GLS SEPA- Kompendium. Die wichtigsten Fachbegriffe im Detail mit Beispielen

Transkript

1 GLS SEPA- Kompendium Die wichtigsten Fachbegriffe im Detail mit Beispielen Online Filiale Version

2 1. Inhaltsverzeichnis 1. Basislastschrift Firmenlastschrift Gläubiger-Identifikationsnummer SEPA Lastschriftmandat Umdeutungslösung bei bestehenden Einzugsermächtigungen Pre-Notification (Vorabinformation) SEPA Eillastschrift IBAN only bei SEPA Überweisungen Weitere Informationen Zusammenfassen von Mandat und Pre-Notification Verwendete Zeichen (z.b. im Verwendungszweck) Außenwirtschaftsmeldung TARGET Tage oder: Wie berechne ich den Einreichtag meiner SEPA Lastschrift Textschlüssel werden zu Purpose Codes Versionsinformationen

3 1. Basislastschrift Erklärung/ Definition Der Gesetzgeber unterscheidet im SEPA Bereich nicht zwischen Juristischen und Natürlichen Personen, sondern zwischen Verbraucher ( Privatpersonen ) und Nicht-Verbraucher ( Firmen, Vereine, Selbstständige ). Eine Basislastschrift ist eine SEPA Lastschrift zwischen Verbraucher und Verbraucher, zwischen Verbraucher und Nicht-Verbraucher oder zwischen Nicht-Verbraucher und Nicht-Verbraucher. Die SEPA-Basislastschrift wird zu einem vereinbarten Fälligkeitsdatum erfasst. An diesem Tag wird der fällige Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen abgebucht. Bei einer Basislastschrift sind folgende Angaben erforderlich: Vorname und Nachname (Zahlungspflichtiger) IBAN (Zahlungspflichtiger) BIC (Zahlungspflichtiger) Betrag in EUR Verwendungszweck (maximal 4x 35 Zeichen) Referenznummer des Auftrages bzw. Ende zu Ende Referenz (zusätzliches Feld für kundenindividuelle Eingaben), wenn dies nicht genutzt wird kann die Eingabe not provided erfasst werden oder die Rechnungsnummer / Kundennummer wiederholt werden. Diese Referenznummer wird bei der Rückgabe einer Lastschrift mitgeliefert und ist die wichtigste Stelle um Zahlungen zu verfolgen. Mandatsnummer für Basislastschriften/ Bezeichnung (nur Zahlen und Buchstaben max. 35 Stellen). (Siehe S. 11, SEPA Lastschriftmandat) Fälligkeitsdatum IBAN (Zahlungsempfänger) Gläubiger-ID (Zahlungsempfänger) (Siehe S. 9, Gläubiger- Identifikationsnummer) Das neue Datenformat der SEPA Zahlungen ist XML (ISO 20022). Damit sind DTA Zahlungen nicht SEPA konform. 3

4 Fristen / Termine Damit sich Lastschriftzahler auf den Einzug vorbereiten können, müssen entsprechende Vorlauffristen eingehalten werden. Der Auftrag muss also entsprechend frühzeitig bei der Bank eingereicht werden. Zusätzlich ist eine Kennzeichnung notwendig, ob es sich um eine erste- einmaligewiederkehrende- oder letzte- Lastschrift (Sequenztypen) handelt. Einreichung ihrer SEPA Basislastschrift: Erstmalige: 5 (+1*) Tage vorher Einmalige: 5 (+1*) Tage vorher Wiederkehrende: 2 (+1*) Tage vorher Letztmalige: 2 (+1*) Tage vorher * Wenn Sie die Buchung nach 7 Uhr morgens einreichen, verlängert sich die Frist um einen Tag. Beispiel: Sollen regelmäßige Vereinsbeiträge eingezogen werden, müssen Se die erste Lastschrift als erstmalige kennzeichnen. Den zweiten Beitrag müssen Sie als wiederkehrend und bei Kündigung den letzten beitrag als letztmalig kennzeichnen. Den Sequenztyp müssen Sie einhalten, ansonsten drohen Rückgaben. Rückgabemöglichkeiten: Die Bank des Zahlungspflichtigen kann bis maximal 5 Tagen nach der Belastung des Kontos aus bankfachlichen Gründen die Zahlung zurück gehen lassen. Der Zahlungspflichtige selbst kann bei einer autorisierten Zahlung bis zu 8 Wochen nach Belastung seines Kontos die Zahlung zurückgeben bzw. ihr widersprechen. Der Zahlungspflichtige selbst kann bei einer nicht autorisierten Zahlung bis zu 13 Monate nach der Belastung seines Kontos die Zahlung zurückgeben bzw. widersprechen. 4

