Praxis der Beschäftigung von Studenten

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1 Neue Wege Praxis der Beschäftigung von Studenten S Arbeitsrechtliche Bestimmungen tudenten spielen im betrieblichen Geschehen eine bedeutende Rolle. Sei es, dass sie als Aushilfe zur Flexibilisierung im Personaleinsatz beitragen oder, dass sie im Rahmen der Gewinnung von Fachund Führungsnachwuchskräften in den Fokus der bevorzugten Zielgruppe für Arbeitgeber rücken. So münden etwa Praktika und Ferienjobs in eine erste Festanstellung. Im Folgenden werden die in der betrieblichen Praxis verwendeten Varianten dargestellt und die besonderen gesetzlichen Rahmenbedingungen beleuchtet. Die Beschäftigung von Kindern ist bis zum 15. Lebensjahr nur in zeitlich geringem Umfang von maximal 2 Stunden täglich gestattet. Jugendliche zwischen 15 und 18 Jahren dürfen während der Schulferien für höchstens 4 Wochen und maximal 40 Stunden pro Woche an 5 Tagen arbeiten. Studenten können wie normale Arbeitnehmer beschäftigt werden, sie haben dann im Kalenderjahr einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen bei einer 5-TageWoche (Bundesurlaubsgesetz) sowie 6 Wochen Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit (Entgeltfortzahlungsgesetz). Varianten der Beschäftigung von Studenten Variante Minijob Kurzfristig Werkstudent Praktikant Kennzeichen Versicherungspflicht Geringfügig-entlohnte Beschäftigung Rentenversicherung regelmäßiges Arbeitsentgelt 450 EUR Opt-out-Möglichkeit befristet und keine Berufsmäßigkeit max. zwei Monate bzw. 50 Arbeitstage ordentlich Studierende, an Fach- oder Hochschule (Matrikel) max. 20 Stunden je Kalenderwoche in Vorlesungszeit (Werkstudentenprivileg) Vor-, Zwischen-, Nachpraktika vorgeschriebene und freiwillige Praktika frei RV Einzelfallbetrachtung ausbildungsintegriert Duales Studium praxis- oder berufsintegriert berufsbegleitend rein wissenschaftlich tätig frei Diplomand eingebunden in betriebliche Abläufe (z. B.: Projektarbeit) Doktorand promoviert an Hochschule/ Universität 49

2 Steuerrechtliche Bestimmungen Es bestehen in steuerrechtlicher Hinsicht keine besonderen Bestimmungen für Schüler, Studenten oder Praktikanten. Die Besteuerung nach den individuellen Steuermerkmalen setzt zwingend die Vorlage der Lohnsteuerkarte voraus, ansonsten wird nach der Steuerklasse 6 besteuert. Die Vorlage einer Lohnsteuerkarte (ab 2013 in elektronischer Form) ist die übliche Verfahrensweise in der betrieblichen Praxis. Falls Lohnsteuer anfällt, wird diese häufig im Rahmen der Einkommensteuererklärung (vereinfacht: Lohnsteuerjahresausgleich) an den Arbeitnehmer erstattet. Es besteht daneben die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung. Im Rahmen von geringfügig entlohnten Beschäftigungen (Minijobs) kann der Arbeitgeber eine Pauschsteuer in Höhe von 2 % an die Minijobzentrale abführen. Häufig wälzen Arbeitgeber diese Pauschsteuer im Innenverhältnis an den Arbeitnehmer ab. Sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen Studenten stellen eine im Sozialversicherungsrecht relevante Personengruppe (ähnlich den Selbständigen, Rentnern etc.) dar, für die es nach Rechtsauffassung der Spitzenverbände der Sozialversicherung besondere Regelungen gibt: Minijob Wird regelmäßig gearbeitet, und beträgt das durchschnittliche Arbeitsentgelt maximal 450 EUR, liegt eine sogenannte geringfügig entlohnte Beschäftigung bzw. ein Minijob vor. Das hat zur Folge, dass der Arbeitgeber Pauschalabgaben zur Sozialversicherung an die Knappschaft entrichtet: 15 Prozent des Arbeitsentgelts für die Rentenversicherung und 13 Prozent für die Krankenversicherung. Die Pauschale zur Krankenversicherung entfällt, sofern eine private Krankenversicherung des Beschäftigten besteht. Studenten im Betrieb: Beurteilung der SV-Pflicht Kurzfristig beschäftigte Studenten Ist das Arbeitsverhältnis eines Studenten auf Grundlage eines Rahmenvertrages von vornherein auf maximal zwei Monate bzw. 50 Arbeitstage pro Kalenderjahr befristet, dann ist der Student unabhängig von Verdienst und Arbeitszeit gänzlich frei von der Sozialversicherung, und es fallen keine Abgaben an. