corporate Output Management Kosten senken und Geschäftsprozesse optimieren durch unternehmensweit einheitliches Drucken und Verteilen

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1 corporate Output Management Kosten senken und Geschäftsprozesse optimieren durch unternehmensweit einheitliches Drucken und Verteilen

2 der Erfolg...eines Unternehmens hängt direkt oder indirekt von seiner Fähigkeit ab, verschiedenste Dokumente von deren Quellen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und anderen Parteien zu befördern. 2 Diese Dokumente müssen jedoch nicht nur ankommen, sondern sie müssen zur richtigen Zeit, in der richtigen Form, der richtigen Version und natürlich am richtigen Ort bereitgestellt werden. Die Vielfalt von Systemumgebungen, Anwendungen, Daten- und Papierformaten, Geräten und Dokumentenarten, welche zusammen mit Ihrem Unternehmen gewachsen ist, erschwert jedoch ein sicheres, effektives und effizientes Output- und Geräte-Management. Berücksichtigt man zusätzlich Kostendruck auf allen Unternehmensebenen, sowie die Notwendigkeit und Potenziale der elektronischen Verteilung von Daten und Dokumenten, so ist Corporate Output Management die Lösung all Ihrer Druck- und Verteilungsprobleme. Dieses Papier gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionalität und die Potentiale von Corporate Output Management und zeigt auf, wie Ihr Unternehmen von der Zusammenführung seiner Dokumentenausgabeund -verteilprozesse profitieren wird.

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4 Was ist Corporate Output Management? Corporate Output Management (COM) ist die Zusammenführung und Abwicklung all Ihrer Druck- und druckverwandten Prozesse in einem einzigen System. Drucken und elektronische Verteilung aus Ihren ERP-Systemen, aus CAD- und PLM-Systemen ebenso wie von all Ihren Office-Arbeitsplätzen all dies können Sie jetzt über eine einzige Software-Plattform abwickeln, kontrollieren und optimieren. 4 Ein COM-System verbindet unternehmensweit, standort-, hardware- und softwareübergreifend die ERP-, PLM-, Engineering- und Office-Systeme und -Anwendungen mit Ihrer Flotte von Ausgabegeräten. Dabei integriert es elegant die vielen Anwendungsformate, Formulare, Druckersprache, Treiber und Betriebssysteme des Unternehmens. Des Weiteren verfügt das System über sämtliche aktuellen Möglichkeiten zur elektronischen Verteilung und Ausgabe aller Informationen und Dokumente an allen Bestimmungsorten innerhalb oder außerhalb Ihres Netzwerkes. Anwender und Administratoren profitieren außerdem von einer Reihe weiterer Steuerungs-, Aufbereitungs- und Schnittstellen-Funktionen, welche es Ihnen erlauben, mit der COM-Plattform nicht nur alle Prozesse über ein System abzuwickeln, sondern diese wesentlich effizienter zu gestalten und Synergien mit anderen Systemen zu erschließen.

5 Viele Unternehmen investieren erhebliche Ressourcen in den Aufbau und den Unterhalt eines zusammenhängenden Druck-Netzwerks aus Systemen und Anwendungen, Ausgabegeräten und Software-Lösungen für einzelne Aufgabenstellungen und Prozessschritte. Diese Netzwerke wachsen mit dem Unternehmen und werden im Bedarfsfall um Einzellösungen ergänzt. In vielen Fällen lassen sich diese Netzwerke schematisch folgendermaßen darstellen: System Environments and Applications ERP Engineering CAD/PLM Output Channels Office Windows PDF Diese organisch gewachsenen Ausgabe- Netzwerke haben jedoch eine Vielzahl von Schwachstellen und Verbesserungspotentialen, die im laufenden Betrieb oft nicht einmal auffallen. So beurteilen viele Administratoren und IT-Leiter die Druck-Infrastruktur im Unternehmen als stabil mit wenig Raum für Verbesserungen. Der Satz Wir haben keine Druckprobleme. lässt sich meist jedoch schnell relativieren, wenn man folgende Themen betrachtet: 5 Historisch gewachsene Print-Infrastrukturen sind meist nicht effizient. Garantierte Auslieferung aller Druckjobs? Transparenz über Status aller Output-Prozesse für Administratoren und Anwender? Einfache Geräteinstallation und -Verteilung in alle Systeme? Gerätemanagement und überwachung? Formulare, Anwendungsformate, Druckformate, Druckersprachen? Ausfallsicherheit und Lastverteilung? Gesicherte Übertragung im gesamten Ausgabeprozess? Notwendigkeit manueller Arbeiten? Zentrale Administration und Accounting möglich? Systematisches Fleet und Incident Management für die Geräteflotte? Herstellerunabhängigkeit der Lösungen? Flickwerk aus Einzellösungen? Ressourcen-Effizienz?

