Der betriebliche Datenschutzbeauftragte

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1 Der betriebliche Datenschutzbeauftragte Durch die fortschreitende Verbreitung der automatischen Datenverarbeitung sind die Gefahren des Datenmissbrauchs stetig gestiegen. Bei der Begrenzung dieser Gefahr kommt dem im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelten Prinzip der innerbetrieblichen Selbstkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten (DSB) daher eine große Bedeutung zu. Wann und wie muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden? Ein Datenschutzbeauftragter ist zu bestellen, wenn in einem Betrieb 1. mehr als neun Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder 2. personenbezogene Daten auf andere Weise erhoben, verarbeitet oder genutzt werden und damit in der Regel mindestens 20 Personen beschäftigt werden. Unter personenbezogenen Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zu verstehen. Zu den Personen, nach deren Anzahl sich die Bestellungspflicht bestimmt, gehören auch die Geschäftsführer, Teilzeitkräfte, Auszubildende, Praktikanten sowie Leihpersonal. In bestimmten Fällen ist ein Datenschutzbeauftragter unabhängig von der Anzahl der mit der Verarbeitung von Daten beschäftigten Personen zu bestellen. Nämlich dann, wenn 1. automatisierte Verarbeitungen vorgenommen werden, die aufgrund besonderer Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen einer Vorabkontrolle gemäß 4d Abs. 5 BDSG unterliegen (z. B. bei Daten über die Gesundheit oder die Fähigkeiten einer Person) oder 2. personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten (aber auch der nicht-anonymisierten) Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung automatisiert verarbeitet werden. Die Bestellung des Datenschutzbeauftragten muss schriftlich innerhalb eines Monats nach Aufnahme der datenverarbeitenden Tätigkeit erfolgen. Das Schriftstück sollte die wesentlichen Rechte und Pflichten beider Parteien enthalten. Wird trotz bestehender Pflicht kein Datenschutzbeauftragter bestellt, oder erfolgt die Bestellung nicht rechtzeitig bzw. nicht in der vorgeschriebenen Weise, muss mit einem Bußgeld von bis zu gerechnet werden. Dabei ist zu beachten, dass die Geldbuße den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter (Unternehmer) aus dem Verstoß gegen die Bestellungspflicht gezogen hat, überschreiten soll. So kann die Geldbuße den Betrag von auch überschreiten.

2 Welche persönlichen Anforderungen hat ein Datenschutzbeauftragter zu erfüllen? Zum Datenschutzbeauftragten darf nur bestellt werden, wer die zur Erfüllung dieser Aufgaben erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. Dabei ist die Fachkunde einzelfallabhängig vom jeweiligen Bedarf im Unternehmen. Kriterien hierbei sind insbesondere der Umfang der Datenverarbeitung und der Schutzbedarf der personenbezogenen Daten im Unternehmen. Zur erforderlichen Fachkunde gehören EDV-technische, betriebswirtschaftliche und datenschutzrechtliche Kenntnisse. Zu erwarten sind außerdem organisatorische und pädagogische Fähigkeiten sowie Konfliktbereitschaft und die Fähigkeit zu kommunikativer Arbeit. Die gesetzlichen Anforderungen an die Zuverlässigkeit des DSB sind erfüllt, wenn der DSB aufgrund seiner persönlichen Eigenschaften sowie seines Verhaltens geeignet ist, seine Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen. Zur persönlichen Zuverlässigkeit gehören unter anderem Verschwiegenheit, Unbestechlichkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein. Fachliche Zuverlässigkeit ist gegeben, wenn die Arbeitsweise des DSB durch Sorgfalt und Gründlichkeit bestimmt wird. An die Zuverlässigkeit sind hohe Anforderungen zu stellen, die beispielsweise bei einschlägigen Vorstrafen nicht vorliegen. Um eine effektive Selbstkontrolle zu gewährleisten und Interessenkollissionen zu vermeiden, scheiden Personen, die ein eigenes Interesse am Unternehmen oder Leitungsfunktion haben, als DSB regelmäßig aus. Der DSB sollte insbesondere nicht der Geschäftsführung angehören. Ist in einem Betrieb keine geeignete Person vorhanden, kann auch ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte zu erfüllen? Die wesentlichen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten werden in 4g BDSG genannt. Zu ihnen zählen insbesondere folgende Aufgaben: Einwirkung auf die Einhaltung des BDSG und anderer Vorschriften über den Datenschutz durch Koordinierung und Überwachung der Maßnahmen für Datenschutz und sicherung Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme Schaffung von Transparenz in der betrieblichen Datenverarbeitung Beratung über technische und organisatorische Maßnahmen im Bereich der Datenverarbeitung Schulung der Mitarbeiter Erteilung von Auskünften an die Betroffenen in Angelegenheiten des Datenschutzes sowie Benachrichtigung des Betroffenen über die Datenerhebung Vertretung des Unternehmens in datenschutzrechtlichen Fragen Verfassen eines Tätigkeitsberichts am Ende des Geschäftsjahres Durchführung der Vorabkontrolle risikoreicher Anwendungen, unter Umständen in Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde ( 4d Abs. 6 BDSG) Zur Verfügungstellung des Verfahrensverzeichnisses an Jedermann zur Einsicht ( 4g Abs. 2 BDSG)

