Microsoft. Project Das offizielle Trainingsbuch

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2 Microsoft Project 2010 Das offizielle Trainingsbuch

3 Dieses Buch ist die deutsche Übersetzung von: Microsoft Project 2010 Step by Step / Carl Chatfield, Timothy Johnson Copyright 2010 by Carl Chatfield, Timothy Johnson, and Online Trainings Solutions, Inc. Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig ISBN O'Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Übersetzung: Sabine Lambrich, München Fachlektorat und Korrektorat: Frauke Wilkens, München Satz: Talia Wobig, mediaservice, Siegen ( Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar ( Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (

4 Inhalt Über die Autoren Microsoft Project 2010 ein Überblick Neue Funktionen Fazit Das Menüband anpassen Dynamische Elemente im Menüband Menübandbreite ändern Einstellungen für die Übungen in diesem Buch Konventionen in diesem Buch Die Übungsdateien zum Buch Die Übungsdateien herunterladen Die Übungsdateien nutzen Die Übungsdateien nutzen, wenn eine Verbindung zu Microsoft Project Server eingerichtet ist IX XI XII XIV XV XVI XVI XIX XXI XXIII XXIII XXV XXVI Hilfe erhalten Hilfe zum Buch und zu den Übungsdateien Hilfe zu Microsoft Project 2010 Weitere Informationen XXIX XXIX XXIX XXX Teil I Einfache Projekte verwalten 1 1 Einführung in Microsoft Project Microsoft Project-Grundlagen 5 Die Backstage-Ansicht: Dateien verwalten und Optionen einstellen 9 Menüband und Registerkarten: Die gewünschten Funktionen finden 12 Ansichten: An Ihre Anforderungen anpassen 17 2 Vorgangsliste erstellen 25 Einen neuen Projektplan erstellen 26 Vorgangsnamen eingeben 30 Dauer eingeben 33 Einen Meilenstein eingeben 37 III

5 Inhalt Vorgänge in Phasen unterteilen 38 Vorgänge verknüpfen 41 Die Vorgangsplanung von»manuell«auf»automatisch«schalten 47 Arbeitsfreie Zeiten festlegen 50 Die Projektdauer prüfen 53 Vorgänge und Projektplan dokumentieren 55 3 Ressourcen einrichten 61 Arbeitsressourcen einrichten 62 Ressourcenkapazität eingeben 65 Kostensätze für Ressourcen eingeben 66 Die Arbeitszeit für einzelne Ressourcen anpassen 69 Kostenressourcen eingeben 73 Ressourcen dokumentieren 74 4 Vorgängen Ressourcen zuordnen 81 Einem Vorgang Arbeitsressourcen zuordnen 82 Einem Vorgang weitere Ressourcen zuordnen 90 Einem Vorgang Kostenressourcen zuordnen 96 5 Projektpläne formatieren und drucken 101 Eine benutzerdefinierte Balkendiagrammansicht erstellen 102 Die Zeitachse anpassen 110 In einem Balkendiagramm zeichnen 114 Ansichten kopieren 116 Ansichten in der Seitenansicht anzeigen 120 Berichte anpassen und in der Seitenansicht anzeigen Projektfortschritt von Vorgängen verfolgen 135 Einen Projektbasisplan speichern 136 Die Planwerte eines Projekts überwachen 140 Vorgänge als teilweise abgeschlossen kennzeichnen 142 Aktuelle Werte für Vorgänge eingeben 145 IV

6 Inhalt Teil II Komplexe Projekte verwalten Feinabstimmung von Vorgangsdetails 155 Vorgangsbeziehungen anpassen 156 Vorgangseinschränkungen einrichten 162 Vorgänge unterbrechen 169 Arbeitszeit für einzelne Vorgänge anpassen 171 Vorgangsarten ändern 175 Stichtage eingeben 181 Feste Kosten eingeben 184 Periodische Vorgänge einrichten 186 Den kritischen Weg des Projekts anzeigen 189 Sammelvorgänge manuell planen 191 Vorgänge deaktivieren Feinabstimmung von Ressourcen 199 Die Verfügbarkeit von Ressourcen zu unterschiedlichen Zeiten festlegen 200 Verschiedene Kostensätze für eine Ressource eingeben 203 Kostensätze für unterschiedliche Zeiträume festlegen 205 Materialressourcen einrichten Feinabstimmung von Zuordnungen 211 Den Anfangstermin von Zuordnungen verzögern 212 Arbeitsprofile auf Zuordnungen anwenden 214 Unterschiedliche Kostensätze für Zuordnungen zuweisen 219 Verbrauchsraten für Materialressourcen zuweisen 220 Ressourcenkapazitäten anzeigen 222 Zuordnungen im Teamplaner anpassen Projektpläne optimieren 233 Ressourcenauslastungen im Projektverlauf überprüfen 233 Eine Ressourcenüberlastung manuell auflösen 239 Kapazitätsabgleich überlasteter Ressourcen 242 Projektkosten und Endtermin prüfen 249 V

