s zu archivieren.

24 Speichersysteme Optische Medien u.a. DVD UDO Festplatten basierte Medien u.a. EMC Centera NetApp iternity HP-iCAS

25 Anforderungen an ein Speichersystem Beim ablegen der Daten auf Speichermedien müssen die Anforderungen des Gesetzgebers berücksichtigt werden. Daten müssen manipulationssicher sein (HASH512) Daten dürfen nicht löschbar sein (WORM) Daten müssen Ablaufzeiten einhalten (Retention) Daten müssen auf zukünftige Träger migrierbar sein Revision einzelner Dokumente muss jederzeit möglich sein

26 Zusammenfassung s müssen archiviert werden. Es existieren Lösungen für alle Unternehmensgrößen. Eine Archivierungs-Lösung besteht immer aus Archivierungssoftware und rechtskonformen Speicher

27 Weitere Informationen Computerwoche Titel: Das ungeliebte Kind -Archivierung Heilig & Schubert Optimal Systems Biztalk EMC Germany.emc.com iternity

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ralf Steinemann Bötzinger Straße Freiburg Fon Fax

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