6 Corporate Output Management ist... Einfacher, schneller, stabiler. Und kosteneffizienter. Ein COM-System kann mehr als nur das gesamte Drucken im Unternehmen zu vereinfachen, zu stabilisieren, zu beschleunigen und kosteneffizienter zu machen. Es kann eine entscheidende Rolle bei der Optimierung ganzer Geschäftsprozesse einnehmen, die mit Dokumentenverteilung und ausgabe zusammenhängen. Systematische Optimierung der gesamten dokumentenausgabe. Ihr COM-System liefert umfassenden und detaillierten Input für Ihre Accounting-, Incident-, Asset- oder Fleet- Management-Systeme und schafft eine bislang nicht erreichte Kostentransparenz des Druckens im Unternehmen. 6 Support für Ihren Support. Module für Geräte- und Treiberadministration, sowie für Geräte- und Job-Monitoring revolutionieren die Arbeit Ihrer Administratoren und Helpdesk-Mitarbeiter im Druckumfeld. Signifikante Einsparungen und effizienteres Arbeiten im Supportfall sind gewährleistet. Förderung von Green IT. Durch elektronische Verteilung, kosten- und verbrauchsspezifische Druckerkonfigurationen und Secure&PickUp- Printing können Sie den unternehmensweiten Papierverbrauch deutlich senken. Erfolgreiches Fleet-Management ermöglicht eine optimale Ausnutzung Ihrer Geräteflotte. Reduktion der IT-Komplexität. Ein COM-System übernimmt alle Aufgaben rund um das Drucken, die vorher über ein Netz aus Einzellösungen, herstellerspezifischen Produkten und selbstprogrammierten Lösungen ausgeführt werden mussten. Permanent hochverfügbar. COM verfügt über ausgefeilte Lastverteilungs- und Ausfallsicherungs mechanismen, um die permanente Hochverfügbarkeit aller kritischen Ausgabeserver und -geräte zu gewährleisten. Unabhängigkeit von Hardware-Herstellern. Alle bereits erwähnten Vorteile und Funktionen einer COM-Plattform können Sie unabhängig von den Modellen und Herstellern Ihrer Geräteflotte angepasst an Ihre Systemumgebungen nutzen. Reduzieren Sie Bindungen an teure Exklusiv-Verträge mit Geräteherstellern und Einzel lösungen und schützen Sie Ihre Investitionen.

7 System Environments and Applications ERP SAP Engineering CAD/PLM Office Windows Corporate Output Output Channels PDF 7 Eine Corporate-Output-Management-Plattform verwaltet alle Ausgabeprozesse im Unternehmen. Im Folgenden wird dargestellt, wie eine Corporate-Output-Management-Plattform diese Schwachstellen in Stärken wandelt und darüber hinaus Optimierungspotentiale in Ausgabe- und Geschäftsprozessen erschließen kann, die bislang unberührt sind.

8 Zentrale Treiber- und Geräte-Administration COM bedeutet insbesondere auch effizientes Geräte- und Treibermanagement. Neue Ausgabegeräte müssen nur ein einziges Mal in einer zentralen Datenbasis installiert werden. Das Device- Management-Tool verteilt die Geräteinformationen dann auf Knopfdruck in alle verbundenen Systeme. Um die Installation und Instandhaltung zu erleichtern, kann sich das System automatisch mit den vorhandenen Geräten und Systemen synchronisieren. Auf diese Weise wird auch die Pflege des Geräte- und Treiberbestandes übersichtlich, sicher und effizient. Senkung des Administrations-Aufwands Steigerung der Administrations-Qualität eliminierung von Geräte- und Treiberinstallation als Problemquelle Drucker...in verschiedenen Systemumgebungen, Standorten, Servern und Anwendungen - das ist bei Weitem keine außergewöhnliche Zahl in Industrieunternehmen. Die Treiber- und Geräte-Administration solcher Geräteflotten kann eine ganze IT-Abteilung das Jahr über beschäftigen. Dezentrale, redundante Geräteinstallation, und Treiberverteilung können zudem zu gravierenden Problemen in der Systemstabilität führen. So brachte die fehlgeschlagene Installation und Verteilung des Treibers eines einzelnen Desktop-Druckers 70 Server eines bekannten Finanzinstituts über Nacht zum Crash Angestellte konnten stundenlang nicht arbeiten.

