Die hier zusammengestellten, in der Praxis bewährten Hinweise und Checklisten sollen diese Fragen beantworten.

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1 Betriebsprüfung Einführende Hinweise Die Finanzverwaltung hat in der letzten Zeit den Betriebsprüfungsdienst personell stark aufgestockt. Der "Prüfungsdruck" auf die Unternehmen steigt. Gerade in dieser Situation kann es nicht verwundern, wenn die Ankündigung einer steuerlichen Betriebsprüfung (offiziell auch "Außenprüfung" genannt) bei den Betroffenen Unsicherheit auslöst. Das gilt vor allem für Inhaber kleinerer Firmen, die nicht regelmäßig, sondern nur in größeren Zeitabständen geprüft werden. Manch sorgenvolle Frage wird gestellt: Was kommt auf mich zu? Welche Rechte und Pflichten habe ich bei einer solchen Prüfung? Wie soll ich mich zweckmäßigerweise verhalten? Die hier zusammengestellten, in der Praxis bewährten Hinweise und Checklisten sollen diese Fragen beantworten. Rechte und Pflichten Der Unternehmer bzw. Geschäftsführer ist bei einer Betriebsprüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Er muß dem Prüfer Auskünfte erteilen, die Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens sowie die Geschäftspapiere und Urkunden (soweit sie von steuerlicher Bedeutung sein können) vorlegen und, falls erforderlich, auch erläutern, dem Prüfer einen geeigneten Raum und die notwendigen technischen Hilfsmittel zur Verfügung stellen. In der Mitwirkungspflicht des Unternehmers bzw. Geschäftsführers bei der Betriebsprüfung besteht ein wesentlicher Unterschied zur Steuerfahndung. Dort haben die Beteiligten als Betroffene ein Aussageverweigerungsrecht. Andererseits muß der Finanzamtsprüfer aber auch die Rechte des geprüften Unternehmens wahren. Das bedeutet insbesondere: Bei Beanstandungen ist dem Unternehmen "rechtliches Gehör" zu gewähren. Die Vertreter des Unternehmens müssen die Möglichkeit haben, ihre Auffassung zu den angeschnittenen Sachverhalts- und Rechtsfragen detailliert vorzutragen (i.d.r. unter Hinzuziehung des steuerlichen Beraters). Das geprüfte Unternehmen hat Anspruch darauf, daß nicht nur zu seinen Ungunsten, sondern auch zu seinen Gunsten geprüft wird. Auf Antrag des Unternehmens muß das Finanzamt im Anschluß an eine Betriebsprüfung verbindlich zusagen, wie es bestimmte Sachverhalte künftig steuerlich behandeln wird. Voraussetzung: Die Zusage ist für die geschäftlichen Dispositionen von Bedeutung. Gesetzlich geregelt sind diese Rechte und Pflichten in den 193 bis 207 der Abgabenordnung (AO). Ergänzende Vorschriften enthält die Betriebsprüfungsordnung (BpO), die jedoch als verwaltungsinterne Anweisung im allgemeinen nur die Finanzbehörde bindet. Seite 1 von 0

2 Der Ablauf der steuerlichen Betriebsprüfung im Überblick Prüfungsanordnung: Das Finanzamt teilt dem zu prüfenden Unternehmen den Termin für den Prüfungsbeginn, die zu prüfenden Geschäftsjahre und Steuerarten sowie den Namen des Prüfers mit. Prüfungsbeginn: Üblicherweise beginnt die Betriebsprüfung nach dem Einführungsgespräch mit einer Betriebsbesichtigung. Prüfungsdurchführung: Nach der Betriebsbesichtigung nimmt der Prüfer die eigentliche Prüfungstätigkeit auf, verlangt die Vorlage von Konten, Belegen, Nachweisen, Zusammenstellungen und Verträgen und bittet um ergänzende Auskünfte. Vorbesprechung(en): Der Prüfer teilt dem Unternehmen bzw. dem Berater mit, welche