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob während der Vorlesungszeit oder in den Semesterferien gearbeitet wird. Im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung kann ein Student also auch während des Semesters 30 oder 40 Stunden pro Woche arbeiten, ohne seinen Status als ordentlicher Student zu verlieren und sozialversicherungspflichtig zu werden. Wird diese Grenze überschritten, weil zum Beispiel im Laufe des Jahres mehrere kurzfristige Beschäftigungen ausgeübt werden oder weil ein Ferienjob verlängert wird, tritt ab diesem Zeitpunkt Rentenversicherungspflicht ein. Werkstudent Arbeiten Studenten regelmäßig mit einem Arbeitsentgelt von mehr als 450 EUR und beträgt der Stundenumfang nicht mehr als 20 Wochenstunden, so gilt das Werkstudentenprivileg. Es besteht Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung und Versicherungspflicht zur Rentenversicherung. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Student tatsächlich als ordentliche Studierender gelten kann. Er muss neben seinem Job noch genügend Zeit haben, dem Studium nachzugehen. Dafür gilt folgender Beurteilungsgrundsatz durch die Sozialversicherungsträger: Während des Semesters darf die wöchentliche Arbeitszeit nicht mehr als 20 Stunden betragen. Diese Grenze darf nur unter der Voraussetzung überschritten werden, dass die Beschäftigung überwiegend an den Wochenenden oder in den Abendund Nachtstunden ausgeübt wird. Arbeitet ein Werkstudent ausschließlich in den Semesterferien mehr als 20 Stunden, ist das unschädlich für die Versicherungsfreiheit zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Es ist dann allerdings darauf zu achten, dass an nicht mehr als 26 Wochen im Jahr mehr als 20 Stunden gearbeitet wird. Beschäftigungen während eines Aufbau- bzw. Zweitstudiums Von den Vorschriften über die Versicherungsfreiheit ordentlicher Studierender werden auch solche Studenten erfasst, die bereits ein Hochschulstudium mit einem berufsqualifizierenden Abschluss absolviert haben, aber in der gleichen Fachrichtung ein Aufbaustudium oder in einer anderen Fachrichtung ein Zweitstudium betrei- 50

3 ben und daneben eine Beschäftigung ausüben. Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung kommt in einer Beschäftigung auch für solche Studenten in Betracht, die nach Erreichen eines berufsqualifizierenden Abschlusses in der gleichen oder in einer anderen Fachrichtung ein weiteres bzw. neues Studium aufnehmen, das wiederum mit einer Hochschulprüfung abschließt (vgl. BSG, RK 31/91, BSG RAr 25/92). Die bloße Weiterbildung bzw. Spezialisierung nach einer bereits abgeschlossenen Hochschulausbildung begründet hingegen keine Versicherungsfreiheit. Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung kommt im Übrigen nur in Betracht, wenn die ausgeübte Beschäftigung geringfügig ist. Beschäftigungen während eines Urlaubssemesters Studenten, die für ein oder mehrere Semester vom Studium beurlaubt werden, sind zwar weiterhin eingeschrieben, nehmen aber in dieser Zeit nicht am Studienbetrieb teil. Wird während der Dauer der Beurlaubung eine Beschäftigung aufgenommen, ist grundsätzlich das Erscheinungsbild als Student nicht gegeben. Es besteht Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- sowie Arbeitslosenversicherung (vgl. BSG RK 24/92). Hinweise zur Beschäftigung von Studenten Für die beschäftigten Studenten und für Praktikanten, die an einer Hochschule eingeschrieben sind, ist immer eine Immatrikulationsbescheinigung als Nachweis zum Lohnkonto zu nehmen. Zusätzlich sollten Studenten Angaben über eventuell bestehende weitere Arbeitsverhältnisse machen. Auch wenn die Beschäftigung eines Studenten im Betrieb beitragsfrei ist, gilt die grundsätzliche Versicherungspflicht von Studenten in der Krankenund Pflegeversicherung weiter. Die Krankenversicherung der Studenten (KVdS) löst Beitragszahlungen alleine beim Studenten aus. versicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungen stellt 3 SGB IV darauf ab, dass die Beschäftigung im Geltungsbereich des Sozialgesetzbuchs ausgeübt wird. Weitere inlandsbezogene Tatbestände sind nicht zu erfüllen. Die Begriffe Hochschule und der fachlichen Ausbildung dienenden Schule sind demnach gebietsneutral zu verstehen. Die Aussagen zur versicherungsrechtlichen Beurteilung von beschäftigten Studenten, die an inländischen Hochschulen oder der fachlichen Ausbildung dienenden Schulen eingeschrieben sind, gelten deshalb auch für Studenten, die an vergleichbaren ausländischen Ausbildungseinrichtungen eingeschrieben sind, und im Inland beschäftigt sind. Pflichtpraktika Das Bundessozialgericht (BSG) hat mit Urteil vom RK 10/79 entschieden, dass Studenten, die während des Studiums ein vorgeschriebenes Berufspraktikum ableisten, nicht der Versicherungspflicht unterliegen. Im Urteil vom RK 20/79 hat das BSG festgestellt, dass Absolventen eines Vorpraktikums, die ohne Entgelt beschäftigt sind, nach 165 Abs. 1 Nr. 1 oder 2 i. V. m. Abs. 2 RVO nicht krankenversicherungspflichtig sind. Ebenso besteht nach dem Urteil des BSG vom RK 45/78 für ein Ferienpraktikum zwischen zwei Studiensemestern keine Versicherungspflicht. Absolvieren immatrikulierte Studenten dagegen ein nicht freiwilliges Praktikum, unterliegen sie seit als Arbeitnehmer der Rentenversicherungspflicht. Gesetzliche Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- u. Pflegeversicherung) Sozialversicherung im Vor- und Nachpraktikum Praktikanten, die nicht an einer Hochschule bzw. Fachhochschule immatrikuliert sind, aber ein in einer Studien- Beschäftigungen von ausländischen Studenten Der Geltungsbereich der Vorschriften über die Versicherungspflicht und damit auch über die Versicherungsfreiheit ist in 3 SGB IV geregelt. Für die 51

4 oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Berufspraktikum absolvieren, werden in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- u. Pflegeversicherung wie Auszubildende versicherungspflichtig. Sie sind folglich von der Ausbildungsstelle bei einer gesetzlichen Krankenkasse anzumelden und benötigen hierfür einen Sozialversicherungsausweis. Wenn sie Arbeitsentgelt erhalten, unterliegt das Praktikum der Beitragspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung. Erhalten die Praktikanten ein monatliches Entgelt von nicht mehr als 325 EUR brutto (= Geringverdienergrenze), trägt allein der Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung. Sofern die Beschäftigten ein Praktikum absolvieren, welches zwar in einer Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist, sie selber jedoch nicht in einer Hochschule immatrikuliert sind, sind sie renten- und arbeitslosenversicherungspflichtig. Dieses gilt immer, also