PDF-Dateien erstellen mit FreePDF XP 3.24 Eine Anleitung für Mitarbeiter/innen

Transkript

1 PDF-Dateien erstellen mit FreePDF XP 3.24 Eine Anleitung für Mitarbeiter/innen Diakonisches Werk des Ev. Kirchenkreises Steinfurt-Coesfeld-Borken e.v.

2 PDF bedeutet Portable Document Format (transportables Dokumentenformat). PDF ist ein Dateiformat, dessen besondere Eigenschaft darin besteht, dass es unabhängig von der Ursprungssoftware (Anwendung), mit der das Dokument erstellt wurde, ein Abbild dieses ganzen oder von Teilen des Dokuments bereit stellt, in dem Inhalt und Layout wie im Ursprungsdokument erhalten bleiben. Das PDF-Format wurde von Fa. Adobe in den 90er Jahren entwickelt. Mit dem Format wurde ein kostenlos erhältlicher Reader, der Adobe Reader (früher: Acrobat Reader), bereit gestellt. Inzwischen ist das Format insbesondere im Internet so weit verbreitet und auch der Adobe Reader ist auf fast allen PCs vorhanden, sodass PDF als Quasi-Standard für den plattformunabhängigen Austausch von Dokumenten bezeichnet werden kann. Ein PDF-Dokument kann praktisch aus jedem Programm heraus erstellt werden. Dafür erforderlich ist lediglich ein sog. PDF-Drucker. Entsprechend gleicht die Erstellung eines PDF- Dokuments im Prinzip einem Druckprozess, mit dem Unterschied, dass das Ergebnis nicht ein bedrucktes Papier, sondern lediglich eine PDF-Datei ist (die bei Bedarf aber auch wieder auf Papier gedruckt werden kann). Ein positiver Nebeneffekt ist zunächst die enorme Papierund Tintenersparnis, wenn man sich darauf einstellt, eben nicht alles auf Papier auszudrucken, sondern vorzugsweise als PDF-Datei im Dateisystem abzulegen. Ein weiterer Vorteil ist, dass PDF-Dokumente i.d.r. nicht ohne Weiteres verändert werden können. Sie eignen sich daher auch zur Archivierung von Dokumenten oder zum Versand per . Auch unterschiedliche Auflösungen und damit Dateigrößen können je nach späterem Verwendungszweck beim Drucken in ein PDF-Dokument eingestellt werden. Hat man eine Papiervorlage vorliegen, können PDF-Dokumente im Übrigen auch direkt über einen Scanner in unterschiedlichen Auflösungen erstellt werden. Daraus ergeben sich unendlich viele, sinnvolle Anwendungszwecke. Zum Beispiel kann man Internetseiten, deren Inhalt man eigentlich nur einmal für einen bestimmten Zweck braucht, ausdrucken und ablegen. Text-, Tabellenkalkulations- oder Präsentationsdateien ausdrucken und per - Anhang versenden Einzelne empfangene s ausdrucken und im Dateisystem abspeichern Aus Bildbearbeitungsprogrammen Bilder ausdrucken Teile von Dokumenten aus unterschiedlichen Anwendungen zu einem PDF- Dokument zusammen führen. u.v.a.m. Auf den Rechnern des Diakonischen Werkes ist für die Erstellung von PDF-Dokumenten der PDF-Drucker FreePDF XP verfügbar. Der PDF-Drucker ist direkt über das Menü Start > Einstellungen > Drucker und Faxgeräte > FreePDF XP bzw. Start > Drucker und Faxgeräte > FreePDF XP erreichbar. Der Praxis-übliche Weg, den PDF-Drucker aufzurufen erfolgt jedoch über das Druckmenü des jeweiligen Programms, mit dem das Quell-Dokument bearbeitet wird, aus dem man eine PDF-Datei erstellen will: Datei > Drucken Im folgenden Bild ist beispielhaft das Druckmenü einer Internetseite aus dem Browser Mozilla Firefox abgebildet. In anderen Programmen sieht das Druckmenü entsprechend anders aus. D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc Seite 2 von 6 Stand: Juni 2009 JBo

