SPM Frühjahrestagung. Projektmanagement 2.0. Erfolgreicher Einsatz. Namics.

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1 SPM Frühjahrestagung. Projektmanagement 2.0. Erfolgreicher Einsatz. Bernd Schopp. Leiter Markt Schweiz. Partner. Nina Braschler. Senior Project Manager. 30. März 2011

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3 Web 2.0 Ein Sammelbegriff für Konzepte à Der User wird zum Mittelpunkt des Webs. à Z.B. User Generated Content, Social Networking, Tools à Alle User werden zu Akteuren des Webs. à Z.B. Blogs, Wikis, Microblogs, Facebook, Youtube, Technology à Das Web wird eine Applikationsplattform. à Z.B. AJAX, REST, Web 2.0 ist das Mitmachweb

4 Wichtige Web 2.0 Konzepte User Generated Content Social Networking Microblogging Crowd Sourcing Social Bookmarking Folksonomy Instant Messaging Mash Ups

5 Enterprise 2.0 Einsatz von Social Software (Web 2.0) für Projektkoordination, Wissensmanagement und zur Innen- und Außenkommunikation in Unternehmen

6 Enterprise 2.0 bei Namics Wiki Flickr (UGC Platform) Microblog Jira Wiki Blog Instant Messaging

7 PM meets Web

8 Projektmanagement auf dem Weg ins Web 2.0 Projektstruktur- und steuerung Projektmanagement 1.0 Projekt- Organisation Projektkommunikation Projektmanagement 2.0 Projektdokumentation Verträge PSP Keine Änderung am Basis Tool- Projektpläne und Methodenset! Issue Tracking Stakeholderkommunikation Änderung in der Projektkommunikation und im Kommunikationsverhalten! Projektkommunikation Meetings Ressourcenplanung Projektmarketing

9 Projektdokumentation mit Wiki Bekannte Benutzer Suche Änderungshinweise Editieren Exportieren, Attachements Funktionsspezifikation Kommentar/Fragen Zwischenabnahmen

10 Stakeholderkommunikation über Microblogging. Projekt-User Stakeholder als Follower Projekt-Tag Verlinkung auf Projektwiki oder Blog Termingerechte Erreichung von Meilenstein 2: #web2010 Danke an alle Verteilung von Kurzinformationen work: #web2010 Heute Projektpräsentation für alle Stakeholder #web2010 Wir freuen uns!

11 Projektmarketing mit Blogs. Eigener News-Channel im Intranet Projektberichte / Zwischenberichte à Ausführliche Projektberichte à Hervorhebung von Projekthighlights à Detailbeschreibung einer Projektphase à Vorstellung von Projektergebnissen Meinungen von Stakeholdern oder vom Projektteam

12 Issue Tracking System JIRA. Tracking von Risiken, Tasks, Change Request Beiteiligte Personen Due Dates Änderungshistorie (Personenbezogen) Detailbeschreibung mit Kommentarfunktion Log aller Aktivitäten (Personenbezogen)

13 Übersicht - Issue Tracking System JIRA

14 3 Thesen zu Web 2.0 im Projektmanagement

15 Web 2.0 im Projektmanagement schafft Transparenz. PL à Change Requests à Reports & Projektfortschritt à Aufwandschätzungen & Budget à Kommentare vom Projektteam/Auftraggeber à Anzahl offene Issues / Bugs à Bugs & Arbeitspakete à Zwischenabnahmen à Dashboard à Risiken à Stakeholder Projektteam Auftraggeber Steuerungsausschuss

16 Web 2.0 im Projektmanagement schafft Transparenz. Chancen und Gefahren. Chancen à Aktuelle Information für alle à Übersicht Termine-Kosten-Leistung à Offene Kommunikation Gefahren à Nervöses Reinreden à Falsch-Interpretation à Negatives Flurgeflüster

17 Web 2.0 im Projektmanagement eliminiert s Reduktion durch Abwicklung mit JIRA à 2-3 Mails pro Monat mit dem Auftraggeber à 2-3 Mails pro Monat an das Projektteam à Fokus des Mails nimmt zu