Sachverhalte er steuerlich anders behandeln möchte und was ihm noch unklar ist. Es kommt zur Erörterung dieser Punkte. Viele Fragen, insbesondere strittige Sachverhalte, können ggf. schon in diesem Stadium geklärt werden. Schlußbesprechung: Hier werden die größeren, offen gebliebenen Streitfragen diskutiert. Dabei geht es nicht nur um strittige Sachverhalte, sondern vor allem auch um die rechtliche Beurteilung der Prüfungsfeststellungen und um die steuerlichen Auswirkungen. An der Schlußbesprechung nehmen meistens neben dem Prüfer auch dessen Vorgesetzter (ein Sachgebietsleiter) sowie eventuell weitere Beamte der Finanzverwaltung teil. Prüfungsbericht: In diesem Bericht hält der Prüfer nach der Schlußbesprechung die Ergebnisse der Betriebsprüfung mit ihren Auswirkungen auf die Besteuerungsgrundlagen fest. Der Bericht wird dem geprüften Unternehmen zur Stellungnahme zugesandt. Geänderte Steuerbescheide: Auf der Grundlage des Prüfungsberichts (mit eventuellen Änderungen aufgrund von Einwendungen des Unternehmens) ergehen dann die geänderten Bescheide für die von der Prüfung betroffenen Steuerarten. Hat sich das Unternehmen mit dem Prüfer über bestimmte Punkte nicht einigen können, muß jetzt gegen die geänderten Steuerbescheide binnen eines Monats Einspruch erfolgen. Anpassung der Buchhaltung: Die Feststellungen der Betriebsprüfung sind in der Buchhaltung zu berücksichtigen. Das bedeutet vor allem die Anpassung der Saldenvorträge für das laufende Geschäftsjahr an die geänderten Schlußbilanzwerte des Prüfungszeitraums. Vorbereitung auf die Betriebsprüfung Ort der Prüfung Kann im Betrieb ein geeigneter Raum für den Betriebsprüfer bereitgestellt werden? Der Raum sollte nicht nur abschließbar und möglichst schalldicht sein, sondern dem Prüfer auch möglichst wenig Gelegenheit zu unkontrollierbaren Kontakten mit den Betriebsangehörigen geben. Bereitstellung der Unterlagen für die Prüfung Sind für den Prüfungszeitraum folgende Abschluß- und Buchhaltungsunterlagen bereitgestellt: Jahresabschlüsse (Handels- und Steuerbilanz, einschließlich Ergänzungsund Sonderbilanzen)? Hauptabschlußübersichten, Summen- und Saldenlisten, Umbuchungslisten für die Abschlußbuchungen? Seite 2 von 0

3 Sachkonten, Kontokorrentkonten und ggf. Journale? Kassenberichte bzw. Kassenbücher? Anlagenkartei, AfA-Listen? Inventurlisten für das Vorratsvermögen? Wareneingangs- und - ausgangsaufzeichnungen? Saldenlisten für Forderungen und Verbindlichkeiten? Berechnungsunterlagen für Abschreibungen, Abwertungen, Wertberichtigungen, Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen? Kalkulationsunterlagen für die Herstellungskosten? Aufgliederung zusammengefaßter Abschlußposten? Lohnkonten? Nachweise über gezahlte Aushilfslöhne? Umsatzsteuerverprobungen? Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie sonstige Buchungsbelege? Liegen sonstige, für die Prüfung wichtige Unterlagen vor, insbesondere Verträge oder Beschlüsse: Grundstückskaufverträge, Grundbuchauszüge, Handelsregisterauszüge? Anstellungsverträge für GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer? Alle sonstigen Verträge mit Gesellschaftern oder nahestehenden Personen und Unternehmen (z.b. Kauf-, Miet-, Arbeits- und Darlehensverträge, Pensionszusagen)? Eheverträge, Gewinnverteilungsabreden, Nießbrauchsvereinbarungen? Gesellschaftsverträge und Gesellschafterbeschlüsse (Versammlungsprotokolle)? Wichtig sind bei der GmbH vor allem Beschlüsse über die Genehmigung von Verträgen zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern. Sind alle nachträglichen Vertragsänderungen ordnungsgemäß dokumentiert? Wurden erforderliche Nachweise für wichtige steuermindernde Sachverhalte bereitgestellt bzw. beschafft, z.b.: Sachverständigengutachten oder Branchenkennzahlen (z.b. für Teilwertabschreibungen beim Anlage-/Umlaufvermögen oder für Rückstellungen für Umweltschäden)? Statistiken über die Entwicklung von Absatzpreisen und -mengen (zur Begründung der Gängigkeitsabschläge bei Vorräten)? Betriebsinterne Statistiken und Unterlagen zum Nachweis der Garantierückstellung? Liegen "prüfungssichere" Belege für bestimmte Sachverhalte vor, bei denen es häufig zu Beanstandungen kommt: Ordnungsgemäße Belege für Bewirtungskosten? Auflistung der Empfänger von Geschenken? Korrekte Reisekostenabrechnungen? Zahlungsnachweise für Vergütungen an nahestehende Personen? Richtige Adressung von Rechnungen mit Vorsteuerausweis? Ausfuhrnachweise für die Umsatzsteuer? Spendenbelege? Liegen Unterlagen vor, welche die Aufteilung bestimmter Ausgaben in Betriebsausgaben und Privatanteil belegen: Kraftfahrzeugkosten (Fahrtenbuch)? Seite 3 von 0

4 Telefonkosten? Raum- und Energiekosten? Warenentnahmen? Organisatorische Maßnahmen Sind für den Prüfer ggf. notwendige technische Hilfsmittel vorhanden (z.b. Lesegerät, Terminal für EDV-Anlage)? Ist geregelt, wer dem Prüfer als Auskunftsperson zur Verfügung stehen soll? Ist geregelt, wie die Versorgung des Prüfers mit den von ihm gewünschten Belegen und Fotokopien vorgenommen werden soll? Ist sichergestellt, daß keine "Selbstbedienung" des Prüfers bei der Beschaffung von Unterlagen erfolgen kann? Kopiergeräte unter Aufsicht behalten. Erarbeitung der Strategie gegenüber der Betriebsprüfung Schwachstellenanalyse und Konsequenzen daraus: Wo ist mit Beanstandungen durch den Prüfer zu rechnen? Mit welchen Argumenten kann zu erwartenden Beanstandungen begegnet werden? Besteht Klarheit darüber, in welchem Umfang der Steuerberater eingeschaltet werden soll? Sofern Sachverhalte erkennbar sind, die steuerstrafrechtliche Konsequenzen haben könnten: Wird erwogen, vor Erscheinen des Prüfers eine strafbefreiende Selbstanzeige beim Finanzamt zu erstatten ( 371 Abgabenordnung)? Abgabe von ausstehenden Steuererklärungen: Sollen kurzfristig fertigzustellende Steuererklärungen für das letzte beendete Geschäftsjahr vor Beginn der Prüfung noch abgegeben werden, verbunden mit dem Antrag, dieses Geschäftsjahr auch noch in die Prüfung mit einzubeziehen? Ein solcher Antrag kann z.b. zweckmäßig sein, wenn in dem betreffenden Geschäftsjahr bestimmte wichtige Veränderungen im Unternehmen eingetreten sind, bei denen man für die Zukunft Betriebsprüfungsrisiken ausschalten will, z.b. bei Gesellschafterwechsel oder Umwandlungen. Ggf. kann auch beabsichtigt sein, den Prüfungszeitraum mehr in die Gegenwart zu verschieben. Zweckmäßiges Verhalten während der Betriebsprüfung Allgemeine Regeln für den Umgang mit dem Prüfer Wichtig ist ein unverkrampftes Prüfungs- und Gesprächsklima. Das bedeutet u.a.: Kooperationsbereitschaft in Sachfragen. Vermeidung von emotionalen Reaktionen auf Wünsche und Feststellungen des Prüfers. Vermeidung von Versuchen, den Prüfer durch besondere Aufmerksamkeiten günstig stimmen zu wollen. Beim Prüfer sollte Verständnis für die besondere Situation des Unternehmens geweckt werden, in der zusätzliche Steuerbelastungen zu erheblichen - vielleicht sogar existenzgefährdenden - Problemen führen könnten. Eingehende, realistische Schilderung der Lage des Unternehmens auf den Absatzmärkten (zunehmender Konkurrenzdruck, Preisverfall). Darlegung der Schwierigkeiten auf der Kostenseite. Seite 4 von 0