3 In der Druckerauswahl des Druckmenüs ist der Drucker FreePDF XP auszuwählen. Auf dieser Seite, wie auch über die Schaltfläche Eigenschaften können übliche Druckeinstellungen wie Seitenauswahl, Auswahl einer Markierung, Hoch- oder Querformat usw. vorgenommen werden. Beim Ausdruck von Internetseiten, die mit sog. Frames (Frame = Teilbereich einer Internetseite) erstellt wurden, ist i.d. R. die Einstellung Frames drucken > Wie am Bildschirm angezeigt richtig. Andernfalls wird jeder Frame einzeln ausgedruckt. Die Einstellung Druck in Datei darf nicht eingeschaltet werden, denn diese Funktion würde eine Druckdatei im Format *.prn statt *.pdf erstellen. Sind alle im Druckmenü gewünschten Einstellungen vorgenommen worden, löst ein Klick auf OK den Druckvorgang (Erstellung des PDF-Dokuments) aus. Ist das Dokument fertig gestellt, öffnet sich das Menü-Fenster von FreePDF XP. D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc Seite 3 von 6 Stand: Juni 2009 JBo

4 Über den Link Konfigurieren sind diverse Programm-Einstellungen möglich, die im Alltagsgebrauch aber i.d.r. nicht von Bedeutung sind. Die Besprechung dieser Optionen wird daher hier nicht tiefer gehend behandelt. Die drei wichtigsten Einstellungen, die vorgenommen werden müssen, sind Auswahl eines PDF-Profils Vergabe eines Dateinamens Auswahl des Ablage- bzw. Speicherortes Für die Auswahl eines PDF-Profils stehen standardmäßig drei Optionen zur Verfügung. High Quality Medium Quality ebook Die Auswahl des Profils ist abhängig vom beabsichtigten Verwendungszweck. Bei Bedarf können die voreingestellten PDF-Profile über die Schaltfläche Konfigurieren modifiziert oder auch zusätzliche PDF-Profile neu erstellt werden. Die Option High Quality ist standardmäßig voreingestellt. Sie beinhaltet eine hohe Auflösung und sollte belassen werden, wenn das Ursprungs-Dokument (z.b. ein Jahresbericht als Word-Dokument) hoch aufgelöste Bilder enthält, die später auch auf Papier in hoher Qualität ausgedruckt werden sollen (z. B. Versand an eine Druckerei). Nachteil dieser Einstellung ist eine relativ große PDF-Dateigröße. Die Einstellung High Quality macht beim Erstellen von PDF-Dateien von einer Internetseite keinen Sinn, weil dort die Auflösung im Ursprung bereits niedrig (ebook-qualität) ist. Die Option Medium Quality ist die richtige Wahl, wenn das Zieldokument (PDF-Datei) zwar gut lesbar auch auf Papier ausgedruckt werden soll, aber insbesondere auch die enthaltenen Bilder nicht in hoher Print-Qualität vorliegen müssen (z. B. Ausdruck für die Papier- Aktenhaltung). D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc Seite 4 von 6 Stand: Juni 2009 JBo

