Einstieg in Exact Online. Verkaufsrechnungen und Angebote

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1 Einstieg in Exact Online Verkaufsrechnungen und Angebote

2 Einstieg... 2 Stammdaten anlegen... 3 Einstellung: Nummern / Einstellungen... 3 Kunden... 3 Buchungsarten - Verkauf... 4 Verkaufsartikel... 5 Layouts... 8 Erstellen der Ausgangsrechnung Anzeige anpassen Rechnungen drucken / buchen Angebote erstellen Angebote Verarbeiten Angebot Kopieren Angebotskopie drucken Angebot Annehmen Wiederanschauen Verkaufsbuchungen

3 Einstieg In Exact Online haben Sie die Möglichkeit über mehrere Einstiegspunkte zu den Verkaufsrechnungen gelangen. Zunächst über das Menü Verkauf Um bequem und einfach in den Bereich Verkauf einzusteigen, empfehlen wir über die Einstiegshilfe zu beginnen. Dann wählen Sie bitte den Punkt Ausgangsrechnung aus. 2

4 Stammdaten anlegen Der erste Schritt der Einstiegshilfe für Ausgangsrechnungen beschäftigt sich mit den benötigten Einstellungen und Stammdaten. Einstellung: Nummern / Einstellungen Einstellung: Nummern und Einstellungen verweisen auf das gleiche Menü. Hier können Sie folgendes festlegen; Ertragskonto Über das Auswahlfeld legen Sie fest ob die Ertragskonten an Kunden oder Artikel koppeln wollen. Auftragsnummer Die Auftragsnummer wird nur intern in Exact Online verwendet. Rechnungsnummern werden unter den Buchungsarten verwaltet. Zurückgestellter Umsatz Wenn Sie den Umsatz einer Rechnung über mehrere Perioden verteilen wollen aktivieren Sie diese Funktionen Kunden Hier können Sie manuell die Kontaktdaten Ihrer Kundschaft eingeben. Oder mittels Import in Exact online einpflegen. 3

5 Buchungsarten - Verkauf Die Buchungsart ist eine einfache Vorlage, um die Buchungsinformation für Sachkonten zu erstellen. Sie erleichtert es einerseits ein passendes Sachkonto zu wählen, und andererseits die zweite Hälfte der doppelten Buchung direkt und automatisch auf ein Standardgegenkonto zu buchen. Dies bedeutet, dass Sie zum Beispiel bei Verkaufsbuchungen das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen fest im Verkaufsjournal eingerichtet ist, und Sie nur die entsprechenden Gegenkonten eingeben müssen. Wenn Sie Exact Online über eine Vorlage (SKR 03/04, EÜR) eingerichtet haben, ist ein Verkaufsjournal standardmäßig eingerichtet. Es besteht die Möglichkeit mehrere Journale für den Verkauf zu unterhalten z.b. für Verkäufe in der EU oder in Drittländer. Um das Journal zu bearbeiten klicken Sie entweder auf den Code oder die Beschreibung. Code: Eine rein interne Nummer Beschreibung: Freitextfeld Sachkonto: Gegenkonto der Verkaufsbuchung Automatisch beenden: Beendet eine manuelle Buchung automatisch sobald der Saldo null ist. 4

6 Währung: Sie können für das Journal eine bestimmte Währung festlegen. Variabel: Währung: Verwenden Sie unterschiedliche Währungen im betreffenden Journal. Variabel: Wechselkurs: Sie können variable Wechselkurse im betreffenden Journal verwenden. Die Verwaltung der Währungen finden Sie unter: [Firmenname / Stammdaten / Währungen] Die Belegnummer entspricht der Rechnungsnummer. Geben Sie die erste Belegnummer für das Geschäftsjahr an. Diese Belegnummer wird bei der nächsten Buchung automatisch erscheinen und dann fortgeführt. Verkaufsartikel Über den Punkt Verkaufsartikel haben Sie Zugriff auf die Artikelverwaltung. Hier können Sie bestehende Artikel ändern, oder Artikel neu anlegen. 5

