Integration von Conferencing mit IBM Lotus Sametime, Benutzerhandbuch

Transkript

1 USER GUIDE Conferencing Integration von Conferencing mit IBM Lotus Sametime, Benutzerhandbuch Überblick... 2 Unterstützte Plattformen... 2 Unterstützte Sprachen Installationsverfahren Schaltfläche und Menü in der Actionbar des Hauptfensters Einstellungen festlegen und ändern... 3 Meetings verwalten Advanced/Customized Netzwerk-Konferenzen hinzufügen Tools-Menü im Sametime Hauptfenster Eine Konferenz von Ihrer Sametime Kontakteliste aus starten Schaltfläche in der Actionbar des Chat-Fensters Tipps zur Schaltfläche in der Actionbar des Chat-Fensters... 6 Audio Netzwerk Audio und Netzwerk Muster für Einladungen per Chat-Nachricht... 7 Audio Netzwerk Audio und Netzwerk Bildschirm Konferenz starten... 8 Web-Moderator starten... 8 Nach Aktualisierungen suchen

2 Überblick Durch Integration von Conferencing mit IBM Lotus Sametime sind Anwender in der Lage, direkt von ihrem Sametime Instant Messaging Client aus eine Audio- oder Netzwerk-Konferenz zu starten und Einladungen zu solchen Meetings zu versenden. Weiter haben Anwender die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Conferencing-Abonnements zu verwalten und unter Verwendung ihrer Benutzer-ID und ihres Passworts für My Meetings verwalten detaillierte Angaben zu Audio- und Netzwerk-Konferenzen in das Plug-in zu importieren oder manuell hinzuzufügen. Beim Sametime Instant Messaging Client gibt es mehrere Stellen, von denen aus ein Anwender Meetings starten oder Meeting-Einladungen versenden kann: 1. von der Actionbar des Hauptfensters (rotes Telefon-Icon), 2) vom Tools-Menü unter der Actionbar des Hauptfensters oder 3) aus einer Chat- Sitzung. Bei allen drei Methoden besteht die Möglichkeit, eine Einladung zum Meeting zu versenden, die detaillierte Informationen zur Audio- und/oder Netzwerk-Konferenz und einen Click-to-join-Link enthält. Sobald ein Anwender sich in einer Konferenz befindet, stehen ihm die Audio-Konferenz- Steuerfunktionen von Verizon zur Verfügung, entweder in Form von Eingaben über sein Tastentelefon oder online über das web-basierte Anruf-Management-Tool Instant Meeting Web-Moderator. Unterstützte Plattformen IBM Lotus Sametime Connect Client Release oder höher (nur die Stand-alone-Version) wird von den folgenden Plattformen unterstützt: Microsoft Windows XP Windows Vista Unterstützte Sprachen Folgende Sprachen werden unterstützt; Englisch Deutsch Französisch Japanisch Installationsverfahren Die Plug-in- und Download-Anleitungen finden Sie unter in der Menüleiste Konferenzleiter- Tools. Wählen Sie aus den Konferenzleiter-Tools Sametime Integration aus. Eine PDF mit den Installationsanweisungen finden Sie auf der Plug-in-Downloadseite. Es wird empfohlen, die Download-Anweisungen aus dem Installationshandbuch zu befolgen. Schaltfläche und Menü in der Actionbar des Hauptfensters Nach der Installation des Plug-ins steht wie unten dargestellt in der Sametime Actionbar ein Icon in Form eines roten Telefons sowie ein Drop-down-Menü zur Verfügung: Rotes Telefon- Icon in der Menüleistered 2

3 Das rote Telefon-Icon öffnet das folgende Dropdown-Menü: Konferenz starten Meetings verwalten Einstellungen Info Hilfe Einstellungen festlegen und ändern Wählen Sie Einstellungen, um Ihre detaillierten Angaben zur Instant Meeting- oder Netzwerk-Konferenz hinzuzufügen: Zunächst stehen nur Einstellungen, Info und Hilfe zur Verfügung. Nachdem der Anwender seine Einstellungen vorgenommen hat, steht auch Meetings verwalten zur Verfügung. Unter Einstellungen sind wie nachfolgend dargestellt vom Anwender die folgenden Informationen einzugeben: Vor- und Nachname Rückrufnummern Spracheinstellungen Meetings importieren Netzwerk-Konferenzen (falls zutreffend) Datenschutzvereinbarungen lesen und ihnen zustimmen Web-Moderator aktivieren 3