5 Beispiele / Lösungen Basislastschrift Erfassungsmaske in unserem Zahlungsverkehrsprogramm GLS ebank: Besonderheiten Die Anlieferung von SEPA Lastschriften kann nur elektronisch erfolgen. Es gibt keine papierhaften SEPA Lastschriftformulare. Die Meldepflicht im AWV besteht unverändert für Beträge ab ,00. Ausführliche Informationen zur Meldepflicht Siehe Punkt 9 Außenwirtschaftsmeldung. 5

6 2. Firmenlastschrift Erklärung/ Definition Eine SEPA Firmenlastschrift (B2B) wird nur zwischen zwei Nicht-Verbrauchern vereinbart. Im Gegensatz zur Basislastschrift kann einer SEPA Firmenlastschrift nicht widersprochen werden. Die SEPA Firmenlastschrift wird zu einem vereinbarten Fälligkeitsdatum erfasst. An diesem Tag wird der fällige Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen abgebucht. Das vorab abgeschlossene spezielle Firmenlastschriftmandat muss der Zahlungspflichtige in Kopie seiner Bank (Zahlstelle) zusenden, so dass diese das Mandat erfassen kann, ebenso dessen Gläubiger-ID (Prüfungspflicht der Zahlstelle). Das Originalmandat wird beim Zahlungsempfänger archiviert. Bei einer Firmenlastschrift sind folgende Angaben erforderlich: Vorname und Nachname (Zahlungspflichtiger) IBAN (Zahlungspflichtiger) BIC (Zahlungspflichtiger) Betrag in EUR Verwendungszweck (maximal 4x 35 Zeichen) Referenznummer des Auftrages / Ende zu Ende Referenz (zusätzliches Feld für kundenindividuelle Eingaben), wenn dies nicht genutzt wird kann die Eingabe not provided erfasst werden oder die Rechnungsnummer / Kundennummer wiederholt werden. Diese Referenznummer wird bei der Rückgabe einer Lastschrift mitgeliefert und ist die wichtigste Stelle um Zahlungen zu verfolgen. Mandatsnummer für Firmenlastschriften / Bezeichnung (nur Zahlen und Buchstaben max. 35 Stellen). (Siehe S. 11, SEPA Lastschriftmandat) Fälligkeitsdatum IBAN (Zahlungsempfänger) Gläubiger-ID (Zahlungsempfänger) (Siehe S. 9, Gläubiger- Identifikationsnummer) 6

7 Das neue Datenformat der SEPA Zahlungen ist XML (ISO 20022). Damit sind DTA Zahlungen nicht SEPA konform. Fristen / Termine Damit sich Lastschriftzahler auf den Einzug vorbereiten können, müssen entsprechende Vorlauffristen eingehalten werden. Der Auftrag muss also entsprechend frühzeitig bei der Bank eingereicht werden. Zusätzlich ist eine Kennzeichnung notwendig, ob es sich um eine Erste-einmalige- wiederkehrendeoder letzte- Lastschrift handelt. Bei der SEPA Firmenlastschrift beträt die Vorlauffrist immer 2 Tage. Dies gilt für erste- einmalige- wiederkehrende- oder letzte- Lastschriften (Sequenztypen). Einreichung SEPA Firmenlastschrift: Erstmalige / Einmalige / Wiederkehrende / Letztmalige: 2 (+1*) Tage vorher *Wenn Sie die Buchungen nach 7 Uhr morgens einreichen, verlängert sich die Frist um einen Tag. Rückgabemöglichkeiten: Die Bank des Zahlungspflichtigen kann bis maximal 2 Tagen nach der Belastung des Kontos aus bankfachlichen Gründen die Zahlung zurück gehen lassen. Der Zahlungspflichtige selbst kann bei einer autorisierten Zahlung keinen Widerspruch einlegen. 7

