VERHALTENS- UND ETHIKKODEX RICHTLINIE FÜR BESTECHUNG UND UNZULÄSSIGE ZAHLUNGEN

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1 VERHALTENS- UND ETHIKKODEX RICHTLINIE FÜR BESTECHUNG UND UNZULÄSSIGE ZAHLUNGEN

2 MAGNA INTERNATIONAL INC. RICHTLINIE FÜR BESTECHUNG UND UNZULÄSSIGE ZAHLUNGEN Magna verbietet Bestechung und unzulässige Zahlungen bei unseren sämtlichen Geschäftsvorgängen in allen Ländern. Diese Richtlinie gilt für und alle seine Tochterund Konzerngesellschaften ( Magna ) sowie für das gesamte Personal von Magna, einschließlich der Verwaltungsratsmitglieder, der Direktoren und Mitarbeiter des Unternehmens sowie seiner Auftragnehmer, Berater und Bevollmächtigten. Magna entwickelt seit Jahren einen guten Ruf als Unternehmen, das Geschäfte nach dem Prinzip Bessere Produkte zu einem besseren Preis macht. Dies bedeutet, dass wir unsere Geschäfte mit Integrität verfolgen und nach fairen Maßstäben aufgrund unserer Produkte und Preise abschließen müssen, nicht durch die Zahlung oder Annahme von Bestechungsgeldern oder sonstigen unzulässigen Zahlungen. Der Verhaltens- und Ethikkodex von Magna verbietet Bestechung und unzulässige Zahlungen ausdrücklich. Mitarbeiter, die sich an derartigen Handlungsweisen beteiligen, werden mit Disziplinarmaßnahmen einschließlich bis zur fristlosen Kündigung geahndet. Nach dem Recht vieler Länder sind Bestechung und unzulässige Zahlungen gesetzwidrig, auch wenn sie in einem anderen Land erfolgen. Ein Verstoß gegen diese Gesetze ist eine schwere Straftat, die Geldstrafen für das Unternehmen und für die beteiligten Mitarbeiter oder sonstigen Beteiligten zur Folge haben kann (einschließlich der Vorgesetzten, die die entsprechenden Verhaltensweisen genehmigt haben). Die direkt beteiligten Personen riskieren Freiheitsstrafen. Selbst der Anschein eines Verstoßes gegen diese Gesetze kann das Ansehen von Magna schwer beschädigen. Was ist eine unzulässige Zahlung? Unter unzulässiger Zahlung versteht man Bestechung, die Zahlung von Schmiergeld oder Beschleunigungsgeld. Unter Bestechung versteht man eine Sache von Wert einschließlich Geld, Geschenken, Gefälligkeiten, Bewirtung, Vorteilen oder Vergünstigungen jeglicher Art, die jemandem zu seinem persönlichen Nutzen überreicht oder angeboten wird und die als der Versuch einer Einflussnahme auf eine Handlung oder 1

