Brennpunkt Kassenführung - Kassenprüfung im Fokus der digitalen Betriebsprüfung

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1 Brennpunkt Kassenführung - Kassenprüfung im Fokus der digitalen Betriebsprüfung HWK Halle (Saale), Seite

2 Arten von Kassensystemen Kassentypen Offene Ladenkasse Elektronische Registrierkassen PC-(Kassen-) Systeme App - Systeme Weitere Kassen vivjanna13 / fotolia.com Geldlade Schuhkarton Mechanische Registrierkasse Mit und ohne elektronischem Journal Einzel- und Mehrplatz- Kassensysteme Back-Office- System (Verbundsysteme) Handhelds (z.b. Orderbird) Speicherung im Gerät oder der Cloud Auszug Bild Casio Europe DATEV eg Vectron DATEV eg Seite 12 Vectron

3 Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen? Registrierkassen Altsysteme Ohne/mit Einzelaufzeichnung ohne Datenhaltung (im Gerät) ohne Datenexport Prüfung und Durchführung Umrüstung/Nachrüstung auf Anforderungen BMF-Schreiben 2010? Nein BMF-Schreiben Anforderungen für elektronische Registrierkassen (d.s. Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler, Gewinnspielautomaten Einzelaufzeichnung Komplette Datenspeicherung im Gerät oder komplette Archivierung der Daten über Schnittstelle Digitale Prüfbarkeit (Schnittstelle) Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab keine Registrierkassenpflicht zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung unangemeldete Kassennachschau für Verstöße bis zu Bußgeld Ab Seite 21

4 Welche Unterlagen sind für Altkassen aufzubewahren? Belege Organisationsunterlagen Auswertungen Die Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach- Stornobuchungen), Retouren Entnahmen/ Einlagen Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) von Kasse erstellte Rechnungen Rechnungen über 150 Bedienungsanleitung Programmieranleitung Programmabrufe nach jeder Änderung Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainings-speichern u. ä. Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.b. Einstellungen zum Bon-Druck, Unterdrückung von Ausgaben im Druck etc.) Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. Z-Nummer ) zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte Kettenberichte mit lfd. Nr. sowie Finanzbericht, Zahlungswegebericht Warengruppenbericht, Bedienerbericht Kellnerberichte, Spartenberichte im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon Ausdrucke der Trainingsspeicher Betriebswirtschaftliche Auswertungen Seite

5 Welche Unterlagen sind für Altkassen aufzubewahren? Weitere Bedingungen: Protokoll über konkreten Einsatzort und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des Geräts ( 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV) Strukturinformationen (u. a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden Grundsätzlich sind die Daten 10 Jahre aufzubewahren und zu archivieren Hinweis: Soweit die Unterlagen und Daten gesichert sind, kann eine alte Kasse (Hardware!) entsorgt werden Seite 24

6 Zulässig ab Ab nur noch zwei Möglichkeiten Bareinnahmen aufzuzeichnen: Offene Ladenkasse Registrierkassen mit Datenhaltung vivjanna13 / fotolia.com Auszug Bild Casio Europe Seite 25

7 Welche Daten und Unterlagen sind bei Einsatz von Registrierkassen aufzubewahren*? Elektronische Daten Organisationsunterlagen Daten in Papierform alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht!) Elektronisch erzeugte Rechnungen (u.a. Bewirtungsrechnung, Taxirechnung, Einkaufsrechnung Einzelhandel etc.) Strukturinformationen (u.a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat Bedienungsanleitung Programmieranleitung Programmabrufe nach jeder Änderung Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainings-speichern u. ä. Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.b. Einstellungen zum Bon-Druck, Unterdrückung von Ausgaben im Druck etc.) Aufzeichnungen (z.b. Kassenbuch) Buchungsbelege (z.b. Summenendbons, Z-Bons) - keine Buchung ohne Beleg! * Gilt ebenfalls für Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter Seite 26

8 Generelle Anforderungen an den Einsatz elektronischer Registrierkassen Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig. Eine Aufbewahrung der Kassenunterlagen nur in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend konkreter Einsatzort- und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des Geräts ist zu protokollieren und aufzubewahren ( 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV) die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden Seite 27

9 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme Sicherheitsmodul: Kasseneingaben werden mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert, können später nicht mehr unerkannt manipuliert werden Speichermedium: Unveränderbare Speicherung der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Digitale Schnittstelle: Sicherstellen einer reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke der Finanzverwaltung Technologieoffen Zertifiziert durch BSI Jeder Kassenhersteller kann ein Verfahren entwickeln und zertifizieren lassen Änderungen/ Anpassungen am System müssen ebenfalls zertifiziert werden Seite 29

10 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab Einführung einer Kassen-Nachschau Instrument zur Steuerkontrolle im Zusammenhang mit Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme Unangekündigte Nachschau während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Einsichtnahme von Daten der Kasse und Übermittlung von Daten über die digitale Schnittstelle (Datenträgerüberlassung) Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung Seite 30

11 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab Die Geldbuße kann bis betragen (z.b. bei nicht richtiger Verwendung des Systems oder wer Systeme nicht schützt oder mit Software bewirbt und in den Verkehr bringt) Seite 31