8 Beispiele / Lösungen Firmenlastschrift Erfassungsmaske in unserem Zahlungsverkehrsprogramm GLS ebank Profi : Besonderheiten Die Anlieferung von SEPA Lastschriften kann nur elektronisch erfolgen. Es gibt keine papierhaften SEPA Lastschriftformulare. Die Umdeutungslösung ist bei Abbuchungsaufträgen nicht anwendbar (siehe S. 18 Umdeutungslösung bei bestehenden Einzugsermächtigungen ). Nicht-Verbraucher die von Nicht-Verbrauchern Lastschriften einziehen, können auch die Basislastschrift wählen. Dann muss allerdings anstelle eines Firmenlastschrift- ein Basislastschriftmandat vereinbart werden. 8

9 3. Gläubiger-Identifikationsnummer Erklärung/ Definition Die Gläubiger-Identifikationsnummer muss von jedem Verein/Unternehmen/ Selbstständigen der SEPA Lastschriften einziehen möchte einmalig bei der Deutschen Bundesbank im Internet ( beantragt werden. Die Bundesbank versendet die Gläubiger-ID per Mail an den Beantragenden. Der Aufbau der Gläubiger-ID ist SEPA-weit einheitlich, sie kann europaweit in der Länge aber variieren. In Deutschland ist die Gläubiger-ID 18-stellig und wie folgt aufgebaut: Abb. : Aufbau der deutschen Gläubiger-ID; Quelle: Deutsche Bundesbank Der Bereich ZZZ kann von ihnen organisationsintern vergeben werden (nur Zahlen und Buchstaben). Damit können z.b. Abteilungen mit einer eigenen Gläubiger- ID ausgestattet werden. Das kann die Zuordnung einzelner Umsätze bei Rücklastschriften erleichtern. Die GLS Bank benötigt Ihre Gläubiger-ID, wenn Firmenlastschriften eingezogen werden sollen. Die Gläubiger-ID muss jedoch in ihren Zahlungsverkehrsprogrammen am Auftraggeberkonto hinterlegt werden. Die Gläubiger-ID gilt für alle Konten des Antragstellers 9

10 Fristen / Termine Klären Sie, ob in Ihrer Organisation Unter-IDs notwendig sind, damit bei Beantragung keine Missverständnisse entstehen. Fristen gibt es keine. Beispiele / Lösungen Besonderheiten Zu Missverständnissen kann es kommen, wenn eine Ortsgruppe für einen Verein eine Gläubiger-ID ohne Absprache mit dem Hauptverein beantragt und der Hauptverein für den gleichen Verein später eine Gläubiger-ID beantragt. Dann wird es seitens der Bundesbank einen Hinweis geben, dass es schon eine Gläubiger-ID gibt. 10

11 4. SEPA Lastschriftmandat Erklärung/ Definition Zur Einreichung von SEPA Lastschriftaufträgen wird einmalig ein Vertrag zwischen dem Zahlungspflichtigen und dem Zahlungsempfänger abgeschlossen. Dieser Vertrag wird Lastschriftmandat genannt. Das SEPA Lastschriftmandat ist eine Erklärung gegenüber dem Einziehenden und sagt gleichzeitig aus, dass die Bank des Zahlungspflichtigen angewiesen ist, die Lastschrift einzulösen. Nur bei SEPA Firmenlastschriften muss die Bank des Zahlungspflichtigen durch eine Kopie über das Zustandekommen des Mandats informiert werden. Das SEPA Lastschriftmandat bestimmt sich nach dem SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebook des European Payments Council ( Die Gestaltung des Mandats ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt. Der rechtlich relevante Text des SEPA Lastschriftmandats ist im folgenden Wortlaut anzugeben: Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers]auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Zusätzlich müssen folgende Angaben auf dem Mandat enthalten sein: Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers. Angabe, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird (Sequenztypen) Name (und gegebenenfalls Adresse), Kontoverbindung und Unterschrift des Kontoinhabers (Zahlungspflichtigen). 11

