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2 Stetig vergrößert sich das Volumen an Dokumenten und Daten zu Vorgängen im Gewerblichen Rechtsschutz, die schnell und einfach auffindbar sein müssen. Optimieren Sie Ihr Schutzrechtmanagement und minimieren Sie Ihre Papierflut! Setzen Sie auf effizientes Verwalten und rechtssicheres Archivieren Ihrer Dokumente in Verbindung mit PatOrg. Innerhalb Ihrer Kanzlei oder Patentabteilung kommen zahlreiche Dokumente und Daten zu Vorgängen und Mandaten zusammen, vielfach nur noch in digitaler Form. Bleiben Sie digital mit unserem elektronischen Archiv Ihrer Wissensdatenbank, in der alle Daten und Dokumente effektiv gesammelt, strukturiert und bereitgestellt werden. Die sichere Verwaltung mit unveränderbaren Originaldateien und die revisionssichere Archivierung im smart IP office ermöglicht standortübergreifend, dass jegliche Information schnell und einfach auffindbar ist. smart IP office flow mail view to go mobile connect share Abb.1: Übersicht der Lösungsbausteine im smart IP office Um diese Aufgabe effizient zu bewältigen, bietet smart IP office verschiedene Lösungsbausteine (Abb. 1) auf Basis des d.velop d.3ecm Dokumenten-Management- Systems. Die einzelnen Module bieten die komplette Palette der digitalen Dokumentenbearbeitung an, wie z.b. Posteingangsverarbeitung, Mobilität und Anbindung an Ihre Patentmanagement-Software (hier: PatOrg). Schnell, intuitiv und einfach! Erleichtern Sie sich und Ihrer Kanzlei bzw. Patentabteilung den Schriftverkehr. Die meisten Posteingänge erhalten Sie mit einem Aktenzeichen, das mithilfe von smart IP office direkt erkannt und zugordnet werden kann. Unsere Lösung zeichnet sich durch eine automatische Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung (smart IP flow) aus. Neben der Briefpost und Faxen wird die komplette Kommunikation per E- Mail samt Anhang in die digitalen Akten integriert (smart IP mail). Über den Ihren d.3ecm Postkorb werden die Schriftstücke über ein einfaches Formular direkt Ihren Mandanten oder Vorgängen zugeordnet. Ihr Nutzen: Eine beschleunigte Bearbeitungszeit jeglichen Schriftverkehrs. Durch die Zuordnung und Ablage in die entsprechenden Akten haben Sie und Ihr Team stets einen schnellen Überblick über den Schriftverkehr und aktuell anhängige Verfahren. Die Aktensuche entfällt und die Akten sind standortübergreifend vorhanden. Zusätzlich können Sie aus dem Workflow heraus (Abb. 2) auf die Fristenverwaltung sowie die entsprechenden Aktendaten in PatOrg zugreifen. smart IP office 2

3 Zeit sparen! Vergessen Sie zunehmend volle Papierarchive und unzählige Wege zum Kopierer, setzen Sie auf ein digitales Archiv. Jedes Dokument wird nur einmal physikalisch gespeichert, egal wie vielen Akten es zugewiesen ist und das standortübergreifend. Damit schützen Sie sich zudem vor Medienbrüchen (Papier/EDV). Durch die nahtlose Integration in Ihre vorhandene Software dient das smart IP office als zentrale Wissensdatenbank, die auch ein aktenübergreifendes Suchen nach etwaigen Begriffen ermöglicht. Da Ihre digitalen Akten genauso aufgebaut sind, wie Ihre Handakte jetzt, finden Sie intuitiv alle Informationen, auf die Sie Zugriff haben. Mit Hilfe dieser intelligenten Regelung der Zugriffsberechtigung wird die sofortige Informationsbereitstellung auch für neue Mitarbeiter ermöglicht. Abb. 2: Workflowmaske von smart IP flow Abb.3: Integration in Outlook/Lotus Notes mit smart IP mail Unsere Lösung smart IP mail ermöglicht die Integration in Outlook oder Lotus Notes, mit deren Hilfe sich s direkt zu Mandanten und Aktenzeichen zuordnen und archivieren lassen, auf Wunsch auch automatisch. Dabei sind die d.3ecm Funktionen nahtlos in die jeweilige Oberfläche integrierbar. Abb. 4: Ansicht smart IP office Digitales Archiv smart IP office 3