auch, wenn die Praktikanten weniger als zwei Monate (kurzfristige Beschäftigung) beschäftigt sind. Bei Praktikanten, die kein Entgelt erhalten, trägt der Arbeitgeber die gesetzlichen Pflichtbeiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung allein. Sie werden auf Grundlage von 1% der monatlichen Bezugsgröße vom Betrieb bezahlt. Daneben besteht Krankenversicherungsschutz entweder über die Mitversicherung bei den Eltern bzw. dem Ehepartner (Familienversicherung), über den Abschluss einer freiwilligen Krankenversicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse (GKV) oder die freiwillige private Krankenversicherung (PKV). Sozialversicherung im Zwischenpraktikum Praktikanten die an einer Hochschule bzw. Fachhochschule immatrikuliert sind und ein in einer Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum absolvieren, sind als Arbeitnehmer in allen vier Versicherungszweigen (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) versicherungsfrei. Für die Versicherungsfreiheit spielt weder die Dauer der einzelnen Praktikumsabschnitte, die wöchentliche Arbeitszeit noch die Höhe eines eventuell erzielten Arbeitsentgelts eine Rolle. Eine freiwillige Arbeitslosenversicherung ist nicht möglich. Wird die in der Studienordnung geforderte Praktikumsdauer überschritten, tritt Sozialversicherungspflicht ein. der studentischen Kranken- und Pflegeversicherung. Folglich sind Studierende gegebenenfalls in der Kranken- und Pflegeversicherung pflichtversichert. Die Versicherungspflicht entfällt wie gehabt, wenn der Studierende als Familienmitglied (Ehegatte oder Kind) versichert ist: Praktikanten fallen aus dieser Familienversicherung heraus, wenn sie 1. älter als 25 Jahre sind (Verlängerungstatbestand wegen Bundesfreiwilligendienst-BFD) oder 2. ein regelmäßiges Einkommen von mehr als 385,- EUR bzw.. bei geringfügiger Beschäftigung (Minijob) von mehr als 450 EUR brutto pro Monat (Geringfügigkeitsgrenze) erzielen. Freiwillige Praktika Absolviert ein Student oder eine Studentin ein freiwilliges Zwischenpraktikum - also ein Praktikum, das nicht in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist - und erhält dafür eine Vergütung, gelten für die Sozialversicherung ebenfalls die allgemeinen Regelungen für beschäftigte Studenten. Erhält der Student für das Praktikum kein Entgelt, fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Duales Studium Das duale Studium verbindet die betriebliche Aus- und Weiterbildung oder bisherige Berufstätigkeit mit einem theoretischen Hochschulstudium. Anders als herkömmliche Studiengänge (Diplom-, Bachelor- oder Masterstudiengänge) beinhalten duale Studiengänge neben den theoretischen Lernphasen regelmäßig einen hohen Anteil an betriebspraktischen Lernphasen. Der Anteil an Lernphasen in der betrieblichen Praxis variiert abhängig von Studiengang und Hochschule. Betriebliche Praxis und Studium sind sowohl organisatorisch als auch auf die Lernprozesse bezogen miteinander verzahnt. Der Ausschluss der Versicherungspflicht als Arbeitnehmer hat keinen Einfluss auf eine mögliche Versicherung in 52