12 Die vom Zahlungsempfänger individuell vergebene Mandatsreferenz ist bis zu 35 alphanumerische Stellen lang und kann im Mandat enthalten sein oder dem Zahler nachträglich bekannt gegeben werden. Das Mandat muss immer mit einer Originalunterschrift des Kunden in Papierform eingeholt werden und beim Zahlungsempfänger archiviert werden (Original oder auch elektronische Archivierung möglich). Fristen / Termine Ein einmal erteiltes Mandat für wiederkehrende Zahlungen gilt bis auf Widerruf, so lange es genutzt wird, um damit Forderungen einzuziehen. Erst, wenn 36 Monate kein Einzug stattfindet, verfällt das Mandat. Holen Sie bitte das Mandat vor der Pre-Notification ein (Siehe S. 21). Zur Vereinfachung können Sie es auch zusammen mit der Pre-Notification versenden. Bitte berücksichtigen Sie dann den Postlauf für die Zu- und Rücksendung. Das Mandat ist ab dem Datum der Unterschrift gültig. Die Aufbewahrungspflicht für das unterschriebene Mandat beträgt 14 Monaten nach dem letzten Einzug. Beispiele / Lösungen Die Mandatstexte sind zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (Deutsch + Englisch) zu verfassen. Übersetzte Mandatstexte: Basislastschriftmandate ate_transalations Firmenlastschriftmandate andate_translations 12

13 Im Folgenden haben wir für Sie einige Beispiele für Basis- und Firmenlastschriftmandate ausgeführt: Standardtext für eine wiederkehrende Basislastschrift: MUS T E R GMBH, ROSENWEG 2, I RGE NDWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz CB2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift 13

14 Standardtext für eine einmalige Basislastschrift: MUS T E R GMBH, ROSENWEG 2, I RGE NDWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, EINMALIG EINE ZAHLUNG von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift Standardtext für eine wiederkehrende Basislastschrift ohne Mandatsreferenz: MUS T E R GMBH, ROS ENWEG 2, I RGE NDWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz WIRD SEPARAT MITGETEILT SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN 14

15 Standardtext für einen Abonnementvertrag mit integriertem Mandat: (Wiederkehrende Basislastschrift ohne Mandatsreferenznummer) Z E ITUNGS V E R LAG G M BH, IRGENDW A L D Gläubiger-Identifikationsnummer DE Ich möchte die Zeitung Magna aliqua regelmäßig lesen. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisici elit, sed eiusmod tempor incidunt ut labore et dolore. Ut enim ad minim veniam. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Widerrufsrecht:??????? Datum, Ort und Unterschrift SEPA-Lastschriftmandat: Ich ermächtige die Zeitungsverlag GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Zeitungsverlag GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift Die Mandatsreferenz wird separat mitgeteilt. Formular abschicken an: Zeitungsverlag GmbH, Irgendwald. 15

16 Standardtext für eine wiederkehrende Firmenlastschrift: MUS T E R GMBH, ROSENWEG 2, I RGE NDWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitsdatum anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift Standardtext für eine einmalige Firmenlastschrift: MUS T E R GMBH, ROSENWEG 2, I RGE NDWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Ich ermächtige die Muster GmbH, EINMALIG EINE ZAHLUNG von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitsdatum anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift 16

17 Besonderheiten Die Mandatsreferenznummer (35 stellig, ohne Leerzeichen, ohne Umlaute, A-Z, a- z, 0-9, und +? - : ( ). ;) kann beispielsweise eine schon vergebene Kunden- oder Mitgliedsnummer sein. Denkbar ist auch, in die maximal 35- stellige Nummer immer das Ausstellungsdatum zu integrieren (wegen der Gültigkeitsfristen). Gibt es bei einem Zahlungspflichtigen mehrere unterschiedliche Verwendungszwecke warum eine Lastschrift eingezogen wird, kann es sinnvoll sein, auf einem Mandatsformular für jeden Verwendungszweck eine Mandatsreferenznummer zu vereinbaren. Damit muss kein neues Mandat eingeholt werden, wenn der Zahlungspflichtige einem der Verwendungszwecke das Mandat entzieht. Bitte legen Sie eindeutig fest, an welcher Stelle in Ihrer Organisation die Mandatsreferenznummern verwaltet und archiviert werden sollen (Zahlungsverkehrssoftware oder Mitglieder-/Vereinsverwaltung oder Buchhaltungssystem). Bitte berücksichtigen Sie, ob und wie Sie die darin verwalteten Mandatsreferenznummern später in den Lastschriftauftrag exportieren können. Die Zahlungsverkehrsprogramme werden eigene Mandatsverwaltungen anbieten, die dies sicherstellen. Eine in der Buchhaltung erstellte Datei ist dazu nicht geeignet, da die Mandatsfelder im DTA Format nicht vorkommen. Das neue SEPA Format ist XML. Die Zahlungsverkehrsprogramme werden die SEPA Dateien in diesem Format bereitstellen. Falls Sie Buchhaltungssoftware nutzen oder DTA-Dateien erstellen, sorgen Sie bitte frühzeitig für Updates in das neue Format. Bitte sprechen Sie gegebenenfalls Ihre Softwarehersteller dazu an. 17