7 Inhalt 11 Projektdetails organisieren und formatieren 255 Projektdetails sortieren 256 Projektdetails gruppieren 260 Projektdetails filtern 265 Benutzerdefinierte Tabellen erstellen 270 Benutzerdefinierte Ansichten erstellen Projektfortschritt von Vorgängen und Zuordnungen verfolgen 279 Basisplan aktualisieren 280 Aktuelle und verbleibende Arbeitswerte für Vorgänge und Zuordnungen verfolgen 286 Den Arbeitsfortschritt mithilfe von Zeitphasenwerten überwachen 293 Terminplan für noch nicht erledigte Arbeit neu erstellen Projektstatus verfolgen und als Bericht ausgeben 305 Vorgänge ermitteln, die nicht im Terminplan liegen 306 Vorgangskosten ermitteln 313 Ressourcenkosten überprüfen 317 Kostenabweichungen im Projekt in einer Ampelansicht darstellen Projektprobleme beheben 327 Zeit- und Terminprobleme analysieren und beseitigen 328 Kosten- und Ressourcenprobleme analysieren und beseitigen 336 Probleme mit dem Arbeitsumfang analysieren und beheben 340 Teil III Spezialthemen Ansichten und Berichte formatieren und für den Ausdruck vorbereiten 347 Balken in einer Balkendiagrammansicht formatieren 348 Zeitachse formatieren 354 Netzplandiagramm formatieren 357 Kalenderansicht formatieren 362 Druckoptionen für Ansichten einstellen 364 Druckoptionen für Berichte einstellen 369 VI

8 Inhalt 16 Microsoft Project anpassen 375 Benutzerdefinierte Elemente zwischen Projektplänen austauschen 376 Makros aufzeichnen 382 Makros bearbeiten 387 Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Datenaustausch mit anderen Anwendungen 401 Projektdaten in andere Programme kopieren 402 Andere Dateiformate in Microsoft Project öffnen 407 Microsoft Project-Dateien in anderen Formaten speichern 413 Grafische Berichte mit Excel und Visio erstellen 418 Microsoft Project Professional und Microsoft SharePoint: Vorgangslisten synchronisieren Ressourcen und Projekte zusammenführen 427 Ressourcenpool erstellen 428 Zuordnungsdetails in einem Ressourcenpool anzeigen 435 Zuordnungen in einer mitbenutzenden Datei aktualisieren 437 Ressourcendaten im Ressourcenpool aktualisieren 438 Arbeitszeiten aller Projekte im Ressourcenpool aktualisieren 442 Neue Projektdateien mit einem Ressourcenpool verknüpfen 445 Mitbenutzende Datei öffnen und Ressourcenpool aktualisieren 448 Mit zusammengeführten Projekten arbeiten 452 Abhängigkeiten zwischen Projekten herstellen 455 Teil IV Anhänge 463 A Einführung in das Projektmanagement 465 Definition eines Projekts 465 Das Projektdreieck: Zeit, Kosten und Umfang 467 Projekte mit Microsoft Project verwalten 472 B Wie geht es weiter? 473 Microsoft Project-Lerngemeinschaften 473 Projektmanagement-Lerngemeinschaften 475 Zu guter Letzt 475 VII

9 Inhalt C Schulungen mit diesem Buch 477 Buchinhalte auf Schulungsinhalte abstimmen 477 Projektmanagement mit Microsoft Project lehren 480 VIII

10 Über die Autoren Carl Chatfield Tim Johnson Danke an Carl Chatfield ist leitender Content-Projektmanager bei Microsoft. In dieser Position ist er zuständig für die Entwicklung von Hilfsmaterialien, Benutzeroberflächentext und Webinhalte für eine Vielzahl von neuen Produkten und Dienstleistungen. Er lehrt darüber hinaus an der University of Washington in der Abteilung Human Centered Design and Engineering. Carl Chatfield machte an der University of Washington seinen Abschluss in Technical Communication und hat sich am Project Management Institute als Project Management Professional (PMP) qualifiziert. Er bloggt regelmäßig über Microsoft Project, Projektmanagement im Allgemeinen sowie Knowledge Worker-Teams unter Tim Johnson sammelte sechs Jahre lang im Microsoft Project-Support wichtige Erfahrungen in der Arbeit mit Microsoft Project. Danach arbeitete er mehrere Jahre als Technical/Developmental Editor im Microsoft Project User Assistance Team, in dem er seine umfangreiche Supporterfahrung erfolgreich einsetzen konnte. Er arbeitet nach wie vor im Bereich der Computerindustrie und unterstützt Kunden beim effektiven Einsatz ihrer Computeranwendungen. Die Autoren möchten sich vor allem bei ihren Familien für die Geduld und Unterstützung bedanken. Und vielen Dank auch an Thuy Le, PMP, EMP Solution Architect bei Microsoft, und an Adrian Jenkins, Projektprogrammmanager bei Microsoft, für die schnelle und präzise Beantwortung unserer technischen Fragen. Und danke auch an Projektlektorin Rosemary Caperton und Fachlektorin Susan McClung für ihre effiziente Unterstützung bei diesem Buch. Von Carl Chatfield: Danke an Rebecca, Alden, Mona und Lathan. Von Tim Johnson: Danke an Ratsamy (Mimi), Brian und Brenda. IX