3 Entscheidung angesehen werden kann, die von der begünstigten Person unternommen bzw. getroffen oder unterlassen werden soll, um bei der Organisation, die von besagter Person vertreten wird, Geschäfte zu erlangen oder zu erhalten oder um sich einen unlauteren Vorteil von der besagten Person oder der von ihr vertretenen Organisation zu verschaffen. Schmiergeld ist eine Form von Bestechung. Dabei handelt es sich um die Rückzahlung oder die Annahme einer Rückzahlung eines bereits gezahlten Betrags (oder eines zur Zahlung ausstehenden Betrags) als persönliche Belohnung für die Besorgung oder Förderung von geschäftlichen Absprachen. Beschleunigungszahlungen sind Zahlungen von geringen Beträgen an öffentliche Amtspersonen unterer Ebenen, um Routineleistungen zu erhalten, auf die Magna anderenfalls gesetzlichen Anspruch hätte. Beispiel: Eine Zahlung, um die Einrichtung eines Telefon- oder Versorgungsanschlusses zu beschleunigen. Die Grundsätze von Magna bezüglich unzulässiger Zahlungen Magna verbietet es, direkt oder indirekt unzulässige Zahlungen an Dritte zu leisten. Magna verbietet außerdem die Ausstellung falscher Belege oder Aufzeichnungen in Zusammenhang mit unzulässigen Zahlungen. Eine unzulässige Zahlung zu verlangen oder anzunehmen (zum Beispiel von einem Lieferanten von Magna oder einem Mitarbeiter bei Magna), ist ebenso unzulässig, wie eine unzulässige Zahlung anzubieten oder zu leisten (zum Beispiel an eine öffentliche Amtsperson oder an den Mitarbeiter eines Kunden). Ein Zahlungsangebot oder -versprechen ist ausreichend, um haftpflichtig zu werden, selbst wenn de facto keine unzulässige Zahlung erfolgt. Unter bestimmten Umständen können ein Firmengeschenk oder Bewirtungskosten, die einer öffentlichen Amtspersonen überreicht bzw. für diese übernommen werden, um Geschäftsabschlüsse zu erzielen oder eine Geschäftsbeziehung zu erhalten, als Bestechung angesehen werden. Das gilt insbesondere dann, wenn der Wert des Geschenks erheblich ist oder wenn die Bewirtung verschwenderisch ist (zum Beispiel Reisekosten). Lesen Sie die Magna-Richtlinie für Geschenke und Bewirtung, um genauer zu verstehen, wo die Grenze zwischen legitimen Geschenken bzw. Bewirtung und Bestechung verläuft. Bei Fragen dazu, ob ein Geschenk unzulässig ist, sollten Sie den Leiter der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung oder den Direktor für die Einhaltung der Rechtsvorschriften bei Magna hinzuziehen. Internationale Anwendung der Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung Magna ist an zahlreiche komplexe örtliche und internationale Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung gebunden. Einige dieser Gesetze betreffen speziell die Bestechung von ausländischen öffentlichen Amtspersonen. Hierzu gehören beispielsweise das FCPA (Foreign Corrupt Practices Act, Gesetz zur Verhinderung der Bestechung von ausländischen Bediensteten in internationalen Geschäftstransaktionen) der USA und seine Entsprechung CFPOA in Kanada. Bestimmte Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung zum Beispiel das britische Bribery Act (Bestechungsgesetz) verbieten unzulässige Zahlungen auch an natürliche Personen in der privaten Wirtschaft und andere Formen der gewerblichen Bestechung. Aufgrund des Umfangs der weltweiten Geschäftstätigkeit von Magna kann diese Richtlinie nicht auf alle Probleme eingehen, die sich aus den internationalen und örtlichen Anforderungen ergeben können. Daher liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters von Magna, sich über die geltenden internationalen und örtlichen Rechtsvorschriften zu informieren und diese einzuhalten. Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine bestimmte Handlungsweise illegal oder anderweitig schädlich für das Ansehen von Magna ist, sollten Sie Rücksprache mit dem Leiter der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung oder mit dem Direktor für die Einhaltung der Rechtsvorschriften bei Magna halten. 2

4 Wann Beschleunigungszahlungen erlaubt sind In den meisten Ländern und Unternehmen sind Beschleunigungszahlungen verboten. Aus der Sicht von Magna stellen Beschleunigungszahlungen unzulässige Zahlungen dar und sind daher verboten. Allerdings können Beschleunigungszahlungen gelegentlich geleistet werden, wenn der die Zahlung leistende Mitarbeiter, davon überzeugt ist, dass seine Gesundheit oder Sicherheit unmittelbar in Gefahr ist und wenn er davon überzeugt ist, dass die Zahlung zum Schutz seiner Gesundheit oder Sicherheit notwendig ist. Situationen, in denen Zahlungen unter Bedrohung oder unter Körperverletzung verlangt werden, gelten nicht als unzulässig. Allerdings muss die Zahlung bei der Rechtsabteilung gemeldet werden und der Zahlungsbetrag und die besonderen Umstände müssen ordnungsgemäß in den Büchern erfasst werden. Drittparteien: Agenten, Auftragnehmer und sonstige Mittler Magna verbietet ausdrücklich die Leistung unzulässiger Zahlungen durch Drittparteien wie Agenten, Auftragnehmer oder sonstige Mittler. Die Tatsache, dass eine unzulässige Zahlung von einer Drittpartei geleistet wird, mindert nicht die Möglichkeit strafrechtlicher Sanktionen oder zivilrechtlicher Haftungsansprüche gegen Magna oder gegen einen Mitarbeiter von Magna für das gesetzwidrige Handeln des externen Mittlers. Die Gesetze zur Bekämpfung der Korruption unterscheiden nicht zwischen Gesetzesverstößen, die Sie selbst oder jemand anderes in Ihrem Namen begangen hat. Aus diesem Grund müssen Sie sich versichern, dass alle Agenten und sonstigen Drittparteien bei ihrem Geschäftsgebaren die Standards von Magna erfüllen. In allen Fällen, in denen ein Agent, Auftragnehmer oder sonstiger Mittler von Magna eingesetzt wird, müssen Sie folgende Maßnahmen durchführen: o Sie müssen schriftliche Nachweise dafür erbringen, dass auf die Integrität der Drittpartei vertraut werden kann; o Sie müssen angemessene Kontrollschritte durchführen, um Fehlverhalten zu erkennen und zu verhindern; o Sie müssen auf Hinweise über mögliches Fehlverhalten angemessen reagieren Bei Fragen dazu, ob Sie einen Agenten unter Vertrag nehmen oder einen bestehenden Vertrag verlängern können, sollten Sie Rücksprache mit der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung oder mit dem Direktor für die Einhaltung der Rechtsvorschriften bei Magna halten. Achten Sie auf Gefahren- oder Alarmsignale, die auf eine riskante Beziehung zu einer Drittpartei hinweisen könnten. Hierzu gehören insbesondere Situationen, in denen die Drittpartei: o unzureichend qualifiziert oder personell unterbesetzt zu sein scheint; o von einer öffentlichen Amtsperson angegeben oder empfohlen wird; o die Geheimhaltung der eigenen Identität verlangt; o Barzahlungen oder Vorauszahlungen oder Zahlungen auf Auslandskonten verlangt; o die Fälschung von Dokumenten verlangt; o im Vergleich zu den erbrachten Dienstleistungen ungewöhnlich hohe Provisionen verlangt; oder o sich ungewöhnlich hohe oder nicht belegte Aufwendungen erstatten lassen will. Wenn eines dieser Alarmsignale gegeben ist, müssen Sie weitere Nachforschungen anstellen und Rücksprache mit der Geschäftsleitung und/oder der Rechtsabteilung halten. 3

