Social Enterprise Plattformen Best of Breed gleich Best for Use?

Transkript

1 Social Enterprise Plattformen Best of Breed gleich Best for Use? Architekturüberlegungen aus Nutzersicht 9. Oktober 2013 Dr. Hermann Löh Senior Consultant/Expert Collaboration and Innovation, bridgingit Copyright BridgingIT GmbH

2 bridgingit das Unternehmen Gründung der BridgingIT GmbH Anfang 2008 als IT-Beratungsunternehmen Starkes organisches Wachstum auf aktuell über 270 Mitarbeiter Kundennähe durch regionalen Fokus an den Standorten Mannheim, München, Stuttgart, Karlsruhe, Frankfurt und Köln Unabhängigkeit und Stabilität durch Eigenfinanzierung und durchgängigen wirtschaftlichen Erfolg Neutraler Beratungspartner ohne Produkt- oder Vertriebsbindung Fokus auf Qualität und Nachhaltigkeit durch hohe Beteiligung der Mitarbeiter an der Unternehmensentwicklung nah unabhängig nachhaltig bridgingit / Seite 2

3 Kunden und nerschaften Kunden* Mitgliedschaften* ner* * Auszug bridgingit / Seite 3

4 Der Beitrag basiert auf vielfältigen Erfahrungen im Bereich sozialer Plattformen ERFAHRUNGSBASIS FÜR BEITRAG EU-Forschungsprojekte ecospace: E-Professional Collaboration Space Integration heterogener Kollaborationstools zu einer ganzheitlichen Umgebung CoVES: Collaborative Virtual Engineering for SMEs Integration und Mobilisierung von Kollaborationstools im technischen Bereich Vomap: F&E Roadmap für Kollaboration und Netzwerkorganisation Plattformentwicklung VCS: Soziale Projektplattform mit Unterstützung innovativer Kollaborationsprozesse Best of Breed-Ansatz: Nahtlose Integration von Tools direkt in Kollaborationsprozesse. Z.B. Conferencing, Skype, Mindmeister Kundenprojekte Entwicklung von Plattformstrategien: Anforderungen, Toolauswahl, Gesamtarchitektur Plattformspezifikation: Entwicklung von Integrationskonzepten, Detailspezifikation von Prozessen und Modulen Implementierung bridgingit / Seite 4

5 Inhalt Warum Best of Breed? Anwendungsfälle, Funktionen und Plattformprofile Best of Breed gleich Best for Use? Architekturmodelle Lessons Learned bridgingit / Seite 5

6 Soziale Plattformen müssen verschiedene Anwendungsfälle unterstützen WICHTIGSTE ANWENDUNGSFÄLLE FÜR SOZIALE PLATTFORMEN Projekte/ Teams Vernetzung und Austausch Prozessunterstützung Zusammenarbeit mit klar umrissenem Zielen Koordination und Austausch für die effektive Projektarbeit Primär für das Projekt relevante Dokumente und Informationen Hier: Außerhalb der umrissenen Projektarbeit Weak Links Relevante Wissensträger finden und sich austauschen (direkt, Communities) Transparenz und Zugehörigkeit Geschäftsprozesse mit Beteiligung verschiedener Personen Herausfordernd: strukturierte Elemente und weniger strukturierte Kollaboration verknüpfen Ganzheitliche Arbeitsumgebung Viele parallele Projekte und langfristige Arbeit in Abteilungen Wiederverwenden von Informationen/ Dokumenten zwischen Projekten und Prozessen Einheitliche übergreifende Elemente wie Kommunikation, Wissensmanagement, Dashboards, Suche bridgingit / Seite 6

7 Man muss soziale Plattformen weiter denken als nur Austausch und Vernetzung HAUPTFUNKTIONEN SOZIALE PLATTFORMEN Offizielle Inhalte Unternehmensinformationen Neuigkeiten Templates Navigation zu Drittsystemen Kommunikation & Vernetzung Schneller Austausch Mitarbeitersuche Netzwerke Projekt/Team Arbeit Teamkoordination Arbeitsunterlagen Persönliches Dashboard Aggregation von Informationen Meine Aktivitäten Schnelle Navigation Prozessunterstützung Vor allem allgemeine Geschäftsprozesse Integration Excel/Datenbankanwendungen Informationen & Wissen Dokumentenzugriff Wissensablage Informationen aus anderen Systemen Umfassende Suche bridgingit / Seite 7

8 SharePoint ist eine breite Plattform hat aber Schwächen in einigen Bereichen BEISPIEL PROFIL SHAREPOINT 2010 Offizielle Inhalte Prozessunterstützung Kommunikation & Vernetzung Projekt/Team Arbeit Informationen & Wissen Eher technische Kollaboration: es fehlen die Eigendynamik, die Emotionen, die Innovationskraft Es fehlt das soziale in der Zusammenarbeit Persönliches Dashboard Bestes Einsatzfeld Ganzheitliche Arbeitsumgebung Prozessunterstützung Stärken Stabile, gut skalierbare Grundplattform Dokumenten-zentrierte Kollaboration, Informationsmanagement und kollaborative Prozesse Konfigurierbarkeit, Integration (Office, Conferencing, Drittsysteme) Schwächen Basistemplates und konfigurationen bleiben hinter Möglichkeiten zurück Geringe Unterstützung Vernetzung und persönliche Arbeitsweisen Zusammenfassung Gesamterfolg hängt stark von guter Konfiguration und Ergänzung für Einsatzzweck und Prozesse ab (teilweise Drittanbieter) bridgingit / Seite 8