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12 Microsoft Project 2010 ein Überblick Microsoft Project 2010 ist ein leistungsstarkes Programm zur Planung und Verwaltung verschiedenster Projekte. Angefangen beim Planen wichtiger Stichtage über das Verwalten von Projektkosten bis hin zur Auswahl der passenden Ressourcen Microsoft Project unterstützt Sie mit einfachen und intuitiven Werkzeugen, mit denen Sie produktiv arbeiten und exzellente Ergebnisse erzielen. Zu den Aufgaben, die Sie mit Microsoft Project durchführen können, gehören unter anderem das Erstellen von Projektplänen auf der für das Projekt erforderlichen Detailebene. Sie können anfangs auf der Ebene von Projektphasen arbeiten und bei Bedarf auf eine detailliertere Ebene wechseln. Bestimmen Sie selbst, welche Vorgänge von Microsoft Project automatisch geplant werden sollen und welche Sie manuell planen wollen. das Verwalten von Vorgängen, Kosten, Arbeit und Ressourcen mit dem von Ihnen gewünschten Detailgrad. das Anzeigen der Projektplandaten in unterschiedlichen Ansichten. Sie haben die Möglichkeit, die Daten zu gruppieren, hervorzuheben, zu filtern und zu sortieren, um die gewünschte Datendarstellung zu erhalten. das Überwachen und Verwalten des Projektplans während der Projektdurchführung. die gemeinsame Datennutzung mit anderen im Team bzw. in der Organisation. das Arbeiten mit Ressourcenpools, das Zusammenfassen von Projekten und das Verknüpfen von Projekten für ein projektübergreifendes Projektmanagement. Microsoft Project 2010 baut auf seinen Vorgängerversionen auf und stellt leistungsstarke Projektmanagementtools zur Verfügung. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über die neuen Funktionen, die Sie im Laufe dieses Buches genauer kennenlernen werden. XI

13 Microsoft Project 2010 ein Überblick Neue Funktionen Wenn Sie bereits mit einer früheren Version von Microsoft Project gearbeitet haben, sind Sie wahrscheinlich vor allem an den neuen Funktionen des Programms interessiert. Im Folgenden lernen Sie die wichtigsten Neuheiten von Microsoft Project 2010 gegenüber den Vorgängerversionen 2007 und 2003 kennen. Neue Funktionen: Wenn Sie von Version 2007 auf Version 2010 umsteigen Microsoft Project 2010 bietet gegenüber seiner Vorgängerversion einige wichtige funktionelle und vor allem optische Unterschiede. Hierzu gehören unter anderem: Das Menüband: Das frühere System aus Menüs, Untermenüs und Dialogfeldern wurde durch das sogenannte Menüband ersetzt. Das Menüband wird oben im Programmfenster angezeigt und stellt alle wichtigen und häufig benutzten Befehle zum schnellen Zugriff auf Registerkarten zur Verfügung. Die Backstage-Ansicht: In dieser Ansicht finden Sie alle Funktionen für die Dateiverwaltung. Manuell geplante Vorgänge: Alle neu eingegebenen Vorgänge werden zunächst manuell geplant. Das heißt, Sie geben die Informationen, über die Sie verfügen ein, ohne sich bereits um die automatische Terminplanung kümmern zu müssen. Manuell geplante Vorgänge werden nicht durch Änderungen von Dauer, Anfangs- oder Enddatum, Beziehungen oder sonstigen Vorgangsaspekten beeinflusst, die ansonsten zu einer Neuplanung führen würden. Sie können jederzeit einzelne Vorgänge oder das gesamte Projekt von manueller Planung auf automatische Planung umstellen. Die Ansicht Zeitachse: Hier erhalten Sie einen Projektüberblick mit von Ihnen gewählten Sammelvorgängen, Teilvorgängen und Meilensteinen. Dieser Überblick kann schnell und einfach als Bild kopiert und in andere Anwendungen eingefügt werden. Optimiertes Einfügen von Daten in Word und Excel: Beim Einfügen von Projektdaten aus der Zwischenablage in Word oder Excel werden die Spaltenüberschriften und die Tabellenstruktur der Projektdaten übernommen. Anpassbares Menüband: Erstellen Sie eigene Registerkarten mit Befehlsgruppen, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen. Anpassbare Felder: Geben Sie in einer Tabelle in der Spalte ganz rechts eine Zahl, einen Text oder ein Datum ein und Microsoft Project passt das neue Feld dem eingegebenen Datentyp an. Verbesserte AutoFilter: Tabellendaten in Microsoft Project können ähnlich wie in Microsoft Excel durch Klicken auf den AutoFilter-Pfeil einer Spaltenbeschriftung gefiltert, sortiert und gruppiert werden. XII