5 Aufzeichnungen und -unterlagen Geschäftsbücher Die Geschäftsbücher und -unterlagen müssen jederzeit richtig und vollständig geführt werden, und die Fälschung von Aufzeichnungen zum Verbergen von Bestechung ist verboten. Um unzulässige Zahlungen erkennen zu können, ist es wichtig, dass alle Transaktionen transparent, vollständig belegt und korrekt kodiert auf den richtigen Konten verbucht werden, um die Art der Transaktionen korrekt zu erfassen. Alle Kontroll- und Genehmigungsverfahren müssen eingehalten werden, und die Geschäftsbücher und -unterlagen müssen mit angemessener Detailtreue, Richtigkeit und Vollständigkeit geführt werden, damit sämtliche Transaktionen korrekt darin erfasst werden. Die Geschäftsbücher und -unterlagen von Magna dürfen keine falschen, irreführenden oder fiktiven Einträge enthalten. Wenn Sie Kenntnis davon erlangen oder mutmaßen, dass jemand die Geschäftsbücher und -unterlagen fälscht oder anderweitig versucht, eine Zahlung zu verschleiern, müssen Sie Ihre Bedenken unverzüglich bei der Good-Business-Hotline, direkt bei Ihrem Vorgesetzten, beim Finanzchef des Konzerns oder des jeweiligen Unternehmens, beim Leiter der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung oder beim Leiter der Rechtsabteilung des Unternehmens von Magna melden. Verstöße Unabhängig vom Betrag kann jede Transaktion einen Verstoß gegen die Gesetze zur Bekämpfung von Korruption begründen. Daher ist es wichtig, dass sich alle Mitarbeiter von Magna über die Vorschriften informieren und Fehlverhalten unverzüglich melden. Bei Magna sind Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben mutmaßliches Fehlverhalten melden, per Richtlinie verboten. Jede Meldung wird untersucht, und jeder Verstoß wird als äußerst schweres Vergehen behandelt und mit Disziplinarmaßnahmen bestraft, einschließlich der begründeten fristlosen Kündigung. Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter von Magna, die in gutem Glauben einen mutmaßlichen Verstoß gegen die Vorschriften melden, sind ausdrücklich verboten. Vorwürfe über Vergeltungsmaßnahmen werden untersucht und Personen, die sich als der Vergeltung schuldig erweisen, werden mit angemessenen Disziplinarmaßnahmen sanktioniert, bis einschließlich der begründeten fristlosen Kündigung. Hilfreiche Tipps WAS SIE IMMER TUN MÜSSEN... Informieren Sie sich über alle geltenden Rechtsvorschriften und Vorschriften von Magna in Bezug auf das Angebot oder die Annahme von Geschenken und Bewirtung (siehe auch die Magna-Richtlinie für Geschenke und Bewirtung). Führen Sie angemessene Sorgfaltsprüfungen bei der Auswahl und vertraglichen Verpflichtung von Drittparteien durch (einschließlich unabhängiger Auftragnehmer, Vertriebsagenten und Lobbyisten). Informieren Sie Drittparteien in Form eines formalen Vertrags über unsere Antibestechungsvorschriften, und sorgen Sie dafür, dass die Aktivitäten der Drittpartei während der Vertragslaufzeit überwacht und geprüft werden. Sorgen Sie dafür, dass alle Aufwendungen korrektaufgezeichnet werden, auch Aufwendungen, die aus der Portokasse beglichen werden. Sorgen Sie dafür, dass alle Zahlungsanforderungen an die Finanzabteilung ordnungsgemäß durch rechtmäßige Rechnungen unterstützt werden, von den zuständigen Mitarbeitern mit den geltenden Zeichnungsberechtigungen genehmigt wurden, an rechtmäßige Zahlungsempfänger geleistet werden und sich auf einen ordnungsgemäßen Geschäftszweck beziehen. Bei verdächtigen Zahlungsanforderungen müssen immer angemessene Sorgfaltsprüfungen 4