18 5. Umdeutungslösung bei bestehenden Einzugsermächtigungen Erklärung/ Definition Ihre vorhandenen schriftlich vereinbarten Einzugsermächtigungen können Sie in SEPA Basislastschriftmandate umwandeln. Grundlage ist das BGH Urteil (XI ZR 236/07 vom w/insolvenzfestigkeit und die angepassten Lastschriftverträge und Abkommen aller Beteiligten vom Eine einmalige schriftliche Mitteilung (Brief oder auch Newsletter, Mail, Vereinszeitung) ist dabei ausreichend. Ihr Kunde/Mitglied kann diesem innerhalb von 8 Wochen widersprechen. Es muss keine explizite Zustimmung erfolgen. Folgende Informationen muss das Anschreiben beinhalten: Gläubiger-ID Mandatsreferenz (individuell) Umstellungstermin Zukünftiger Einzugstermin Fristen / Termine Die Umdeutungslösung kann bis genutzt werden. Danach sind die alten Vereinbarungen zu den Einzugsermächtigungen nicht mehr gültig und Sie müssen neue SEPA Mandate einholen. 18

19 Beispiele / Lösungen Beispielanschreiben zur Umwandlung einer Einzugsermächtigung in eine Basislastschrift. Muster GmbH Rosenweg Irgendwo Susi Sorglos Sandstr Musterhausen Nutzung des SEPA Basis Lastschriftverfahrens Sehr geehrte Frau Sorglos, wie Sie sicherlich den Medien entnommen haben, wird der deutsche Zahlungsverkehr auf den europäischen Standard SEPA umgestellt, Die EU-Kommission hat das Ende der jeweils nationalen Zahlungsverkehrsverfahren (Überweisungen und Lastschriften) zum verkündet. Diese Umstellung hat gravierende Auswirkungen, insbesondere auf den Lastschrifteinzug. Bislang wurden in unserer Zusammenarbeit die anstehenden Zahlungen mittels Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren von uns eingezogen. Anstelle dieses Verfahrens werden wir ab dem das SEPA Basis Lastschriftverfahren nutzen. Die seinerzeit mit Ihnen geschlossene Einzugsermächtigung dient hierzu als entsprechendes Mandat. Wir werden bei den Einzügen folgende Parameter verwenden: Gläubiger ID = (DE.) Mandats Referenz = (z.b. Kundennummer) In Zukunft werden wir Sie zudem 14 Tage vor Fälligkeit der anstehenden Lastschrift über deren Höhe informieren einen entsprechenden Hinweis werden wir zukünftig mit in die Rechnung aufnehmen. Mit freundlichen Grüßen Muster GmbH Man könnte in dieses Anschreiben auch schon die Pre-Notification integrieren, wenn zum Beispiel in Vereinen klar geregelt ist, wann einmalig im Jahr die Mitgliedsbeiträge eingezogen werden. 19

20 Besonderheiten Es gibt keine Formvorschriften für die Umdeutung der Lastschriftermächtigung in ein Mandat. Nur die Inhalte sind klar geregelt. Abbuchungsaufträge sind nicht mit der Umdeutungslösung wandelbar, sondern bedürfen eines neuen kompletten SEPA Mandates. Einzugsermächtigungen zwischen Firmen können ebenfalls über eine Benachrichtigung umgewandelt werden, allerdings nur in Basislastschriften. Firmenlastschriften müssen grundsätzlich per Mandat vereinbart werden. Hier gibt es keinen Vorläufer, der gewandelt werden könnte. 20

