Strategie und Personalmanagement im Hamburger Sportbund e.v.

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1 Ralph Lehnert Strategie und Personalmanagement im Hamburger Sportbund e.v. Teil 1: Prozessentwicklung und -verlauf 4. Internationaler Hamburger Sport-Kongress Hamburg, 8. November 2008

2 Prozessentwicklung und -verlauf 1. Leitbild 2. Kernprozesse 3. Strategie 4. Satzung: Aufgaben 5. Satzung: Struktur des Präsidiums 6. Personal 7. Interne Organisation

3 Leitbild des HSB Wir bewegen Hamburg (Gesellschaft, Werte) Wir übernehmen Verantwortung (Menschenbild, Demokratie) Wir prägen Kultur (Partizipation, Kommunikation) Wir pflegen Vielfalt (Sportangebote, Ethik) Wir sichern die Zukunft (Führung) Wir leben Wertschätzung (Mitarbeit)

4 Leitbild: Wir sichern die Zukunft Unser Führungsverhalten ist partnerschaftlich und zeichnet sich durch Transparenz, Ehrlichkeit und gegenseitigen Respekt aus. Sowohl Lob und Anerkennung als auch konstruktive Kritik sind für uns wertschätzende Instrumente gelungener Führungsarbeit. Führen heißt für uns auch, die Ziele, Anliegen und den Zweck unserer Sportorganisation ständig weiterzuentwickeln und aus erzielten Ergebnissen zu lernen. Deshalb legen wir großen Wert auf die Qualifizierung unserer Führungskräfte. Mit Erfolg versprechenden Organisationsstrukturen und kooperativen Führungsmethoden realisieren wir die Aufgaben und Interessen des Hamburger Sportbundes.

5 Leitbild: Wir leben Wertschätzung Unsere engagierten und leistungsbereiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser wichtigstes Gut, um unsere gesteckten Ziele zu erreichen. Wir verpflichten uns, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Entscheidungen unserer Organisation laufend transparent zu machen, damit sie sich mit den Zielen des Hamburger Sportbundes identifizieren können. Das Miteinander unserer Ehrenamtlichen und Hauptberuflichen ist von Wertschätzung, gegenseitigem Vertrauen und partnerschaftlicher Zusammenarbeit getragen. Deshalb werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Vorbereitung von Entscheidungen konstruktiv eingebunden.

6 Kernprozesse Sportpolitik Finanzen Breitensport Leistungssport Vereins-/Verbandsentwicklung Sportinfrastruktur Dienstleistung Sportjugend

7 Kernprozesse Hamburger Sportbund Breitensport Sportpolitik Finanzen Leistungssport Vereins-/ Verbandsentwickl. Dienstleistung Sportinfrastruktur Sportjugend

8 Strategische Zielplanung Vorarbeit durch Hauptamt mit externer Beratung moderierter Diskussionsprozess innerhalb des HSB-Präsidiums Formulierung eines Hauptziels sowie verschiedener Teilziele für jeden Bereich Erarbeitung von Zwischenzielen, Parametern und Maßnahmen in Zusammenarbeit mit zuständigen Landesausschüssen

9 Strategische Zielplanung Sportpolitik: Interessenvertretung, Autonomie, Repräsentanz Finanzen: Institutionelle / zweckgebundene Sportförderung Breitensport: Zielgruppenorientierung, Förderkonzepte Leistungssport: Rahmenbedingungen Nachwuchsleistungssport Vereins-/Verbandsentwicklung: Personal-/Organisationsentwicklung Sportinfrastruktur: Bedarfsgerechte Ausstattung, kostenfreie Nutzung Dienstleistung: Kundenorientierung, Beschäftigungsprogramme Sportjugend: Kompetenz, Bildung, Chancengerechtigkeit

10 Strategische Zielplanung Hamburger Sportbund Breitensport Sportpolitik Finanzen Leistungssport Vereins-/ Verbandsentwickl. Dienstleistung Sportinfrastruktur Sportjugend Strategie

11 Satzungsgemäße Aufgaben Änderung / Anpassung des 4 der HSB-Satzung: Aufgaben des HSB in Anlehnung an langfristige strategische Hauptziele