4 Zum Importieren von Konferenzen benötigen Sie Ihre Benutzer-ID und Ihr Passwort für MyMeetings verwalten, wie die nachfolgende Abbildung zeigt. Nachdem der Anwender vom Bildschirm Einstellungen seine Konferenzen importiert oder vom Bildschirm Meine Meetings verwalten Konferenzen hinzugefügt hat und ein Online-User ausgewählt wurde, wird das Menü Konferenz starten aktiviert. Meine Meetings verwalten Unter Meine Meetings verwalten können Sie folgende Aktionen durchführen: Vor- und Nachname werden automatisch eingefügt, wenn der Abschnitt Einstellungen ausgefüllt wurde. Rückrufnummern werden automatisch eingefügt, wobei sämtliche Rückrufnummern vom Bildschirm Einstellungen übernommen werden und die Standardauswahl als aktuelle Rückrufnummer angezeigt wird. Einzelheiten zur Instant Meeting Audio- und/oder Netzwerk-Konferenz werden automatisch eingefügt, wenn der Abschnitt Einstellungen ausgefüllt wurde. (Sie müssen über ein gültiges Audio- oder Netzwerk-Konferenzkonto verfügen, sonst werden keine Meetings eingefügt.) Bei manuellem Hinzufügen eines Meetings werden Sie vom System aufgefordert, die Bezeichnung des Meetings, das Land und die anzurufende Nummer anzugeben, das Konferenzleiter-Kästchen anzuklicken und den Konferenzleiter-/Teilnehmer-Zugangscode einzugeben. Bei manuellem Hinzufügen einer Netzwerk-Konferenz werden Sie vom System aufgefordert, die Bezeichnung des Meetings einzugeben, das Presenter-Kästchen anzuklicken, die Meeting-Nummer, den Meeting-Zugangscode, den Presenter-Zugangscode sowie Benutzer-ID und Kennwort für MyMeetings verwalten einzugeben. Meeting-Informationen ansehen und ändern Audio- und/oder Netzwerk-Konferenz starten/daran teilnehmen Ansehen und bearbeiten Meeting manuell hinzufügen Konferenz starten/ teilnehmen Entfernen Konferenz starten 4

5 Advanced/Customized Netzwerk-Konferenzen hinzufügen Wenn bei Einstellungen das Kästchen Advanced/Customized ein Häkchen enthält, müssen Sie auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten Ihre Advanced/Customized Net Conference URL angeben. Durch Klicken auf Meeting hinzufügen öffnet sich folgendes Fenster. Hier sind vom Benutzer Meeting- Bezeichnung sowie Teilnehmer- und Presenter-URLs einzugeben. Klicken Sie dann auf OK. (Dieses Fenster öffnet sich nur bei der erstmaligen Einrichtung.) Die URLs erhalten Sie, indem Sie sich bei MyMeetings verwalten unter anmelden. Wählen Sie die Möglichkeit Netzwerk-Konferenz aus und hier die Abonnement-Art Advanced oder Customized. Wählen Sie zum Auffinden der Teilnehmer- und Presenter-URL Meeting Now Details aus. Tools-Menü des Sametime Hauptfensters Das Plug-in ergänzt das Tools-Menü des Hauptfensters mit der Menü-Position Conferencing. Die Menü-Position Conferencing hat folgende Untermenüs: Konferenz starten Meetings verwalten Einstellungen Info Hilfe 5