6 durchgeführt werden. Sehen Sie neue oder potenzielle Umstände voraus, in denen es möglicherweise zu Bestechung oder Korruption kommen könnte, und planen Sie im Voraus für derartige Umstände. Melden Sie jeden Hinweis auf unzulässige Zahlungen unverzüglich bei Ihrem direkten Vorgesetzten, dem Finanzchef des Konzerns, dem Leiter der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung oder einem Juristen der Rechtsabteilung von Magna, und halten Sie bei Bedenken bezüglich der Rechtmäßigkeit einer Barzahlung oder einer Zahlung in Sachwerten, die Ihnen angeboten wird oder deren Leistung Sie beabsichtigen, Rücksprache mit diesen Stellen. Ziehen Sie den Rat Ihres direkten Vorgesetzten, des Finanzchefs des Konzerns, des Leiters der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung oder den Leiter der Rechtsabteilung eines Unternehmens von Magna hinzu, bevor Sie handeln, wenn Sie sich einer Situation gegenüber sehen, in der Sie sich über die Rechtslage und/oder über die Vorschriften von Magna für den betreffenden Bereich nicht sicher sind. WAS SIE NIEMALS TUN DÜRFEN... Einer öffentlichen Amtspersonen oder einer anderen Person etwas von Wert anbieten, um sich einen tatsächlichen oder mutmaßlichen unzulässigen Vorteil zu verschaffen. Die Zahlung geheimer Provisionen, Schmiergelder oder sonstiger korrupter Gelder zulassen. Hierzu gehören auch Absprachen mit Personen, Unternehmen oder Organisationen, die Einfluss auf die Politik haben, wenn die Honorare unverhältnismäßig zu den rechtmäßigen angebotenen Dienstleistungen sind. Eine Zahlung (in bar oder in Sachwerten) an eine Person für eine Dienstleistung ausführen, zu der Magna normalerweise nicht berechtigt ist. Hierzu gehören beispielsweise Zahlungen an eine öffentliche Amtsperson, um Überstunden zu leisten, an gesetzlichen Feiertagen zu arbeiten oder Pflichten zu übernehmen, die außerhalb der gewöhnlichen Stellenbeschreibung der betreffenden Person liegen. Etwas tun, das eine andere Person (einschließlich eines Agenten oder Vertreters von Magna) dazu motiviert oder sie dazu befähigt, eine unzulässige Zahlung zu leisten. Eine nicht in den Büchern erfasste Schmiergeldkasse einrichten. Eine Bestechung oder ein Schmiergeld verlangen oder annehmen. LASSEN SIE VORSICHT WALTEN BEI... Einer Provision, die unverhältnismäßig zu den erbrachten Dienstleistungen ist. Einer Anforderung zur Leistung einer Zahlung, die verdächtig scheint, oder die an einen Empfänger in einem Land geleistet werden soll, der bzw. das nicht mit der Transaktion verbunden ist dies gilt einschließlich, aber nicht beschränkt auf eine Wohltätigkeitsorganisation oder Stiftung. Hintergrundinformationen über bestehende oder potenzielle externe Vertreter, die mutmaßen lassen, dass die betreffende Person in einer Weise handelt, die als unzulässig angesehen werden könnte. Der Gabe oder Annahme von Firmengeschenken oder Bewirtung während eines laufenden Ausschreibungs- oder Angebotsverfahrens. 5

7 WEITERE INFORMATIONEN: Für weitere Informationen oder Ratschläge wenden Sie sich bitte an den Rechtsberater Ihrer Gruppe oder Region oder an einen Rechtsberater am Hauptsitz des Magna- Konzerns. März

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