5 Die Option ebook ist die Option der Wahl, wenn das Zieldokument voraussichtlich gar nicht auf Papier gedruckt werden muss, sondern nur für die Bildschirmdarstellung und/oder den -versand erstellt wird. Diese Option erzeugt die geringste Dateigröße. Sie eignet sich aber wie Medium Quality auch noch für den Ausdruck eines Dokuments für die Ablage in einer Papier-Akte. Ist das dem Verwendungszweck entsprechende Profil ausgewählt, wird im Feld PDF- Dateiname der Dateiname eingetragen. Standardmäßig ist die Option PDF öffnen eingeschaltet. Sie bewirkt, dass das PDF- Dokument nach der Ablage im Dateisystem (Festplatte, USB-Stick, etc.) im Adobe Reader oder ggf. in einem anderen Standard-PDF-Reader geöffnet wird. Soll das PDF-Dokument verschlüsselt abgespeichert werden, so kann dazu die Option PDF verschlüsseln eingeschaltet werden. Die Nutzung dieser Option wird i.d.r. nicht empfohlen. Sind alle vorstehenden Einstellungen wunschgemäß vorgenommen, folgt zuletzt die Entscheidung, wo das erzeugte PDF-Dokument abgelegt wird. Dazu stehen vier Optionen zur Verfügung. Per senden Ablegen Auf Desktop MultiDoc Mit dem Schalter Per senden wird der Standard- -Client gestartet und das PDF-Dokument als Anhang an eine angefügt. Anmerkung: Auf Grund bestimmter Windows- bzw. Microsoft-Eigenarten klappt diese Funktion mitunter nicht reibungslos. Mit dem Schalter Ablegen wird ein Explorerfenster geöffnet, in dem der Ablageort des PDF-Dokuments ausgewählt werden kann. Bei einer Betätigung des Schalters Auf Desktop wird das PDF- Dokument ohne weitere Nachfrage mit den zuvor eingestellten Parametern auf dem Desktop abgelegt. D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc Seite 5 von 6 Stand: Juni 2009 JBo

6 Mit MultiDoc steht eine Funktion zur Verfügung, die es erlaubt, aus mehreren Quelldokumenten die ganzen Dokumente oder Teile daraus zu einem Gesamtdokument im PDF-Format zusammen zu führen. Dazu verfährt man wie folgt. Zunächst ist ein Plan zu erstellen, aus welchen Quelldokumenten und in welcher Reihenfolge welche Teile (Markierung oder Seitenauswahl) oder ganzen Dokumente in das Ziel- PDF-Dokument eingefügt werden sollen. Sodann ist das erste Quelldokument mit dem zugehörigen Programm (Word, Excel, Thunderbird, Firefox, o.ä.) zu starten. Im zugehörigen Programm ist das Druckmenü aufzurufen und wie oben beschrieben sind alle Einstellungen vorzunehmen. Ein Dateiname muss an dieser Stelle noch nicht vergeben werden. Sind alle Auswahlen und Einstellungen zum ersten Teil-Dokument getroffen, löst ein Klick auf die Schaltfläche MultiDoc aus, dass der erste Teil des Zieldokuments erstellt und im Arbeitsspeicher resp. in einem temporären Bereich auf der Festplatte abgelegt/zwischengelagert wird. Als sichtbares Zeichen für die Zwischenlagerung von MultiDoc-Bestandteilen erscheint im Infobereich der Taskleiste ein kleines MultiDoc-Symbol: Danach ist das zweite Ursprungsdokument zu starten und wieder sind alle Auswahlen und Einstellungen vorzunehmen. Erneut löst dann ein Klick auf die Schaltfläche MultiDoc aus, dass nun der zweite Teil des Zieldokuments an den im Arbeitsspeicher/temporären Bereich bereits vorhandenen ersten Teil des Zieldokuments angefügt wird. Soll ein weiteres, drittes oder viertes, fünftes, Teildokument an das Zieldokument angefügt werden, ist die vorstehende Schrittfolge so lange zu wiederholen, bis alle Teildokumente an das zwischengelagerte Zieldokument angefügt sind. Schließlich muss nun noch ein Dateiname für das gesamte Zieldokument eingetragen werden und zuletzt wird das Zieldokument mit einem Klick auf Ablegen (Per senden und Auf Desktop sind natürlich auch möglich) im Dateisystem abgespeichert. D:\EDV\Schulung\FreePDF-XP\Anleitung FreePDF-XP.doc Seite 6 von 6 Stand: Juni 2009 JBo