6 Integration von Conferencing mit IBM Lotus Sametime, Benutzerhandbuch Eine Konferenz von Ihrer Sametime Kontakteliste aus starten Wählen Sie eine Person aus der Kontakteliste aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Daraufhin öffnet sich ein Menü mit mehreren Optionen. Wählen Sie aus diesem Dropdown-Menü Konferenz starten aus, um so eine Instant Meeting-Konferenz oder eine Netzwerk-Konferenz zu starten. Schaltfläche in der Actionbar des Chat-Fensters Das Plug-in stellt Ihnen wie unten dargestellt in der Actionbar des Chat-Fensters ein Icon in Form eines roten Telefons zur Verfügung: Das Drop-down-Menü hat folgende Auswahlmöglichkeiten: Audio-Konferenz starten Netzwerk-Konferenz starten Audio- und Netzwerk-Konferenz starten Tipps zur Actionbar des Chat-Fensters Audio-Konferenz starten Dieses Menü ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten keine Konferenzleiter-Audio-Konferenzen angezeigt werden. Wenn bei Einstellungen das Kästchen für die Datenschutzvereinbarungen nicht angeklickt wurde, erscheint eine Fehlermeldung, und der Vorgang wird unterbrochen. Audio-Konferenz starten Sendet eine Chat-Nachricht mit detaillierten Angaben zur Teilnahme an dieser Audio-Konferenz an alle Chat-Teilnehmer. Netzwerk-Konferenz starten Dieser Menüpunkt ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten keine Presenter-Netzwerk-Konferenzen angezeigt werden. Wenn bei Einstellungen das Kästchen für die Datenschutzvereinbarungen nicht angeklickt wurde, erscheint eine Fehlermeldung, und der Vorgang wird unterbrochen. Netzwerk-Konferenz starten Sendet eine Chat-Nachricht mit detaillierten Angaben zur Teilnahme an der Netzwerk-Konferenz an alle Chat-Teilnehmer. 6

7 Audio- und Netzwerk-Konferenz starten Dieser Menüpunkt ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten keine Konferenzleiter-Audio- oder Presenter-Netzwerk-Konferenzen angezeigt werden. Wenn bei Einstellungen das Kästchen für die Datenschutzvereinbarungen nicht angeklickt wurde, erscheint eine Fehlermeldung, und der Vorgang wird unterbrochen. Starten Sie die Audio-Konferenz wie oben beschrieben. Netzwerk-Konferenz starten Sendet eine Chat-Nachricht mit detaillierten Angaben zur Teilnahme an der Audio- und Netzwerk-Konferenz an alle Chat-Teilnehmer. Muster für Einladungen per Chat-Nachricht Nur Audio Klicken Sie auf den folgenden Link, um an der Audio-Konferenz teilzunehmen: Sollten Sie nicht über den oben genannten Link teilnehmen können, wählen Sie sich bitte mit einer der nachfolgend gelisteten Rufnummern ein: USA: GEBÜHRENPFLICHTIG: (1) GEBÜHRENFREI: Teilnehmer-Zugangscode: Nur Netzwerk Klicken Sie auf den folgenden Link, um an der Netzwerk-Konferenz teilzunehmen: Sollten Sie nicht über den oben genannten Link an der Netzwerk-Konferenz teilnehmen können, folgen Sie bitte diesen Anweisungen: An der Einweisung in Netzwerk-Konferenzen teilnehmen: Meeting-Nummer: Meeting-Zugangscode: Meeting-Gastgeber: All Purpose Meeting WebEx No Passcode 1. Jetzt am Meeting teilnehmen 2. Die eingabepflichtigen Felder ausfüllen. 3. Bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzvereinbarungen gelesen haben. 4. Klicken Sie auf Weiter. Audio und Netzwerk Klicken Sie auf den folgenden Link, um an der Audio- und Netzwerk-Konferenz teilzunehmen: Sollten Sie nicht über den oben genannten Link teilnehmen können, wählen Sie sich bitte mit einer der nachfolgend aufgelisteten Rufnummern ein: USA: GEBÜHRENPFLICHTIG: (1) GEBÜHRENFREI: Teilnehmer-Zugangscode: Sollten Sie nicht über den oben genannten Link an der Netzwerk-Konferenz teilnehmen können, folgen Sie bitte diesen Anweisungen: An der Einweisung in Netzwerk-Konferenzen teilnehmen: Meeting-Nummer: Meeting-Zugangscode: Meeting-Gastgeber: All Purpose Meeting WebEx No Passcode 1. Jetzt am Meeting teilnehmen 2. Die eingabepflichtigen Felder ausfüllen. 3. Bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzvereinbarungen gelesen haben. 4. Klicken Sie auf Weiter. 7