12 Satzungsgemäße Aufgaben Hamburger Sportbund Breitensport Sportpolitik Finanzen Leistungssport Vereins-/ Verbandsentwickl. Dienstleistung Sportinfrastruktur Sportjugend Strategie Aufgaben

13 Ehrenamtliche Präsidiumsstruktur Änderung / Anpassung des 10 der HSB-Satzung: Das Präsidium : Präsident/in Vizepräsident/in Finanzen Vizepräsident/in Breitensportentwicklung Vizepräsident/in Leistungssportentwicklung Vizepräsident/in Frauen im Sport und Vereins-/Verbandsentwicklung Vizepräsident/in Sportinfrastruktur Vorsitzende/r der Hamburger Sportjugend

14 Ehrenamtliche Präsidiumsstruktur Änderung / Anpassung des 10 der HSB-Satzung: Das Präsidium :

15 Ehrenamtliche Präsidiumsstruktur Hamburger Sportbund Breitensport Sportpolitik Finanzen Leistungssport Vereins-/ Verbandsentwickl. Dienstleistung Sportinfrastruktur Sportjugend Strategie Aufgaben Präsidium

16 Hauptamtliche Personalstruktur Reorganisation der hauptamtlichen Personalstruktur durch das Projekt Kernprozesse und Aufbaustruktur (Begleitung durch Prof. Dr. Knut Dahlgard)

17 Hauptamtliche Personalstruktur Hamburger Sportbund Breitensport Sportpolitik Finanzen Leistungssport Vereins-/ Verbandsentwickl. Dienstleistung Sportinfrastruktur Sportjugend Strategie Aufgaben Präsidium Personal

18 Interne Organisationsstrukturen Stellenbeschreibungen (Projekt Umsetzung Aufbaustruktur, Begleitung durch Prof. Dr. Knut Dahlgard) Haushaltsplan Kontenplan EDV-Ordnerstruktur

19 Interne Organisationsstrukturen Hamburger Sportbund Breitensport Sportpolitik Finanzen Leistungssport Vereins-/ Verbandsentwickl. Dienstleistung Sportinfrastruktur Sportjugend Strategie Aufgaben Präsidium Personal Organisation

20 Es folgt:

21 Ralph Lehnert Strategie und Personalmanagement im Hamburger Sportbund e.v. Teil 2: Umsetzung und Instrumente 4. Internationaler Hamburger Sport-Kongress Hamburg, 8. November 2008

22 Umsetzung und Instrumente 1. Präsidiumsdiskussion und -beschluss 2. Beteiligungsprozess Betriebsrat 3. Organigramm 4. Stellenbesetzungen 5. Stellenbeschreibungen 6. Mitarbeitergespräch 7. Fazit 8. HSB-Seminare Vereinsmanagement

23 Präsidiumsdiskussion und -beschluss Begleitende Steuerung des Gesamtprozesses durch eine Projektsteuerungsgruppe, bestehend aus drei Präsidiumsmitgliedern, drei hauptamtlichen Mitarbeitenden und der externen Beratung. Vorstellung der Ergebnisse im Präsidium durch externe Beratung und anschließende Diskussion in zwei Sitzungen. Beschlussfassung der neuen Personalstruktur auf der Grundlage eines Stellen-Organigramms mit der Maßgabe, die Umsetzung innerhalb des beschlossenen Personalkostenrahmens zu realisieren.

24 Beteiligungsprozess Betriebsrat Betriebsverfassungsrechtliche Beteiligung des Betriebsrates gem. 87, 90, 111 BetrVG. Mitarbeit eines BR-Vertreters im Projektteam mit Geschäftsleitung und externem Berater. Teilnahme an Sitzungen der Steuerungsgruppe und des Präsidiums. Zustimmung des BR nach Beschluss des Präsidiums.