5 Dabei kann die Verbindung von betrieblicher Praxis und Studium auch in einer neben dem Studium fortbestehenden Beschäftigung gegeben sein. Seit sind sämtliche Studenten eines dualen Studiengangs der Sozialversicherung unterworfen. Diplomanden Nach 7 Abs. 1 SGB IV ist eine Beschäftigung die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis. Ein Beschäftigungsverhältnis im sozialversicherungsrechtlichen Sinne setzt dabei u.a. eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt voraus. Personen, die sich allein zur Erstellung der für den Studienabschluss erforderlichen Diplomarbeit in einen Betrieb begeben und in dieser Zeit neben der Diplomarbeit keine für den Betrieb verwertbare Arbeitsleistung erbringen, gehören nach Auffassung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung nicht zu den abhängig Beschäftigten. Für Diplomanden kommt deshalb Kranken-, Pflege-, Rentenund Arbeitslosenversicherungspflicht nicht in Betracht. Bachelor- und Masterabschlussarbeiten Die Hochschulen haben in den letzten Jahren vermehrt Bachelor- und Masterstudiengänge eingerichtet. Mit dem erfolgreichen Abschluss des Bachelorstudiums wird ein erster berufsqualifizierender Abschluss erworben; der Masterabschluss stellt einen weiteren berufsqualifizierenden Abschluss dar. Der Mastergrad entspricht dabei gegenüber den herkömmlichen Hochschulabschlüssen einem Diplom- oder Magisterabschluss an einer Universität oder gleichgestellten Hochschule. Arbeitgeber stellen im Rahmen der Erstellung von Abschlussarbeiten neben Diplomanden zunehmend auch Absolventen der Bachelor- und Masterstudiengänge ein. Aus der Praxis ist hierzu die Frage gestellt worden, ob diese Personen unter der Voraussetzung, dass sie keine für den Betrieb verwertbare Arbeitsleistung erbringen, ebenfalls nicht als Beschäftigte im Sinne der Sozialversicherung anzusehen sind. Nach Auffassung der Besprechungsteilnehmer der Spitzenorganisationen in ihrer Besprechung vom 15./16. November 2005 ist die für Diplomanden getroffene Regelung auf Personen, die sich zur Erstellung ihrer Abschlussarbeit im Rahmen eines Bachelor- oder Masterstudiengangs in einen Betrieb begeben, analog anzuwenden. Sofern die Absolventen eines Bachelor- oder Masterstudiengangs während der Zeit im Betrieb neben ihrer Abschlussarbeit keine für den Betrieb verwertbare Arbeitsleistung erbringen, gehören sie daher nicht zu den abhängig Beschäf- tigten; Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht kommt deshalb für sie nicht in Betracht. Zu einer anderen Beurteilung gelangt man in den Fällen, wo der Absolvent in den betrieblichen Ablauf (z.b.: Projektgruppe) eingebunden ist und die Ergebnisse der Abschlussarbeit relevant für ein betriebliches Projekt sind. Beschäftigung von Doktoranden Personen, die bereits über einen Hochschulabschluss verfügen, jedoch anlässlich einer Promotion weiterhin an einer Hochschule eingeschrieben sind, befinden sich nicht mehr in der wissenschaftlichen Ausbildung. Nehmen diese Doktoranden eine Beschäftigung auf, sind die Vorschriften über die Versicherungsfreiheit von beschäftigten Studenten nicht anzuwenden, sodass grundsätzlich Versicherungspflicht als Arbeitnehmer in allen Zweigen der Sozialversicherung besteht (vgl. BSG, RK 45/92). Studenten effizient beschäftigen Die Kenntnis der Vielzahl von Beschäftigungsmöglichkeiten ist notwendig für eine rechtssichere Anwendung in der betrieblichen Praxis. Studenten sind in der Mehrzahl junge, motivierte und vielfach mit neuem Wissen ausgestattete Beschäftigte. Diese Vorzüge zu nutzen und die künftigen Fach- und Führungskräfte zu gewinnen trägt wesentlich zum Unternehmenserfolg bei. Das Personalmanagement stellt sich der Herausforderung, die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen in der Praxis kostenschonend anzuwenden und in der Folge Haftungsrisiken (Nachforderung von Beiträgen, Versteuerung geldwerter Vorteile etc.) im Rahmen von Betriebsprüfungen für den Arbeitgeber zu vermeiden. Autor: MBA Dipl.-Ing. Raschid Bouabba, Geschäftsführer der MCGB GmbH Unternehmensberatung, 53

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