18 Web 2.0 im Projektmanagement eliminiert Mails. Chancen und Gefahren. Chancen à Leere Inbox à Keine lokale Ablage à Konzentration auf Tasks à Fokussierung der Mails Gefahren à Selbstdisziplin (Holschuld) à Keine Zeit zum Lesen à Informationen gehen unter

19 Web 2.0 im Projektmanagement schafft Projektidentität

20 Web 2.0 im Projektmanagement schafft Projektidentität. Chancen und Gefahren. Chancen à Projektidentität fördert die Qualität à Fördert Verantwortungsbewusstsein à Motiviert zum Erfolgsbeitrag Gefahren à Zeitverlust à Ernsthaftigkeit geht verloren à Deshalb Spielregeln!

21 ER 5 Mythen zu Web 2.0 und Projektmanagement

22 ER 1. Mythos: Das Meeting ist tot. Es braucht keine Meetings mehr

23 1. Mythos: Es braucht keine Meetings mehr. à NEIN: Persönliche Kommunikation weiterhin gefordert Physische Meetings und damit verbunden die persönliche Kommunikation unter den Projektmitgliedern ist nach wie vor zwingend notwendig! Physische Meetings bewirken Verbindlichkeit und Verbundenheit. à ABER: Inhalt der Meetings ändert sich Fokus auf Beschlüsse und Entscheide Keine Statusabfragen mehr Mehrwertbringender Dialog

24 ER 2. Mythos: Es braucht keinen Projektleiter mehr

25 2. Mythos: Es braucht keinen Projektleiter mehr. à NEIN: Es ist nach wie vor notwendig, dass jemand die Fäden in der Hand hat. Insbesondere beim Einsatz unterschiedlicher Kollaborationstools und bei einer schnelllebigen Kommunikation braucht es einen Projektleiter, der die Übersicht behält und der Informationen/Entscheide zielgruppenspezifisch aufbereitet. à ABER: Alle sind in Entscheide involviert. Verantwortung der einzelnen Projektmitglieder steigt an Es erfordert von ALLEN eine gute Kommunikation

26 ER 3. Mythos: Es gibt keine Konflikte mehr

27 3. Mythos: Es gibt keine Konflikte mehr. à NEIN: Schriftlichkeit birgt Konfliktrisiko Gerade die schriftliche Sprache (Kommentare, Beschreibungen etc.) birgt ein grosses Risiko etwas falsch zu verstehen. Zudem bewirken unterschiedliche Informationsquellen auch unterschiedliche Interpretationen einer Botschaft. à ABER: Transparenz verbessert Nachvollziehbarkeit Durch die gegebene Transparenz lassen sich Konflikte auf einer sachlichen Ebene austragen. Man kann auf die Schriftlichkeit beispielsweise im JIRA verweisen

28 ER 4. Mythos: Es braucht keine Protokolle mehr

29 4. Mythos: Es braucht keine Protokolle mehr. à NEIN: Anforderungen an schriftliche Belege bleibt gleich. Risiken, Tasks, Arbeitspakete, Beschlüsse und Entscheide werden nicht automatisch dokumentiert. Protokolle sind nach wie vor notwendig, insbesondere auch für die rechtliche Sicherheit der Entscheidungen. à ABER: JIRA bringt kontinuierlichen Dokumentation Aus den Protokollen ergeben sich Tasks, Risiken, Zwischenabnahmen, die wiederum im Issue Tracking System erfasst werden. Jeder Beschluss kann transparent nachvollzogen werden

30 5. Mythos: Es braucht kein Projektmarketing mehr Denken. Präsentieren. Umsetzen

31 5. Mythos: Es braucht kein Projektmarketing mehr. à NEIN: Botschaften müssen gezielt adressiert werden. Stakeholder haben oftmals gar nicht die Zeit, sämtliche Informationen nachzulesen. Gezielte (zielgruppenorientierte) Projektkommunikation nach Aussen ist nach wie vor wichtig, um die Leute an Bord zu haben. à ABER: Alle Projektmitglieder werden zu Botschafter. Stakeholder müssen sich nicht nur auf den Projektleiter als Botschafter verlassen, sondern können die Informationen von allen Projektmitgliedern einfordern. Die Stakeholder haben die Möglichkeit, diese Information auch jederzeit selbst nachzulesen

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Namics

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