21 6. Pre-Notification (Vorabinformation) Erklärung/ Definition Bei der Pre-Notification handelt es sich um eine Vorabinformation über Betrag und Zeitpunkt des Einzuges. Damit hat der Zahlungspflichtige die Möglichkeit, für Deckung auf seinem Konto zu sorgen. Die Form der Mitteilung kann frei gewählt werden. Häufig wird das eine Rechnung sein (wie z.b. monatliche Telefon Rechnung), die außerdem noch den genauen Einzugstermin bekanntgibt. Die Vorabinformation kann aber auch per Mail, Fax, Brief, Vertrag, SMS, Aushang an üblichen Infotafeln, Internetseite vermittelt werden, Sie muss den Zahlungspflichtigen nur sicher erreichen können. Ein Aushang in einer Infotafel, die von keinem betroffenen Mitglied eines Vereins eingesehen wird, ist nicht ausreichend. Wiederkehrende Zahlungen mit gleichen Beträgen können einmalig angekündigt werden. Wenn im Mandat die Mandatsreferenznummer nicht genannt wurde, muss diese jetzt in der Pre-Notification mitgeteilt werden. Fristen / Termine Die Pre-Notification muss mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin beim Zahlungspflichtigen ankommen. Eine kürzere Vorlauffrist (minimal 1 Tag vor Fälligkeit) kann Vereinbart werden. Dies kann auch in einer Satzung verankert sein oder in den Geschäftsbedingungen. 21

22 Beispiele / Lösungen Ankündigung in einem Verein: Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im August ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Im Unternehmen kann die Form einer Rechnung gewählt werden. Sie muss folgende Informationen enthalten: Den Einzugsbetrag Den Einzugstermin (dieser muss genau bestimmbar sein) Die Mandatsreferenznummer Besonderheiten Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil eines Antragsformulars oder ein Tagesordnungspunkt bei einer Jahresversammlung sein. 22

23 7. SEPA Eillastschrift Erklärung/ Definition Die SEPA Eillastschrift kann innerhalb Deutschlands alternativ zur SEPA Basislastschrift eingesetzt werden. Fristen / Termine Die Lastschrift muss der Bank des Zahlungspflichtigen nur einen Tag vor Fälligkeit vorliegen. Beispiele / Lösungen Die Nutzung ist ab dem möglich. Weitere Informationen folgen in kürze. Besonderheiten Die Sichtlastschrift ist eine wichtige Alternative für Organisationen die auf Spenden angewiesen sind. 23

24 8. IBAN only bei SEPA Überweisungen Erklärung/ Definition Ab dem reicht es aus, wenn im Zahlungsverkehr innerhalb Deutschlands allein die IBAN des Empfängers angeben wird. Die Angabe der BIC ist optional. Dies gilt sowohl für SEPA Überweisungen als auch für SEPA Lastschriften. In Planung ist, dass ab 2016 die "IBAN only" Regelung für den gesamten SEPA Raum in Kraft tritt. 24

25 9. Weitere Informationen 9.1. Zusammenfassen von Mandat und Pre-Notification. Bei Vereinen ist es zum Beispiel möglich, Mandat und Pre-Notification in ein gemeinsames Formular zum Vereinseintritt zu integrieren. Problematisch ist dabei, dass die eindeutige individuelle Mandatsreferenznummer darauf erscheinen muss. Hier kann eine Formulierung wie etwa Mandatsreferenznummer = neue Vereinsmitgliedsnummer genutzt werden Verwendete Zeichen (z.b. im Verwendungszweck) Es gibt keine Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Umlaute (ä, ö, ü, ß) sind nicht mehr möglich Außenwirtschaftsmeldung Auch unter SEPA sind viele Auslandsbuchungen meldepflichtig. Dies gilt weiterhin auch in den sich nun im SEPA Raum befindenden Ländern. Außenwirtschaftsmeldungen werden von der Bundesbank nicht mehr auf Papier, sondern nur noch elektronisch akzeptiert. Eine Weiterleitung durch die Bank entfällt damit. Die Umstellung sollte bis zum abgeschlossen sein. Spätestens dann müssen die Meldungen über das Allgemeine Meldeportal Statistik (AMS) der Deutschen Bundesbank eingereicht werden, das bereits ab Meldemonat Juli 2013 die Erstellung und Einreichung der Meldung ermöglicht. Was sich ändert, welche Daten neu gemeldet werden müssen und welche Informationen wegfallen, finden Sie auf der Informationsseite der Deutschen Bundesbank. 25