5 Mit dem Prüfer sind bestimmte "organisatorische" Regeln zu vereinbaren, durch die der Informationsfluß an ihn kontrolliert werden kann: Benennung einer Auskunftsperson im Unternehmen, an die allein sich der Prüfer mit allen Informationswünschen zu halten hat. Übergabe genau bezeichneter Einzelunterlagen und -belege an den Prüfer anstelle einer "En bloc-übergabe" aller Buchhaltungsunterlagen oder aller Unterlagen für einen bestimmten Bereich auf einmal. Bereitstellung angeforderter Unterlagen durch die Auskunftsperson anstelle einer direkten Entnahme der Unterlagen durch den Prüfer aus dem Archiv. Die vom Prüfer angeforderten Unterlagen sind vor der Übergabe durchzusehen. Belege, die zu Mißverständnissen Anlaß geben könnten, sollten sofort bei Übergabe erläutert, private Unterlagen sollten entfernt werden. Es sollte bedacht werden, daß gerade einem besonders "scharfen" Prüfer durch ein betont korrektes, selbstbewußtes, aber nicht feindseliges Verhalten am besten zu begegnen ist. Mit dem Prüfer ist abzusprechen, daß er die Vertreter des Unternehmens möglichst frühzeitig über seine Beanstandungen unterrichtet und nicht erst unmittelbar vor der Schlußbesprechung. Spontanreaktionen auf Beanstandungen des Prüfers sind möglichst zu vermeiden. Wichtig ist eine Bedenkzeit, die auch für die Rücksprache mit dem Berater genutzt werden kann. Argumentation bei einzelnen Prüfungsschwerpunkten-besser dem Berater überlassen Wenn der Prüfer die vollständige Erfassung der Betriebseinnahmen bezweifelt, indem er auf höhere Richtsätze bei vergleichbaren Betrieben für Roh- und Reingewinne verweist: Demgegenüber sind die Besonderheiten des Unternehmens darzulegen, die einen direkten Vergleich mit einem "Durchschnittsunternehmen" - wie es den Richtsätzen zugrunde liegt - unmöglich machen. Wenn der Prüfer die Angemessenheit der Tätigkeitsvergütungen für den Gesellschafter-Geschäftsführer oder für Familienangehörige in Zweifel zieht: Kann durch Veröffentlichungen aus der Fachpresse bzw. aus Verbandsnachrichten, durch Betriebsvergleiche oder durch individuelle Gehaltsgutachten die Üblichkeit der Bezüge nachgewiesen werden? Läßt sich zur Rechtfertigung auf die besondere Arbeitsbelastung und auf das im Vergleich zu einem "normalen" Arbeitnehmer überdurchschnittlich hohe Engagement der betreffenden Personen verweisen? Auf spezielle arbeitsvertragliche Vereinbarungen ist hinzuweisen (keine Überstundenvergütungen trotz hoher Arbeitsbelastung). Wenn der Prüfer die steuerlichen Betriebsausgaben verringern will, indem er bei bestimmten Ausgaben die Privatanteile erhöht (z.b. bei den Kfz-Kosten): Können Aufzeichnungen vorgelegt werden, die niedrigere Privatanteile beweisen (z.b. Fahrtenbücher)? Falls nein: Können betriebsindividuelle Umstände angeführt werden, die niedrigere Privatanteile zumindest plausibel erscheinen lassen? Wenn der Prüfer die Bewertung von Bilanzposten beanstandet, d.h. Vermögensposten höher und Rückstellungen niedriger bewerten will: Können die beanstandeten Wertansätze durch betriebsexterne Dokumente Seite 5 von 0