14 Microsoft Project 2010 ein Überblick PDF- und XPS-Dateiformate: Erstellen Sie direkt aus Microsoft Project heraus PDF- und XPS-Dokumente. Die Ansicht Teamplaner (nur in Microsoft Project Professional): Im Teamplaner können Aktionen wie das Ändern einer Ressourcenzuordnung durch einfaches Ziehen und Ablegen ausgeführt werden. Deaktivieren von Vorgängen (nur in Microsoft Project Professional): Deaktivieren Sie ausgewählte Vorgänge im Projektplan. Die deaktivierten Vorgänge haben keine Auswirkungen mehr auf den Terminplan, können aber bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden. SharePoint-Vorgangslisten (nur in Microsoft Project Professional): Veröffentlichen und synchronisieren Sie Vorgänge zwischen Microsoft Project und Microsoft SharePoint Neue Funktionen: Wenn Sie von Version 2003 auf Version 2010 umsteigen Wenn Sie bislang mit Microsoft Project 2003 gearbeitet haben, gibt es zusätzlich zu den im vorherigen Abschnitt beschriebenen Neuerungen folgende Funktionen, die neu in der Version 2007 waren: Grafische Berichte: Exportieren Sie Microsoft Project-Vorgänge oder -Zuordnungsdetails in einem grafischen Format nach Excel oder Visio. Hervorheben der Änderungen: Wenn Sie in einem Projektplan für einen berechneten Vorgang oder für eine berechnete Ressource oder Zuordnung eine Änderung vornehmen, werden alle Werte, auf die sich diese Änderungen auswirken, hervorgehoben dargestellt. Kostenressourcen: Ordnen Sie diesen speziellen Kostentyp Vorgängen zu, um Kostenkategorien wie Reisen oder Bewirtung zu überwachen. Kostenressourcen haben keine Auswirkung auf die Terminplanung der Vorgänge, denen sie zugeordnet sind. Vorgangsinspektor: Er wurde in Microsoft Project 2007 noch als Vorgangstreiber bezeichnet. Er enthält Details, die die Terminplanung eines ausgewählten Vorgangs betreffen. Mehrfaches Rückgängigmachen: Bei Bedarf können Sie mehrere zuletzt hintereinander durchgeführte Aktionen in einem Schritt rückgängig machen. Ausnahmenkalender für Arbeitszeiten: Sie können nicht nur ein Ausnahmedatum aufzeichnen, sondern auch eine Erklärung für die Ausnahme in der Ressourcen- oder Projektkalenderarbeitszeit. XIII

15 Microsoft Project 2010 ein Überblick Fazit Wir arbeiten mit Microsoft Project für Windows, seit es auf den Markt gekommen ist. Mit jeder neuen Version sind Funktionen und Werkzeuge hinzugekommen, die das Planen und Verwalten von Projekten noch einfacher und komfortabler gemacht haben. Wir freuen uns, Ihnen in diesem Buch das Leistungsspektrum von Microsoft Project 2010 vorstellen zu dürfen. XIV

16 Das Menüband anpassen Ziel der Benutzeroberfläche von Microsoft Office ist es, das Arbeiten mit Office- Dokumenten (Microsoft Project-Pläne, Microsoft Word-Dokumente, Microsoft Excel- Arbeitsmappen, Microsoft PowerPoint-Präsentationen, Microsoft Outlook-Nachrichten und Microsoft Access-Datenbanktabellen) so intuitiv wie möglich zu machen. Sie arbeiten mit einem Office-Dokument und seinen Inhalten, indem Sie in dem Programm, in dem es geöffnet ist, Befehle einsetzen. In allen Microsoft Office Programmen sind die Befehle im sogenannten Menüband angeordnet, das oben in jedem Programmfenster angezeigt wird. Registerkarten im Menüband Gruppen auf der Registerkarte Aufgabe Die Befehle befinden sich auf aufgabenorientierten Registerkarten. Jede Registerkarte ist in verschiedene Befehlsgruppen unterteilt. Die Befehle selbst sind in Form von Schaltflächen, Dropdown-Listenfeldern und Katalogen dargestellt. Für einige Gruppen stehen Dialogfelder und Aufgabenbereiche mit weiteren Optionen zur Verfügung. Welche Registerkarten, Gruppen und Befehle Sie für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe wählen müssen, wird im gesamten Buch immer genau mitgeteilt. Im Folgenden wird die Benutzeroberfläche im Allgemeinen näher betrachtet und Sie erfahren, welche Elemente die Darstellung des Menübandes beeinflussen und wie Sie auf Befehle zugreifen, die aufgrund einer verkleinerten Darstellung des Programmfensters nicht angezeigt werden. Siehe auch Weitere Informationen zum Arbeiten mit dem Menüband finden Sie in Kapitel 1. Wie Sie das Menüband und andere Elemente der Microsoft Project-Benutzeroberfläche an Ihre Arbeitsanforderungen anpassen, erfahren Sie in Kapitel 16. TIPP Einige ältere Programmbefehle sind nicht mehr im Menüband enthalten. Sie können sie aber in der Symbolleiste für den Schnellzugriff in Form von Schaltflächen aufnehmen. XV