9 Zentrale Auftrags- und Geräteüberwachung Ihr COM-System überwacht alle Druckaufträge End-to-End, d.h. vom Anwender bis zur erfolgreichen Ausgabe unbeeinträchtigt von Zwischenschritten. Eine Erfolgsmeldung erhält der Anwender erst dann, wenn der Ausdruck am Bestimmungsort tatsächlich erfolgreich vollzogen wurde. Da der Output Device Monitor (ODM) des COM-Systems über umfassende Statusinformationen aller angeschlossenen Geräte verfügt, können Anwender und Administratoren jederzeit den Fortschritt eines Ausgabeauftrages einsehen und im Falle eines Falles die Quelle des Problems schnell identifizieren. Kritische Situationen werden in Ampel-Farben hervorgehoben. Im Fall einer Supportanfrage zum Drucken kann Ihre IT-Abteilung den Ort und die Ursache der Störung auf einen Blick identifizieren unabhängig von Gerätestandort und -Systemen. Reduktion des Helpdesk-Aufwands steigerung der Helpdesk-Qualität und -Geschwindigkeit Reduktion unnötiger Nachdrucke transparenz End-to-End über alle Druckaufträge und Gerätezustände Sicherung prozesskritischen Druckens 9 Beim Drucken......über die integrierten Spooler von ERP-, PLM- oder anderen Systemen werden Druckaufträge oft bereits als erfolgreich gemeldet, wenn der Druckbefehl erfolgreich vom Spooler abgesetzt werden konnte. Treten jedoch Probleme bei der Netzwerkübertragung zum Drucker, mit externen Spoolern, Servern oder den Druckern selbst auf, erhält der User keine Information darüber. Bleibt ein Job stecken, der bereits als erfolgreich gemeldet wurde, versuchen Anwender meist, mehrfach zu drucken, bevor sie bei Misserfolg den Helpdesk anrufen, der oft mit viel Aufwand nur wenig tun kann. Im Fall prozesskritischer Dokumente können die Konsequenzen deutlich drastischer ausfallen, wenn durch nicht erfolgte Dokumentenausgabe ganze Prozesse lahmgelegt werden (z.b. Verzögerung einer Auslieferung, Anhalten von Produktionslinien).

10 Geräteunabhängiges Secure/PickUp-Printing COM beinhaltet eine geräteneutrale Secure & PickUp Printing - Funktion. Mit dieser Funktion können sensible Dokumente bei der Ausgabe wirksam gegen unerwünschte Einsicht geschützt werden, indem erst dann gedruckt wird, wenn der Anwender sich zur Abholung am Drucker identifiziert hat. Zusätzlich kann mit Secure & PickUp Printing als Voreinstellung viel unnötiges Papier gespart werden in Form zahlreicher Seiten, die zwar gedruckt, aber nicht abgeholt werden. Zentrales Merkmal dieser Funktionalität ist die Unabhängigkeit von Herstellern und Typen der Ausgabegeräte. Schutz sensibler Dokumente beim Druck Reduktion unnötiger Ausdrucke Unabhängigkeit von Hardware-Herstellern Schutz von Hardware-Investitionen 10 Sensible Dokumente......sollten nicht bis zur Abholung in öffentlichen Abteilungsdruckern herumliegen, wo sie für jedermann zugänglich sind. Konstruktionszeichnungen, Design-Vorschläge, medizinische Unterlagen oder Personaldokumente in jedem Unternehmen gibt es vertrauliche Dokumente, die gedruckt werden müssen und gegen neugierige Blicke geschützt sein sollten. In global operierenden Unternehmen erfolgen der Zugriff, die Bearbeitung und die Verteilung von Dokumenten außerdem von verschiedensten Standorten im Firmennetzwerk rund um den Globus. Beim weltweiten Transfer von Servern und Datenbanken zu den Ausgabekanälen sollten Dokumente und Daten daher durchgängig gegen unerwünschten Zugriff abgesichert sein.