7 Das Einrichten eines Artikels benötigt diverse Angaben. Code: Dies ist auch die Artikelnummer, diese kann auf dem Rechnungsdokument angegeben werden Suchcode: Interne Suchnummer Beschreibung: Freitextfeld, kann auf dem Rechnungsdokument angegeben werden Zusatzbeschreibung: Freitextfeld, kann auf dem Rechnungsdokument angegeben werden Kostenpreis: Dieser Wert bestimmt den Aufwand für den Wareneinsatz. Warengruppe: In der Warengruppe können Sie Gegen-Konten für die Verkaufsbuchung definieren. Sie können diese Konten auch einzeln für jeden Artikel definieren. In den Einstellungen können Sie auch festlegen dass die Ertragskonten über die Kunden statt über die Artikel festgelegt werden können. Sie können für einen Artikel eine Gültigkeitsdauer definieren. 6

8 Verkaufspreis: Selbsterklärend Steuerkennzeichen: Sie können hier einen Steuersatz definieren, welcher bei jeder Buchung automatisch angegeben wird. Exactg Online hat folgende Steuersätze bereits defniert: Sie können auch eigene Steuerkennzeichen anlegen. Sämtliche verfügbaren Steuerkennzeichen finden Sie unter: [Firmenname / Stammdaten / Steuerkennzeichen] Einheit: Hier wird festgelegt in welcher Einheit der Artikel angegeben wird, u.a. Meter, Liter, Stück etc. Weiterhin kann ein Artikel die folgenden Eigenschaften haben: Teilbar: Erlaubt Nachkommastellen bei der Menge Bestand: Wenn Sie diese Option markieren, dann generieren bei jeden Verkauf ein Buchung in BA-Sonstige: Kosten der verkauften Artikel (Menge x Kostenpreis) An Bestand Webshop: Den Artikel in Ihrem Webshop anzeigen, dazu muss Ihr Webshop mit Exact Online verbunden sein. Über die Möglichkeit Ihren Webshop zu verbinden berät Sie unser Support-Team. Verkauf: Der Artikel kann verkauft werden. 7

9 Layouts Dieser Punkt bietet Ihnen Zugriff auf die Vorlagen Ihrer Angebots- und Rechnungsdokumente. Diese sind Teil der Vorlage mit der Sie Ihren Mandanten einrichten. Wenn Sie auf Rechnungslayout klicken öffnet sich der Editor und Sie können das Aussehen und den Inhalt Ihrer Rechnungsdokumente bearbeiten. Wenn Sie als Versandmethode für Ihre Rechnungen auswählen, können Sie den Text der entsprechenden Rechnung mit einem Editor komfortabel anpassen. Die Rechnung selbst wird als PDF-Anhang der Mail beigefügt. Um das Begleitschreiben zu personalisieren stehen Ihnen eine Reihe von Formularfeldern zur Verfügung. Als Absender der , erscheint die -Adresse, welche Sie in den Einstellungen hinterlegt haben. 8

10 9

11 Erstellen der Ausgangsrechnung Sie erreichen das Menü zum Erstellen von Ausgansrechnungen zum einen über die Einstiegshilfe (siehe oben), aber auch über das Menü Verkauf. Die Maske zur Eingabe der Ausgangsrechnung sieht in der Grundeinstellung wie folgt aus: 10

12 Anzeige anpassen Sollten Sie bestimmte Felder vermissen welche Sie für Ihre individuellen Rechnungen benötigen, so können Sie mit einem Klick auf die Werkzeuge anpassen. die Anzeige Sollten Sie Freitextfelder in Ihren Rechnungen benötigen, können über Kommentare ein Freitextfeld für die gesamte Rechnung nutzen, ober mittels Notizen zu jeden Artikel ein Textfeld verwenden. 11

13 Sie können jedes Feld manuell ausfüllen und dann dabei auf Vorschläge des Systems zugreifen. Sie haben aber auch die Möglichkeit in ein Feld hinein zu klicken und dann mittels F2 eine Suche zu starten. Rechnungen drucken / buchen Wenn Sie die Rechnung erstellt haben könne Sie die Rechnung zur Probe ausdrucken (es wird im Hintergrund noch nichts gebucht). Sie können die Rechnung auch endgültig drucken und die damit verbundenen Buchungen ausführen. Vor dem endgültigen Druck können Sie das Rechnungsdatum verändern und die Ausgabe Methode wählen. 12