3 Welche Rechte und Pflichten haben Datenschutzbeauftragte und Unternehmer? Zur effektiven Wahrnehmung seiner Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte eine Reihe von Befugnissen und Rechten gegenüber der Geschäftsführung, die ihn bei seiner Aufgabenerfüllung aktiv zu unterstützen hat: Der DSB ist der Geschäftsführung disziplinarisch unmittelbar zu unterstellen und es ist ein direktes Vortragsrecht und eine direkte Vortragspflicht sicherzustellen Bei der Anwendung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes ist der DSB weisungsfrei, so dass er allein entscheidet, wann und wie er welche Initiativen ergreift Der DSB darf wegen seiner Tätigkeit weder vom Arbeitgeber noch von anderen Mitarbeitern des Betriebes benachteiligt werden Die Bestellung des DSB kann durch die Unternehmensleitung widerrufen werden, wenn die Aufsichtsbehörde dies verlangt oder wenn ein wichtiger Grund im Sinne von 626 BGB vorliegt Der DSB untersteht dem besonderen Kündigungsschutz gemäß 4f Abs. 3 Satz 5 BDSG, wonach eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses während der Bestellung als DSB nur noch bei Vorliegen eines wichtigen Grundes ( 626 BGB) möglich ist; dieser Kündigungsschutz besteht für ein Jahr nach Beendigung des Amtes als DSB fort. Der Kündigungsschutz nach 4f Abs.3 BDSG greift allerdings nicht, wenn das Unternehmen den DSB freiwillig bestellt hat. Zur Erhaltung der zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Fachkunde hat die verantwortliche Stelle dem DSB die Teilnahme an entsprechenden Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen zu ermöglichen und deren Kosten zu übernehmen ( 4f Abs.3 Satz 7 BDSG). Der DSB ist zur Verschwiegenheit über die Identität des Betroffenen sowie über Umstände, die Rückschlüsse auf den Betroffenen zulassen, verpflichtet Die Geschäftsführung hat den DSB bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen. Sie hat ihm die erforderliche Zeit zur Wahrnehmung seiner Tätigkeit einzuräumen und ihm die Möglichkeit zur eigenen sowie zur Schulung der Mitarbeiter zu geben. Die Unterstützungspflicht bezieht sich auch auf funktionsgerechte Arbeitsbedingungen, so dass die Geschäftsführung dem DSB die erforderlichen Mittel wie Hilfspersonal, Geräte und eigene Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen hat. Bei neuen Projekten im Rahmen der automatisierten Verarbeitung ist der DSB rechtzeitig zu informieren, damit er notwendige Datenschutzaspekte einbringen kann. Weiterhin ist dem DSB eine Übersicht über die Dateien und über die Datenverarbeitungsanlagen bereitzustellen. Die Internetseite der Landesdatenschutzbeauftragten NRW mit weiterführenden Informationen finden Sie unter Weitere Informationsquellen: Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit oder Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherung: Berufsverband der Datenschutzbeauftragten:

4 Virtuelles Datenschutzbüro: Informationsportal: Zentralarchiv für Tätigkeitsberichte des Bundes- und der Landesdatenschutzbeauftragten und der Aufsichtsbehörden für den Datenschutz Hinweis: Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK Köln - nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Stand: September 2015 Mitgliedsunternehmen der IHK Köln und solche Personen, die in der Region Köln die Gründung eines Unternehmens planen, erhalten weitere Informationen bei: Birgit Wirtz Tel Fax Industrie- und Handelskammer zu Köln Unter Sachsenhausen Köln

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