11 11 Gesicherte Übertragung Um sensible Informationen bei der weltweiten Übertragung zu Ihrem Ausgabeort vor unerwünschtem Zugriff zu schützen, verfügt das COM-System standardmäßig über Verschlüsselungs- und Komprimierungs-Mechanismen. So sind alle Daten und Dokumente auf dem Weg zur Ausgabe durchgängig vor unrechtmäßigem Zugriff von außerhalb aber auch von innerhalb Ihres Firmennetzwerkes geschützt. Entschlüsselung und Dekomprimierung werden im lokalen Netz am Ausgabeort oder direkt am Drucker vorgenommen. Durchgängiger Schutz aller Dokumente vor unerwünschtem Zugriff im Netzwerk

12 Hochverfügbarkeit und Lastverteilung Das COM-System gewährleistet maximale Performance bei gleichzeitiger Hochverfügbarkeit. Entlastung der Applikationsserver von druckbezogenen Aufgaben. Back-Up aus Servern, die mit den Ausgabe- und Applikationsservern gekoppelt sind und optimale Lastverteilung, Ausfallsicherheit, sowie maximalen Druck-Durchsatz gewährleisten. Kontrolle aller angeschlossenen Geräte über das ODM-Modul und automatische, konfigurierbare Reaktion im Fehlerfall. permanente Hochverfügbarkeit aller Ausgabe-Prozesse Automatische, konfigurierbare systemreaktionen im Fehlerfall Gewährleistung von konstant hohem Durchsatz 12 In den meisten Unternehmen......ist das tägliche Drucken eine Selbstverständlichkeit außer es funktioniert einmal nicht. Viele Geschäftsprozesse können nicht abgeschlossen werden, bis die zugehörigen Informationen erfolgreich verteilt wurden sei es auf Papier, als , Fax oder im Web. Wenn an einem Punkt des Ausgabenetzwerkes Probleme auftreten, können sich in kürzester Zeit große Mengen an Druckaufträgen stauen und so die Ausgabe- und sogar die Applikations-Server zum Absturz bringen. Liefert ein abgestürzter Ausgabeserver z.b. keine Dokumente mehr, die zur Beendigung eines Produktionslaufs benötigt werden, so kann dies schnell ein Anhalten der Fertigungsstraßen erzwingen. Auf diese Weise können Ausfälle in der Druck-Infrastruktur immense Kosten nach sich ziehen.

13 1 Single-Driver-Printing für Windows Mit der Single-Driver-Architektur des COM-Systems können alle Drucker in allen Windows- Systemen Ihres Unternehmens mit nur noch einem einzigen Treiber betrieben werden. Der generische Windows-Treiber deckt alle Gerätetypen und Windows-System-Varianten im gesamten Unternehmensnetzwerk ab. In Kombination mit Ihren allgemeinen Treiber- und Geräte-Administrations-Funktionen löst die COM-Plattform somit sämtliche Treiber-, Geräte- und Layout-Probleme im Unternehmen. eliminierung von Treiber- und Systemkonflikten Erhöhte Systemstabilität reduzierter IT-Aufwand für Treiber- und System-Verwaltung der Windows-Systeme einheitliches Druckbild reduziert Aufwand für Anwender bei der erstellung von Office-Templates Einsparung aller Windows-Printserver 13