6 (am besten) oder durch betriebsinterne Aufzeichnungen belegt werden? Können umgekehrt die Nachweise des Prüfers für die von ihm gewünschten Wertansätze entkräftet werden? Kontrollmitteilungen Der Prüfer hat Kontrollmitteilungen über das geprüfte Unternehmen aus anderen Betrieben, d.h. Mitteilungen über Zahlungen (z.b. für Provisionen), die dort als Betriebsausgaben verbucht sind. Beim geprüften Unternehmen oder bei dessen Gesellschaftern liegt keine korrespondierende Erfassung als Betriebseinnahmen vor. Hier ist es wichtig, steuerstrafrechtliche Konsequenzen möglichst zu vermeiden oder abzumildern. Der Prüfer wird höchstwahrscheinlich auch bei dem geprüften Unternehmen über bestimmte Zahlungsausgänge neue Kontrollmitteilungen ausschreiben. Diese führen dann wiederum bei den betreffenden Geschäftspartnern (Zahlungsempfängern) zur Überprüfung der Verbuchung als Einnahme. Läßt sich abschätzen, welche der Geschäftspartner die ihnen zufliessenden Einnahmen vermutlich nicht versteuern? Soll in solchen Fällen - weil es sich um für das Unternehmen besonders wichtige Personen handelt - der Name des Empfängers dem Prüfer gegenüber ungenannt bleiben (mit der Folge der Nichtabzugsfähigkeit der betreffenden Ausgaben)? Erscheint es opportun, sich mit dem Geschäftspartner (Zahlungsempfänger) in Verbindung zu setzen und sich nach seiner steuerlichen Handhabung zu erkundigen? Auf diese Weise kann u.u. vermieden werden, daß das geprüfte Unternehmen - falls der Empfänger korrekt versteuert hat - durch Verweigerung der Empfängerangabe unnötigerweise auf den Betriebsausgabenabzug verzichtet. Es sollte versucht werden herauszufinden, über welche Vorgänge der Prüfer Kontrollmitteilungen schreibt, um die betreffenden Geschäftspartner zu informieren und ihnen Gelegenheit für eine dann noch mögliche strafbefreiende Selbstanzeige zu geben. Verdacht oder Aufdeckung von Steuerstraftaten Lassen Äußerungen des Betriebsprüfers den Schluß zu, daß er den Verdacht einer Steuerstraftat oder Ordnungswidrigkeit hegt? Falls ja: Hat das geprüfte Unternehmen bzw. sein gesetzlicher Vertreter hier die in den 9 und 10 BpO vorgeschriebene Mitteilung über die Einleitung eines Strafverfahrens oder eines Bußgeldverfahrens erhalten? Wurde dabei belehrt, daß jetzt eine Mitwirkung im Besteuerungsverfahren nicht mehr erzwungen werden kann? Ist es opportun, sich nach Einleitung eines Straf- oder Bußgeldverfahrens auf die nicht mehr bestehende Mitwirkungspflicht zu berufen? Oder kann es gerade jetzt sinnvoll sein, noch während der Betriebsprüfung bezüglich der beanstandeten Punkte alle verfügbaren Akten offenzulegen, um den Verdacht einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit so schnell wie möglich zu entkräften? Oder: Um zumindest für eine für das Unternehmen günstige Darstellung des Sachverhalts im Prüfungsbericht zu sorgen? Seite 6 von 0

7 Äußert der Prüfer einen Verdacht im Hinblick auf vorsätzliche oder leichtfertige Steuerverkürzung, so sollte wie folgt verfahren werden: Spontane Reaktionen sind zu vermeiden. Statt desssen Rücksprache mit dem Berater. Der Prüfer ist detailliert auf die Verdachtsmomente anzusprechen. Besprechungsnotizen sind anzufertigen. Prüfung, ob der Verdacht begründet ist. Beschaffung von Entlastungsmaterial. Seite 7 von 0