25 Organigramm

26 Stellenbesetzungen Anforderungsprofil: Fachkompetenz, Führungsfähigkeit, Teamfähigkeit, Strategiefähigkeit Stellenausschreibung: Wo und wie finde ich meine Zielgruppe? Bewerberauswahl: Unterlagen, Gespräch Einarbeitungsprozess: Betreuung, Begleitung, Coaching Ggf. hausinterne Umsetzungen oder Outplacement

27 Formeller Teil: Bezeichnung Inhaber/in Wochenstundenzeit Vorgesetzte / nachgeordnete Stellen aktive / passive Vertretung Genehmigungs- / Überarbeitungstermin Stellenbeschreibungen

28 Stellenbeschreibungen Inhaltlicher Teil: Ziel Hauptaufgaben Befugnisse Qualifikationsanforderungen Stellenbewertung

29 Mitarbeitergespräche: Ziele Förderung einer dauerhaften, zielorientierten und konstruktiven Zusammenarbeit von Vorgesetzten und ihren direkten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie zur Entwicklung kooperativer Arbeitsbeziehungen durch Aussprechen von Lob, Anerkennung und Kritik und das gemeinsame Vereinbaren von Zielen sowie persönlichen Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen Beratung, Unterstützung und Förderung der Mitarbeitenden bezüglich ihrer individuellen Weiterentwicklung Abgleich der Unternehmensziele mit den Zielen der Mitarbeitenden Transparenz durch strukturiertes Verfahren

30 Mitarbeitergespräche: Inhalte Rückschau auf die vergangene Arbeitsperiode Einschätzung der Zielerreichung der Mitarbeitenden (Feedback der/des Vorgesetzten und Selbsteinschätzung des/der Mitarbeitenden) Zusammenarbeit von Mitarbeiter/in und Vorgesetzter/m sowie Kollegen Erkannte Stärken und Schwächen des/der Mitarbeitenden Arbeitszufriedenheit des/der Mitarbeitenden Gemeinsame Festlegung der Ziele des/der Mitarbeitenden für die kommende Arbeitsperiode

31 Mitarbeitergespräche: Inhalte Weiterbildungsbedarf des/der Mitarbeitenden gekoppelt an die Zielfestlegung Klärung, welche individuellen fachlichen, beruflichen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten der/dem Mitarbeitenden offen stehen

32 Schwerpunkt: Feedback zentraler Bestandteil des Mitarbeitergesprächs zentrale Maßnahme zur Verbesserung des Betriebsklimas zentraler Punkt im alltäglichen Miteinander regelmäßige (Selbst-)Reflektion in gemeinsamen Seminaren

33 Mitarbeitergespräche: Einführung Kommunikationsschulung für Führungskräfte und Mitarbeitende Entwicklung gemeinsamer Leitlinien für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen Vorstellung des Führungsinstruments Mitarbeitergespräch Erprobungsphase mit freiwilliger Dokumentation in Personalakte Dokumentation in Personalakte nach gegenseitigem Einverständnis über Gesprächsprotokoll regelmäßige Gespräche, mindestens einmal jährlich, zwischen Führungskraft und direkt nachgeordneten Mitarbeitenden

34 Rahmenbedingungen Häufigkeit: mind. 1 x jährlich, 2 x in der Probezeit, 1 x vor Ausscheiden Gesprächsdauer: ca. 1 bis 1 ½ Stunde Vorbereitung durch Fragengerüst Dokumentation: Gesprächsprotokoll (gegenseitige Abzeichnung), Ablage Personalakte BR-Teilnahme auf Wunsch des MA ( 82 BetrVG)

35 Weitere Hilfsmittel Checkliste To Do s Fragenkatalog als Orientierungsrahmen für Vorbereitung und Gesprächsführung Protokollmaske

36 Resümee Anfangsschwierigkeiten durch eingefahrene Kommunikationsstrukturen Gute Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden Notwendig: laufende Erinnerung an Durchführung regelmäßige Feedback-Übungen Integration neuer Mitarbeitender in das System Andauernder Innovationsprozess Gute Kommunikationsgrundlage im ganzen Haus

37 Fazit Komplexe strukturelle Zusammenhänge zwischen Leitbild, Strategie, Personalmanagement und Organisation. Analytisch korrekte Vorgehensweise ( wahre Lehre ) vs. Sachzwänge in der Realität. Systematik der Instrumente schafft Transparenz und Vertrauen Trotz aller Regelungsmechanismen: Führungs- und Menschenbild maßgeblich.

38 HSB-Seminare Vereinsmanagement Veränderungsmanagement für Vereine und Verbände Stellenbeschreibungen Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument Info: Andrea Kleipoedszus, 040/ , Andreas Ohlrogge, 040/ ,

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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