8 Bildschirm Konferenz starten Mit der Auswahl von Konferenz starten stehen dem Anwender folgende Funktionen zur Verfügung: Abschnitt Zur Konferenz eingeladen : Sämtliche im Hauptfenster ausgewählten Kontakte werden der Liste der eingeladenen Konferenzteilnehmer hinzugefügt. Die Liste der eingeladenen Konferenzteilnehmer kann im Drag-and-Drop-Verfahren mit Kontakten erweitert werden. Das Entfernen des Tabs entfernt den ausgewählten eingeladenen Konferenzteilnehmer von der Liste. Abschnitt Konferenz-Optionen : Der Benutzer kann im Drop-down-Menü auswählen, welche Audio- und/oder Netzwerk-Konferenz er für seine Konferenz verwenden möchte. Wenn es keine Audio-Konferenz-Abonnements gibt, sind das Kästchen für Audio-Konferenz und die Drop-down-Auswahlliste deaktiviert. Wenn es keine Netzwerk-Konferenz-Abonnements gibt, sind das Kästchen für Netzwerk-Konferenz und die Drop-down-Auswahlliste deaktiviert. Das Anklicken der Schaltfläche Konferenz starten schickt an alle eingeladenen Konferenzteilnehmer eine Chat-Nachricht mit Einzelheiten zur Audio- und/oder Netzwerk-Konferenz. Web-Moderator starten Wenn der Web-Moderator unter Einstellungen für automatisches Starten eingerichtet wurde, erscheint auf Ihrem Bildschirm folgendes Dialogfenster, sobald eine Instant Meeting Audio- Konferenz gestartet wurde. Dieses Fenster erscheint nicht, wenn der Web-Moderator unter Einstellungen nicht für automatisches Starten eingerichtet wurde. In diesem Fall muss der Anwender den Web-Moderator nach einem anderen Verfahren starten. 8

9 Nach Aktualisierungen suchen Um nach Updates zu suchen, klicken Sie einfach im Menü Info auf Nach Aktualisierungen suchen. Durch Klicken auf Neueste Version herunterladen erhalten Sie eine genaue Anleitung, wie Sie Ihr Plug-in aktualisieren. Über Verizon Business Verizon Business ist eine Geschäftseinheit von Verizon Communications (NYSE: VZ) und ein weltweit führender Anbieter von Kommunikations- und IT-Lösungen. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden auf der Basis fachlicher Expertise und des engmaschigsten IP-Netzwerks der Welt mit preisgekrönten Lösungen für die Bereiche Kommunikation, IT, Informationssicherheit und Netzwerke. Verizon Business sorgt für die sichere Kommunikation mit Kunden, Partnern, Lieferanten und Mitarbeitern über immer komplexer werdende Unternehmensstrukturen hinweg. Ziel im so genannten extended enterprise ist es, Produktivität und Effizienz zu steigern, Sicherheit zu gewährleisten und dabei die Umwelt zu schonen. Viele der weltweit größten Unternehmen und Behörden darunter 96 Prozent der Fortune 1000-Unternehmen sowie tausende Regierungsbehörden und Bildungseinrichtungen - vertrauen auf die Professional und Managed Services sowie die Netzwerktechnologien von Verizon Business, die zur Optimierung ihrer geschäftlichen Abläufe beitragen. Weitere Informationen unter verizonbusiness.com 2009 Verizon. Alle Rechte vorbehalten. UG13686 DE 5/09 Namen und Logos von Verizon und Verizon Business sowie alle anderen Namen, Logos und Slogans, die sich auf Produkte und Services von Verizon beziehen, sind Markenzeichen und Dienstleistungsmarken oder geschützte Marken und sonstige Kennzeichen bzw. registriertemarkenzeichen und Dienstleistungsmarken von Verizon Trademark Services LLC oder seiner verbundenen Unternehmen in den VereinigtenStaaten und/oder anderen Ländern. Alle anderen Markenzeichen und Dienstleistungsmarken gehören ihren jeweiligen Eigentümern. 9