Tools und Prozesse Beispielhafte Darstellung anhand von CaliberRM

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1 Tools und Prozesse Beispielhafte Darstellung anhand von CaliberRM ReConf 14. März 2012, Tel , mobil

2 Agenda 1. Vor dem Tooleinsatz: Worum geht es? 2. Mögliche Prozessabbildungen in CaliberRM 3. Unsere Erfahrungen Seite 2

3 1. Problemstellung (in nicht SW-Unternehmen ) 1. Oft kein organisiertes Requirements Management in Unternehmen 2. Hohe unternehmerische Risiken Fehlinvestitionen durch Fehlentwicklungen Nicht stattfindende Entwicklungen alte Anwendungen Marktferne Produktionsrisiken Projektrisiken Ressourcenverschwendung und Geldvernichtung 3. Drive kommt nicht von oben Druck kommt stattdessen oft von unten Druck kommt aus Projekten Sonderlösung für einzelne Bereiche Think small, statt think big! Druck zum PoC verhindert zusammenhängende Lösungen! Problem: Es gibt keine Managementkultur für dieses Thema! Seite 3

4 Mögliche (!) Kriterien zur Toolauswahl Integration von allen Stakeholdern & Systembeteiligten Verbesserung in der Kontrolle über die Erstellung und Änderung von Anforderungen Zentrales Repository Einbindungen der Office-Produkte & Modellierungs-Tools (Visio, Aris) Versionierung & Historisierung Klare Strukturierung von Anforderungen (Standardisierung der Inhalte), aber Anpassung muss möglich sein Auf Basis der Anforderungen sollen verschiedene Dokumente erstellt werden können: Pflichtenheft für die Consultants Möglichkeit zur Einbindung in Benutzerdokumentation Berechtigungskonzept bei der Erstellung und Verwaltung von Anforderungen Unterschiedliche Sichten auf die Anforderungen Verknüpfung & Priorisierung von Anforderungen Verknüpfung zum Test Management Verknüpfung zum Incident Management Web-Fähigkeit Skalierbarkeit ( ) Seite 4

5 Um wen geht es? Anfordernder (Fach-) Bereich Produkt/ Projekt Manager Entwickler Seite 5

6 Worum geht es? Transparenz Zuverlässigkeit Seite 6

7 Worum geht es? Transparenz Vertrauen Zuverlässigkeit Seite 7

8 Kulturelle Veränderungen erforderlich Änderung Kommunikationsstruktur: Zentralisierung! Sinnvoll: Treffen Sie keine Einzellösung nur zum ReqManagement Begleitend: Mail-/Doku-Verkehr muss zentralisiert werden zentrale DB Professionelles Test Management ggf. toolbasiert Professionelles Incident Management - toolbasiert Ggf. professionelles Konfigurationsmanagement bzw. mindestens Dokumentation Aber: nicht notwendigerweise der große Wurf es geht auch kleiner Requirements Mangement ist keine Einzelaufgabe und kein Selbstzweck! Seite 8

9 Minimum-Trias der QS Requirements Management Test Management Incident Management Seite 9

10 Spannungsfeld: Verbindlichkeit und Flexibilität 1. Vorbereitung Festlegung auf Tool und Prozesse im kleineren Kreis nicht zu viel Demokratie 2. Commitment Festlegung Prozess und Tools im Kick-off Meeting Projektleitung und System Owner 3. Support Erklären Sie! Kritik entgegennehmen. Wutbürger nicht bedienen. Laufende Kundenpflege : Training Seite 10

11 Warum Requirements Management und warum Prozesse? Definition Klarheit und Sicherheit Fachanforderer, Tester, Projektleitung Umsetzung Klarheit und Sicherheit Entwickler, Fachanforderer, Tester, Projektleitung Produktionsübernahme Klarheit und Sicherheit System Owner & alle User Seite 11

12 Prozesse installieren - einfache Merkpunkte 1. Prozesse schaffen Konventionen. 2. Definieren Sie abhängig von Projekt-/Produktgröße 3. Definieren Sie abhängig von Organisationsstruktur 4. Definieren Sie abhängig von Personalstruktur & Personal eigenheiten 5. Keine komplexen Prozesse! Einfachheit ist Trumpf. 6. Verbindlichkeit her für alle keine Ausnahmen! Seite 12

13 Merke: Requirements Management ist Psychologie so nicht! Seite 13

14 Merke: Requirements Management ist Psychologie so geht s! Gehen Sie in die Kommunikation Das Tool ist für den Menschen da, nicht der Mensch für das Tool. Nicht alles, was machbar ist, ist auch gut. Keep it simple! Seite 14

15 Beispiel für Prozessschritte einfach, verständlich, verlässlich Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 15