4 Abb. 6: smart IP office auf Tablet-PC nutzen! Abb. 5: Ansicht smart IP office Digitales Archiv - Detailansicht Smart und mobil! Mobilität für Sie mit oder ohne Internet. Wir bieten Ihnen weiterhin eine mobile Dokumenten-Management-Lösung an. Damit können Sie auch über Ihr Smartphone oder Tablet-PC darauf zugreifen, genauso einfach, wie an Ihrem Büroarbeitsplatz. Dazu benötigen Sie smart IP mobile. Die Client-Anwendung verbindet mobile Endgeräte mit Ihrem d.3-system, so dass Dokumente und Workflowmasken direkt aus dem d.3-system übertragen und einfach passend zu Ihrem mobilen Endgerät präsentiert werden können. Um bei Ihren Mandanten vor Ort oder vor Gericht alle nötigen Unterlagen zur Hand zu haben, können Sie auch eine Auswahl von Dokumenten als Offline-Copy auf einem beliebigen Datenträger nutzen. Das Modul smart IP to go versteht sich als persönlicher Aktenkoffer, der Ihnen offline und lokal zur Verfügung steht. Mit smart IP view sind Sie in der Lage, Ihren Mandanten oder Kollegen per Webbrowser Zugriff auf Dokumente zu gewähren. Dazu wird ein eindeutiger Link (URL) bereitgestellt. Es bedarf keiner zusätzlichen Softwareinstallation. smart IP office 4

5 Schlau teilen smart IP share bietet Ihnen die Möglichkeit Dokumente und Formulare online bereitzustellen und zu teilen. Im Onlineportal von FOXDOX können Dokumente mit oder ohne Passwortschutz geteilt werden. Mit FOXDOX lässt sich bspw. die gesicherte, papierlose Kommunikation mit dem Mandanten abbilden. Dazu gibt es auch eine mobile App für Ihr Smartphone oder Tablet. Datenschutz wird hier groß geschrieben: alle Daten liegen sicher und gut verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Deutschland. Der Zugriff auf Dokumente erfolgt ausschließlich über SSL-verschlüsselte Verbindungen, und das sogar mehrstufig: sämtliche Dokumente und Formulare werden mit dem d.ecs encryption service verschlüsselt abgelegt, zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zur persönlichen Verschlüsselung. Das Hochsicherheitszentrum bietet u.a. folgende Vorteile: Videoüberwachung, Einbruchschutz, Geschützte Zutrittsschutzmechanismen (Zwei- Faktor-Authentifizierung) und zuverlässigen Virenschutz. Effizienz und Arbeitserleichterung mit d.velop smart IP office Einige Vorteile für Sie zusammengefasst: Zentrale Datenhaltung mit aktenübergreifender Suche Tiefe Integration in PatOrg Steuerung von Posteingang und Postausgang Beschleunigte Arbeitsabläufe Leichte, intuitive Handhabung Sicherheit über Unveränderbarkeit der Dokumente Revisionssichere Ablage aller steuerlich relevanten Dokumente und Daten Komplette Integration in Ihre Microsoft Office Software Mobile Nutzung, Mandantenzugang Intelligentes Wiedervorlagesystem Zertifiziert nach DOMEA, GoBs, GoB, GDPdU Gemeinsam mit PatOrg smart IP office dient der Speicherung und Verwaltung sämtlicher Dokumente, Daten und Informationen in unveränderbarer, revisionssicherer Form. Das digitale Archiv von d.velop kann optimal mit der von der Firma Brügmann gelieferten Software PatOrg verbunden werden (smart IP connect). Si e ist eine modulare Software- Lösung auf dem Gebiet des Gewerblichen Rechtsschutzes. Diese Standard-Software, wird gleichsam in Kanzleien, Patentabteilungen, Forschungsinstitutionen und Verwertungsagenturen erfolgreich einsetzt. Ihr Ansprechpartner: d.velop digital solutions GmbH Ingmar Siebel Kieler Kamp Kiel Fon: 0431/ smart IP office 5

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