14 Integrierte Konvertierung Eine COM-Lösung deckt alle notwendigen Konvertierungen ab, welche die Dokumentenausgabe und -Verteilung mit sich bringt. COM konvertiert Datenströme und geräteneutrale Formularinformationen aus ERP und PLM in gerätespezifische Druckerdaten. COM konvertiert Barcodes in SW-Fonts und gewährleistet Unicode-Unterstützung ohne Hardware-Upgrades. COM konvertiert Dokumente aus und in alle gewünschten Applikations- und Datenformate (DOC, XLS, PDF, TIFF, CAD, PDF/A etc.). 14 Alle Konvertierungsaufgaben über ein System ausführen eliminierung redundanter Tätigkeiten bei Formularerstellung und Verwaltung einsparung von Hardware-Upgrades für die Druckerflotte Gewährleistung von einheitlichem Druckbild auf allen Druckern 15 Druckertypen 15 Templates. Für jedes Formular? Erstellung und Verwaltung von Formularen und Templates in ERP-Systemen und anderen Anwendungen erfolgt in vielen Unternehmen zwangsweise gerätespezifisch und mehrfach, um einheitliches Aussehen auf allen Geräten sicherstellen zu können. Mit vielen verschiedenen Druckertypen und Druckersprachen kann der Aufwand für die Formularerstellung und Verwaltung schnell sehr hoch werden. Des Weiteren entstehen I nputdokumente in vielen verschiedenen Anwendungsformaten. Zudem müssen Datenströme aus Host Systemen in druckbare Dokumente verwandelt werden. Um zusätzlich noch Barcode- und Unicode-Fonts für die internationale Verwendung von Dokumenten abzudecken, muss die Druckerflotte oft mit kostenpflichtigen Hardware-Upgrades nachgerüstet werden. Wie kann man Hardware-Upgrades und aufwändiges Formularmanagement umgehen und gleichzeitig ein einheitliches Druckbild auf allen Geräten gewährleisten?

15 Zentrales Controlling und Accounting Das COM-System liefert bei Bedarf ausführliche Accounting-Informationen rund um Ihre Ausgabeprozesse. Die Aufschlüsselung des Druckvolumens auf einzelne Systeme, Abteilungen, Projekte oder Geräte erzeugt hohe Kostentransparenz in einem Bereich, in dem dies bislang schwer zu erreichen war. Detaillierte Informationen über die Kapazitätsnutzung Ihrer Geräteflotte und den Verbrauch an Betriebsstoffen ermöglichen außerdem ein systematisches Fleet- Management. Schnittstellen der COM-Plattform ermöglichen die Koppelung mit Asset-, Incident- und IT-Management-Systemen im Unternehmen, über die mit den Informationen aus dem COM ein effektives Controlling des Druckens im Unternehmen ermöglicht wird. optimierte Kapazitätsnutzung der Geräteflotte effektives Controlling und Accounting rund um das Drucken Kostentransparenz beim Drucken 15

16 Geschäftsprozesse OPTIMIEREN Eine COM-Lösung dient nicht nur der Abwicklung von Ausgabeprozessen. Mit der Breite seiner Steuerungs-, Aufbereitungs- und Schnittstellen-Funktionen ist COM in der Lage, ganze Geschäftsabläufe zu optimieren. Dazu gehört zum Beispiel automatisches Absammeln und Formatieren aller benötigten Dokumente zu einem Prozess aus den Systemen, sowie deren automatische und regelbasierte Verteilung. Drucken direkt neben die Fertigungszelle oder automatisches Publishing von fertig formatierten 1000-seitigen Anlagendokumentationen diese und mehr Funktionen kann ein COM-System in Ihren Geschäftsprozessen erfüllen. 16 freisetzung von Manpower aus der Dokumentenbereitstellung für produktivere Arbeit Geringere Fehleranfälligkeit Automation und Beschleunigung dokumentenbasierter Prozesse Erhöhte Prozessqualität Manuelle Unterlagenbereitstellung......für Geschäftsprozesse wie Fertigung, Instandhaltung, oder Dokumentationsprozesse kann enorm aufwändig sein und bindet Personal, das produktiver eingesetzt werden könnte. Darüber hinaus sind manuelle Prozesse fehleranfälliger und langsamer. Bereits in kleinen Unternehmen ist häufig ein Mitarbeiter nur damit beschäftigt, alle Unterlagen für Fertigung und Instandhaltung zusammenzustellen und zu verteilen. Steigt die Zahl der täglichen Fertigungsaufträge in die Tausende, wird die Informationsverteilung schnell zum Problem. Gleiches gilt für Instandhaltungs- und Dokumentationsprozesse komplexer Anlagen. Im Beispiel eines amerikanischen Kraftwerks waren mehrere Ingenieure bis zu 3 Monate mit der Informationszusammenstellung beschäftigt. Durch den Einsatz von COM-Modulen konnte der Kraftwerksbetreiber diesen Aufwand auf wenige Tage reduzieren.