9 Jive ist stark in Vernetzung und Austausch, aber braucht Ergänzung für klassische Funktionen BEISPIEL PROFIL JIVE Offizielle Inhalte Prozessunterstützung Kommunikation & Vernetzung Projekt/Team Arbeit Informationen & Wissen Persönliches Dashboard Bestes Einsatzfeld Vernetzung und Austausch Communities, eingeschränkt Projektarbeit Stärken Umfassende Funktionen für sozialen Austausch und Vernetzung Für viele zugehörige Szenarien bereits passende Templates und Funktionen Ansprechendes, modernes Design Schwächen Unterstützt nicht/schlecht klassische Projekte (mehr Communities und kleinere Aufgaben) Gefahr von Informationsüberlastung Zusammenfassung Starke, direkt nutzbare Funktionen für Communities und soziale Vernetzung Braucht ergänzende Plattform im Unternehmensumfeld damit Gefahr des Medienbruchs bridgingit / Seite 9

10 Confluence bietet Best Practice Funktionen im Bereich Wiki und zugehörige Anwendungen BEISPIEL PROFIL CONFLUENCE Offizielle Inhalte Prozessunterstützung Kommunikation & Vernetzung Projekt/Team Arbeit Informationen & Wissen Persönliches Dashboard Bestes Einsatzfeld Wissensdokumentation Teile Teamarbeit Stärken Sehr komfortables und leistungfähiges Wiki Templates für Arbeitsunterstützung Schwächen Ohne Strukturierung und Regeln, Gefahr der Chaosbildung Keine ganzheitliche Umgebung für komplexere Projekte Zusammenfassung Bei richtigem Einsatz hervorragend für Wissensdokumentation und gezielte Arbeitsstrukturierung Braucht in komplexeren Szenarien zusätzliche Systeme bridgingit / Seite 10

11 Systeme haben unterschiedliche Profile für verschiedene Nutzungsszenarien MOTIVATION FÜR BEST OF BREED ANSATZ SharePoint 2010 Passung mit unterschiedlichen Anforderungen Websphere/CQ5 Abdeckung Anwendungszenarien, z.b. Zusammenarbeit in komplexen Projekt Communities of Practice Gemeinsame Jive Erstellung Wissenssammlung Passung zu Organisationsformen Nutzerfreundlichkeit im Kontext Confluence Motivation für Best of Breed Ansatz bridgingit / Seite 11

13 Beim Best of Breed Ansatz gibt es oft deutliche Überlappungen BEISPIELKOMBINATION SYSTEME FÜR BEST OF BREED Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit CQ5 / Websphere Kommunikation & Vernetzung Jive Confluence SharePoint 2013 SharePoint Confluence Jive Persönliches Dashboard??? Prozessunterstützung SharePoint Fachsysteme Informationen & Wissen SharePoint Confluence Documentum o.ä. bridgingit / Seite 13

14 Die Herausforderung ist eine durchgängige Gestaltung aus Nutzersicht NUTZERSICHT Ziele und Ergebnisse definieren Gemeinsam planen Zusammenarbeit koordinieren Ergebnisse ablegen Fortschritt transparent machen In welcher Umgebung arbeite ich in welcher Situation? Wie stelle ich für eine Situation eine durchgängige Nutzererfahrung sicher? Was ist das jeweils führende System, welches stellt integrierende Komponenten zur Verfügung? Wie werden konsolidierte Informationen (Dashboard) über verschiedene Tätigkeiten hinweg sichergestellt? bridgingit / Seite 14

16 Webtechnologien ermöglichen eine extrem vereinfachte Integration MASH-UP ALS INTEGRATIONSMECHANISMUS Persönliches Dashboard Bereich A Bereich B Bereich C System A System B Im Normalfall keine komplexe Integration auf Daten- und Funktionsebene Anstelle dessen: s als Funktionsmodule mit direkter Verbindung zum externen System Noch einfacher: I-Frame stellt Benutzeroberfläche in Webbereich dar Kontextualisierung durch Parameter im Aufruf des s/i-frame Security über SSO-Ansätze bridgingit / Seite 16

17 Jedoch muss man wichtige Architekturprinzipien berücksichtigen ARCHITEKTURPRINZIPIEN Persönliches Dashboard Bereich A Führendes System Eine Plattform (A) sollte als führendes System gestaltet werden Ist primäre Integrationsumgebung, liefert Kontext und übergreifende Funktionen Mentaler Bezugspunkt für den Nutzer Bereich B Bereich C System A System B Begrenztheit s s bietet meist fokussierte Funktionen, aber nicht volle Leistungsfähigkeit des nativen Systems Daher bei komplexen Funktionen Sprung ins native System notwendig Herausforderung: Abgrenzung des integrierten Systems gegenüber führendem System bridgingit / Seite 17