16 5 Beispiele für den Einsatz von CaliberRM => Zuständigkeiten => Verbindlichkeit => Kommunikation Verbindlichkeit und Flexibilität => Individualisierung => Tool im Einsatz Seite 16

17 Beispiele: (1) Zuständigkeiten - Rollen und Zugriffsstruktur Requirements Management Expert User User Audit Seite 17

18 Beispiele: (1) Berechtigungen Requirements Manager Admin & Baseline Attribute Berechtigungen Feldebene Glossar Vollständig Vollständig Vollständig Vollständig Expert User Nein Nein Ja, aber eingeschränkt Als Nutzer, schreibend bei Wohlverhalten User Nein Nein Eingeschränkt Nur als Nutzer Audit (Lesend) Lesend Lesend Nur als Nutzer Seite 18

19 Beispiele: (1) Sicherheitskonzept Security profiles User groups mit unterschiedlichen Profilen User in div. Gruppen Seite 19 Ggf. Individualisierung auf User-Ebene

20 Beispiele: (1) Zugriffe Seite 20

21 Beispiele: (1) User Groups Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 21

22 Beispiele: (1) Individualisierung auf User-Ebene Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 22

23 Beispiele: (2) Verbindlichkeit schaffen - Beispiel Aufnahme der Fachanforderungen Status: Draft => Baseline Evaluierung durch Lieferanten Accepted, Deferred, Declined => Baseline Umsetzung Nur Status Accepted => Baseline(s) Seite 23

24 Beispiele: (2) Aufnahme einfache Merksätze Schaffen Sie wiedererkennbare, einfache Strukturen! Workshops der geleitete Nutzer kann informiert und unterstützt anfordern Minimum: Training! Evtl. kurze schriftliche Doku Einfaches Handling Seite 24

25 Beispiele: (2) Gleiche Stukturen Wiedererkennungswert erhöhen Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 25

26 Beispiele: (2) Verbindlichkeit über vereinbarte Prioritäten etc. Seite 26

27 Beispiele: (2) Requirements grid als einfaches Werkzeug für Massenbearbeitung Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 27

28 Beispiele: (2) Baselines regelmäßig ziehen. Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 28

29 Beispiele: (2) Baseline signieren Einbindung des Managements Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 29

30 Beispiele: (2) Baseline Signature Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 30

31 Beispiele: (2) Document Factory Built in keine Extrakosten Templates relativ einfach zu erstellen Leicht zu handeln In Kombination mit Baselines kraftvolles Tool Kommuikationslinien für Baseline erforderlich Nutzen wir für offizielle Statements (In Kraft Setzung etc.) Seite 31

32 Beispiele: (3) Kommunikation: Diskussion Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 32

33 Beispiele: (3) Kommunikation: Historie, Zuständigkeiten, Mails Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 33

34 Beispiele: (3) Historie Präzise Dokumentation Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 34

35 Beispiele: (4) Individualisierung schafft Fexibilität Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 35

36 Beispiele: (4) Requirements Types Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 36

37 Beispiele: (4) Beispiel für eine customized page Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 37

38 Beispiele: (4) Hyperlinks möglich auf andere Tools Seite 38

39 Beispiele: (5) Tool im Einsatz: Usage Report Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 39

40 Nachteile von CaliberRM 1. Kein Workflow! Recht hoher Überwachungsaufwand 2. Keine automatische Statusänderung o.ä. bei Änderungen Hoher Pflegeaufwand und Ausweichlösungen 3. Bei Compare gibt es Ausfälle 4. Keine Web-Fähigkeit 5. Kein Incident Management Tool dabei Seite 40

41 Workaround für fehlenden Änderungsinformation Nutzung des Feldes Last modified on Seite 41

42 Requirements Compare defizitär Screenshot nicht zu veröffentlichen Seite 42

43 Weitere Möglichkeiten Review Process Validation Process alles ist customizable Seite 43

44 Unsere Erfahrungen (1) Prozesse müssen projektübergreifend gelten also auch für Produktionsumgebung: Anerkannte Prozesskompetenz erforderlich Rollen und Funktionen der Tools erklären. Supportkonzepte erforderlich Zusammenhänge verdeutlichen Seite 44

45 Unsere Erfahrungen (2) Ressourcen sind entscheidend: Rollen müssen adäquat besetzt werden. Anerkennung der Funktion muss da sein. Ober sticht unter! Institutionelle Legitimation (Projekt / Produkt) vereinfacht das Leben: Je stärker der Druck aus dem Management, desto einfacher die Vermittlung in das Unternehmen. Prozesskompetenz des System Owners klar nutzen. Seite 45

46 Prozesse schützen, Tools unterstützen Seite 46