17 17 Erweiterte Nachvollziehbarkeit Für bestimmte Geschäftsprozesse muss gewährleistet sein, auch noch nach Jahren zu wissen, auf welcher Dokumentenbasis eine Operation ausgeführt wurde. Das COM-System kann daher alle Informationen über Ihre Dokumentenverteilung als Tabellen in den PLM- oder ERP-Systemen speichern. Mit den gespeicherten Informationen, wie z.b. Dokument, Version, Empfänger, Ausgabedatum etc. können Sie Ihren Nachweispflichten mühelos nachkommen. Sollte es zum Beispiel einmal zu einem Schaden nach einem Wartungseinsatz Ihres Teams kommen oder Lieferanten fehlerhafte Teile nach Ihrer Spezifikation fertigen, werden diese Informationen von hohem Wert sein. Absicherung gegen Schadensersatzforderungen

18 Stabiles, einheitliches Drucken und effizientere Prozesse... Kompatibilität in allen Bereichen Kodierter und dateibasierter Input Die COM-Plattform kann Datenströme, Formulare und Dokumente gemischt verarbeiten, verteilen und ausgeben. Die Integration dieser Funktionalität in den Standard-Listendruck ermöglicht es ERP-Anwendern, alle Unterlagen, Listen, Formulare und Dokumente zu einem ERP-Prozess oder -Objekt in einem Arbeitsgang auszugeben/zu verteilen. 18 hardware- und softwareübergreifend Die COM-Plattform arbeitet unabhängig von Herstellern und Typen Ihrer Hardware und verfügt über hohe Konnektivität zu anderen Systemen im Unternehmen. Eine COM-Lösung ist modular aufgebaut. Sie wird den kundenspezifischen Anforderungen entsprechend konzipiert und nahtlos in die vorhandenen Systemumgebungen des Kunden integriert. Klein-, Groß- und Wildformate ERP-Systeme, CAD Software und Office-Anwendungen generieren eine Vielzahl von verschiedenen Druckformaten. Das COM-System kann alle Formate im Unternehmen verarbeiten und skaliert, verteilt und druckt Fotos von der letzten Betriebsfeier genauso präzise wie meterlange Konstruktionszeichnungen. Mit einer COM-Plattform können Unternehmen Druck und Verteilung aus allen Bereichen abwickeln sei es aus ERP-Umgebungen, aus dem Engineering/PLM-Umfeld oder dem Office-Bereich.

19 ...unternehmensweit Multi Source Input Office PLM ERP DMS CAD Publishing App. Interfaces Konvertierung Administration Geräteneutral Aufbereitung Seiten, Jobs & Geräte Monitoring Sortierung/ Spooling Distribution Multi Channel Output Kleinformat-Drucker Großformat-Drucker Finishing Secure & Pickup Printing /web CD/DVD/File/Archive 19 Die Einführung eines COM-Systems vereint alle Ausgabeprozesse eines Unternehmens, welche vorher über eine Vielzahl von Systemumgebungen, Anwendungen, Software-Lösungen, Datenquellen und Geräte abliefen, in einem einzigen Output-Management-System. Mit seinen weitreichenden Steuerungs-, Administrations- und Aufbereitungsfunktionen steigert das COM außerdem die Qualität und Effizienz aller Prozesse, welche eine Dokumentenausgabe und Verteilung erfordern. Mit einer COM-Plattform können Unternehmen Druck und Verteilung aus allen Bereichen abwickeln - sei es aus ERP- Umgebungen, aus dem Engineering/PLM-Umfeld oder dem Office-Bereich. Â Â einfacher, schneller, stabiler und kosteneffizienter. ÂÂ Support für Ihren Support. ÂÂ Reduktion der IT-Komplexität. ÂÂ Permanent hochverfügbar. Â Â systematische Optimierung der gesamten Dokumentenausgabe. ÂÂ Förderung von Green IT. Â Â unabhängigkeit von Hardware-Herstellern.

20 SEAL Systems AG SEAL Systems ist ein international führender Anbieter von Lösungen zur Informations- und dokumentenverteilung. Mit Corporate Output Management bietet das Unternehmen jetzt seine 30 Jahre Output-Management-Erfahrung gebündelt in einer modularen, universellen Software-Plattform für maximalen Kundennutzen.