18 Es gibt drei wesentliche Architekturmodelle ARCHITEKTURMODELLE Modell 1: Toolintegration Persönliches Dashboard Modell 2: Führende Plattform mit Integration weiterer Plattformen Persönliches Dashboard Modell 3: Parallele Plattformen mit Querschnittselementen Persönliches Dashboard Navigation My Tasks Etc. Bereich A Bereich A Bereich 1 Bereich A Bereich B Bereich B Bereich 2 Bereich B Bereich C Bereich C Bereich C Soziale Plattform Tool A Soziale Plattform A Soziale Plattform B Soziale Plattform A Soziale Plattform B Soziale Plattform C bridgingit / Seite 18

19 Toolintegration ist die einfachste Form zur gezielten Verbesserung einer Plattform MODELL 1 - TOOLINTEGRATION Modell 1: Toolintegration Persönliches Dashboard Bereich A Bereich B Bereich C Soziale Plattform Tool A Wann nutzen Gezielte Verbesserung einer Plattform in einem fokussierten Teilbereich Stärken Geringer Integrationsaufwand Für den Nutzer meist komplett transparent - Keine Änderung in Prozessen Schwächen Begrenzter Umfang Zusammenfassung Ideal zur gezielten Verbesserung in einer ansonsten ausreichenden Basisplattform Beispiel Yammer Integration mit SharePoint Webpart-Tools in SharePoint bridgingit / Seite 19

20 Modell 2 eignet sich für die Ergänzung von komplexen Funktionalitäten MODELL 2 FÜHRENDE PLATTFORM + INTEGRATION Modell 2: Führende Plattform mit Integration weiterer Plattformen Persönliches Dashboard Bereich A Bereich B Bereich C Soziale Plattform A Soziale Plattform B Wann nutzen Ergänzung von komplexen Funktionalitäten in einer Basisplattform Stärken Sehr leistungsfähige zusätzliche Funktionen Für den Nutzer eine führende Umgebung Oft durch fertige Webparts einfache Integration Schwächen Aufwand für mehrere Plattformen Gute Gestaltung erfolgsentscheidend: Regeln, was wird wo unterstützt Templates und Schulungen für Nutzung Zusammenfassung Guter Kompromiss zwischen Aufwand und Nutzen Beispiel Confluence Integration mit SharePoint K2 Prozessplattform mit SharePoint bridgingit / Seite 20

21 MODELL 3 PARALLELE PLATTFORMEN MIT QUERSCHNITTSELEMENTEN Modell 3: Parallele Plattformen mit Querschnittselementen Bereich 1 Bereich 2 Soziale Plattform A Persönliches Dashboard Navigation My Tasks Etc. Bereich A Bereich B Bereich C Soziale Plattform B Soziale Plattform C Achtung: Oft Entwicklung bei unkontrolliertem Einsatz vieler Tools! Ergebnis: Verbrannte Erde für soziale Plattformen Wann nutzen Extrem unterschiedliche und komplexe Anforderungen in Großunternehmen Stärken Optimale Toolsets für sehr unterschiedliche Szenarien Schwächen Sehr hoher Aufwand für Integration (s reichen nicht, Applikationsintegration notwendig) Extrem herausfordernde Gestaltung: Verwirrung durch überlappende Funktionen Übergreifende Elemente nicht vorgegeben Gefahr der Frustration für Nutzer Bisher wenige erfolgreiche Muster Zusammenfassung Wenn, dann nur sehr bewusst einsetzen! Beispiel Multi-Plattform Strategien mit z.b. SharePoint, Jive, Confluence bridgingit / Seite 21

23 LESSONS LEARNED Bisher wenige bewährte Gestaltungsmuster für Modell 2 und vor allem Modell 3 Plattformen Gestaltungskriterien vor allem Vermeidung von Todsünden : Verschiedene Toolangebote für die gleiche Aufgabe: Wahlmöglichkeiten frustrieren Nutzer Toolbrüche im Prozess: Kein ungeführtes Hin-und Herspringen; im Kontext integrierte Tools sind weitgehend unproblematisch Keine durchgängige Transparenz über persönliche Aufgaben und allgemeine Aktivität: ein ganzheitliches Dashboard ist sehr wichtig Komplexe Navigation: Idealerweise ist Dashboard auch Navigationshub; Die Suche sollte direkten Sprung in den Kontext erlauben Wir entwickeln Gestaltungsmuster weiter, sind aber auch an Erfahrungsaustauch interessiert! bridgingit / Seite 23

24 Wir freuen uns auf Sie. Standort Mannheim N7, Mannheim Standort Stuttgart Königstraße Stuttgart Standort Karlsruhe Rüppurrer Straße Karlsruhe Standort München Theresienhöhe München Standort Frankfurt Solmsstraße Frankfurt Standort Köln Richmodstraße Köln Mail: hermann.loeh@bridging-it.de Alle Rechte vorbehalten. Die Weitergabe oder Vervielfältigung ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung der BridgingIT GmbH nicht erlaubt. Copyright bridgingit GmbH