17 Das Menüband anpassen Dynamische Elemente im Menüband Die Darstellung des Menübandes ist dynamisch. Das heißt, dass die Darstellung der Befehle von der Breite des Menübandes abhängt. Ein Befehl kann im Menüband in Form einer großen Schaltfläche, einer kleinen Schaltfläche mit oder ohne Beschriftung oder als Listeneintrag angezeigt werden. Je kleiner das Programmfenster angezeigt wird, desto schmaler ist auch das Menüband, was Auswirkungen darauf hat, ob ein Befehl angezeigt wird, und wenn ja in welcher Größe und in welcher Form. In Vollbilddarstellung des Programmfensters werden im Menüband so viele Schaltflächen wie möglich auf der Registerkarte Aufgabe angezeigt. Dropdown-Listenfeld Kleine Schaltfläche mit Beschriftung Große Schaltfläche Sobald Sie das Programmfenster verkleinern, werden die Beschriftungen von kleinen Schaltflächen ausgeblendet und ganze Gruppen in einer einzigen Schaltfläche zusammengefasst. Klicken Sie auf die Gruppenschaltfläche, um eine Liste mit den für die Gruppe verfügbaren Befehlen einzublenden. Kleine Schaltflächen mit ausgeblendeter Beschriftung Gruppenschaltfläche Wird das Programmfenster so verkleinert, dass nicht mehr alle Gruppen angezeigt werden können, wird ganz rechts im Menüband ein kleiner Pfeil zum Blättern angezeigt. Klicken Sie darauf, um die nicht angezeigten Gruppen einzublenden. Pfeil zum Blättern Menübandbreite ändern XVI Die Breite des Menübandes hängt vom horizontal verfügbaren Platz ab, der wiederum von drei Faktoren bestimmt wird: Breite des Programmfensters: In der Vollbilddarstellung werden so viele Menübandelemente angezeigt wie möglich. Um das Programmfenster als Vollbild darzustellen, klicken Sie rechts oben in der Titelleiste auf die Schaltfläche Maximieren oder ziehen Sie den Rand des Programmfensters nach außen.

18 TIPP Das Menüband anpassen Unter Windows 7 können Sie ein Programmfenster auch als Vollbild anzeigen, indem Sie die Titelleiste an den oberen Bildschirmrand ziehen. Bildschirmauflösung: Bei der Bildschirmauflösung geht es um die Größe der Darstellung; sie wird in Breite in Pixeln mal Höhe in Pixeln ausgedrückt. Je höher die Auflösung, umso mehr Informationen passen auf den Bildschirm. Die Bildschirmauflösung hängt vom Bildschirm ab. Aktuell gibt es Monitore mit Auflösungen, die von 800 x 600 bis x reichen. Für das Menüband gilt: Je größer die Breite in Pixeln (die erste Zahl), umso mehr Schaltflächen und umso größere Schaltflächen können im Menüband angezeigt werden. Unter Windows 7 passen Sie die Bildschirmauflösung in der Systemsteuerung unter Darstellung und Anpassung/Anzeige/Bildschirmauflösung an. Ziehen Sie den Regler, um die Bildschirmauflösung anzupassen. Anzeigegröße auf dem Bildschirm: Sie können die Anzeigegröße von Bildschirmelementen jederzeit in Windows ändern. Wenn Sie die Größe beispielsweise auf 125% setzen, werden die Elemente auf der Benutzeroberfläche größer angezeigt. Die Lesbarkeit wird erhöht. Es passen aber nicht mehr so viele Elemente auf den Bildschirm. XVII

19 Das Menüband anpassen Unter Windows 7 passen Sie die Anzeigegröße in der Systemsteuerung unter Darstellung und Anpassung/Anzeige an. Definieren Sie bei Bedarf eine eigene Anzeigegröße. Die Anzeigegröße bezieht sich auch auf die Größe von Textelementen, die in dpi (dots per inch) oder in ppi (points per inch) gemessen wird. Anzeigegröße und Textgröße sind austauschbare Begriffe. Je höher der dpi-wert, umso größer sind der Text und die sonstigen Elemente auf der Benutzeroberfläche. Standardmäßig werden Text und Bildschirmelemente mit 96 dpi angezeigt. Wenn Sie sich für die Anzeigegröße Mittel 125% entscheiden, wird die Anzeige auf 120 dpi erhöht. Klicken Sie links im Dialogfeld auf den Eintrag Benutzerdefinierte Textgröße (DPI) festlegen, um im Dialogfeld DPI-Einstellungen anpassen die gewünschten Einstellungen festzulegen. XVIII

20 Das Menüband anpassen Wählen Sie dazu im Dropdown-Listenfeld eine Anpassung bis zu 200% oder ziehen Sie das Lineal von links nach rechts, um eine Anpassung bis zu 500% zu erreichen. Siehe auch Wenn Sie mehr Informationen zu Windows benötigen, empfehlen wir abhängig von der verwendeten Windows-Version die Lektüre der Bücher Microsoft Windows 7 auf einen Blick (Microsoft Press 2009), Windows Vista, Das offizielle Trainingsbuch (Microsoft Press 2007) oder Windows XP, Das offizielle Trainingsbuch (Microsoft Press 2005). Einstellungen für die Übungen in diesem Buch Die Bildschirmabbildungen für die Übungen in diesem Buch wurden mit einer Auflösung von x 1.024, einer Anzeigengröße von 100% sowie der Standardeinstellung für Textgröße von 96 dpi erstellt. Wenn Sie mit anderen Einstellungen arbeiten, sieht das Menüband auf Ihrem Bildschirm eventuell etwas anders aus. Es werden unter Umständen mehr oder weniger Schaltflächen in jeder Gruppe angezeigt, die Elemente werden vielleicht in Form von größeren oder kleineren Schaltflächen dargestellt oder Gruppen werden durch eine einzige Schaltfläche repräsentiert, auf die Sie dann klicken, um Zugriff auf die Gruppenbefehle zu erhalten. Die Schrittanleitungen zu den Übungen werden folgendermaßen formuliert: Klicken Sie auf der Registerkarte Projekt in der Gruppe Eigenschaften auf die Schaltfläche Projektinformationen. Wenn sich der gewünschte Befehl in einer Liste befindet, lauten die Anweisungen ungefähr folgendermaßen: Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Daten auf die Schaltfläche Tabellen und dann auf den Eintrag Kosten. XIX