14 Basierend auf Kontakt die im CRM für den speziellen Kunden hinterlegte Methode für den Rechnungsversand wird verwendet. Dokument es wird ein PDF erzeugt welches im CRM für den Kunden hinterlegt wird. Digitaler Postkasten Wenn der Rechnungsempfänger ebenfalls Kunde bei Exact Online ist, erhält er die Rechnung in seinen Postkasten. So wie Sie Ihre Rechnung von Exact Online ebenfalls in Ihren digitalen Postkasten erhalten. 13

15 Angebote erstellen Sie haben in Exact Online die Möglichkeit für Kunden ein Angebot zu erstellen und für den Fall dass der Kunde dieses annimmt, aus dem Angebot eine Rechnung zu generieren. Das Layout der Angebote kann so hinterlegt werden, dass hier unterschriftsreife Verträge für Ihre potentielle Kunden hinterlegt sind. Klicken Sie dazu auf CRM, Angebote anlegen. Die Eingabemaske ist identisch mit der Maske für Ausgansrechnungen. Ebenso verhält es sich mit der Funktion für den Probedruck und endgültigen Druck. 14

16 Angebote Verarbeiten Endgültig gedruckte und dem Kunden zugesendete Angebote finden sie unter Angebote Verarbeiten Ein Klick auf die Angebotsnummer bringt Sie direkt zum Angebot um dieses weiter zu bearbeiten. 15

17 Bei der Bearbeitung der Angebote stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zu Verfügung: Angebot Kopieren Sie können eine Kopie eines Angebots erstellen um es zum Beispiel einem anderen Kunden zu präsentieren. Angebotskopie drucken Ihr Kunde benötigt das Angebot erneut zur Ansicht. 16

18 Wiederanschauen Der Kunde möchte, dass Sie ihm das Angebot erneut vorlegen, gegebenenfalls mit Anpassungen. Das System versieht das Angebot nun mit einer Versionsnummer, diese ermöglicht es Ihnen bezüglich des Angebotsprozesses auf dem Laufenden zu bleiben: Weiterhin können Sie festlegen ob Sie für das Angebot die Preise aus der Artikelverwaltung erneut abrufen wollen, oder die Preise beibehalten wollen. Die erste Funktion ist sinnvoll, wenn Sie allgemein die Preise angepasst haben. Die zweite Funktion übernimmt auch manuell angepasste Preise mit in das neue Angebot. Wenn Sie nun auf Wieder anschauen klicken gelangen Sie erneut zur Angebotseingabe. Die Eingabemaske ist hier die gleiche wie bei der ursprünglichen Angebotseingabe, nur der Zähler für die Versionsnummer wurde um eins erhöht. Angebot Annehmen Sie können einen Grund (s.o.) angeben warum sich der Kunde für Ihr Angebot entschieden hat und eine entsprechende Rechnung generieren. 17

19 Verkaufsbuchungen Exact Online bietet auch die Möglichkeit, dass Ihre Rechnungen mit anderen Systemen erstellen und verwalten und nur die Verkaufsbuchungen erfassen. Klicken Sie dazu auf Buchungen erfassen. Sie können nun das entsprechende Verkaufsjournal auswählen. Ein Klick auf den Namen des Journals bringt Sie zur Buchungseingabe. Klicken Sie auf (Buchungen) so werden Ihnen die bisher getätigten Buchungen angezeigt. Sie können zwischen den Eingabefeldern mittels Tabulator wechseln. 18

20 Das Betragsfeld, das mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet ist, ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie in den Einstellungen des Journals (s.o.) die Option Automatisch beenden aktiviert haben, wird eine neue Buchung automatisch aufgemacht sobald die eingegebenen Werte gleich hoch sind. Dies ermöglicht in kurzer Zeit eine große Anzahl von Buchungen bequem zu erfassen. 19

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