26 Das Allgemeine Meldeportal Statistik (AMS) der Deutschen Bundesbank aft/awv_aenderung_2013/awv_aenderung_2013.html 26

27 9.4. TARGET Tage oder: Wie berechne ich den Einreichtag meiner SEPA Lastschrift Trans- European Automated Real-time Gross Settlement Express Transfer System TARGET-Tage sind die Tage, an deinen die Banken in Europa Zahlungen bearbeiten. Der zugrunde liegende Kalender für die Berechnung von Fristen im SEPA Bereich berücksichtigt keine nationalen Feiertage. Die Erreichbarkeit der Banken erhöht sich, da neben Samstag und Sonntagen lediglich 6 einheitliche Feiertage existieren. Einheitliche Feiertage im TARGET Kalender sind: Neujahr Karfreitag Ostermontag 1. Mai Weihnachtsfeiertag Hier einige Beispiele für die Errechnung des Einreichungstages: a) Wunschtermin der Belastung ist der (D=Due Day). Für einmalige-/ erstmalige Basislastschriften ist eine Vorlauffrist von 5 TARGET-Tagen bei der Bank des Zahlungspflichtigen + 1 TARGET-Tag für die Bearbeitung bei der Bank des Zahlungsempfängers einzuhalten (D-6). Der Einreicher hat somit spätestens am die Lastschrift bei seiner Bank einzureichen. Da der Wunschtermin in diesem Jahr auf einem Sonntag liegt, wird der nächste TARGET-Tag zur Verarbeitung genommen. Die Buchung erfolgt daher erst am auf dem Konto des Zahlungspflichtigen. b) Wunschtermin der Belastung ist der (D=Due Day). Für eine einmalige Firmenlastschriften ist eine Vorlauffrist von 2 TARGET-Tagen bei der Bank des Zahlungspflichtigen + 1 TARGET-Tag für die Bearbeitung bei der Bank des Zahlungsempfängers einzuhalten (D-3). Der Einreicher hat somit spätestens am die Lastschrift einzureichen. Die Buchung erfolgt am Wunschtermin. 27

28 c) Wunschtermin der Belastung ist der (D=Due Day). Für eine wiederkehrende Basislastschrift ist eine Vorlauffrist von 2 TARGET-Tagen bei der Bank des Zahlungspflichtigen + 1 TARGET-Tag für die Bearbeitung bei der Bank des Zahlungsempfängers einzuhalten (D-3). Der Einreicher hat somit spätestens am die Lastschrift einzureichen. Die Buchung erfolgt am Wunschtermin. d) Wunschtermin der Belastung ist der (D=Due Day). Für eine wiederkehrende Firmenlastschrift ist eine Vorlauffrist von 2 TARGET-Tagen bei der Bank des Zahlungspflichtigen + 1 TARGET-Tag für die Bearbeitung bei der Bank des Zahlungsempfängers einzuhalten (D-3). Der Einreicher hat somit spätestens am die Lastschrift einzureichen. Da der Wunschtermin in diesem Jahr auf einem Sonntag liegt, wird der nächste TARGET-Tag zur Verarbeitung genommen. Die Buchung erfolgt daher erst am auf dem Konto des Zahlungspflichtigen. 28

29 9.5. Textschlüssel werden zu Purpose Codes Textschlüssel werden zu Purpose Codes. Wenn Sie im Rahmen ihrer Buchhaltung Textschlüssel verwendet haben um Überweisungen zusätzlich zu kennzeichnen (z.b. 053 für Lohn- und Gehaltszahlungen), müssen Sie auf Purpose Codes umstellen. Einige Beispiel für Purpose Codes finden Sie hier: CORT Courtage DIVI Dividende, Couponzahlung GOVT staatliche Zahlung INTE Zinsen LOAN Kredit PENS Pensionszahlung SALA Gehaltszahlung SECU Sicherheiten/Wertpapiere SSBE Sozialversicherungsbeihilfe SUPP Lieferantenzahlung TAXS Steuerzahlung TREA Steuererstattung TRAD Handelsgeschäfte VATX Mehrwert-/Umsatzsteuer WHLD Kapitalertrags-/Quellensteuer 29

30 10. Versionsinformationen Übersicht der Änderungen. Versionsnummer Änderungsthema Detail Start der Versionierung Überarbeitung 30