21 Das Menüband anpassen Wird in einem Kapitel eine Schaltfläche das allererste Mal erwähnt, finden Sie eine kleine Abbildung der Schaltfläche links neben der Schrittanleitung. Wenn Sie mit anderen Bildschirmeinstellungen arbeiten und Ihr Menüband daher anders als im Buch abgebildet aussieht, können Sie die Schritte dennoch problemlos nachvollziehen. Klicken Sie zunächst auf die angegebene Registerkarte. Danach suchen Sie auf der Registerkarte die im Schritt benannte Gruppe. Wird eine Gruppe aus Platzmangel in einer Gruppenliste oder in einer Gruppenschaltfläche zusammengefasst, klicken Sie auf die Liste oder die Schaltfläche, um die Gruppenbefehle einzublenden. Danach suchen Sie die angegebene Schaltfläche, die unter Umständen größer oder kleiner als im Buch dargestellt wird. Befindet sich vor dem Übungsschritt keine Abbildung und Sie wissen nicht, um welche Schaltfläche es sich handelt, zeigen Sie in der Gruppe auf die einzelnen Schaltflächen, um ihre Bezeichnung und Funktion in einer QuickInfo einzublenden. XX

22 Konventionen in diesem Buch In diesem Buch werden Sie in Schrittanleitungen durch Übungen geführt, in denen Sie viele Aufgaben kennenlernen, die Sie wahrscheinlich irgendwann mit Microsoft Project Professional oder Microsoft Project Standard durchführen wollen. Wenn Sie am Anfang des Buches beginnen und sich nach und nach durch die Kapitel arbeiten, werden Sie in der Lage sein, eine Vielzahl der Microsoft Project-Funktionen einzusetzen. Jedes Kapitel ist in sich abgeschlossen und kann daher auch separat durchgearbeitet werden. Während der Arbeit mit diesem Buch können Sie viel Zeit sparen, wenn Sie wissen, wie bestimmte Anweisungen, Tasten, Schaltflächen usw. formatiert sind. Konvention VERWENDEN SIE ACHTEN SIE DARAUF ÖFFNEN SIE Bedeutung So beginnen Absätze vor einer Übung, die auf die benötigten Übungsdateien verweisen. So beginnen Absätze vor oder nach einer Übung. Sie weisen auf Punkte hin, die vor bzw. nach der Übung überprüft oder ausgeführt werden sollten. So beginnen Absätze vor den Übungen. Sie verweisen auf die Übungsdateien, die Sie vor Beginn der Übung öffnen sollten. SCHLIESSEN SIE 1 2 So beginnen Absätze nach den Übungen. Sie weisen darauf hin, welche offenen Dateien oder Programme Sie schließen müssen, bevor Sie das nächste Thema bearbeiten. Die praktischen Übungen in jedem Kapitel bestehen aus einzelnen nummerierten Schritten. Bei Übungen, die nur aus einem Schritt bestehen, finden Sie vor diesem ein Aufzählungszeichen statt einer Nummer. SIEHE AUCH TIPP und HINWEIS So beginnen Absätze, die auf weitere Informationen in diesem Buch oder an anderen Stellen verweisen. Hier finden Sie hilfreiche Informationen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. XXI

23 Konventionen in diesem Buch Konvention WICHTIG ACHTUNG (Alt)+(ÿ) Fett Kursiv Fettkursiv Bedeutung Diese Abschnitte weisen auf Informationen hin, die Sie brauchen, um einen Vorgang erfolgreich durchzuführen. Diese Absätze zeigen Ihnen, wie Sie ein häufig auftretendes Problem lösen, das Sie möglicherweise an der Durchführung der Übung hindert. Ein Pluszeichen zwischen zwei Tasten bedeutet, dass Sie die beiden Tasten gleichzeitig drücken müssen; beispielsweise bedeutet»drücken Sie (Alt)+(ÿ)«, dass Sie die (Alt)-Taste gedrückt halten sollen, während Sie die (ÿ)- Taste drücken. Programmelemente und -funktionen, auf die Sie klicken oder die Sie wählen, sind in Fettdruck dargestellt. Für Begriffe, die im Glossar am Ende des Buches erklärt werden, wird Kursivdruck verwendet. Sie begegnen dieser Formatierung aber auch zur Kennzeichnung von Dateien, Ordnern und Pfaden. Alles, was Sie selbst eingeben sollen, erscheint in Fettkursivdruck. XXII

24 Die Übungsdateien zum Buch Die Übungsdateien zum Buch haben den Vorteil, dass Sie keine Zeit damit zu verbringen brauchen, die Inhalte selbst zu erstellen, mit denen Sie die Beschreibungen nachvollziehen. Stattdessen können Sie sofort mit den Übungen beginnen und sich darauf konzentrieren, den Umgang mit Microsoft Project 2010 zu erlernen. WICHTIG Damit Sie die Übungen und Beschreibungen im Buch nachvollziehen können, muss das Programm Microsoft Project 2010 auf Ihrem Rechner installiert sein. Die Übungsdateien herunterladen Sie müssen die Übungsdateien aus dem Internet auf Ihre Festplatte herunterladen, bevor Sie die Übungen in den einzelnen Kapiteln nachvollziehen können. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1 Wechseln Sie in Ihrem Webbrowser zu folgender Internetadresse: 2 Geben Sie die Titelnummer der ISBN zu diesem Buch in dem unteren Textfeld ein, dessen davor stehende Ziffernfolge mit der Zahl 5 endet. Die Titelnummer lautet 092. Drücken Sie anschließend die ( )-Taste. 3 Klicken Sie auf die ZIP-Datei. Das Dialogfeld Dateidownload wird geöffnet. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Das Dialogfeld Speichern unter wird geöffnet. XXIII

25 Die Übungsdateien zum Buch 5 Wechseln Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Ordner, in dem die ZIP-Datei gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern. Der Download wird gestartet. 6 Wenn der Download beendet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner öffnen. Der Windows-Explorer wechselt zum in Schritt 5 angegebenen Ordner und markiert die heruntergeladene ZIP-Datei. HINWEIS Obwohl sich in diesem Buch alle Beschreibungen zu Arbeitsabläufen und die entsprechenden Bildschirmfotos auf Windows 7 beziehen, ist es nicht zwingend erforderlich, dass Sie dieses Betriebssystem verwenden. Sie können die Übungen mit Microsoft Project 2010 auch unter Windows Vista oder Windows XP ausführen. 7 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ZIP-Datei und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Alle extrahieren. 8 Klicken Sie im Dialogfeld ZIP-komprimierte Ordner extrahieren bei Bedarf auf die Schaltfläche Durchsuchen und wechseln Sie zu dem Ordner, in dem die Ordner mit den Übungsdateien abgelegt werden sollen. 9 Klicken Sie im Dialogfeld ZIP-komprimierte Ordner extrahieren auf die Schaltfläche Extrahieren. Der Übungsordner wird mit seinen nach Buchkapiteln geordneten Unterordnern eingefügt. XXIV

26 Die Übungsdateien nutzen Die Übungsdateien zum Buch In der Einführung zu den einzelnen Übungen werden die Dateien angegeben, die Sie benötigen, und Sie erfahren, was Sie beachten müssen, bevor Sie mit der Übung beginnen. Hier ein Beispiel: ACHTEN SIE DARAUF, dass Microsoft Project gestartet ist, bevor Sie mit der Übung beginnen. VERWENDEN SIE für diese Übung die Datei Komplexe Ressourcen_Start, die Sie im Ordner Kapitel08 finden. ÖFFNEN SIE die Datei Komplexe Ressourcen_Start. Die folgende Tabelle listet die Ordner und die Übungsdateien zu den einzelnen Kapiteln auf. Kapitel Ordner Übungsdateien Kapitel 1: Einführung in Microsoft Project 2010 Kapitel01 Project_Tour_Start Kapitel 2: Vorgangsliste erstellen (keine Übungsdatei) Kapitel 3: Ressourcen einrichten Kapitel03 Einfache Ressourcen_Start Kapitel 4: Vorgängen Ressourcen zuordnen Kapitel 5: Projektpläne formatieren und drucken Kapitel 6: Projektfortschritt von Vorgängen verfolgen Kapitel 7: Feinabstimmung von Vorgangsdetails Kapitel 8: Feinabstimmung von Ressourcen Kapitel 9: Feinabstimmung von Zuordnungen Kapitel04 Kapitel05 Kapitel06 Kapitel07 Kapitel08 Kapitel09 Einfache Zuordnungen_Start Einfache Formatierungen_Start Einfache Fortschrittsüberwachung_Start Komplexe Vorgänge A_Start Komplexe Vorgänge B_Start Komplexe Ressourcen_Start Komplexe Zuordnungen A_Start Komplexe Zuordnungen B_Start Kapitel 10: Projektpläne optimieren Kapitel10 Komplexer Projektplan_Start Kapitel 11: Projektdetails organisieren und formatieren Kapitel11 Komplexe Verwaltung_Start XXV

27 Die Übungsdateien zum Buch Kapitel Ordner Übungsdateien Kapitel 12: Projektfortschritt von Vorgängen und Zuordnungen verfolgen Kapitel 13: Projektstatus verfolgen und als Bericht ausgeben Kapitel12 Kapitel13 Projektüberwachung A_Start Projektüberwachung B_Start Projektüberwachung C_Start Projektüberwachung D_Start Statusbericht_Start Kapitel 14: Projektprobleme beheben Kapitel14 Projektprobleme beheben_start Kapitel 15: Ansichten und Berichte formatieren und für den Ausdruck vorbereiten Kapitel 16: Microsoft Project anpassen Kapitel 17: Datenaustausch mit anderen Anwendungen Kapitel 18: Ressourcen und Projekte zusammenführen Kapitel15 Kapitel16 Kapitel17 Kapitel18 Komplexe Formatierungen_Start Anpassungen A_Start Anpassungen B_Start Beispielvorgangsliste (Excel- Datei) Datenaustausch_Start Zusammenführen A_Start Zusammenführen B_Start Die Übungsdateien nutzen, wenn eine Verbindung zu Microsoft Project Server eingerichtet ist Wenn Sie mit Microsoft Project Professional arbeiten und im Programm eine Verbindung zu Microsoft Project Server eingerichtet ist, sollten Sie die folgenden Einstellungen vornehmen, damit die Übungsdateien in diesem Buch nicht versehentlich in Microsoft Project Server veröffentlicht werden. 1 Klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche Start. Das Startmenü wird geöffnet. 2 Zeigen Sie im Startmenü auf Alle Programme, klicken Sie auf Microsoft Office und dann auf Microsoft Project Je nachdem, wie die Unternehmensoptionen in Microsoft Project Professional eingestellt sind, werden Sie unter Umständen aufgefordert, ein Project Server- Konto zu wählen. Ist dies der Fall, führen Sie Schritt 3 aus. Ansonsten fahren Sie mit Schritt 4 fort. XXVI

28 Die Übungsdateien zum Buch 3 Wenn das Sicherheitslogin-Dialogfeld von Microsoft Project Server geöffnet wird, wählen Sie im Profilfeld den Eintrag Computer und bestätigen dann mit OK. Damit stellen Sie sicher, dass die Übungsdateien nicht versehentlich in Microsoft Project Server veröffentlicht werden. Als Nächstes prüfen Sie weitere Optionen und passen sie bei Bedarf an. 4 Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf den Eintrag Informationen und dann auf die Schaltfläche Konten verwalten. Das Dialogfeld Project Server-Konten wird geöffnet. 5 Prüfen Sie den Eintrag Aktuelles Konto. Steht dort nicht Computer, wählen Sie unter Beim Start die Option Ein Konto auswählen, klicken auf OK und fahren dann mit Schritt 6 fort. Oder: Lautet der Eintrag Computer, klicken Sie auf Abbrechen und fahren dann mit Schritt 6 fort. Wenn Sie die Option Ein Konto auswählen aktivieren, werden Sie aufgefordert, ein Benutzerkonto anzugeben, wenn Sie Microsoft Project Professional starten. Damit stellen Sie sicher, dass die Übungsdateien nicht versehentlich in Microsoft Project Server veröffentlicht werden. 6 Schließen Sie Microsoft Project Professional und starten Sie das Programm erneut. Wenn Sie aufgefordert werden, ein Konto zu wählen, klicken Sie auf den Eintrag Computer und anschließend auf OK. Microsoft Project Professional wird geöffnet und Sie können mit den installierten Übungsdateien wie in den Kapiteln dieses Buches beschrieben arbeiten. XXVII

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30 Hilfe erhalten Hilfe zum Buch und zu den Übungsdateien Weitere Informationen zum Buch und zu den Übungsdateien finden Sie auf der Website von Microsoft Press: Hilfe zu Microsoft Project 2010 Wenn Sie Fragen zu Microsoft Project 2010 und nicht zum Inhalt dieses Buches von Microsoft Press haben, sehen Sie zuerst im Project-Hilfesystem nach. Dieses System ist eine Kombination von Tools und Dateien, die zum einen während der Installation von Microsoft Project auf Ihrem Computer abgelegt wurden und zum anderen bei aktiver Internetverbindung auf der Microsoft-Website verfügbar sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, allgemeine oder spezielle Hilfeinformationen zu finden: Wenn Sie Näheres über ein Element auf dem Bildschirm in Erfahrung bringen möchten, können Sie eine QuickInfo anzeigen lassen. Um beispielsweise eine QuickInfo zu einer Schaltfläche einzublenden, zeigen Sie auf diese Schaltfläche, klicken aber nicht darauf. Das QuickInfo-Feld enthält den Namen der Schaltfläche, die zugehörige Tastenkombination (sofern vorhanden) und eine Beschreibung der Funktion der Schaltfläche. Im Project-Programmfenster können Sie ganz rechts im Menüband über die?- Schaltfläche die Microsoft Project-Hilfe aufrufen. In manchen Dialogfeldern gibt es die Schaltfläche Hilfe. Klicken Sie darauf, um das Fenster Project-Hilfe mit einschlägigen Themen anzuzeigen, die sich auf die Funktionen des Dialogfeldes beziehen. Wenn Sie etwas Erfahrung im Umgang mit dem Hilfesystem von Project 2010 sammeln möchten, können Sie die folgende Übung zum Arbeiten mit dem Hilfesystem nachvollziehen. ACHTEN SIE DARAUF, dass Microsoft Project gestartet ist, bevor Sie mit der Übung beginnen. 1 Klicken Sie rechts im Menüband auf das Fragezeichen. Das Fenster Project-Hilfe wird geöffnet. 2 Geben Sie links oben im Textfeld Neuigkeiten ein und drücken Sie dann ( ). Das Hilfesystem blendet alle Themen ein, die es zum Stichwort Neuigkeiten gefunden hat. XXIX